Сравнительный анализ подходов к моделированию бизнес-процессов

Выпускная квалификационная работа, допущена к защите и сдана на отлично. Московский Технологический Институт. ...

ГЛАВА 1. МОДЕЛИРОВАНИЕ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ

1.1. Основные понятия бизнес-моделирования
При моделировании бизнес-процессов пользуются терминами из различных областей знаний, среди них экономика, информатика, моделирование систем. Введем ряд базовых понятий:
Бизнес-процесс(БП) – устойчивая целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы и выходы, представляющая ценность для потребителей.
Владелец процесса – должностное лицо или коллегиальный орган управления, имеющий в своем распоряжении ресурсы и несущий ответственность за результаты.
Выход (продукт, услуга) - материальный или информационный объект, являющийся результатом и потребляемый внешним по отношению к процессу клиентам.
Вход – продукт, который в ходе выполнения процесса преобразуется в выход.
Ресурс – материальный или информационный объект, постоянно используемый для выполнения процесса. Не является входом.
Бизнес-функция – специфический тип работы, который выполняется над продуктами или услугами по мере их продвижения в БП. Бизнес-функции определяются самой организационной структурой предпрития, начиная с функции высшего руководства через функции управления среднего и нижнего уровня и заканчивая функциями, возложенными на производственный персонал.
Модель БП – это формализованное описание процесса, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия. Модель содержит следующие сведения о БП:
 совокупность составляющих процесс шагов;
 порядок выполнения бизнес-функции;
 механизмы контроля и управления в рамках БП;
 исполнителей каждой бизнес-функции;
 входящие документы или информация, исходящие документы или информация;
 ресурсы, которые необходимы для выполнения каждой бизнес-функции;
 документацию или условия, которые регламентируют выполнение каждой бизнес-функции;
 параметры, которые характеризуют выполнение бизнес-функции и процесса в целом.
Процессы подразделяются на:
1. Внутрифункциональные – выделяются внутри подразделения. Владельцем таких процессов автоматически становится руководитель этого структурного подразделения. входы для таких процессов поставляют другие подразделения, внутри которых выделены внутрифункциональные процессы. Тоже самое можно сказать о поставщиках и клиентах. такой процесс изображен на рисунке 1.

Рисунок 1 – Внутрифункциональный процесс 
2. Межфункциональный или сквозной процесс – это процесс полностью или частично включающий деятельность выполняемую структурными подразделениями организации имеющими различную функциональную и административную подчиненность, рисунок 2.

Рисунок 2 –Сквозной процесс
Также бизнес-процесс делят на:
1. Управляющие — бизнес-процессы, которые управляют функционированием системы. Пример, корпоративное управление и стратегический менеджмент.
2. Операционные — бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Пример, снабжение, производство, маркетинг и продажи.
3. Поддерживающие — бизнес-процессы, которые обслуживают основной бизнес.
Бизнес- правила являются важнейшим элементом моделей бизнес-процессов. Корпоративная политика и государственные законы наиболее типичные представители бизнес-правил. Важно отметить, что правила чаще всего формулируются в специальном документе и могут отражаться в моделях.
Под декомпозицией понимают метод, позволяющий осуществить замену решения одной большой задачи решением серии меньших задач. Практически декомпозиция применяется для детализации бизнес-моделей.
1.2. Методологии моделирования
Для моделирования БП существуют различные методы. Под методом моделирования понимают совокупность действий, которые необходимо выполнить для построения модели. Популярными методологиями являются ARIS, IDEF, Catalyst, POEM. Каждая методология имеет свои особенности, язык, синтаксис и семантику.
1.2.1. Методология IDFE0
Модель состоит из следующих компонентов, которые имеют ссылки друг на друга:
 диаграммы;
 фрагменты текста;
 глоссария.
Диаграммы — главные компоненты модели, все функции и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги (стрелки). Место соединения стрелки с блоком определяет тип интерфейса:
1. Управляющая информация, входящая в блок сверху.
2. Входная информация, входящая в блок слева.
3. Результаты, выходящие из блока справа.
4. Механизм (человек или автоматизированная система), осуществляющий операцию, входит в блок снизу.
Выход одного бизнес-процесса является входом/управлением/механизмом другого бизнес-процесса. На диаграмме процессы принято располагать по диагонали с верхнего левого угла в нижний правый. Количество процессов не должно превышать 6-8. В последствие каждый бизнес процесс может быть декомпозирован на другой диаграмме.

