Разработка информационной системы трикотажного ателье

Целью данной работы является автоматизация процесса учета заказов в трикотажном ателье. Разрабатываемая информационная система позволит сократить временные затраты персонала на учет заказов, их обработку, а также повысит качество обслуживания клиентов в ателье.
Данная работа является актуальной поскольку, на сегодняшний день в ателье не используется подобной информационной системы и в связи с большим количеством заказов на предоставляемые услуги, есть необходимость в улучшении текущего процесса учета заказов. Обосновывается это тем, что информация о заказе должна присутствовать не только у менеджера по приему заказов, но и мастеров его выполняющим и ошибка, допущенная при дублировании информации о заказе, может привести к неправильному его выполнению, оказанию другой услуги, или использова ...

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3
1 АНАЛИЗ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ 5
1.1 Выбор комплекса задач автоматизации 5
1.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание 7
1.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения поставленной задачи 11
1.4 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи 13
2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ 19
2.1 Описание проектируемой информационной системы 19
2.2 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи 21
2.3 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 23
2.4 Обоснование проектных решений по программному обеспечению 25
3 РАЗРАБОТКА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ 31
3.1 Информационное обеспечение задачи 31
3.2 Программное обеспечение задачи 40
3.3 Контрольный примерреализации проекта и его описание 44
4 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА 51
4.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективности 51
4.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 62
ПРИЛОЖЕНИЕ А 66

ВВЕДЕНИЕ
Не секрет, что именно в малом бизнесе конкурентная борьба наиболее острая, поэтому организации, работающие в данном секторе рынка должны максимально эффективно использовать имеющиеся ресурсы. Одним из способов повышения эффективности работы организации является использование информационных технологий с целью автоматизации рутинных функций персонала.
Целью данной работы является автоматизация процесса учета заказов в трикотажном ателье. Разрабатываемая информационная система позволит сократить временные затраты персонала на учет заказов, их обработку, а также повысит качество обслуживания клиентов в ателье.
Данная работа является актуальной поскольку, на сегодняшний день в ателье не используется подобной информационной системы и в связи с большим количеством заказов на предоставля емые услуги, есть необходимость в улучшении текущего процесса учета заказов. Обосновывается это тем, что информация о заказе должна присутствовать не только у менеджера по приему заказов, но и мастеров его выполняющим и ошибка, допущенная при дублировании информации о заказе, может привести к неправильному его выполнению, оказанию другой услуги, или использования другого материала при его выполнении.
Для улучшения текущего процесса учета заказов рекомендуется использовать специализированную информационную систему. Для ее реализации необходимо выполнить следующие задачи:
 выбрать задачи автоматизации из всего комплекса, существующих бизнес процессов;
 проанализировать существующие программные продукты с аналогичным функционалом;
 осуществить выбор системы управления базами данных и среды программирования приложения пользователя;
 проанализировать требования, предъявляемые к программному продукту, и выделить накладываемые ограничения;
 спроектировать базу данных;
 реализовать базу данных в выбранной системе управления базами данных;
 спроектировать приложение пользователя;
 реализовать приложение пользователя средствами среды программирования.
Разрабатываемый программный продукт направлен на работу в отделе по работе с клиентами. Пользователями разрабатываемого программного продукта будут являться менеджеры по приему заказов, и, возможно, мастера по их выполнению.
Реализованный программный продукт должен иметь удобный и интуитивно понятный интерфейс, поскольку сотрудник организации не обязательно должен обладать знаниями в области информационных технологий.

