отчет по преддипломной практике

анализ документооборота в дорожно-строительном предприятии, защита на отлично ...

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1 НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОБЩЕСТВА
5

2 ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА И НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБЩЕСТВА
12

3 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОБЩЕСТВА
19

4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ОБЩЕСТВЕ 23

4.1 Регистрация документов и работа с входящими, исходящими и внутренними документами
23

4.2 Организация контроля исполнения документов 31

5 СИСТЕМАТИЗАЦИЯ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ОРГАНИЗАЦИЯ
ТЕКУЩЕГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОБЩЕСТВА
35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 43

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ 45

ПРИЛОЖЕНИЯ 49

В соответствии с учебным планом, преддипломная практика была пройдена с 09.02.2015 по 26.02.2015, в административно-хозяйственной группе ООО «Дорстройсервис», в качестве секретаря руководителя.
Данный отчет является отправной точкой по написанию дипломной работы. Отчет о прохождении практики показывает все приобретенные навыки и умения, полученные в процессе прохождения практики на предприятии.
Преддипломная практика является важной частью учебного процесса, в ходе которой происходит углубление и закрепления знаний и профессиональных навыков, полученных в процессе обучения на основе изучения практических ситуаций.

К данному разделу относятся следующие заголовки дел: 01—01 «Устав»…, 01—03 «Приказы генерального директора по основной деятельности», 01—07 «Переписка с государственными и муниципальными органами» и т.д.Вторым разделом является «Отдел по работе с персоналом», ему присваивается индекс 02: 02—01 «Должностные инструкции», 02—03 «Штатное расписание и изменения», 02—05 «Приказы по личному составу (ЛС). Основания к ним», 02—06 «Приказы по личному составу (ОВК). Основания к ним» и т.д.Третий раздел «Бухгалтерия», ему присваивается индекс 03: 03—01 «Положение о бухгалтерии»…, 03—03 «Доверенности»…, 03—05 «Кассовая книга»…, 03—07 «Оборотные ведомости по счетам»… и т.д.Текст номенклатуры оформляется в табличной форме. В процессе ведения дела заголовки меняются или уточняются. В соответствии с этимвносятся соответствующие изменения в номенклатуру дел ООО «Дорстройсервис».Срок хранения дела в номенклатуре определяется по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» В графе «Примечание» проставляются отметки о переходящих делах на следующий год. По окончании года в номенклатуре указывается количество дел. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком и дополнительно включается в номенклатуру. В случае если за весь год в деле не появляется ни одного документа, то в графе «Примечание» делается пометка «Не заведено».Документы дела располагаются в хронологическом порядке, т.е. документы группируются за определенный период времени в хронологической последовательности (например, входящие документы — по датам поступления, исходящие — по датам отправления). Номенклатура подписывается составителем и утверждается генеральным директором.После завершения работы с документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. в дела. Таким образом, Положение о документационном обеспечении управленческой деятельности и хранении документов ООО «Дорстройсервис» упорядочивает работу по подготовке и оформлению документов, устанавливает единый порядок регистрации и контроля исполнения документов, а номенклатура дел группирует исполненные документы в дела, определяет учет.Системы документации, анализ состава и оформления документовв своей деятельности ООО «Дорстройсервис» использует системы документации: организационно-распорядительную, бухгалтерскую, информационно-справочную, информационно-статистическую, отчетную, кадровую, систему финансовой и расчетно-денежной документации.Из организационно-распорядительной системы документации используются документы: устав, штатное расписание, должностные инструкции, договор, приказ, решение, протокол и др. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав является основным правовым актом организации, данный документ определяет порядок образования, компетенцию, функции, порядок работы. Устав ООО «Дорстройсервис» утвержден решением собрания участников от 25.01.95 г. протоколом №1.Штатное расписание – документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. В оформлении штатного расписания ООО «Дорстройсервис» отсутствует гриф утверждения документа, виза главного бухгалтера, место составления и дата документа, но из документа видно, что штатное расписание утверждено в 2003 году, заверенное основной печатью организации.Договор – правовой многофункциональный документ, регулирующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности. Договор существует для подтверждения экономических отношений между покупателем и продавцом, т.е. сделки купли-продажи.Приказ – наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующий на основе принципа единоначалия, в целях решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением. Приказы издаются по: основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности, личному составу и т.д..