организация работы с документами

анализ документооборота в дорожно-строительном предприятии, исходя из недостатков, которые были выявлены в ходе написания работы, была разработана инструкция по документообороту, работа защищена на отлично ...

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 4

Глава 1 ХАРАКТЕРИСТИКА И РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ДОРСТРОЙСЕРВИС»
11

1.1 Нормативно-правовая и методическая основа работы с документами
11
1.2 История создания, структура и направления деятельности Общества
21
1.3 Функции и регламентация деятельности административно-хозяйственной группы и секретаря Общества
30

Глава 2 ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
В ООО «ДОРСТРОЙСЕРВИС»
36

2.1 Регистрация документов и работа с входящими,
исходящими и внутренними документами
36
2.2 Организация контроля исполнения документов 46
2.3 Систематизация, формирование дел и организация
текущего хранения документов Общества
51
2.4 Проектирование Инструкции по делопроизводству 64

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 69

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 75

ПРИЛОЖЕНИЕ 84

Основой процесса управления, основой принятия любого управленческого решения является информация. Учитывая, что весь процесс управления пронизан информацией, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется, отметим, что именно документы придают информации организационную форму, перемещают ее во времени и пространстве, являются материальным воплощением управленческих решений, обеспечивают их юридической силой.
Успех управленческой деятельности напрямую зависит от того, насколько правильно оформлен документ, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, т.е. эффективность управления в значительной степени зависит от правильности построения и четкости функционирования системы его документационного обеспечения.
Документационное обе спечение управления любой фирмы, учреждения, организации, предприятия следует рассматривать как важнейшую обслуживающую функцию управления, от рациональной организации которой зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителей, своевременный контроль исполнения, и, в конечном итоге достижение экономического эффекта в деятельности организации.
В процессе управленческой деятельности современные организации и предприятия получают и сами создают различные документы, причем с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.

