Автоматизация обработки информации в приложениях Windows. Вариант 10

Тема - «Автоматизация обработки информации в приложениях Windows: Проектирование и управление базами данных».
задания:
1. Спроектировать базу данных (не менее двух таблиц) на основании представленного генерального списка полей
2. Создать структуру таблиц базы данных.
3. Заполнить таблицу данными (10 записей).
4. Создать схему базы данных.
5. Создать формы для заполнения данными таблиц базы данных.
6. Построить запросы к таблицам базы данных.
7. Создать составной отчет, включив в него диаграмму.
...

БД «Учет аренды»
Генеральный список полей:
Номер помещения, номер этажа, площадь помещения, цена 1 кв. м, фирма арендатора, месяц оплаты, дата оплаты.
Примечание. Запросы составить с условием отбора (по этажу, по фирме арендатору); с расчетом размера оплаты за аренду помещения; групповые расчеты для определения размера оплаты за аренду одной фирмой арендатором и всеми в целом.
Примечание. Запросы составить с условием отбора по дате и наименованию спектаклей, наличию билетов на спектакли по датам, скидкам, по ведущим актерам.



ПРИМЕР: в качестве примера рассмотрим «Учет проживания студентов в общежитии».


Таблица 1
Фамилия Имя Отчество Номер студенческого билета Адрес общежития Номер этажа Номер комнаты Количество коек
1 2 3 4 5 6 7 8
Иванов Иван Иванович 111111 пр. Мира, д. 231 2 2012
Иванов Иван Иванович 111111 пр. Мира, д. 231 2 201 2
Петрова Ольга Алексеевна 111112 пр. Науки, д.3 3 312 3
Сидорова Анна Олеговна 222221 пр. Науки, д.3 3 312 3
Продолжение таблицы 1.
Характер проживания Месяц оплаты Дата оплаты Размер оплаты Льготы при оплате Признак оплаты
9 10 11 12 13 14
Индивидуальное 09 10.10.03 420 0 Да
Индивидуальное 10 10.11.03 420 0 Да
Совместное 09 12.10.03 165 0 Нет
Совместное 09 01.11.03 165 25 Нет
1. Работа начинается с составления генерального списка полей – он может насчитывать десятки и даже сотни позиций.
Пример:
- Фамилия
- Имя
- Отчество
- Номер студенческого билета
- Адрес общежития
- Номер этажа
- Номер комнаты
- Количество коек
- Характер проживания (совместное или индивидуальное)
- Месяц оплаты
- Дата оплаты
- Размер оплаты
- Льготы при оплате
- Признак оплаты (наличный или безналичный)
2. В соответствии с типом данных, размещаемых в каждом поле, определяют наиболее подходящий тип для каждого поля.
- Фамилия (текстовый тип, размер поля – 40 символов)
- Имя (текстовый тип, размер поля – 20 символов)
- Отчество (текстовый тип, размер поля – 40 символов)
- Номер студенческого билета (текстовый тип, размер поля – 12 символов)
- Адрес общежития (текстовый тип, размер поля – 100 символов)
- Номер этажа (числовой тип, формат поля – байт)
- Номер комнаты (числовой тип, формат поля – целое)
- Количество коек (числовой тип, формат поля – байт)
- Характер проживания (совместное или индивидуальное) (логический тип – Да или Нет)
- Месяц оплаты (числовой тип – байт)
- Дата оплаты (тип дата/время)
- Размер оплаты (денежный тип)
- Льготы при оплате, % (числовой тип – с плавающей точкой (4 байт))
- Признак оплаты (наличный или безналичный) (логический тип – Да или Нет).
3. Далее распределяют поля генерального списка по базовым таблицам. На первом этапе распределение производят по функциональному признаку. Цель – обеспечить, чтобы ввод данных в одну таблицу производился, по возможности, в рамках одного подразделения, а еще лучше – на одном рабочем месте. Для дальнейшего деления критерием является факт множественного повтора данных в соседних записях. В таблице 1 наблюдается повтор данных в поле Адрес, Фамилия, Имя, Отчество, Номер студенческого билета, Номер комнаты. Это явное свидетельство того, что таблицу надо поделить на несколько взаимосвязанных таблиц.
Примечание: в некоторых случаях для удобства дальнейшей работы, следует ввести новое поле, которое однозначно будет характеризовать данные в каждой строке таблицы. Например, для таблицы “Учет комнат общежития”, имеет смысл ввести поле Код номера комнаты (пример заполнения данного поля – м201, н312. Если посмотреть на сформированные коды, то можно увидеть, что первая буква взята от названия улицы, а далее номер комнаты).

