Направления развития делопроизводства в 1930-1960гг.

история советского делопроизводства, работа сдана на отлично ...

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

Глава 1 ОРГАНИЗАЦИЯ И РАЗВИТИЕ СОВЕТСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ПЕРИОД УСИЛЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНО-КОМАНДНЫХ МЕТОДОВ УПРАВЛЕНИЯ (1930-1940-е гг.)


7

1.1 Регламентация основных вопросов делопроизводства в советском законодательстве
7
1.2 Ведомственный характер организации делопроизводства 12
1.3 Мероприятия по выработке общегосударственных норм в области делопроизводства
14

Глава 2 СОСТОЯНИЕ И РАЗВИТИЕ СОВЕТСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УСЛОВИЯХ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ (1950-1960-е гг.)


19

2.1 Нормативно-методические акты о недостатках и совершенствовании делопроизводства
19
2.2 Мероприятия по разработке единых общегосударственных норм делопроизводства
22
2.3 Реализация мер по созданию единой системы делопроизводства
27

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 31

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 33

Эффективность управления в значительной степени зависит от правильности построения и четкости функционирования системы его документационного обеспечения. Делопроизводство, в различные исторические периоды, занимало особое место в работе государственного аппарата, т.к. от уровня постановки делопроизводства во многом зависит оперативность работы отдельных учреждений и государственного аппарата в целом.
Правильная постановка делопроизводства имеет большое практическое значение не только для управленческой деятельности организаций. От уровня постановки делопроизводства в учреждениях во многом зависит качество создания документальной базы для изучения истории общества и государства, накопление в архивах письменных исторических источников.