Обработка и передача документов осуществляется в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.Основным принципом регистрации документов является однократность. Все документы, поступающие в ООО «Дорстройсервис» делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрация входящих документов в ООО «Дорстройсервис» осуществляется централизовано секретарем руководителя путем внесения необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, форма которого представлена на рисунке 3 работы.№ входящего№ исходящегоОткудаСодержаниеКому отписанПодпись получившегоконтроль312-1712-рс/11-12РУДНПриглашение на участие в семинареИвановРисунок 3 – Форма журнала регистрации входящей корреспонденцииК документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма и пр.Список нерегистрируемых документов представлен в «Перечне документов, не подлежащих регистрации».Нерегистрируемые документы передаются по принадлежности в соответствующие подразделения и отделы, которые при необходимости организуют свой учет поступающих документов.Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.Документы, поступившие в адрес ООО «Дорстройсервис», подлежат предварительному рассмотрению секретарем руководителя с целью распределения документов по руководителям или непосредственно исполнителям для документов, не требующих рассмотрения руководством.Рассмотрение документов должно производиться в кратчайший срок, как правило, в день поступления документов. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях, которые секретарь вносит в журнал регистрации.Секретарь тиражирует необходимое количество копий документов согласно резолюциям для передачи их исполнителям.Работник, в адрес которого поступил документ на исполнение, должен проверить правильность доставки документа и его комплектность. В случае ошибочного направления документов, они должны быть возвращены секретарю в тот же день. Передача документов от одного исполнителя другому должна производиться только через секретаря с обязательной отметкой в журнале регистрации.Исходящие документы подготавливаются в ООО «Дорстройсервис» в определенном порядке, представленном на рисунке 4 работы.Подготовка проекта документаСогласование проектаОтправка подлинникаПодписание руководителемРегистрация документаПодшивка копии в делоРисунок 4 – Этапы работы с исходящими документамив ООО «Дорстройсервис»Оперограмма движения исходящего инициативного документа Общества, визируемого юристом, с доработкой проекта по замечаниям и повторным согласованием, исполнителем которого является секретарь руководителя, представлена на рисунке 5.ОперацииСекретарьДиректорЮристПодготовка проекта документаСогласование проекта документаДоработка проекта документаПовторное согласование проекта документаПодписание документаРегистрация документаОтправка документаПодшивка копии документа в делоРисунок 5 – Оперограмма движения инициативного документа в ООО «Дорстройсервис»Третья группа документов – внутренние документы Общества, которые отражают внутренние процессы компании. Это приказы, докладные и служебные записки, акты и другие документы, регламентирующие те или действия сотрудников в процессе производства. Часть внутренних документов относится к кадровому учету в организации.Движение внутренних документов осуществляется аналогично движению отправляемых документов. Организация движения внутренних документов в ООО «Дорстройсервис» представлена на примере движения приказа по основной деятельности (рисунок 6).ОперацииСекретарьДиректорГлавный инженерЮристПодготовка проекта документаСогласование проекта документаДоработка проекта документаПовторное согласование проекта документаПодписание документаРегистрация документаКопирование документаПодшивка подлинника документа в делоРассылка копий документов исполнителямРисунок 6 – Оперограмма движения приказа по основной деятельностив ООО «Дорстройсервис»Таким образом, система управления документооборотом ООО «Дорстройсервис», охватывает всю последовательность перемещений документов в организации, в ходе которых осуществляются операции по их приему, регистрации, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению, согласованию, подписанию и отправке.Для предварительного ознакомления и согласования, проект документа может быть разослан по электронной почте одновременно всем участвующим в его подготовке. До передачи документа на подпись ответственный исполнитель обязан проверить правильность составления и оформления документа, наличие необходимых виз и приложений.Исходящие документы подписываются директором, главным инженером, заместителем директора по транспорту и производственно-техническому обеспечению или начальниками отделов в пределах их компетенции. Документ, как правило, подписывает одно должностное лицо, кроме случаев, когда необходима подпись главного бухгалтера.Подписанные и подготовленные к отправке исходящие документы должны быть зарегистрированы. Регистрация исходящих документов в ООО «Дорстройсервис» осуществляется централизовано секретарем руководителя в журнале регистрации исходящей корреспонденции. При регистрации исходящих документов, являющихся ответом на входящий запрос, к нему должен быть приложен входящий документ–инициатор ответа. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.Документу присваивается порядковый номер по журналу регистрации исходящих документов, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел. Регистрационный номер и дата проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка.Формы статистической отчетности, бухгалтерские документы и документы, направляемые для сведения, не регистрируются, отправляются без сопроводительных писем, но с обязательным указанием адресата и включением в реестр почтовых отправлений.Секретарь, получив подготовленные исполнителем к отправке документы, обязан проверить соответствие бланка письма, наличие подписи руководителя, адресата, почтового адреса; соответствие количества экземпляров количеству адресатов; количества приложений по тексту письма, сведения об исполнителе. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю.При передаче документа секретарю на отправку, исполнитель указывает адресата и при необходимости предоставляет точный почтовый адрес.Если документ направляется в более одного и менее пяти адресатов, то на каждом отправляемом экземпляре документа нужно подчеркнуть адрес того корреспондента, которому посылается данный экземпляр.Если документ с одинаковым текстом направляется нескольким адресатам (более 4-х), то исполнитель обязан на оборотной стороне последнего листа документа, который остается в деле, составить указатель рассылки. Документы передаются на отправку в необходимом количестве экземпляров.Документы, отправляемые ООО «Дорстройсервис», передаются почтовой (в т.ч. курьерской) и электрической (электронная почта, факс) связью.Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе, в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте, принимает ответственный исполнитель.Если документ не требует отправки почтовой связью, то с него снимается копия и отдается исполнителю вместе с входящим письмом (если оно является инициатором ответа) для подшивки его в дело исполнителя в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. В случае отправки оригинала документа почтовой связью, с него снимается две копии: одна направляется исполнителю, другая – подшивается в дело «Исходящие письма» у секретаря руководителя вместе с подтверждением о предварительной отправке по факсу или электронной почте адресату. Отправка исходящих документов посредством электронной почты производится в соответствии с «Регламентом функционирования системы электронной почты в группе компаний ЗАО «Спецнефтетранс». Передача документов по каналам факсимильной связи производится в соответствии с «Инструкцией о порядке обработки корреспонденции, передаваемой по каналам факсимильной связи».Вся исходящая корреспонденция ООО «Дорстройсервис» на бумажных носителях отправляется через Почту России заказными письмами. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресацию, заполнение уведомлений и подготовку почтовых реестров. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт. Реестры подготавливаются в количестве 3-х штук, заверяется подписью секретаря руководителя ООО «Дорстройсервис» и печатью.Отправка по электронной почте и факсимильной связью, а также почтой России и экспресс-почтой исходящих документов директора, главного инженера, заместителя директора по транспорту и производственно-техническому обеспечению, главного бухгалтера, осуществляется через приемную руководителя.В целом, можно сделать вывод, что деятельность секретаря руководителя по регистрации корреспонденции верна, секретарь соблюдает требуемые процедуры документооборота, установленные действующими нормативно-методическими документами. 2.2 Организация контроля исполнения документовКонтроль исполнения документов, решений и заданий, зафиксированных в них, являющийся неотъемлемой функцией управления и важным элементом процесса документационного обеспечения управления, в ООО «Дорстройсервис» имеет свои особенности.Контроль исполнения документов определяется как «совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».Бесспорно, что «осуществление контроля исполнения документов обеспечивает: своевременное и качественное решение содержащихся в документах вопросов; полноту охвата контролем всех исполняемых документов; систематичность и действенность контроля, принятие мер, способствующих своевременному исполнению, воздействие на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской дисциплины».Контроль исполнения документов (поручений) в ООО «Дорстройсервис» включает, как и требуется: контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов и контроль сроков исполнения.Контроль по существу решения вопросов осуществляет директор Общества, а контроль сроков исполнения (сроковый контроль) – секретарь.Учитывая, что контроль исполнения документов должен включать: постановку документов на контроль; проверку своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения; снятие исполненного документа с контроля и направление его в дело; учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов; информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов, кратко охарактеризуем сложившуюся систему контроля исполнения документов в ООО «Дорстройсервис».Целью контроля исполнения документов в ООО «Дорстройсервис» является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах и резолюциях.Контроль исполнения документов ООО «Дорстройсервис», а также данных по ним поручений включает в себя:постановку документов на контроль;проверку хода исполнения документов;снятие исполненных документов с контроля;направление исполненного документа в дело;отчет об исполнении.Контролю подлежат документы, по которым даны соответствующие поручения директора Общества, приказы, указания, распоряжения, предписания руководства компании и головной организации.Должностные лица и руководители подразделений, являющиеся исполнителями (соисполнителями) поручений, обеспечивают контроль исполнения поручений в соответствующем подразделении. Ответственность за достоверность информации по исполнению поручений несет непосредственный исполнитель поручений.При смене должностного лица или руководителя структурного подразделения, функции которого остались прежними, контроль исполнения ранее данных поручений возлагается на вновь назначенного руководителя подразделения или должностное лицо.Сроки исполнения документов ООО «Дорстройсервис» исчисляются в календарных днях, с даты подписания или утверждения документа, а документов, поступивших из сторонних организаций, с даты их регистрации.Документы подлежат исполнению в следующие сроки:в индивидуальные сроки исполнения в соответствии с резолюцией;без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно» в 10-дневный срок, остальные в срок не более месяца;нормативные документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение 20 дней (приказы, указания).Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.Запрещается самостоятельно увеличивать срок исполнения документов.