Номер студенческого билета Код номера комнаты
Фамилия Адрес общежития
Имя Номер этажа
Отчество Номер комнаты
Льготы при оплате в % Количество коек

Номер студенческого билета Номер этажа
Месяц оплаты Количество коек
Код номера комнаты Характер проживания
Характер проживания Размер оплаты
Дата оплаты
Признак оплаты
4. В каждой из таблиц намечают ключевые поля. В качестве такового выбирают поле, данные в котором повторяться не могут. Например, для таблицы данных о студентах таким полем может служить «Номер студенческого билета». Для таблицы регистрация оплаты проживания в общежитии, такого поля можно и не найти, но его можно создать искусственным комбинированием полей «Номер студенческого билета» и «Месяц оплаты». Эта комбинация неповторима, так как в один студент не может дважды оплачивать проживание в общежитии.
5.
Номер студенческого билета Код номера комнаты
Фамилия Адрес общежития
Имя Номер этажа
Отчество Номер комнаты
Льготы при оплате в % Количество коек

Номер студенческого билета Номер этажа
Месяц оплаты Количество коек
Код номера комнаты Характер проживания
Характер проживания Размер оплаты
Дата оплаты
Признак оплаты
6. С помощью карандаша и бумаги расчерчивают связи между таблицами. Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

Студенты Общежития
Номер студенческого билета 1 1
Код номера комнаты
Фамилия Адрес общежития
Имя ∞
Номер этажа
Отчество Номер комнаты
Льготы при оплате в % ∞
Количество коек

Оплата Расценки
Номер студенческого билета ∞ 1 Номер этажа
Месяц оплаты 1 Количество коек
Код номера комнаты ∞ Характер проживания
Характер проживания Размер оплаты
Дата оплаты
Признак оплаты
7. Разработка схемы данных заканчивается «бумажный» этап работы над техническим предложением.
2.2 Работа с СУБД Microsoft Access.
1. Работа с таблицами. Создание таблиц. Работа с любыми объектами начинается с окна БД (рис.1). Сначала необходимо создать справочные таблицы (Студенты, общежития, расценки), а только потом рабочие (Оплата).
 Выбор элемента управления Таблицы.
 Нажать кнопку Создать.
 Из представленного списка выбрать режим Конструктора.
 В появившемся окне конструктора таблиц необходимо заполнить таблицу.
 Для отметки ключевых полей необходимо сначала их выделить с помощью мыши, а потом отметить с помощью пиктограммы с ключом.
 Для удобства работы с рабочими таблицами необходимо выполнить подстановку: нажать в нижней части окна конструктора нажать кнопку Подстановка. Далее необходимо в строке Тип элемента управления из списка выбрать Поле со списком; в строке Источник строк выбрать из списка таблицу справочник; в строке Присоединенный столбец ввести порядковый номер поля в таблице справочнике, значение которого будет переноситься в данное поле (как правило, это значение 1); в строку Число столбцов необходимо указать общее количество столбцов которые будут взяты из таблицы справочника; в строке Ширина столбцов задается размер столбцов для отражения на экране в списке (для ключевых полей используемых в подстановке имеет смысл в качестве размера указать 0 см)


Рис. 1. Вид окна базы данных.
.

