понятия «реквизит» и «бланк» документа. Виды бланков и основные требования оформления к ним.

Понятия «реквизит» и «бланк» документа. Виды бланков и основные требования оформления к ним. ...

Целью моей работы является: раскрытие понятий « бланк» и «реквизит», рассмотрение видов бланков и основные требования к их конструированию.
Для достижения поставленной цели следует решить ряд следующих задач:
1. Рассмотреть основные источники, закрепляющие понятие «бланк» и требования к их оформлению.
2. Изучить понятие « реквизит» и особенности их воспроизведения на бланке
3. Привести классификацию видов бланков и изучить основные требования к оформлению каждого вида бланка.

Информация с давних пор играет существенную роль в жизни общества. Ещё 200 лет тому назад прозвучала фраза « кто владеет информацией – тот владеет миром». Сейчас, в эпоху информационного общества и информационных технологии, основной формой закрепления информации является документ. Ценность документа в современном мире невозможно переоценить, ведь он является необходимым ресурсом в жизнедеятельности общества, в частности в деловой деятельности.

Ведь известно, что от полноты, правильности и качества оформления документа зависит его юридическая сила, так как зачастую документ на практике используется как доказательство и подтверждает конкретные факты и события. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 реквизитов, необходимых для изготовления бланка документа. Следует отметить, что не реквизиты должны быть воспроизведены на бланке, а только те которые необходимы для данного вида документа. Условно все 30 реквизитов можно разделить на обязательные, которые, в зависимости от вида документа, безоговорочно должны содержаться на бланке и дополнительные, которые организация может включить в бланк по- своему усмотрению. Государственным стандартом так же устанавливается последовательность расположения реквизитов на бланке. Совокупность реквизитов, расположенных в последовательности, утвержденных ГОСТ Р 6.30-2003, называют формуляром документа. Различают несколько видов формуляров. Формуляр, который характерен для конкретного вида документов, является типовым. Формуляр, который присущ для многих документов, унифицированных в одну систему в силу их функционального назначения, называется формуляр – образец. В нем указывается место каждого реквизита на бланке документа, а так же устанавливаются границы их расположения.Можно сказать, что формуляр – образец - это некий шаблон, которым должны руководствоваться при составлении организационно – распорядительных документов. Резюмируя, вышесказанное следует, так же отметить, что, несмотря на то, что Государственные стандарты носят рекомендательный характер, их соблюдение необходимо в целях придания документу юридической силы.3. Общие требования к оформлению бланков.Уже было сказано, что бланк преимущественно должен оформляться на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Помимо данного требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 регламентирует общие требования к оформлению бланков. Так, в соответствии с международным стандартом  ISO 216,   ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два вида формата бланков : А4  (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Так же в делопроизводстве встречается бланк А3, который применяется для подготовки схем, диаграмм и таблиц.Выбор формата бланка документов зависит от объема текста, например, бланк формата А5 используется с целью экономичного использования бумаги для документов, содержание которых изложено в малом объеме.Так же стандарт предписывает требования к оформлению полей, так каждый лист бумаги, оформленный на бланке не должен иметь поля не менее: 20 мм — левое;  10 мм — правое;  20 мм — верхнее;  20 мм — нижнее.Что касается требовании к тексту ( шрифт, абзац), то ГОСТ Р 6.30-2003 не устанавливает, поэтому они конкретизируются методическими рекомендациями или локальными актами организации. Например, в методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти установлено, что проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 шрифтом N 15. Шрифт документа, должен быть читабельным и не вызывать дополнительные напряжения для глаз, поэтому в организациях в основном применятся шрифт: times new roman 14 (12), обычный; межстрочный интервал 1,5 ( 1,15) и отступ первой строки абзаца 1,25.Что касается нумерации страниц, то ГОСТ устанавливает, что номер страницы должен быть написан арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.4. Классификация видов бланков документа. ГОСТ Р 6.30-2003 различает несколько видов бланков в зависимости от автора документа, расположения реквизитов на бланке и вида документа.От вида бланка зависит набор и последовательность реквизитов, следовательно, при изготовлении бланка организационно – распорядительного документа, необходимо установить какой документ будет составляться, кто автор и как будут располагаться реквизиты на бланке.В зависимости от расположения реквизитов на бланке:угловой;продольныйВ зависимости от вида документа устанавливаются следующие виды бланков документов:общий бланк;бланк письма;бланк конкретного вида документа.В зависимости от автора документа:бланк организации;бланк структурного подразделения;бланк должностного лица.4.1. Угловое и продольное расположение бланковВ приложениях к ГОСТу Р 6.30-2003 можно увидеть образцы расположения реквизитов на бланке. В продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизитов размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по центру отведенной площади, либо по левому полю. На угловом бланке реквизиты в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).Угловой вариант расположения реквизитов считается наиболее удобным и позволяет экономно использовать лист бумаги в силу того, что правый лист бумаги остается свободным. Организация самостоятельно выбирает способ расположения реквизитов, так как использование продольного или углового бланка не влияет на юридическую силу документа. Угловые бланки стали популярными в использовании для писем, а продольные для организационно – распорядительных документов.4.2. Общий бланк. Бланк письма. Бланк конкретного вида документа. Классификация в зависимости от вида бланка зависит от функционального назначения документа. Общий бланк содержит одинаковый набор реквизитов для любых видов документа.На общем бланке согласно ГОСТу Р 6.30-2003 включаются следующие реквизиты :01 - Государственный герб Российской Федерации ( 02 - герб субъекта Российской Федерации либо 03 - эмблема организации или товарный знак);08 - наименование организации; 11 - дата документа;14 - место составления или издания документа.В юридической литературе и в комментариях специалистов к ГОСТу Р 6.30 – 2003 указывается, что в данном государственном стандарте допущены немало ошибок в том числе и при перечислении реквизитов общего бланка, которые вызывают вопросы на практике. Так реквизит « Дата документа» не обозначается на общем бланке, а лишь ставятся отметки для проставления даты, так же для общего бланка необходимо обозначать ограничительные отметки для реквизита "Регистрационный номер документа». Если в общий бланк включить наименование вида документа, то такой бланк становится бланком конкретного вида документа, то есть данный вид бланка составляется на основании общего бланка с учетом следующих реквизитов: 10 - наименование вида документа; 14 - место составления или издания документа. При необходимости на бланке конкретного вида документа могут быть проставлены ограничительные отметки для границ зон реквизитов: 11 – дата документа, 12 – регистрационный номер документа, 13- ссылка на регистрационный номер документа и дату документа, 18 – заголовок к тексту, 19 – отметка о контроле.Бланк письма является отдельным видом бланков документа и служит для изготовления деловых писем. Данный бланк содержит наибольшее число реквизитов: 01 ( 02 или 03), 04( код организации) , 05( ОГРН юридического лица ) , 06 ( ИНН/ КПП) , 08 ( наименование организации) , 09 ( справочные данные об организации). При необходимости на бланке письма могут быть проставлены ограничительные отметки для границ зон реквизитов: 11 – дата документа, 12 – регистрационный номер документа, 13- ссылка на регистрационный номер документа и дату документа, 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция;18 - заголовок к тексту;19 – отметка о контроле; 20 – текст документа. Обязательным реквизитом для данного бланка является 09 – справочные данные об организации, так как бланк письма используется для внешних документов и требуется идентификация информации об организации для последующего с ней связи. Так же следует отметить, что реквизит 10 – наименование вида документа в письмах не оформляются.