Так, в 1939 году, была введена в действие «Систематическая таблица научной и деловой документации (делопроизводства) учреждений Академии наук СССР (классификатор вопросов)». На основе этого классификатора каждое учреждение Академии наук составляло номенклатуры дел. Дела получали индексы на основе классификатора, отдельным документам при регистрации присваивались индексы согласно классификатору. Единство индексации значительно облегчало справочную работу по документам и формирование дел. Наряду с созданием индивидуальных номенклатур дел в эти годы проводится значительная работа по созданию типовых (примерных) номенклатур дел.В 1948 году был составлен «Примерный перечень дел сельского Совета депутатов трудящихся РСФСР», а в 1950 году «Примерный перечень дел исполкомов районных и городских Советов депутатов трудящихся».С 1936 года в центральных учреждениях начали создаваться перечни документальных материалов с указанием сроков их хранения. Создание таких перечней имело важное значение для упорядочения хранения документальных материалов в делопроизводстве и архиве. Указание сроков хранения отдельных категорий документов дало возможность предотвратить от гибели ценные документы и в то же время освободиться от длительного хранения малоценных документов, не имеющих политического, научного и практического значения.1.3 Мероприятия по выработке общегосударственных норм в области делопроизводстваНеобходимость разработки четких унифицированных норм в отношении документирования и документационного обслуживания деятельности учреждений остро ощущалась работниками государственного аппарата.На Первом межотраслевом совещании по оргтехнике, созванном в 1941 году, Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей для обсуждения вопросов механизации управленческого труда, были затронуты и вопросы постановки делопроизводства.В выступлениях представителей различных ведомств, учреждений и предприятий, отмечались недостатки в организации делопроизводства, связанные с отсутствием организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, отсутствием общегосударственных норм в области документирования, низкой механизацией управленческого труда, неудовлетворительным положением с подготовкой кадров в области делопроизводства.Совещание наметило широкую программу мероприятий по улучшению постановки делопроизводства, которая предусматривала: создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях; разработку положения (статуса) о делопроизводстве для всех учреждений, организаций и предприятий Союза СССР в качестве общеобязательных норм; разработку положения о кадрах канцелярских работников, определяющего их права, обязанности, должностные характеристики; широкую механизацию труда работников; проведение унификации и трафаретизации служебной документации; создание всесоюзного научно-исследовательского института для научной разработки вопросов постановки делопроизводства в советских учреждениях, организациях и предприятиях и др..В программе, таким образом, был намечен ряд мер, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводства, организации его на научных основах. Предложенные мероприятия должны были способствовать ликвидации разнобоя в постановке делопроизводства, присущего отдельным учреждениям, унификации его в масштабе всей страны. Тем самым, была продолжена на новой, качественно более высокой ступени, работа по рационализации делопроизводства, начатая в предшествующий период НК РКИ и Институтом техники управления.Намеченная совещанием программа действий в тот период не смогла осуществиться, в полной мере, в связи с начавшейся Великой Отечественной войной. Однако, несмотря на тяжелые условия военного времени, в государственных учреждениях проводилась определенная работа по рациональной постановке делопроизводства.Значительную работу в этом направлении проводило Главное архивное управление, которое к этому времени фактически выполняло задачу методического контроля за постановкой делопроизводства в учреждениях.Опыт, накопленный в разработке инструкций, дал возможность Главному архивному управлению создать в 1943 году проект «Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий СССР».Проект был обсужден в различных центральных и местных учреждениях и одобрен Научным советом Главного архивного управления. В связи с тем, что созданные к тому времени инструкции по делопроизводству в отдельных ведомствах значительно отличались друг от друга в ряде вопросов, связанных с оформлением, классификацией и хранением документов, в проекте Инструкции была предпринята попытка унифицировать требования к постановке делопроизводства. Поэтому проект инструкции исходил из необходимости создания единых норм по постановке делопроизводства, обязательных для всех учреждений, организаций и предприятий СССР. Предусматривалось, что на основе этой инструкции должны быть выработаны ведомственные инструкции по делопроизводству с учетом специфики деятельности этих ведомств.В проекте были сформулированы единые нормы в отношении: требований, предъявляемых к отдельному документу; учета (регистрации) документов в делопроизводстве; исполнения и контроля исполнения документов; организации (классификации и систематизации) документов в делопроизводстве; организации архива и сдачи документов в архив учреждения.Отличительной особенностью проекта инструкции была попытка увязать постановку делопроизводства и архива, подчеркнуть их единство и закрепить это в нормативном акте. Такое единство должно было способствовать научной организации документов в делопроизводстве и архиве, лучшему использованию документов в научных и практических целях.Не смотря на то, что проект инструкции не был утвержден, он сыграл свою положительную роль, о чем свидетельствует тот факт, что на основе разработанных в проекте норм был создан ряд ведомственных инструкций по делопроизводству, в том числе носящих типовой характер.Опыт, накопленный в ходе составления ведомственных перечней, дал возможность Главному архивному управлению в 1943 году создать «Перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий СССР».В данном перечне была отражена типовая документация, образующаяся в деятельности всех ведомств, каждой категории документальных материалов были установлены сроки их хранения.