Рис. 2. Вид окна конструктора таблиц.
2. Создание межтабличных связей. Схема базы данных.
Окно Схема данных открывается пиктограммой(указано стрелкой) на панели инструментов (рис.4) или командой Сервис ►Схема данных; в окне (рис. 5) с помощью кнопки Добавить таблицы в окно схемы базы данных; закрыть окно; установить указатель мыши на поле таблицы со стороны отношения один и перетащить на поле со стороны отношения ко многим или один (рис.6); в появившемся окне Связи необходимо установить характер связи, а именно Обеспечение целостности данных (позволит сохранять достоверность данных в связанных таблицах),


Рис. 3. Вид окна конструктора таблиц при выполнении подстановки.



Рис. 4. Окно базы данных.


Рис. 5. Окно добавление таблицы



Рис. 6. Окно связи.
предусмотрев Каскадное обновление связанных полей и при необходимости Каскадное удаление связанных записей (данным ограничением следует пользоваться с осторожностью) и после нажать кнопку Создать. После создания связи в окне Схема базы данных (рис.7) должна появится схема аналогичная бумажному варианту и далее следует закрыть окно, ответив согласием на запрос о необходимости сохранить схему данных



Рис. 7. Окно схемы базы данных.
Рис.8. Окно новый запрос.
3. Работа с запросами.
В процессе создания базы данных возникает необходимость выбора данных по заданным критериям, а также выполнение вычислительных операций над данными.
3.1. Запросы выборки.
Переключить окно базы данных в вкладку Запросы и нажать кнопку Создать. В появившемся окне выбрать режим Конструктор (рис. 8).
После чего появляется окно Добавления таблицы (аналог рис. 5), с помощью которого необходимо выбрать таблицы, данные которых будут участвовать в запросе. При включении в запрос таблиц, между которыми установлены связи в схеме данных, связи сохраняются в схеме запроса. В противном случаи, при необходимости, следует создать связи по аналогии со схемой базы данных. Для включения полей из таблиц в макет запроса, можно воспользоваться следующими способами:
 Для включения всех полей таблицы следует выполнить двойной щелчок мышью по заголовку таблицы, и установив указатель мыши на середину списка полей таблицы перетащить его на строку Поле макета запроса (каждое поле размещается в отдельном столбце макета).
 Для включения всех полей таблицы следует установить указатель мыши на строку * в списке полей таблицы и перетащить его на строку Поле макета запроса (Все поля помещаются в один столбец в виде *). Данный вариант можно использовать, когда для поля не задаются условия отбора.
 Для выбора отдельного поля необходимо выполнять двойной щелчок по полю в списке полей таблицы.
Для задания условия выбора необходимо установить указатель мыши в строку Условие макета запроса поля и набрать условие. При записи условия могут использоваться логические операторы (>, =, 120 -выбрать из поля Размер оплаты значения больше 120
#11.02.04# -выбрать из поля Дата оплаты записи за 11.02.04.
Date() -выбрать из поля Дата оплаты значения за текущую дату.
Пример оформления Окна макета запроса показан на рис. 9.
Рис. 9. Окно макета запроса.
В дальнейшем при необходимости внесения изменений в макет запроса, в окне базы данных следует выбирать режим конструктор.
3.2. Запросы с вычисляемым полем.
Начальный этап работы с макетом запроса аналогичен работе с запросом выборки. А в дальнейшем для создания нового поля необходимо выполнить следующую последовательность действий:
 Установить указатель мыши на строку Поле .
 Нажать пиктограмму Построить для запуска Построителя выражений (рис. 9).
 Далее следует набрать в Области для выражения необходимое выражение (рис. 10). Например, для формирования поля ФИО можно воспользоваться двумя способами:
ФИО:[Студенты]![Фамилия]+Left([Студенты]![Имя];1)+”.”+ Left([Студенты]![Отчество];1)+”.” .
Примечания: Left – стандартная функция, предназначенная для отделения заданного количества символов от данных текстового поля.
В результате выполнения данного поля получаться следующие значения Иванов И.И.
Рис. 10. Окно построителя выражений.
3.3. Запросы с группировкой.
Начальный этап работы с макетом запроса, аналогичен работе с запросом выборкой. В дальнейшем, после включения полей в макет запроса необходимо нажать пиктограмму групповых операций (рис. 9). В строке Групповые операции для полей по которым осуществляется группировка, остается слово Группировка. А для полей по которым необходимо сгруппировать данные, указывают функцию группировки (рис. 11).
4. Работа с формами.
Макеты форм удобнее создавать с помощью автоформ. Для создание формы на основании нескольких таблиц, удобнее использовать Мастер форм. Работа с мастером форм осуществляется в диалоговом режиме. После завершения создания макета на экране сразу открывается готовая форма (рис.12).
5. Работа с отчетами.
Макеты отчетов удобнее создавать с помощью автоотчетов. Для создание отчета на основании нескольких таблиц или с подведением итогов, удобнее использовать мастер отчетов. Работа с Мастером отчетов осуществляется в диалоговом режиме.