Из информационно-справочной и информационно-аналитической используются документы: протокол, докладная записка, заявление, служебное (деловое) письмо – ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО ПРИЕМУ ЗАКАЗОВ - факсограмма, электронное сообщение, акт, справка, перечень, список, прайс-листы. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. В нем фиксирует секретарь заседания организации основные вопросы, которые обсуждались, высказывания сотрудников фирмы или приглашенных, основные вопросы и ответы на них, решения по данным вопросам. В основном в организации используется краткий протокол, который оформляется на общем бланке организации.Докладные записки служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов. Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А 4. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения, в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.Докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации.Докладные записки могут быть внутренние и внешние.Внутренняя докладная записка составляется на стандартном листе бумаги с нанесением необходимых реквизитов. Реквизиты внутренней докладной записки: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Внутреннюю докладную записку подписывает составитель (автор).Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем или на общем бланке учреждения подписываются руководителем организации. Реквизиты внешней докладной записки: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, номер, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Предложение — служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.Составляются и оформляются предложения в целом аналогично докладной записке. Отличием является то, что предложения, как правило, составляются по заданию руководства. Текст документа содержит две части: краткое обоснование (на основании чего или в связи с чем составляются предложения) и заключение — перечень конкретных предложений. Предложения составляются руководителями подразделений или специалистами и представляются руководству.На основе предложений готовятся планы, программы, распорядительные документы и др. Обязательными реквизитами предложения являются: наименование структурного подразделения (наименование организации), наименование вида документа (ПРЕДЛОЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, заголовок к тексту, адресат (должностное лицо), текст, подпись.Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке.Другие объяснительные записки составляются по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого-либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства.Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.Сводка - документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований .В сводке концентрируется информация из различных источников по определенной теме. В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.В целом, сводка оформляется по тем же правилам, что и докладная записка, справка и др. информационно-справочные документы.Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.Несмотря на то, что нормативными и методическими документами по документационному обеспечению не предусмотрено использование в деятельности организаций служебных записок, практика показывает, что этот вид документа используется очень широко и, более того, часто заменяет собой докладную записку.Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.Текст служебной записки состоит из обоснования - изложения причин составления - и предложения, просьбы, заявки и т. п.Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.АКТ – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.В зависимости от назначения акты могут быть различных видов:акты приема-передачи дел;акты экспертизы;акты ликвидации;акты проведения испытаний;акты списания материальных ценностей;коммерческие акты;акты инвентаризации;акты несчастных случаев и др.Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований).В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа.Акт имеет унифицированную форму.Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.Для актов с постоянно повторяющейся информацией можно применять бланки с трафаретным текстом.Реквизиты акта: наименование организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.Дата и место составления, указываемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы.Справка — документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий.Реквизиты справки:наименование организации;наименование вида документа;дата;регистрационный номер;место составления;адресат;заголовок;текст;подпись;оттиск печати.Справки бывают служебного и личного характера.9201785-67373500Доверенность - это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).По своему назначению доверенность является документом для представительства доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами. Доверенность оформляется в единственном экземпляре.Доверенности выдаются представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия. Личные доверенности выдаются одному физическому лицу другим физическим лицом. (Например: на получение заработной платы.)Доверенность оформляется в бухгалтерии, если это связано с материальными ценностями.Обязательные реквизиты доверенности:наименование предприятия.юридический адрес предприятия,название вида документа.дата,индекс (номер),текст,подписи должностных лиц,печать предприятия.В тексте доверенности указываются следующие данные:должность и паспортные данные доверенного лица;организация, в которой производятся действия по доверенности:вид действий;образец подписи лица, получившего доверенность;срок действия доверенности.