На сегодняшний день из-за кризиса очень сильно возросла конкуренции не только в розничной, но и в оптовой торговле. В связи с этим даже небольшие торговые организации вынуждены прибегать к стандартизации и автоматизации бизнес-процессов и учету товара в целом. Если понаблюдать за работой персонала, за тем как осуществляется заказ и выдача товара, а также за атмосферой, которая царит в организации, то в большинстве случаев можно выявить – стандартизована работа фирмы или нет. Совершенно естественно, что существование и использование стандартов бизнес-процессов товародвижения увеличит эффективность работы оптовой фирмы. Однако стандартизировать можно не все, но, тем не менее, процессы, происходящие с определенной периодичностью – стандартизировать необходимо. Существование стандартов на фирм е не даст возможности персоналу принимать решения, которые основаны на их личной интуиции или мнении.
Для стандартизации и автоматизации бизнес-процессов поможет моделирование бизнес-процессов. Оно отразит субъективное видение потока работ в виде формальной модели, которая состоит из взаимосвязанных операций.
Моделирование бизнес-процессов преследует цель – систематизировать знания о фирме и её бизнес-процессах в графической форме. Графическая форма является наглядной и такие данные более удобно систематизировать.
Главным достоинством анализа бизнес-процессов фирмы с помощью создания ее модели является универсальность. Во-первых, моделирование бизнес-процессов помогает найти ответы практически на любые вопросы, которые касаются совершенствования деятельности организации и усиления его конкурентоспособности. Во-вторых, руководитель или руководство организации, которое внедрило у себя определенную методологию, будет владеть информацией, позволяющей самостоятельно совершенствовать свою организацию и прогнозировать её будущее.
Современные организации вынуждены неустанно усовершенствовать свою деятельность. Для этого требуется разработка новых технологий и приемов ведения бизнеса, а самое главное необходимо внедрение новых, наиболее эффективных методов управления и организации деятельности фирмы.
Если построить модель работы организации, и всех её бизнес-процессов, которые ориентированы на определенную цель, то руководство предприятия с её помощью может выявить возможности для усовершенствования работы фирмы. Анализ организации как модели является удобным способом для нахождения ответа на вопрос, что необходимо и достаточно для достижения определенной поставленной цели.
Объектом исследования данной работы являются бизнес-процессы предприятия «Альфа».
Предметом исследования данной работы являются методологии моделирования бизнес-процессов.
Актуальность выбранной темы заключается в необходимости анализа и разработки бизнес модели в связи с оптимизацией бизнес-процессов компании.
Цель данной работы сравнить методологии, продемонстрировать свой выбор на примере бизнес-процессов торгово-посреднической компании «Альфа», проанализировать бизнес-процессы организации и составить список рекомендаций по увеличению эффективности организации.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
1. Провести сравнительный анализ основных методологий моделирования бизнес-процессов.
2. На основе методологии моделирования IDEF0 построить бизнес-модель на примере компании «Альфа».
3. Провести анализ деятельности предприятия на основе выбранной модели. Выявить преимущества и недостатки компании «Альфа»
4. Разработать новую модель бизнес-процессов для предприятия «Альфа» с учетом выявленных недостатков.
5. Разработать список предложений для увеличения эффективности предприятия ООО «Альфа»
Основные авторы представленные в работе: Август-Вильгельм Шеер, Андерсен Б, Арлазаров В.Л. , Емельянов Н.Е. Баласанян Б.Э.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложения .
Первая глава работы посвящена теории моделирования бизнес процессов.
Вторая глава посвящена изучению предметной области предприятия ООО «Альфа» и формальному описанию его деятельность (построение модели).
Третья глава посвящена выявлению недостатков в бизнес процессах и предложению их устранения.

