Модернизация системы управления на инновационном предприятии на основе внедрения сетевых технологий

Содержание
Содержание 2
Введение 3
1. Цель электронного документооборота, состояние информационной инфраструктуры Министерства образования и науки России 5
1.1 Современные требования к организации электронного документооборота в госучреждении 6
1.2 Номенклатура служебных документов на примере минобрнауки РФ 8
1.3 Базовые схемы электронного документооборота при существующей информационной поддержке 9
2. Методы оценки эффективности электронного документооборота 13
2.1 Основные показатели электронного документооборота 13
2.2 Методы расчета и оценки показателей электронного документооборота (классификация и краткая характеристика методов) 14
2.3 Моделирование электронного документооборота на основе диаграмм потоков данных 16
3. Перспективные направления развития системы электронного документоо ...

Содержание
Содержание 2
Введение 3
1. Цель электронного документооборота, состояние информационной инфраструктуры Министерства образования и науки России 5
1.1 Современные требования к организации электронного документооборота в госучреждении 6
1.2 Номенклатура служебных документов на примере минобрнауки РФ 8
1.3 Базовые схемы электронного документооборота при существующей информационной поддержке 9
2. Методы оценки эффективности электронного документооборота 13
2.1 Основные показатели электронного документооборота 13
2.2 Методы расчета и оценки показателей электронного документооборота (классификация и краткая характеристика методов) 14
2.3 Моделирование электронного документооборота на основе диаграмм потоков данных 16
3. Перспективные направления развития системы электронного документооборота на примере минобрнауки РФ 18
3.1 Новые архитектурные решения 18
3.2 Анализ существующих платформ (сравнить, сопоставить) 20
3.3 Проблемные вопросы в информационной поддержке электронного документооборота в минобрнауки РФ 22
Заключение 25
Список используемых источников 27

В науке и образовании человека появилось большое количество новшеств в разных предметных областях. Во многом этому способствовал большой спрос и желание человека повысить уровень качества своей жизни. В ходе такой эволюции появились такие понятия как модернизация и инновация [2]. Модернизация имеет несколько значений. В предложенной теме под модернизацией будет заложено понятие обновления системы управления в инновационном предприятии.
Инновационное предприятие представляет собой предприятие, на котором организованы и внедрены какие-либо новшества или реализуется новая продукция.
В ходе выполнения работы необходимо рассмотреть, что представляет собой организация документооборота в государственном учреждении. Объектом исследования будет система электронного документооборота в Министерстве образования РФ.

1.3 Базовые схемы электронного документооборота при существующей информационной поддержкеСистемой документооборота в минобразовании РФ является Корпоративная Система электронного документооборота на базе СЭДКП. СЭДКП – Система Электронного Документооборота и Контроля исполнения Поручений. На рисунке 1.3.1 представлена логическая схема СЭДКП.Рисунок1.3.1 Логическая схема сегмента СЭДКПВ системе СЭДКП хранится и обрабатывается вся информация бумажных носителей, поступающих и исходящих документов. В ней регистрируются обращения граждан и дальнейшая обработка, рассмотрение обращений и отслеживание исполнения обращений. Пользователи и администраторы системы имеют личный кабинет. В системе хранится архив документов, существует оперативная поисковая возможность. Наличие электронной цифровой подписи позволяет поддерживать прозрачность системы [6].На рисунке 1.3.2 представлена блок-схема, которая отражает взаимодействие между гражданами и сотрудниками принимающими обращения граждан.Рисунок 1.3.2 Блок-схема предоставления государственной услуги при личном приеме гражданПосле поступления обращения гражданина, сотрудник после ряда проверок направляет обращение в руководство государственного отдела. На этом этапе происходит внесение обращения в СЭДКП, после чего обращение проходит рассмотрение и в результате выдается ответ гражданину ответственным лицом. Эта блок-схема показывает основные действия пользователей системы и движение информации.