бухгалтерская система документации представлена в виде, кассовых приходных ордеров, заявок, товарных накладных, отчетов, сводок, расчетные листки заработной платы и т.д.Кадровая система документации состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения. Организации, а также о деятельности самой кадровой службы. Наряду с организационными, распорядительными, информационно-справочными, в состав кадровой документации входят учетные документы (личная карточка, личный листок по учету кадров и др.). но основную массу документов этой системы составляют персональные документы: документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами и юридически подтверждающие сведения, сообщенные гражданами о себе: копия паспорта, трудовая книжка, военный билет (при наличии), аттестат, листок нетрудоспособности; документы, выдаваемые организацией своим работникам с целью подтверждения тех или иных правовых фактов: характеристика, справка (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), командировочное удостоверение и т.д.; документы, составляемые гражданами и направляемые в адрес администрации организации с целью установления или прекращения трудовых или иных правоотношений: заявление, автобиография, объяснительная записка и т.д.; служебные документы, характеризующие деловые, профессиональные, личностные качества работника, но не предназначенные для передачи этому работнику: результаты тестирования и анкетирования, докладные и служебные записки и т.д.Документы, на которых ставится печать в ООО «Дорстройсервис»:Учредительные документы и их копии.Договоры, которые заключаются с учреждениями, предприятиями, организации, а также дополнения и изменения к ним.Штатное расписание, а также его изменения.Различные акты.Доверенности.Гарантийные письма.Соглашения.Бухгалтерские документы с подтверждением о прохождении денежных средств.4.анализ бланков служебных документовСлужебные документы в ООО «Дорстройсервис» составляются на бланках формата А4 (210x297 мм) на белой бумаге.В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный. Бланки с угловым расположением реквизитов, на мой взгляд, лучше, так как экономно используется свободная площадь документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов. Для письма используется отдельный бланк.Общие бланки содержат следующие реквизиты и их последовательность: эмблема расположена над названием организации, сведения о юридическом лице (адрес местонахождения с индексом, ИНН, ОРГН, телефоны и другая контактная информация), а также место составления, дата и номер документа располагают одним из двух способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), либо флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).Общий бланк организации включает в себя эмблему, наименование организации, дату и место составления или издания документа.Бланк письма включает в себя эмблему, код организации, ОГРН юридического лица, код формы документа, наименование организации.Если документы изготавливаются на двух и более страницах, вторую и следующие пронумеровывают. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.Состав реквизитов документовПри подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:эмблема организации;код организации;основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);код формы документа;наименование организации;справочные данные об организации;наименование вида документа;дата документа;регистрационный номер документа;ссылка на регистрационный номер и дату документа;место составления или издания документа;адресат;гриф утверждения документа;заголовок к тексту;отметка о контроле;текст документа;отметка о наличии приложения;подпись;гриф согласования документа;визы согласования документа;оттиск печати;отметка о заверении копии;отметка об исполнителе;отметка об исполнении документа и направлении его в дело;отметка о поступлении документа в организацию;идентификатор электронной копии документа.Эмблема организации помещается на бланках организаций в соответствии с уставом ООО «Дорстройсервис».Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.Код формы документа проставляются по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.Указывают:данные об организации: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты);наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000);датой документа, это дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта - дата события;регистрационный номер документа, это его порядкового номера, который дополняется по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте;ссылка на регистрационный номер и дату документа, это регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ;место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления;адресата - организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица;отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется так: Приложение: на 3 л. в 2 экз.;«подпись» включает в себя: наименование должности лица, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия);согласование документа оформляется визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания;печать заверяет подпись должностного лица на документах, удостоверяет права лиц, фиксирует факты, связанные с финансовыми средствами и другое.Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.