С помощью этих средств возможно описать БП предприятия.Выбор инструментального средства осуществляется на основе:цели проекта;требований к информации о БП, необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;возможностей инструментальных средств.Говорить о преимуществе того или иного метода и средств бессмысленно, пока не определены тип и рамки проекта, его основные задачи.Описывать БП необходимо для их дальнейшего анализа и реорганизации. Реорганизация бизнес-процессов может понадобиться при внедрении информационной системы, сокращении затрат на выпуск продукции, улучшения качества обслуживания клиентов, создании должностных и рабочих инструкций при внедрении стандартов ISO 9000. Важно отметить, что для каждой задачи параметры, которые определяют набор критических знаний по БП, будут варьироваться. Для примера сравним два метода: ARIS и IDEF.Сравнение двух методов приведено в приложении рисунок А.2.Процессы в нотациях ARIS, IDEF0 и IDEF3 представляют собой последовательность процедур, которые расположены в логическом порядке их выполнения. Важно помнить, что визуально невозможно отразить длительность выполнения процедур. Отсюда следует, что при создании модели возможна ситуация, когда на одного исполнителя будет возложено выполнение двух задач одновременно. Символы логики позволяют отразить ветвление и слияние БП. Нотации позволяют описать процессы в виде потока последовательно выполняемых работ.Средства моделирования ARIS и IDEF возможно сравнивать только в отношении к определенному кругу задач. Системы обоих нотации имеют достоинства и недостатки. Сравнение функциональных возможностей систем, представлено в таблице , которая находится в приложении рисунок А.1.Важнейшим аспектом при описании модели процессов является отображение на модели управляющих воздействий, обратных связей по контролю и управлению процедурой. ARIS позволяет отразить управление процедурой при помощи указания входной документации, регламентирующей выполнение процедуры, и последовательности выполнения процедур во времени. В IDEF процедура в обязательном порядке обязана иметь управляющее воздействие. В ARIS необходимо указывать управляющие документы и информацию, иначе полученная модель будет иметь низкую ценность с точки зрения анализа и дальнейшего использования.Главным недостатком IDEF является ограничение количества объектов на диаграмме. Если данных много, то применение этой нотации затруднительно.Нотация ARIS обеспечивает намного больше возможностей по работе с отдельными объектами модели, однако из-за излишнего числа настроек создание модели обязано регламентироваться сложной, многоаспектной документацией. Для того, чтобы процесс был описан верно, требуется вначале условится о том, как будут отражаться в модели документы, регламентирующие выполнение процедур процесса. Нотация IDEF же проста в использовании, но имеет строгую регламентацию при создании диаграмм.Можно сделать вывод, что нотацию IDEF разумно использовать для сравнительно небольших по размеру и длительности проектов. А для крупных и длительных проектов целесообразно использовать модель ARIS. ВыводВ результате анализа методологий выявлены следующие плюсы и минусы. Преимуществом модели IDEF0 является то, что она показывает взаимодействие процессов в общем виде, без лишних подробностей.Недостатком модели IDEF0 считается ограничение количества объектов на диаграмме, а также требуется определенная подготовка для разработки и чтения нотации.Преимуществом модели ARIS является то, что она позволяет рассмотреть объект с различных точек зрения, позволяет многократно применять результаты моделирования, имеет большое многообразие методов.Минусы нотации ARIS:Чрезмерная формализация для некоторых процессов и высокая стоимость продукта. Исходя из простоты использования модели IDEF0, было использовать именно ее для разработки модели бизнес-процессов компании «Альфа».ГЛАВА 2 .ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯОписание предприятия.2.1.1. О предприятииООО «Альфа» является динамично развивающейся компанией. Свою деятельность компания начала в 2006 году. ООО «Альфа» поставляет радиоэлектронные компоненты российским предприятиям. На данный момент на российском рынке радиоэлектронных компонентов функционирует большое количество фирм, успевших завоевать симпатии и интерес потребителей. Ни для кого не секрет, что список предлагаемых ими услуг примерно одинаков. Преимущества компании:Низкие ценыИндивидуальный подход к каждому клиентуКачественная работаКомплексность услугОпытГибкая финансовая политика Квалифицированная поддержка клиентовСреди предприятий ООО «Альфа» всегда было большое количество средних и мелких производителей, крупные организации, заводы, фабрики, предприятия входящие в систему РАО ЕС России, МПС России, а также предприятия стран СНГ.Компания поставляет продукцию практически всех заводов-производителей радиоэлектроники и электротехнического оборудования СНГ, которое находит применение на предприятиях различных отраслей промышленности независимо от их специализации и направлений. На предприятии существует отлаженная система поставок импортных компонентов различных производителей. Низкие цены компании обусловлены тем, что ООО «Альфа» получает товар напрямую от производителей.На складе всегда имеется некоторое количество определенной номенклатуры, так как компания осуществляет свою деятельность по плану и старается обеспечить бесперебойную поставку клиентам заказанного товара. ООО «Альфа» имеет фиалы во Владивостоке и в Ростове-на-Дону.В компании используется система контроля качества поступающей на склад продукции, позволяет исключить из продажи некачественные комплектующие. 2.1.2. Организационная структура предприятияВо главе ООО «Альфа» стоит генеральный директор, который в подчинении имеет следующие подразделения:отдел закупок;отдел продаж;отдел логистики;отдел АСУП;бухгалтерия;склад.Отделы закупок, продаж, логистики возглавляет коммерческий директор, бухгалтерия- в подчинении главного бухгалтера, склад находится в подчинении заведующего складом.В отделе закупок работают менеджер по закупкам, который занимается поиском новых поставщиков и укреплением связей со старыми. Также в этом отделе работает специалист, который отвечают за своевременное подписание или продление договоров, проверяет новых поставщиков, найденных менеджерами по продажам, также в его обязанности входит оформление счетов-фактур, накладных.