При необходимости продления, приостановления или отмены срока исполнения документов, исполнителем документа, за 1-2 дня до истечения установленного срока, оформляется письменное разрешение на имя директора. Решение о переносе срока исполнения считается принятым при наличии положительной резолюции директора.Контроль исполнения входящих, исходящих и внутренних документов с резолюциями директора ООО «Дорстройсервис» осуществляет секретарь руководителя.Непосредственный контроль за ходом исполнения приказов, указаний, предписаний и протоколов ООО «Дорстройсервис» осуществляется лицом, на которое возложен контроль в тексте документа.Если контроль исполнения директор ООО «Дорстройсервис» оставил за собой, то контроль осуществляется руководителем подразделения или должностным лицом, внесшим проект документа на подпись. Исполнение в установленные сроки конкретных пунктов (подпунктов) таких документов обеспечивается руководителями подразделений и конкретными работниками Общества в соответствии с данными поручениями.Исполнение по контролю входящих, внутренних и исходящих документов осуществляется секретарем руководителя, который:заполняет журнал контроля исполнения документов;обеспечивает поступление оригинала и рабочих копий документов в соответствующие подразделения;уведомляет исполнителей о приближении срока исполнения документа;вносит в журнал контроля документов отметку о переносе срока исполнения документов на основании письменного разрешения директора Общества;подшивает копию исполненного документа с визой исполнителя в дело «Исполненные документы, подлежащие контролю».Секретарь руководителя еженедельно подготавливает общую справку директору ООО «Дорстройсервис» по исполненным и неисполненным исходящим документам. Контроль сроков исполнения протоколов совещаний у директора, главного инженера, главного бухгалтера, осуществляет подразделение, подготовившее проект протокола (отдельного вопроса протокола), либо должностное лицо, на которого возложен контроль исполнения в тексте протокола.Документ может быть снят с контроля только должностным лицом, поставившим его на контроль.Промежуточные ответы по исполняемым документам не являются основанием для снятия их с контроля и признания исполненными.Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, если по нему не дано дополнительных поручений.Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или заместителя директора, курирующего направление, в котором исполнен документ.Изучение организации контроля исполнения документов в ООО «Дорстройсервис», позволяет сделать следующие выводы:Контроль исполнения документов в Обществе включает контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов и контроль сроков исполнения. Контроль по существу решения вопросов осуществляет руководство Общества, а сроковый контроль выполняет секретарь.Контроль исполнения документов в Обществе строится на базе регистрационных форм, в первую очередь на базе регистрационного журнала контроля документов. Применение отдельного журнала учета документов, поставленных на контроль, приводит к необоснованному дублированию операций по регистрации документов, снижению оперативности исполнения.В Обществе для документов, содержащих сложное задание, изначально не предусматриваются длительные сроки исполнения, выполнение поручений не делят на этапы, соответственно отсутствует и поэтапный контроль исполнения.2.3 Систематизация, формирование дел и организация текущего хранения документов ОбществаВ процессе своей деятельности, общество с ограниченной ответственностью «Дорстройсервис», как и любое юридическое лицо, получает и создает достаточное количество документов, которые составляют его документальный фонд.После использования документов в оперативной деятельности для решения текущих вопросов, они становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Массив исполненной документации это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения.Создание документального фонда организации «осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных актов, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения», утверждаемых в соответствии с законодательством Российской Федерации.Хранение и систематизация документов является важной функцией делопроизводственной службы.Хранение документов, быстрый поиск информации и использование документов, возможны при их четкой классификации, т.е. группировке, комплектовании документов в дела. Дело представляет собой «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел, которая «закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации».В том случае, если номенклатура дел разработана в соответствии с действующими правилами, более четко осуществляются процессы обоснованного распределения документов в дела, процедуры формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел, а также предварительного определения сроков хранения документов. Наличие номенклатуры дел в организации обязательно, т.к. она используется в качестве указателя индексации документов и дел, применяется как схема построения справочной картотеки на исполненные документы, служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет, а также является основным учетным документом в текущем делопроизводстве организации.В ООО «Дорстройсервис» составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел организации.В соответствие с действующим Положением о документационном обеспечении управленческой деятельности и хранении документов в Обществе, «номенклатура дел структурного подразделения Общества составляется лицом, ответственным за делопроизводство в подразделении и утверждается не позднее конца декабря текущего года руководителем подразделения или заместителем генерального директора, курирующим данное направление деятельности. Лицо, ответственное за делопроизводство, назначается начальником подразделения или заместителем генерального директора, курирующим данное направление деятельности». Однако, следует отметить, что данное указание на должностной состав организации, имеющий право утверждать номенклатуру дел структурного подразделения, не соответствует структуре компании, т.к. руководителем Общества является директор, который имеет одного заместителя.