Таким образом, данная СУБД характеризуется мощностью вычислений и быстротой обработки информации. Кроме того данная СУБД имеет функции по автоматической настройке, что позволяет минимизировать эксплуатационные расходы. Результаты сравнительной оценки рассматриваемых СУБД приведены в таблице 2.2. Оценка проводилась самостоятельно на базе заявленных производителем технических возможностей СУБД с использованием метода сравнения. В результате были проставлены баллы по пятибалльной шкале по каждому из параметров сравнения.Таблица 2.2Сравнительный анализ СУБДПараметр сравненияMS AccessMS SQL ServerOracleБыстродействие455Простота настройки и эксплуатации544Поддержка производителем554Стоимость продукта544Итого: =SUM(ABOVE) 19 =SUM(ABOVE) 18 =SUM(ABOVE) 17Итак, для реализации базы данных будет использоваться СУБД MS Access.Исходя из выбранного языка программирования и СУБД, можно выделить также требования к используемой операционной системой. На компьютерах пользователей должна быть установлена ОС Windows, поскольку СУБД MS Access работает именно под управлением этой ОС. Также должен быть установлен пакет прикладных программ MS Office, поскольку СУБД MS Access поставляется именно с этим пакетом прикладных программ.3 РАЗРАБОТКА ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ3.1 Информационное обеспечение задачиРассмотрим входную, нормативно-справочную и выходную информацию, которая будет использоваться для решения поставленной задачи.В данной предметной области нормативно-справочной информацией является информация о категориях и группах продукции, должностях сотрудников, правах пользователей. Вся эта информация впоследствии используется в таблицах информационной системы. Вся информация, представленная в справочниках, в дальнейшем используется при оформлении новых заказов клиентов или их обращений.Информация, хранящаяся в справочниках, обычно заполняется при внедрении программного продукта на предприятии и в дальнейшем не изменяется на протяжении всего жизненного цикла программного продукта. Это обусловлено тем, что информация, содержащаяся в справочниках, практически не изменяется.Наиболее часто будет изменяться информация в справочниках: учетные записи, исполнитель, услуги, материалы.Справочник «Должность» содержит информацию относительно должностей сотрудников, которые могут быть ответственны за прием заказов или выполнение услуг по заказам. Заполнение данного справочника осуществляется при внедрении программного продукта.Справочник «Учетные записи» содержит информацию относительно сотрудников имеющих доступ к разрабатываемому программному продукту.Справочник «Исполнитель» содержит информацию относительно сотрудников, которые могут быть назначены исполнителями при выполнении заказов.Справочник «Услуги» содержит информацию относительно услуг, которые могут предоставляться клиентам в рамках заказов.Справочник «Материалы» содержит информацию относительно материалов, которым могут использоваться для выполнения заказов.Всю остальную информацию, хранящуюся в информационной системе, можно отнести к входной и оперативно-учетной информацииК входной информации относиться информация, что поступает в систему постоянно на протяжении всей жизни программного продукта. В разрабатываемой информационной системе к подобной информации можно отнести информацию о клиентах.Источником информации относительно клиентов является непосредственно сам клиент. Информация о нем заполняется в соответствующую таблицу при его первичном обращении. К оперативной информации относят любые данные, которые необходимы для работы системы. Оперативная информация поступает постоянно на протяжении всей жизни программного продукта. На основании оперативной информации часто строят периодическую отчетность руководителям предприятия.Оперативная информация представляет наибольший интерес при реализации программного продукта. Именно массы оперативной информацию подталкивают организации к автоматизации бизнес-процессов предприятия. В рамках разрабатываемого программного продукта к данной информации можно отнести информацию о заказах, а также услугах и материалах, используемых согласно выполняемым заказам.Результатная информация в основном будет отображаться на мониторе компьютера, а не выводиться на печать, поскольку невозможно заложить в программу все возможные формы стандартной отчетности, в особенности с учетом их последующих изменений.Результатная информация должна помочь пользователю в выполнении его прямых обязанностей. В разрабатываемой системе к результатной информации относятся следующие документы: Прайс-лист по услугам;Прайс-лист по материалам;Наряд-заказ;Реестр заказов;Все данные документы будут формироваться в автоматическом режиме.Реализуем информационную модель рассматриваемой предметной области. Для этого удобно воспользоваться CASE-средством ErWin. CA ERwin Process Modeler (ранее называвшийся AllFusion Process Modeler) — программный продукт в области реализации средств CASE-технологий.