Рис.11. Окно формирования групповых операций.
Рис. 12. Окно формы созданной с помощью мастера форм.
Демонстрационный пример.
Создание БД «Товарооборот» в Microsoft Access
Ниже приведен порядок работы по созданию БД.
1. Создать пустую базу данных (Приложение Microsoft Office Access ) в своей папке с помощью контекстно-зависимого меню.



2. Создать Таблицы «Товары», «Покупатели» и «Продажа в кредит» средствами Microsoft Access.
Предварительно определить для каждой таблицы имена полей, выбрать тип данных в полях, определить ключевое поле таблицы, имя под которым рекомендуется сохранить таблицу.
2.1. На вкладке «Таблицы» выбрать способ «Создание таблицы в режиме конструктора».



2.2. Определяются имена полей таблицы и типы данных.
Например, для таблицы «Товары»:
Товар Текстовый
Фирма-изготовитель Текстовый
2.3. Определить для поля «Товар» свойство первичного ключа – индекс: Да(Совпадения не допускаются)
Определить поле «Товар» полем первичного ключа (устанавливается нажатием кнопки )
2.4. Определить название создаваемой таблицы - Товары и сохранить таблицу.
Проверить факт создания новой таблицы.

Указанные выше 2.1.-2.4. действия выполнить для двух других таблиц.
Список полей для таблицы «Покупатели»:
Покупатель Текстовый
Адрес Текстовый
Телефон Текстовый
Определить для поля «Покупатель» свойство первичного ключа – индекс: Да(Совпадения не допускаются)
Определить поле «Покупатель» полем первичного ключа (устанавливается нажатием кнопки )
Определить название создаваемой таблицы - Покупатель и сохранить таблицу.
Проверить факт создания новой таблицы.
Список полей для таблицы «Продажа в кредит»:
№ п/п Числовой
Покупатель Текстовый
Товар Текстовый
Цена Денежный
Первоначальный взнос Денежный
Годовая ставка в % Числовой
Срок кредита Числовой
Определить для поля «№ п/п» свойство первичного ключа – индекс: Да(Совпадения не допускаются)
Определить поле «№ п/п» полем первичного ключа (устанавливается нажатием кнопки )
Определить название создаваемой таблицы - Продажа в кредит и сохранить таблицу.
Проверить факт создания новой таблицы.



ВНИМАНИЕ!
Для таблицы «Товары» свойства ключевого поля «Товар» должны совпадать со свойствами поля «Товар» в таблице «Продажа в кредит» (поле внешнего ключа).

.

Для таблицы «Покупатели» свойства ключевого поля «Покупатель» должны совпадать со свойствами поля «Покупатель» в таблице «Продажа в кредит» (поле внешнего ключа).



3. Определить схему данных – связь между таблицами.
3.1. Открыть окно «Схема данных», нажав на панели инструментов кнопку или выполнить команду «Сервис, Схема данных».



3.2. Добавить все таблицы.
3.3. Используя метод перетаскивания, переместите поле «Товар» из таблицы «Товары» на поле «Товар» в таблице «Продажа в кредит». Появится диалоговое окно для установки параметров связи (представлено ниже).



