Унификация документа.Требование оформления реквизитов.Приказ,Указание

Контрольная выполнена в двух вопросах ...

В результате унификации достигается сокращение временных и интеллектуальных за¬трат на составление документа, оптимизация их восприятия, обеспечивается применение ти¬повых семантических конструкций и максимальная формализация информации при состав¬лении текстов управленческих документов. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи:
упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;
сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;
ускорить процессы принятия управленческих решений.

Текст унифицированного управленческого документа должен быть ясным, информаци¬онно емким и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается логичностью и точностью. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, вводных слов и т.д.), а также от пра¬вильного выбора формы предложения (односоставное, двусоставное, сложное). Убедитель¬ность - одна из важнейших черт текста документа. Убедителен документ, содержащий аргу¬ментированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управ¬ленческого решения. Убедительность зависит от последовательности расположения смысло¬вых компонентов, выражающих логическую зависимость между аргументом и следствием. Кроме того, деловой стиль требует специфических средств выражения модальности. Мо¬дальность выражает отношение автора к содержанию документов и достигается употребле¬нием инфинитива, наклонения глагола, а в некоторых случаях - и собственным значением глагола. Выбор того или иного средства модальности зависит от конкретного содержания документа, но можно говорить и о типовых способах выражения модальности.

Унификация текста документа - это выявление и отбор оптимально необходимого минимального количества информации.
Унификация текста управленческих документов рассматривается как организованная деятельность, направленная на повышение способности функционирования документа в сфере управления
Унификация –это установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих однотипные управленческие функции. Для этого введена унифицированная система документации (УСД).
Цель унификации – сокращение количества применяемых документов. Типизация их форм. Повышения качества документов и снижение трудоемкости их обработки

В. СеминойДокумент не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову О.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 3012643.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль" Личная подпись В.А. Степанов ДатаДопускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО "Электронные технологии" Личная подпись Л.В. Кузнецов ДатаПри утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2003 N 14или УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 N 82Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.3.17 Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например: Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой "ТЕРМИКА" к 05.10.2003 Личная подпись ДатаДопускается оформление резолюции на отдельном листе.3.18 Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.Заголовок может отвечать на вопросы:о чем (о ком)?, например:Приказ о создании аттестационной комиссии;чего (кого)?, например:Должностная инструкция ведущего эксперта.К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".3.20 Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").В письмах используют следующие формы изложения:- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").3.21 Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:Приложение: на 5 л. в 2 экз.Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение N 2 к приказу Росархива от 05.06.2003 N 319Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 N 2513.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:Вице-президент Ассоциациирегиональных предприятий Личная подпись А.А. Борисовили на бланке:Вице-президент Личная подпись А.А. БорисовДопускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:Исполнительный директорЗАО "Партнер" Личная подпись Н.А. ФедоровПри оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:Директор института Личная подпись М.В. ЛаринГлавный бухгалтер Личная подпись З.В. МарьяшПри подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:Заместитель директора Заместитель директорапо научной работе по научной работеЛичная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. ИгнатьевПри подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:Председатель комиссии Личная подпись В.Д. БанасюкевичЧлены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова Личная подпись А.С. Красавин Личная подпись О.И. Рысков3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:СОГЛАСОВАНОРектор Финансовой академиипри Правительстве Российской ФедерацииЛичная подпись А.Г. ГрязноваДатаЕсли согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:СОГЛАСОВАНОПисьмо Российской академиимедицинских наукот 05.06.2003 N 430-162илиСОГЛАСОВАНОПротокол заседания ПравленияРоссийской государственнойстраховой компании "Росгосстрах"от 05.06.2003 N 103.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:Руководитель юридического отделаЛичная подпись А.С. ОрловДатаПри наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:Замечания прилагаютсяРуководитель юридического отделаЛичная подпись А.С. ОрловДатаЗамечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.