[7]2. Методы оценки эффективности электронного документооборотаВ любой организации, в которой внедряется электронный документооборот, или уже внедрен, важно знать какую эффективность принесла СЭД. Рассчитать показатели эффективности внедрения СЭД оказывается очень сложным, поскольку невозможно определить прямую эффективность. Поэтому специалисты разработали несколько показателей эффективности от внедрения СЭД и методов их расчетов.2.1 Основные показатели электронного документооборотаОценивая систему электронного документооборота можно взять за основу несколько показателей, а именно:Показатель соответствия количества электронных документов и документы на бумажном носителе. На момент внедрения и эксплуатации СЭД количество документов на бумажном носителе не должно превышать электронных документов в СЭД. Если количество бумажных носителей будет превышать электронных, это означает, что СЭД не полностью охватила документооборот.Охват сотрудников. Все сотрудники организации, которые связаны с документами, должны уметь пользоваться системой и работать в ней. 100 % охват сотрудников.Отношение числа документов с ЭЦП к числу исходящих документов. Если этот показатель превысил 100 %, значит, число печатаемых бумажных документов снизилось.Интеграция с существующими системами. Во многих организациях существуют свои электронные справочники и т.д. Интеграция с уже существующими на предприятии справочниками так же позволяет оценить СЭД. Показатель интеграции может определить эксперт.Эффект. Этот показатель носит экономический характер. Эффект от внедрения СЭД показывает или увеличение прибыли в организации или экономию затрат [8].Эти показатели носят примерный характер. Для конкретной оценки СЭД необходимо адаптировать их в зависимости от условий и целей внедрения. Рассмотрим некоторые методы расчета и оценки показателей электронного документооборота.2.2 Методы расчета и оценки показателей электронного документооборота (классификация и краткая характеристика методов)По виду показателей оценки эффективности электронного документа условно можно разделить на два вида: Количественные.Качественные.Количественные показатели это и есть показатели соответствия, охвата сотрудников, отношения числа документов с ЭЦП, экономический эффект.Качественные показатели, это показатель интеграции с существующими системами и все показатели, которые может представить экспертная оценка.Количественные показатели рассчитать легко, поскольку необходимую информацию можно достать. Качественные показатели, как правило, оценивает эксперт. Пример качественного показателя может быть повышение имиджа организации, улучшение качества обслуживания клиентов, упорядочивание работы предприятия. На рисунке 2.2.1 представлен пример результата экспертной оценки внедрения электронного документооборота.В результате внедрения электронного документооборота компания заработала имидж, и это помогло в нескольких направлениях:увеличение количества клиентов,увеличение прибыли,уважение, доверие поставщиков,возможность получения скидок, льготных условий,повышение лояльности персонала,снижение текучести кадров,снижение затрат на поиск и обучение персонала.Рисунок 2.2.1 Взаимосвязь показателей эффективности внедрения системы электронного документооборотаЭкспертная оценку должен проводить или нанятый эксперт или сотрудник организации, занимающийся с большим потоком документов (секретарь, руководитель, референт и пр.). Важным условием является, что эксперт для объективной оценки должен проработать в компании не менее 2 лет, а с самой системой не менее 3 месяцев, т.е. сравнить до и после внедрения системы.Эксперт может пользоваться несколькими способами оценки:Количественной оценкой. Например, рассчитать время экономии длительности процесса согласования документов.Система ранжирирования. Основывается на расстановке приоритетов по выполненным бизнес-процессам. Оценка по принципу возможно-невозможно. Эксперт определяет, какие функции стали доступны к выполнению, какие нет.Оценка по системе баллов. Оценка качества работы системы, работы сотрудников [8]. 2.3 Моделирование электронного документооборота на основе диаграмм потоков данныхОсновными компонентами диаграмм потоков данных являются:Внешняя сущность представляет собой материальный объект или физическое лицо, представляющие собой источник или приемник информации, например заказчики, персонал, поставщики, клиенты, склад;Процессы представляют собой преобразование входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом;Накопители данных представляет собой абстрактное устройство для хранения информации, которую можно в любой момент поместить в накопитель и через некоторое время извлечь, причем способы помещения и извлечения могут быть любыми;Потокданных определяет информацию, передаваемую через некоторое соединение от источника к приемнику;Системы и подсистемы [1].