3.4. Используя метод перетаскивания, переместите поле «Покупатель» из таблицы «Покупатели» на поле «Покупатель» в таблице «Продажа в кредит». Появится диалоговое окно для установки параметров связи (представлено ниже).



Созданная схема данных выглядит следующим образом.


4. Установить параметры подстановки для полей «Покупатель» и «Товар» таблицы «Продажа в кредит».


Подстановка позволит заносить данные в поля «Покупатель» и «Товар» таблицы «Продажа в кредит» при помощи списков.
5. Открыть поочередно таблицы (кнопка ) и занести данные в них.





Пример занесения данных в поля «Покупатель» и «Товар» таблицы «Продажа в кредит» при помощи списков.



6. Перейти на вкладку «Формы». Создать автоформы для просмотра и добавления данных в таблицы.
Для таблицы «Продажа в кредит» - в столбец.



Для таблицы «Покупатель» - ленточную.



Для таблицы «Товар» - табличную.



7. Перейти на вкладку «Запросы».
7.1. Создать простой запрос на выборку. Для этого нажать кнопку , в диалоговом окне выбрать пункт «Простой запрос».



Выбрать для запроса таблицу «Продажа в кредит».


Включить в запрос все поля этой таблицы, нажав кнопку . Затем выбрать для запроса таблицу «Товар» и включить в запрос поле «Фирма-изготовитель», нажав кнопку



Затем выбрать для запроса - подробный отчет.



При нажатии на кнопку «Готово» получим результат выборки.



При нажатии на кнопку получим вид запроса в конструкторе.



7.2. Создать простой запрос на выборку. Для этого нажать кнопку , в диалоговом окне выбрать пункт «Простой запрос». Выбрать для запроса таблицу «Продажа в кредит» и включить в запрос поля «Товар» и «Цена».



Затем выбрать для запроса - итоговый отчет, вид итогов – сумма по полю «Цена».



При нажатии на кнопку «Готово» получим результат выборки.



При нажатии на кнопку получим вид запроса в конструкторе.



7.3. Создать перекрестный запрос. Для этого нажать кнопку , в диалоговом окне выбрать пункт «Перекрестный запрос».


Выбрать для запроса таблицу «Продажа в кредит».



Поле «Товар» выберем в качестве источника данных для строк таблицы.



Поле «Покупатель» выберем в качестве источника данных для столбцов таблицы.



Данные поля «Цена» (сумма по полю) должны связать поля «Товар» и «Покупатель»



После указания всех параметров получим следующий результат.



При нажатии на кнопку получим вид запроса в конструкторе.



7.4. Создать запросы на выборку с критерием.
Для этого нажать кнопку , в диалоговом окне выбрать пункт «Конструктор».



Выбрать и добавить для запроса таблицу «Продажа в кредит».



Запросная форма будет выглядеть следующим образом.



Методом перетаскивания расположим в запросной форме поля «Покупатель», «Товар» и «Цена», укажем для последнего условие отбора (>20000). Сохраним запрос.



Нажав на кнопку , выполним запрос и получим результат.



Создадим еще один запрос с критерием на совпадение значений. Повторим первых два действия по созданию запроса, а затем разместим в запросной форме представленные ниже поля и укажем для поля «Товар» в качестве условия отбора значение «Бумага для записей». Сохраним запрос.



Нажав на кнопку , выполним запрос и получим результат.



7.5. Создать запрос с вычислениями для получения виртуальных данных.
Повторить первых два действия по созданию запроса, а затем разместим в запросной форме представленные ниже поля. Сохраним запрос.



Переместим курсор в пустой столбец и нажмем кнопку . Откроется окно построителя. В этом окне запишем выражение для нахождения значения «Конечная сумма».



Закроем окно построителя. В столбце вместо слов «Выражение1» запишем «Конечная сумма». Сохраним запрос.




Переместим курсор в пустой столбец и нажмем кнопку . Откроется окно построителя. В этом окне запишем выражение для нахождения значения «Ежемесячная выплата».



Закроем окно построителя. В столбце вместо слов «Выражение1» запишем «Ежемесячная выплата». Сохраним запрос.