Издание этого Перечня дало возможность всем ведомствам, не имеющим свои перечни, при их разработке учесть, как формулировки отдельных статей, так и унифицированные сроки хранения. На основе Перечня типовых документальных материалов отдельные ведомства, уже имевшие перечни, уточнили и улучшили их. Таким образом, отсутствие единого организационно-методического центра по руководству постановкой делопроизводства в стране, общегосударственных норм в области документирования, системы подготовки квалифицированных кадров в области делопроизводства в 1930-40-е годы, а также ведомственная разобщенность, отрицательно сказывались на организации делопроизводства. Однако, необходимость разработки четких единообразных норм в отношении документирования и документационного обслуживания деятельности учреждений, остро ощущалась работниками государственного аппарата, в связи с чем, был проведен ряд мероприятий, способствующих выработке общегосударственных норм в области делопроизводства, организации его на научных основах.Глава 2 СОСТОЯНИЕ И РАЗВИТИЕ СОВЕТСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В УСЛОВИЯХ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ (1950-1960-е гг.)2.1 Нормативно-методические акты о недостатках и совершенствовании делопроизводстваРационализация делопроизводства, предпринятая в рассматриваемый период (1950-60-е годы), тесно связанная с совершенствованием административной деятельности советских учреждений, с реформированием структуры и изменением стиля работы аппарата управления, нашла отражение в постановлениях Коммунистической партии и правительства о недостатках в работе различных органов и совершенствовании работы с документами.В решениях съездов, конференций и пленумов ЦК партии намечались меры по улучшению и удешевлению аппарата управления, более конкретному и оперативному руководству.Так, в постановлении ЦК КПСС «О серьезных недостатках в работе партийного и государственного аппарата», указывалось, что в работе советского аппарата сложилась вредная бюрократическая практика, выражающаяся в том, что основное внимание и силы партийных, советских и хозяйственных кадров сосредотачиваются не на выполнении решений партии и правительства, а на составлении многочисленных директив, резолюций, справок, писем, отчетов. Такое положение порождает неразбериху, безответственность в решении жизненно важных вопросов, ведет к разбуханию аппарата, отрывает партийных, советских работников и специалистов от организаторской работы на предприятиях промышленности, транспорта, в МТС, совхозах, колхозах. Постановление нацеливало работников партийного и государственного аппарата на борьбу с «бумаготворчеством», на сокращение той части переписки и отчетности, которая не несет полезной информации для управления народным хозяйством.В связи с реализацией данного постановления, уже в 1954 году, общегосударственная и внутриведомственная статистическая отчетность была сокращена почти в три раза, периодическая бухгалтерская отчетность предприятий – более чем в два раза, почти в пять раз сокращена отчетность колхозов. Тем самым, были «созданы более благоприятные условия для руководителей и специалистов на производстве по непосредственной организаторской работе, а не растрачивать время на составление многочисленных отчетов, справок, порой надуманных».Проведенная в 1950-е годы, на основе указаний КПСС и Советского правительства, работа по совершенствованию управленческой деятельности, в том числе делопроизводства, создала предпосылки для развертывания в последующие годы комплекса мероприятий по поднятию государственного делопроизводства на новую качественную ступень.С целью совершенствования методов управления хозяйством, путем рациональной организации управленческого труда и делопроизводства в учреждениях, издается ряд правительственных постановлений.Рационализация делопроизводства проводилась и на предыдущих этапах развития советского государства, но тогда она не носила общего, комплексного характера. В конце 1950-х годов, в 1960-е годы, совершенствование делопроизводства получает новое качественное развитие. Оно идет по двум основным направлениям: а) разработки общегосударственных нормативов по организации делопроизводства, и б) механизации делопроизводственных работ как одного из важных условий совершенствования управления.Эти направления были закреплены в специальном постановлении Правительства СССР о механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. В постановлении была намечена обширная программа выпуска средств механизации делопроизводства, что создавало базу для эффективной рационализации делопроизводства.В сентябре 1961 года, на основе выводов Комиссии советского контроля РСФСР, осуществлявшей работы в 1960-1961 годах, было принято постановление Совета Министров РСФСР «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР».В постановлении отмечались серьезные недостатки в постановке делопроизводства, в частности, отсутствие инструкций о делопроизводстве, в результате чего делопроизводство ведется бессистемно и в каждом учреждении по-своему. Отсутствие должного порядка в делопроизводстве приводило во многих случаях к волоките в прохождении и рассмотрении документов и писем трудящихся.Постановление Совета Министров РСФСР от 30 сентября 1961 года имело большое государственное значение, т.к. была утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР, в которой закреплены главные узловые вопросы постановки делопроизводства.В 1963 году, Совет Министров СССР принял постановление «О мерах по улучшению архивного дела в СССР», в котором закреплялся состав органов, учреждений, ответственных за разработку ЕГСД, а также подчеркивалась необходимость ускорения ее разработки. Значение этого постановления для дальнейшего развития делопроизводства заключалось и в том, что в нем подчеркивалась связь делопроизводства и архива. Это означает, что комплектование государственного архивного фонда в значительной степени зависит от состояния делопроизводства в учреждениях, от качества создаваемых документов, методов их обработки, хранения и использования.Постановление Совета Министров РСФСР «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству», принятое 8 мая 1964 года, наметило конкретные пути улучшения постановки делопроизводства в советских учреждениях, а именно, повышение уровня его механизации и широкую подготовку квалифицированных кадров.