Первым шагом при построении иерархии DFDявляется построение контекстных диаграмм. Обычно при проектировании относительно простых систем строится единственная контекстная диаграмма со звездообразной топологией, в центре которой находится так называемый главный процесс, соединенный с приемниками и источниками информации, посредством которых с системой взаимодействуют пользователи.На рисунке 2.3.1 изображена модель потоков, которая была построена при помощи AllFusionProcessModeler 7 (BPwin).Рисунок 2.3.1 Модель потоков данныхНа рисунке представлена контекстная диаграмма модели потоков данных. Внешней сущностью является высшее руководство министерства образования и его подразделения. База данных обращений является накопителем информации о документах. Процессами в модели потоков данных являются регистрация обращений, запись данных об устных обращениях, подготовка сопроводительной документации по обращениям. Основные движения потоков информации представлены на контекстной диаграмме. Дальнейшее углубления связано с разработкой самой СЭД и связано с другой предметной областью. С данной диаграммы можно выделить важный процесс преобразования данных в результате запросов по обращению и ответов на них. Вся работа СЭД направлена на улучшение качества выполнения и быстроту выполнения этого процесса.3. Перспективные направления развития системы электронного документооборота на примере минобрнауки РФСпециалисты области развития ITподсчитали среднее количество обрабатываемых документов около 4000-5000 в год. Конечно, внедрение систем электронного документооборота не решает всех проблем организаций, но все равно главной целью внедрения является достижение той или иной степени эффективности работы организации в целом. Эксплуатация СЭД позволяет создать эффективную среду управления и функционирования предприятия или организации.3.1 Новые архитектурные решенияСистемой электронного документооборота в Министерстве Образования и Науки РФ является СЭДКП.СЭДКП появилась в 2009 году и является новым архитектурным решением в области электронного документооборота.Программный комплекс "Открытая модульная система электронного документооборота и контроля исполнения поручений" (СЭДКП) является развитием Системы регистрации и контроля исполнения документов (РКД).Эта система используется не только в Минобрнауки России, но и в ряде других ведомств. У каждого пользователя системы существует свой оборудованный АРМ, взаимодействующие с серверами по защищенному протоколу HTTPS на базе TCP/IP. Благодаря СЭДКП пользователи получили возможность регистрировать входящие и исходящие электронные документы. Система обеспечивает функцию сканирования и распознавания бумажных документов.Основной функцией является регистрация обращений граждан, наложение резолюций на зарегистрированные в системе документы, формирование поручений по зарегистрированным в системе документам, регистрация внутренних электронных документов, подготовленных в соответствии с поручениями исполнителям, формирование маршрута для визирования документа, контроль наличия виз документа, извещение о приближении сроков исполнения поручений. Все это дает возможность организовать бизнес-процессы в минобрнауки РФ, облегчает возможность обычных граждан в быстром решении их вопросов. Интерфейс системы представлен на рисунке 3.1.1.Система так же обеспечивает доступ в личный кабинет пользователя, поисковой системой документов, архивным хранилищем, Возможность интеграции СЭДКП с другими системами в частности с межведомственной системой электронного документооборота (МЭДО), так же положительно влияет на работу пользователей. Уникальная возможность настройки любой деловой процесс пользователя позволяет эффективно управлять организацией. Рисунок 3.1.1 Интерфейс СЭДКППлюсами системы является ее открытость с точки зрения интерфейсов взаимодействия, использование только свободного программного обеспечения, и ряд других информационных удобств (организация кластерных структур и масштабирование на любое количество физических серверов) [9].Рисунок 3.1.2 Работа СЭД в организации [9]Движение документов в минобрнауки (рис. 3.1.2) осуществляется через поручения, сканированных или входящих документов. Удобство системы заключается в интеграции с другими системами и возможность ЭЦП, бизнес-процессов, генерации отчетов и протоколирования.3.