Нажав на кнопку , выполним запрос и получим результат.



8. Перейти на вкладку «Отчеты». Создать автоотчет в столбец для данных «Продажа в кредит». Для этого нажать кнопку , в диалоговом окне выбрать вид отчета и таблицу – источник.



Получим отчет следующего вида.



Обработка событий

Событие-действие, которое возникает в определенном объекте. Приложение может реагировать на различные события: изменение данных в элементе управления или записи, переход с одного элемента управления на другой, нажатие кнопки мыши, при работе с формой или отчетом как с объектом и .т.д.
Можно определить отклики на события при помощи процедур обработки событий.
Создание процедуры обработки события

1. Откройте в режиме конструктора форму или отчет.
2. Выведите окно свойств для элемента управления, раздела формы или отчета или собственно для формы или отчета.
3. Выберите вкладку События.
4. Выберите свойство события для которого определяется процедура.
5. Нажмите кнопку
и откройте окно построителя.
6. Выберите элемент Программы для получения инструкций ,определяющих заголовок и конец процедуры обработки события Sub End Sub.
7. Запишите инструкции обработки события
8. Закройте окно модуля и сохраните процедуру.


Процедура обработки события выполняется каждый раз при возникновении этого события для объекта.
Событие До вставки (BeforeInsert)
Определено для подчиненной формы до вставки новой записи.
Private Sub Form_BeforeInsert(Cancel As Integer)
MsgBox "сегодня " & Date
End Sub


Событие Выход
Определено для поля Дата поставки.Поясняет содержимое поля Объем поставки.
Private Sub дата_поставки_Exit(Cancel As Integer)
If Me![объем поставки] < 1000 Then MsgBox "малый обьем поставки"
End Sub


Событие До обновления
Определено для поля Дата поставки и проверяет введенную дату.
Private Sub дата_поставки_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
If [дата поставки] > Date Then Cancel = True: MsgBox "неверная дата"
End Sub

Определено для поля Код изделия.Процедура выводит предупреждение и указывает действие,которое должно быть выполнено для продолжения работы с базой данных.Изменение данных в поле Код изделия не сохранится.
Private Sub код_изделия_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
Cancel = True
MsgBox "вы изменили код изделия ,его нельзя изменять, нажмите Esc"
End Sub


Событие определено для поля Артикул.До обновдения данных в этом поле выводится пояснение.
Private Sub артикул_BeforeUpdate(Cancel As Integer)
MsgBox "вы изменили артикул"
End Sub


Событие После обновления
Событие определено для поля Артикул.После изменения артикула выдается запрос на введение новой оптовой цены.
Private Sub артикул_AfterUpdate()
Me![оптовая цена] = InputBox("вв новую оптовую цену")
End Sub


Событие Вход
Определено для поля Оптовая цена.Процедура расчитывает розничную цену изделия и выводит значение в окно вывода.
Private Sub оптовая_цена_Enter()
Dim c As Single
c = Me![оптовая цена] * 1.15
MsgBox "розничная цена " & c & "р."
End Sub


3. Правила оформления работы.
1. По пунктам задания необходимо составить конспект.
Тетрадь подписывается следующим образом:
Контрольная работа №1
По дисциплине «Компьютерный практикум по информатике»
Студентки
ФИО
Номер студенческого билета …
Домашний адрес….
2. Задание контрольной работы следует выполнить на диске. Диск следует подписать (ФИО, шифр группы), положить в конверт, который приклеить в конце тетради с конспектом.
3. Контрольная работа может быть выполнена в СУБД MS Access 2003 с применением VBA.

Тема - «Автоматизация обработки информации в приложениях Windows: Проектирование и управление базами данных».
задания:
1. Спроектировать базу данных (не менее двух таблиц) на основании представленного генерального списка полей
2. Создать структуру таблиц базы данных.
3. Заполнить таблицу данными (10 записей).
4. Создать схему базы данных.
5. Создать формы для заполнения данными таблиц базы данных.
6. Построить запросы к таблицам базы данных.
7. Создать составной отчет, включив в него диаграмму.