порядок выдачи дел из архивохранилища

описание выдачи документов из архивохранилищей, согласно статей федеральных законов, сдана контрольная на отлично ...

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………
3
1. СОВРЕМЕННОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО В ОБЛАСТИ АРХИВНОГО ПРАВА………………………………………….

5
2. ПРАВИЛА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩА…..
10
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………….. 16
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……………………… 18
ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………. 23

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию – обеспечивают долговременную память общества.
Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

В отдельных главах Закона прописаны вопросы доступа к архивным документам и их использованию, а также вопросы международного сотрудничества.Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, — «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации». Новые Правила работы государственных архивов подготовлены на основе переработки ранее действовавших нормативно-методических документов с учетом накопленного в последнее десятилетие опыта работы архивной службы в новых условиях, в том числе опыта применения современных технических средств и информационных технологий и международной архивной практики.В новых Правилах сохранены традиция и преемственность с методикой и технологиями выполнения основных работ с архивными документами. Правила,синтезируя опыт отечественного архивного дела, закрепляют приемлемые для всех государственных архивов России унифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в Российской Федерации в соответствии с современными реалиями.ПРАВИЛА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ АРХИВОХРАНИЛИЩАПрежде всего, следует отметить, что архивные документы, которые не прошли научного описания и технического оформления, из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования.Выдача из архивохранилища подлинников и особо ценных документов, так же уникальных и документов Архивного фонда РФ, которые имеют неудовлетворительное физическое состояние, может происходить лишь в исключительных случаях строго с письменного разрешения руководителя архива.Документы из архивохранилища выдаются:для использования работниками организации; для использования гражданами для научных и иных исследований; во временное пользование для других организаций; для проведения архивных работ с документами; для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.Архивные документы выдаются из архивохранилища государственного архива, музея, библиотеки, организации Российской академии наук с письменного разрешения:заведующего архивохранилищем: пользователям в читальный зал архива и работникам архива для служебных целей в рабочие помещения;руководителя архива или его заместителя - фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них; организациям - для экспонирования при наличии договора о проведении выставки и соответствующего приказа руководителя архива; работникам лаборатории архива, специализированным организациям - для проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования и специальной обработки архивных документов при наличии соответствующего договора со специализированной организацией.Дела в соответствии с законодательством могут выдаваться на следующий срок: до 1 месяца: пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);до 3 месяцев - фондообразователям;до 6 месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. Органам суда и прокуратуры срок выдачи может быть продлен до прекращения дела или вынесения судебного решения.при проведении выставки организацией срок определяется договором.Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов. Перед выдачей архивных документов обязательно производится полистная проверка на наличие и состояние следующих документов:уникальных документов и особо ценных документов;архивных документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;несброшюрованных архивных документов;дел, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;дел, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками, и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.Состав других дел, которые подлежат полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии. Отметка о проведенной полистной проверке ставится в листе-заверителе.На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов подкладывается карта-заместитель.Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает следующие этапы:выемку архивных документов;сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.Сверка архивного шифра с описью дел и документов подразумевает проверку правильности оформления обложки, титульного листа, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. В случае, когда на обложке и титульном листе много исправлений, то указанные элементы дела заменяются, при необходимости с сохранением старой обложки.При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.Выдача дел из хранилищ оформляется следующими документами: заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации; актами выдачи дел во временное пользование другими организациями, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов; заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.Выдача документов и хранилищ регистрируется в книгах выдачи документов. Книга выдачи дел из хранилища – документ, применяющийся при необходимости провести регистрацию единиц хранения, которые были выданы на руки лицам из архива организации для ознакомления. К ним относятся книги:выдачи дел работникам организации; выдачи дел во временное пользование другим организациям. Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. Книга выдачи дел необходима для ведения учета всех выданных документов из государственного, ведомственного, а так же внутреннего архива того или иного предприятия. Посредством данной книги можно наблюдать за движением дел внутри архива и их сохранностью.Информация, которая должна быть отображена в данном документе:период, за который книга составляется;дата выдачи конкретного документа из архива предприятия;номер фонда, а так же номер описи;регистрационные номера единиц хранения;лицо, которому были выданы интересующие единицы хранения;подпись лица, подтверждающее получение документов;дата возврата единицы хранения;подпись лица, подтверждающая возврат единицы хранения;какие-либо примечания, касающиеся дел, выданных из архива предприятия.В книге выдачи дел из хранилища следует отобразить итоговое количество дел, которые были выданы за отчетный год (как цифрами, так и прописью). После внесения всех необходимых данных книга требует отображение наименования должности работника, который составил итоговую запись с обязательной расшифровкой его подписи.Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется. При задержке возвращения архивных документов без уважительных причин принимаются меры для их немедленного возврата в архивохранилище.При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архива или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.Архив обязан уведомить пользователя о том, что он отвечает за сохранность полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.ЗАКЛЮЧЕНИЕАрхивы помогают сохранить и передать будущим поколениям ценную информацию общенационального историко-культурного достояния. Архивы способствуют развитию федерализма в России, созданию гражданского общества, укреплению правового государства.Формируя, храня и организуя использование архивных документов, архив тем самым участвует в сборе, накоплении, обработке, поиске, хранении и распространении архивной информации. Архив на основе общепринятых принципах обеспечивает сохранность принятых в свое ведение документов, осуществляет формирование АФ и учет документов различных учреждения и организаций: органов гос. власти, государственных и иных организаций, физических лиц; создает и совершенствует свой процесс работы, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.Принятый в 2004 г. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» стал основным нормативным документом, очень подробно регулирующим вопросы хранения, комплектования, учета и использования всех архивных документов независимо от того, в каком предприятии они образовались и хранятся – государственном, муниципальном или частном. Принятие Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», без сомнения, позволило решить ряд актуальных задач в области управления архивным делом не только на федеральном уровне, но и на местах, позволило законодательно решить вопросы, которые встают ежедневно перед архивистами всех регионов России.«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» разработаны в соответствии с ФЗ от 22.10.