В постановлении ЦК КПСС и Совета Министров СССР «О мерах по совершенствованию и удешевлению аппарата управления» подчеркивалось важное значение, которое придавалось в 1960-е годы, механизации и автоматизации управленческого труда, совершенствованию стиля работы и повышению культуры труда в аппарате управления.2.2 Мероприятия по разработке единых общегосударственных норм делопроизводстваРазработка общегосударственных нормативов по организации делопроизводства, наряду с механизацией делопроизводственных работ, является одним из направлений рационализации делопроизводства в рассматриваемый период.С целью унификации постановки делопроизводства в конце 1950-х годов было положено начало созданию в СССР Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), разработка которой диктовалась необходимостью унификации делопроизводства в различных учреждениях.К моменту принятия решения о создании ЕГСД в организации делопроизводства был значительный разнобой между отдельными ведомствами, учреждениями, предприятиями, который выражался, прежде всего, в организационном отношении. В учреждениях, делопроизводством руководили различные структурные подразделения (управления делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, административно-хозяйственные отделы и т.п.). Функции, права и обязанности их были различны, в связи с чем, уровень постановки делопроизводства оставался невысоким.Ведомственные инструкции по делопроизводству содержали, в ряде случаев, различные требования к переписке, обработке документов, их классификации и рациональной организации. Отсутствовали единые требования к составлению и оформлению документов.Механизация делопроизводственных работ в 1950-1960 годы была низкой, что сдерживало рост производительности управленческого труда и отрицательно сказывалось на уровне руководства.В июне 1960 года в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. На совещании было обсуждено состояние и перспективы развития механизации инженерно-технического и управленческого труда в нашей стране. На совещании работали четыре секции, в том числе секция механизации административно-управленческих работ, делопроизводства и архивного дела.Совещание приняло рекомендации о необходимости: возложения на одно из центральных учреждений СССР работы по организации и контролю за состоянием делопроизводства в стране, создания государственного научно-исследовательского института по организации и механизации документирования, с возложением на него разработки Единой системы делопроизводства, разработки предложений о стандартизации и унификации служебной документации, разработки рекомендаций по внедрению средств комплексной механизации делопроизводства и архивов; увеличения выпуска новых машин, оборудования и материалов для механизации делопроизводства и архивного дела; разработки стандартов на основные виды документации и др..Таким образов, в решениях Совещания 1960 года была намечена широкая программа рационализации управленческого труда, в том числе и делопроизводства, с учетом развития научно-технического прогресса.Разработка Единой системы делопроизводства была рассчитана на ряд лет, необходимо было принять меры по рационализации делопроизводства на данном этапе в отдельных ведомствах и учреждениях.В 1960-1961 годах, Комиссией советского контроля РСФСР, было обследовано состояние делопроизводства в ряде совнархозов, Советов Министров автономных республик, министерств и исполкомов местных Советов депутатов трудящихся. По результатам обследования был подготовлен проект постановления Совета Министров РСФСР и проекты типовых инструкций по делопроизводству для каждой из названных групп учреждений. Разработка проектов типовых инструкций преследовала цель унификации делопроизводства в пределах указанных учреждений и устранение разнобоя в его ведении.Выводы Комиссии были положены в основу принятого 30 сентября 1961 года Советом Министров РСФСР постановления «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР». Совет Министров счел целесообразным объединить проекты разработанных инструкций в одну и утвердил Примерную инструкцию о делопроизводстве для учреждений РСФСР. Совет Министров РСФСР обязал учреждения и ведомства, на основе Примерной инструкции, разработать инструкции о делопроизводстве с учетом местных особенностей; а также требовал систематически совершенствовать делопроизводство, обеспечить повышение уровня механизации и производительности труда работников, занятых делопроизводством, повышение их квалификации. Специальным пунктом, постановление обязывало Министерство просвещения РСФСР ввести с 1962/63 учебного года в ряде средних школ подготовку учащихся по специальности «Делопроизводство».В конце 1950-х начале 1960 годов все большее внимание вопросам делопроизводства начинает уделять Главное архивное управление при Совете Министров СССР. Это было связано с тем обстоятельством, что в «Положении о Государственном архивном фонде Союза ССР» 1958 года, предусмотрено право контроля со стороны архивных учреждений за постановкой документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1959 году при Главном архивном управлении, для изучения положения и разработки позитивных предложений, способствующих совершенствованию делопроизводства, была создана Междуведомственная комиссия по делопроизводству.Важное значение для организации документов и последующего их хранения в архиве учреждения имеют «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организации и предприятий СССР», изданные ГАУ в 1963 году.При составлении указанных «Правил» Главное архивное управление исходило из того, что работа учреждений, организаций и предприятий с документами, как в делопроизводстве, так и в архиве, представляет единый процесс, что основы государственного архивного фонда закладываются именно в делопроизводстве. Поэтому в «Правилах» изложены те требования, выполнение которых, является необходимым для упорядочения документов не только в архивах, но и в делопроизводстве.Разработка основных разделов ЕГСД, касающихся работы с документами, начиная с момента их создания (получения) и, кончая передачей документов в архивы, в 1963 году, поручаются Главному архивному управлению при Совете Министров СССР. Таким образом, оно становится фактически основным разработчиком ЕГСД. Именно с этого времени начинает развертываться работа по созданию Единой государственной системы делопроизводства.Наряду с разработкой ЕГСД в рассматриваемый период значительное внимание уделялось механизации делопроизводства в учреждениях, как одному из важнейших факторов повышения производительности управленческого труда, подготовке кадров высшей и средней квалификации для работы в области делопроизводства.