Позволяет проводить описание, анализ и моделирование модели данных — построитель мета-моделей данных. Занимает одно из лидирующих мест в своём сегменте рынка. В настоящее время выпускается компанией Computer Associates. Распространяется на коммерческой основе.Наиболее удобной методологией для отображения информационной модели является методология IDEF1.x.IDEF1 (Information Modeling) — одна из методологий семейства IDEF. Применяется для построения информационной модели, которая представляет структуру информации, необходимой для поддержки функций производственной системы или среды.Метод IDEF1, разработанный Т. Рэмей (T. Ramey), также основан на подходе П. Чена и позволяет построить модель данных, эквивалентную реляционной модели в третьей нормальной форме. В настоящее время на основе совершенствования методологии IDEF1 создана ее новая версия — методология IDEF1X. IDEF1X разработана с учетом таких требований, как простота изучения и возможность автоматизации. IDEF1X–диаграммы используются рядом распространённых CASE–средств (в частности, ERwin, Design/IDEF).На рисунке 3.1. представлена реализованная информационная модель предметной области.Рис. 3.1. Информационная модель.Таким образом, информационная модель представлена десятью таблицами, которые позволят структурировать информацию секретаря по работе с клиентами. Все таблицы связаны между собой связями вида один-ко-многим и один-к-одному, что означает, что реализуемая база данных согласно представленной информационной модели будет приведена к третьей нормальной форме. Согласно данной информационной модели была реализована схема данных средствами MS Access, представленная на рисунке 3.2.Рис. 3.2. Схема данных в MS AccessВпоследствии информация, содержащаяся в таблицах базы данных, будет использоваться для формирования различной отчетности, необходимой для работы менеджера по работе с клиентами. Это позволит автоматизировать процесс формирования отчетности, что снизит временные затраты сотрудника на формирование отчетности. Это позволит освободить больше времени на выполнение других обязанностей, что непременно скажется на уровне работы с клиентами в лучшую сторону.Справочник «Должность» содержит информацию относительно должностей сотрудников, которые осуществляют реализацию товаров в компании. Заполнение данного справочника осуществляется при внедрении программного продукта. В таблице 3.1 представлена структура справочника «Должность».Таблица 3.1.Структура справочник «Должность»Имя поляТип данныхРазмер поляКлючКодДолжностиСчетчикДлинное целоеПервичныйНазваниеТекстовый50-Справочник «Учетные записи» содержит информацию относительно сотрудников имеющих доступ к разрабатываемому программному продукту. В таблице 3.2 представлена структура справочника «Учетные записи».Таблица 3.2.Структура справочник «Учетные записи»Имя поляТип данныхРазмер поляКлючКод УЗСчетчикДлинное целоеПервичныйФИОТекстовый50-КодДолжностиЧисловойДлинное целоеВнешнийЛогинТекстовый50-ПарольТекстовый50-ПраваТекстовый50-Справочник «Исполнитель» содержит информацию относительно сотрудников, которые могут быть назначены исполнителями при выполнении заказов. В таблице 3.3 представлена структура справочника «Исполнители».Таблица 3.3.Структура справочник «Исполнители»Имя поляТип данныхРазмер поляКлючКодИсполнителяСчетчикДлинное целоеПервичныйФИОТекстовый50-ДатаРожденияДата/Время--ДатаНаймаДата/Время--КонтактныйТелефонТекстовый14-КодДолжностиЧисловойДлинное целоеВнешнийСправочник «Услуги» содержит информацию относительно услуг, которые могут предоставляться клиентам в рамках заказов. В таблице 3.4 представлена структура справочника «Услуги».Таблица 3.4.Структура справочник «Услуги»Имя поляТип данныхРазмер поляКлючКодУслугиСчетчикДлинное целоеПервичныйНаименованиеТекстовый50-СтоимостьДенежный--Справочник «Материалы» содержит информацию относительно материалов, которое могут использоваться при выполнении заказов. В таблице 3.5 представлена структура справочника «Материалы».Таблица 3.5.Структура справочник «Материалы»Имя поляТип данныхРазмер поляКлючКодПОСчетчикДлинное целоеПервичныйНаименованиеТекстовый50-СтоимостьДенежный--Рассмотрим структуру таблицы, хранящую информацию относительно клиентов компании. В таблице 3.6 представлена структура таблицы «Заказчик»Таблица 3.6.Структура справочник «Заказчик»Имя поляТип данныхРазмер поляКлючКодЗаказчикаСчетчикДлинное целоеПервичныйНаименованиеТекстовый50-АдресТекстовый255-КонтактныйТелефонТекстовый14-Рассмотрим структуру таблицы, которая будет содержать информацию обо всех осуществленных заказах. В таблице 3.7 представлена структура таблицы «Заказ»Таблица 3.7.Структура таблицы «Заказ»Имя поляТип данныхРазмер поляКлючКодЗаказаСчетчикДлинное целоеПервичныйДатаПоступленияДата/Время--ДатаИсполненияДата/Время--КодЗаказчикаЧисловойДлинное целоеВнешнийАдресТекстовый255-Код УЗЧисловойДлинное целоеВнешнийДоставкаЛогическийДа/Нет-КомментарийТекстовый255-Рассмотрим структуру таблицы, которая будет содержать информацию относительно услуг реализуемых согласно осуществленным заказам. В таблице 3.8 представлена структура таблицы «ПозицииЗаказа».