Организация оперативного хранения и поиска документов на этапе его исполнения

Работа состоит из четырех глав, введения и заключения, которые полностью раскрывают тематику. Работа проверена и оценена на отлично. Место защиты: Волгоградский государственный технический университет ...

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………3
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА……………………………………4
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО
ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ……………………………………………………9
3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ………………………12
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ
НА ЭТАПЕ ИХ ИСПОЛНЕНИЯ………………………………………………………14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………………19
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………………20

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело. Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы управленческого аппарата организации.
Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на конкретные поручения, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и испол нения.

Перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, соответствие даты отправки дате регистрации. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.Порядок прохождения внутренних документовКаждая организация в процессе своей деятельности создает массу различных документов для решения своих внутренних проблем. К таким внутренним документам можно отнести инструкции, правила, докладные и объяснительные записки, другие документы.Порядок прохождения одного из внутренних документов (приказа) может быть следующим:1) составление проекта документа;2) его изготовление;3) визирование проекта документа;4) подписание;5) регистрация;6) размножение и доставка приказа исполнителям;7) контроль за исполнением;8) подшивка исполненного документа в дело.Приказы по основной деятельности создаются по инициативе структурных подразделений или отдельных работников организации либо во исполнение распоряжения вышестоящей организации. При этом руководитель определяет круг лиц, которые будут готовить проект приказа.После подписания приказ обязательно регистрируют по установленной форме. В регистрационном журнале отмечаются:- номер приказа;- дата приказа;- наименование приказа (краткое содержание);- кто подписал приказ;- исполнители.После регистрации приказ размножают в необходимом количестве экземпляров, копии раздают исполнителям (часто под расписку), а сам приказ подшивают в дело.Организация контроля за исполнением приказа по основной деятельности обеспечивает его своевременное и качественное исполнение.Другие внутренние документы (например, заявление, докладная записка и т. д.) могут иметь свой порядок прохождения:1) составление и оформление документа;2) рассмотрение документа руководством;3) исполнение документа;4) подшивка исполненного документа в дело.Обычно внутренние документы на этапе их подготовки и оформления имеют порядок прохождения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГОХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВВсе документы, образующиеся в деятельности организации, подлежат сохранности в течение установленных сроков. Сроки хранения определяются перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, а также ведомственными перечнями, разрабатываемыми министерствами и другими органами управления для организаций своей системы.Необходимость сохранности документов в течение установленных сроков обусловлена возможностью использования содержащейся в них информации в различных целях. При этом ценность информации разных документов неодинакова. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение, и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, и такие документы хранятся постоянно. Соответственно по срокам хранения документы подразделяются на документы временного хранения до 10 лет включительно, документы временного хранения свыше 10 лет и документы постоянного хранения.При организации хранения документов особое внимание уделяется юридически значимым документам. К этой группе относится распорядительная, организационная, договорная документация, а также документы по личному составу. Последняя категория документов используется в целях обеспечения конституционных прав граждан на социальное обеспечение (подтверждение трудового стажа для начисления пенсий, получения прочих социальных выплат и льгот).В процессе хранения документов в организации выделяется два этапа: оперативный и архивный. Под оперативным понимается хранение документов до передачи в архив организации. Архивному хранению подлежат документы, срок хранения которых превышает 10 лет.С момента создания (получения) и до передачи в архив организации или уничтожения документы хранятся в структурных подразделениях.Работники организаций несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. В случае их утраты работник обязан немедленно доложить непосредственному руководителю и сообщить в службу документационного обеспечения управления (ДОУ).На этапе оперативного хранения исполненные документы формируются в дела, которые заводятся в соответствии с номенклатурой дел организации. Дело представляет собой совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (обычно папку-скоросшиватель). При заведении дела на его обложку выносятся:- наименование вышестоящей организации (указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);- наименование организации (указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с уставом (положением) организации; если организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного);- наименование структурного подразделения (в именительном падеже указывается полное наименование структурного подразделения, в котором заведено и ведется дело);- индекс дела (указывается по номенклатуре дел);- заголовок дела (соответствует заголовку дела, указанному в номенклатуре дел).При этом следует помнить, что если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, то на обложке дела указывается последнее название, а старое заключается в скобки.Кроме того, на обложке частично оформляются следующие реквизиты:- «дата (крайние даты) дела» («Начато: _____» и «Окончено: ____»);- «количество листов в деле» («На ______ листах»);- «срок хранения дела» («Хранить _____»).Эти реквизиты полностью оформляются при подготовке дела к передаче в архив организации.На этапе оперативного хранения дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от попадания пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела в шкафах должны располагаться в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.Выдача документов и дел или их копий другим подразделениям или работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководителя организации (структурного подразделения). На место изъятого из дела документа помещается листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта - заместитель дела.Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.Выдача дел во временное пользование сторонним организациям оформляется актом.При увольнении или переводе (перемещении) работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту передачи.3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИРегистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем проставления на нем регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационных формах.Регистрация документов в организации необходима для их учета и контроля, а также облегчения их поиска. Документы регистрируют в организации один раз: входящие - в день их поступления (телеграммы регистрируют немедленно по их получении), исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения.В организации регистрируют не все входящие и внутренние документы, а только наиболее важные из них, т. е. документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации должен быть представлен перечень регистрируемых документов с указанием места их регистрации. Регистрируют документы рукописные, машинописные, документы, созданные с помощью средств вычислительной техники.Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ1. Письма, присланные для сведения (копии).2. Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок.3. Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию.4. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.5. Графики, наряды, заявки, разнарядки.6. Сводки и информация, присланные для сведения.7. Учебные планы, программы.8. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.9. Прейскуранты.10. Технические условия.11. Претензии.12. Нормы и нормативы расходов материалов.13. Поздравительные письма14. Пригласительные билеты.15. Документы по заключению коллективных договоров.16. Бухгалтерские документы.17. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).19. Формы статистической отчетности.20. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «Лично».21. Объяснительные записки.22. Арбитражные и исковые документы.Индексация документовИндексация - присвоение документам их регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений).Обычно регистрационный индекс документа состоит из порядкового регистрационного номера, индекса по номенклатуре дел, индекса по используемому классификатору. Например: 01/16/87, где 01 - индекс структурного подразделения, 16 - номер дела по номенклатуре дел, 87 - индивидуальный регистрационный номер документа.Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора, содержания документа.Порядковый регистрационный номер присваивают документу в пределах каждой регистрируемой группы. Например, отдельно регистрируют приказы по основной деятельности и приказы руководителя организации по кадрам. Порядковые регистрационные номера присваиваются им начиная с № 1 с 1 января текущего года; заканчивают нумерацию 31 декабря. К регистрационным номерам приказов по кадрам могут быть добавлены обозначения «к», «ок» (кадры) и др.4. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОИСКА ДОКУМЕНТОВНА ЭТАПЕ ИХ ИСПОЛНЕНИЯВ зависимости от объема документооборота для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов организация может избрать различные формы: журналы регистрации, регистрационно-контрольные карточки, вводить данные о документах в ЭВМ, которые помогут в поиске документов на этапе исполнения документа.В небольших организациях используются журналы для регистрации всех видов документов.