Таблица 3.8.Структура таблицы «ПозицииЗаказа»Имя поляТип данныхРазмер поляКлючКодУслугиЧисловойДлинное целоеСоставной, первичный, внешнийКодЗаказаЧисловойДлинное целоеСоставной, первичный, внешнийКоличествоЧисловойДлинное целое-КодИсполнителяЧисловойДлинное целоеВнешнийДатаИсполненияДата/ВремяДата-КомментарийТекстовый255-Рассмотрим структуру таблицы, которая будет содержать информацию относительно материалов, используемых при выполнении заказа. В таблице 3.9 представлена структура таблицы «МатериалыЗаказа».Таблица 3.9.Структура таблицы «МатериалыЗаказа»Имя поляТип данныхРазмер поляКлючКодМатериалаЧисловойДлинное целоеСоставной, первичный, внешнийКодЗаказаЧисловойДлинное целоеСоставной, первичный, внешнийКоличествоЧисловойДлинное целое-3.2 Программное обеспечение задачиС каждым реализованным справочником можно работать, а именно редактировать имеющуюся информацию (добавлять, удалять и изменять), а также просматривать введенную ранее информацию.Представлены только основные функции программного продукта, каждая из данных категорий функций включает в себя еще несколько функций.Реализуемые функции программного продукта позволят автоматизировать работу сотрудников, как с точки зрения помощи в оформлении документации, так и в ведении учета данных.На рисунке 3.3 представлено дерево функций разрабатываемого программного продукта.Рис. 3.3. Дерево функций программного продукта.В случае если информации не хватает в справочниках и таблицах необходимо ее дополнить, введя недостающие данные. Ввод в некоторые таблицы осуществляется на основе входных документов. В случае некоторых данных необходимо узнать причины, отсутствия данных в информационной системе. Желательно внесение максимального количества информации в справочники при внедрении программного продукта, поскольку в дальнейшем это позволит заметно сократить время необходимое на заполнение соответствующих таблиц при вводе или редактировании записей.Управление программным продуктом, а соответственно и сценарий диалога с пользователем осуществляется с помощью главного меню.На рисунке 3.4 представлен сценарий диалога программного продукта с пользователем.Рис. 3.4. Сценарий диалога.Каждый из пунктов главного меню выполняет определенные действия и необходим для нормального функционирования программного продукта.На рисунке 3.5 представлена структурная схема программного продукта.Рис. 3.5. Дерево вызова процедур и программ.Вызов всех модулей программы осуществляется с помощью главной формы, а именно с помощью кнопок и главного меню.Краткое описание всех программных модулей программного продукта представлено в таблице 3.10Таблица 3.10Описание модулей программного продукта№НаименованиеФункция1АвторизацияРеализует вход пользователей через ввод правильной пары логина и пароля2Главная формаСодержит главное меню, а также на данной форме отражается информация относительно заказов клиентов3СотрудникиДанная форма позволяет просматривать и редактировать информацию относительно сотрудников, которые могут являться исполнителями заказов4ДолжностиДанная форма позволяет просматривать и редактировать информацию относительно должностей сотрудников организации5Полная информация о заказеСодержит полную информацию об определенном заказе. Именно на данной форме осуществляется редактирование данные о заказах.6КаталогиДанная форма позволяет просматривать и редактировать информацию относительно услуг и материалов7КлиентыДанная форма позволяет просматривать и редактировать данные о клиентах организации8АдминистрированиеДанная форма позволяет редактировать и просматривать информацию о зарегистрированных учетных записяхРеализованный программный продукт должен быть компактен и не занимать много пространства на рабочем месте, поэтому необходимо максимально использовать отводимое под форму место, а также использовать множество вкладок на одной форме, что позволит не вызывать множество форм.Также предусмотрена возможность быстрого перехода на формирование отчетов с главной формы реализуемого программного продукта. Это осуществлено с помощью главного меню.Редактирование информации включает в себя изменение и добавление данных содержащихся в таблицах. Для каждой из таблиц предусмотрено редактирование содержащейся в ней информации.Возможно удаление данных из таблиц, но это не рекомендовано, поскольку возможно нарушение целостности данных из-за неправильного удаления.Использование СУБД Access для реализации базы данных, позволит автоматически настроить вывод предупредительных сообщений при удалении связанных записей или нарушении целостности базы данных. Это позволит создать дополнительные условия для контроля правильности заносимой информации3.3 Контрольный пример реализации проекта и его описаниеПри запуске программного продукта, появляется форма, позволяющая осуществить идентификацию пользователя и наделить его правами, которые ранее были определены системным администратором. На рисунке 3.6. представлена форма авторизации.Рис. 3.6. Форма авторизации.Доступ к информационной системе осуществляется путем выбора пользователя и правильного ввода установленного пароля. В зависимости от прав пользователя, функционал программного продукта будет отличаться. Рассмотрим главную форму программного продукта, появляющуюся после успешной авторизации, представлена на рисунке 3.7.Рис. 3.7. Главная форма программного продуктаНа главной форме представлены все заказы с отражением краткой информации о клиенте и необходимости доставки. Для получения более подробной информации необходимо нажать кнопку «Полная информация» или дважды щелкнуть на запись с заказом. После этого будет открыта форма «Подробная информация о заказе», представленная на рисунке 3.8.Рис. 3.8. Подробная информация о заказеС помощью данной формы редактируется вся информация о заказе, в том числе и предоставляемые услуги и используемые при этом материалы. Также именно с помощью данной формы осуществляется добавление нового заказа. Информация о предоставляемых услугах и используемых материалах берется из соответствующих каталогов. Поэтому необходимо убедиться перед оформлением заказа, что необходимые услуги и материалы присутствуют в каталогах. Форма с каталогами вызывается с помощью меню главной формы и представлена на рисунке 3.9.Рис. 3.9. Форма «Каталоги»Информация о сотрудниках, которые могут быть назначены на выполнение услуг заказа, берется из справочника сотрудников. Форма «Сотрудники» представлена на рисунке 3.10.Рис. 3.10. Форма «Сотрудники организации».Для ведения данных о сотрудниках необходимо иметь данные о должностях сотрудников, она присутствует в справочнике «Должности» и представлена на рисунке 3.11.Рис. 3.11. Форма «Должности».Поскольку доступ к информационной системе регулируется системным администратором, для него создана специальная форма «Администрирование», позволяющая вести информацию по пользователям информационной системы. Форма «Администрирование» представлена на рисунке 3.12.Рис. 3.12. Форма «Администрирование».Только пользователь с правами администратора имеет доступ к данной форме.На основании информации представленной в информационной системе пользователь может оформить необходимую отчетность. Ее оформление осуществляется в MS Excel в автоматизированном виде, а сформировать отчет можно выбрав соответствующий пункт в меню главной формы.На рисунке 3.13 представлен сформированный отчет «Прайс-лист по услугам».Рис. 3.13. Отчет «Прайс-лист по услугам».На рисунке 3.14 представлен сформированный отчет «Прайс-лист по материалам».Рис. 3.14. Отчет «Прайс-лист по материалам».На рисунке 3.15 представлен сформированный отчет «Наряд-заказ», отражающий информацию по конкретному заказу.Рис. 3.15. Отчет «Наряд-заказ».На рисунке 3.16 представлен сформированный отчет «Реестр заказов», отражающий информацию по всем заказам.Рис. 3.16. Отчет «Реестр заказов».4 ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА4.1 Выбор и обоснование методики расчёта экономической эффективностиРазрабатываемый проект автоматизации, как и любой другой проект, требует оценки экономической эффективности, которая включает в себя капитальные вложения для реализации проекта, расчет экономии трудовых и стоимостных затрат на обработку информации, а также расчет таких показателей, как нормативный коэффициент эффективности автоматизации, годовой экономический эффект, коэффициент окупаемости затрат, срок окупаемости проекта.Для начала нужно раскрыть понятие экономической эффективности проекта. Современный экономический словарь трактует данное понятие как результативность экономической деятельности, экономических программ и мероприятий, характеризуемая отношением полученного экономического эффекта, результата к затратам факторов, ресурсов, обусловившим получение этого результата. Или как достижение наибольшего объема производства с применением имеющегося ограниченного количества ресурсов, или обеспечение заданного выпуска при минимальных затратах. То есть экономическая эффективность показывает оценку результатов функционирования системы. То есть как бы ни был важен результат, необходимо ещё знать какой ценой, какими затратами он достигнут. Соизмеримость эффекта и затрат на его достижение – основа экономической эффективности.При решении вопроса о создании на предприятии информационной системы практически всегда довольно остро встает вопрос об экономической эффективности предлагаемых преобразований. К сожалению, в отечественной литературе и периодике проблемы эффективности обсуждаются гораздо реже, чем, например, вопросы функциональной полноты программ, их надежности и корректности. Это положение связано, прежде всего, с тем, что большинство исследователей относятся к технической интеллигенции, что не позволяет им глубоко проанализировать экономическую составляющую софтверного бизнеса. Видимо, именно по этой причине в России пока не до конца отлажены механизмы ценообразования на программные продукты и сопутствующие услуги (обучение, внедрение, сопровождение и т.д.