В отделе продаж работает менеджер по продажам и один менеджер по работе с постоянными клиентами, которые занимаются поиском новых клиентов и укреплением связей со старыми, а также принимают заказы на товар. Также в этом отделе работает специалист, обязанности которого практически совпадают с обязанностями специалиста отдела закупок, но направлены на клиентов компании.На складе работает кладовщик. Кладовщик получает накладную на перемещение, ищет товар на складе и складывает в месте промежуточного хранения. Он печатает два документа: накладную на перемещение и стикер. Как только кладовщик находит товар, он лепит на него стикер. В стикере указано к какому заказу относится товар, что за товар, куда его повезут., а также проведение инвентаризации.В отделе логистики работает логист. Логист открывает командировку, звонит водителю и договаривается с ним, формирует сопроводительный лист, акт выполненных работ.В отделе АСУП работают специалисты, которые осуществляют отслеживание поступления и выполнения заказов, поступление ресурсов, контроль за финансами, персоналом, оборудованием.В бухгалтерии работают два бухгалтера, в их обязанности входят:составление бюджета, его сведение, утверждение и контроль исполнения; своевременное предоставление корректной бухгалтерской и налоговой отчетности; формирование внутренних правил учета и контроль за их соблюдением;формирование заявки на оплату;формирование счета на оплату.Существуют следующие виды организационных структур:Функциональная организационная структураЛинейная организационная структураЛинейно-функциональная организационная структураДивизиональная организационная структураМатричная организационная структураЛинейная структура имеет преимущество: у каждого подчиненного свой руководитель. И следующие недостатки: необходима широкая компетенция руководителя, наличие информационных барьеров.Среди преимуществ функциональной структуры выделяют: специализации управленческого труда, гибкость организации. Существуют также и недостатки: неясность подчинения, большие затраты времени на принятие решения.Сочетания ясности подчинения и преимущество специализаций, обладание потенциальными возможностями для снижения управленческих издержек за счет оптимизации численности управленцев, все это является достоинствами линейно-функциональной структуры. Существуют и минусы: сложно выделить стратегический уровень , может стать бюрократической, недостаточно гибкие, часто возникают конфликты между функциональными подразделениями и линейными структурами.Дивизиональные структуры делятся на следующие виды: продуктовая, географическая, клиентно-ориентированная. Преимущества: легко выделить стратегический уровень, стратегическая гибкость, четкая ориентация подразделения на конечный результат, возможность использования различных организационных структур на уровне отделений. Недостатки: неизбежность дублирования функций, конфликты между отделами за ресурсы, возможность перехода в бюрократическую структуру.Среди преимуществ матричные структур выделяют: высокую гибкость, высокую компетенцию специалистов. Недостатки: двойственность подчинения, нежизнеспособны в условиях кризиса, конфликты между функциональными и проектными руководителями, возможность перехода в бюрократическую структуру.Организационная ООО «Альфа» является линейной. Линейная организационная структура управления характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, имеющий все полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему сотрудниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.При линейном управлении каждое звено и каждый сотрудник имеют одного руководителя, через которого по одному единовременному каналу проходят все команды управления. Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке "сверху вниз", а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия руководителей данного конкретного предприятия. В этом случае действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.Организационная структура ООО «Альфа» представлена на рисунке 6.Рисунок 6 – Организационная структура ООО «Альфа»2.2. Схема документооборотаДелопроизводство образует полноценный цикл обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки.Документы фиксируют производственные отношения, как внутри организации, так и с другими предприятиями и часто служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, которые рассматриваются гражданскими, арбитражными и третейскими судами.В 1920-х годах в советском документоведении появилось понятие «документооборот».Под документооборотом понимают процесс создания первичных учетных документов или получение их от других компаний, их принятие к учету, обработка, передача в архив.Предприятия разрабатывают индивидуальную схему взаимодействия всех подразделений компании от момента создания или получения документа до момента передачи его в архив. Эта схема называется графиком документооборота. График документооборота может составляться для предприятия в целом, а также может быть составлен для какого-либо подразделения.Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот на предприятии. Порядок движения документов в организации фиксируется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов при помощи средств вычислительной техники.Организация документооборота в условиях использования средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.На предприятии различают следующие потоки документации:входящие документы, которые поступают из других учреждений;исходящие документы, отправляемые в другие учреждения;внутренние документы, которые создаются в организации и используются работниками предприятия в управленческом процессе.Все документы, которые поступают в организацию проходят этапы:первичная обработка;предварительное рассмотрение;регистрация;рассмотрение руководством;передача на исполнение.Перейдем к рассмотрению количественных характеристик документооборота:параметры объема документооборота;время движения документов.Количество документов, которое поступает на предприятие и созданные им за определенный промежуток времени называется объемом документооборота.Входящие, исходящие и внутренние документы и их копии учитываются при определении документооборота.Регулярный учет объема документооборота производят в целях анализа и упорядочения работы с документами в организации, изучения загруженности ее отдельных структурных подразделений и должностных лиц. Документооборот бумажных и электронных документов на предприятии должен быть организован по единым принципам и желательно с последующим объединением всех источников документной информации в общий информационный массив.Отметим, что совершенно на любом предприятии существует документооборот, так как постоянно осуществляется хозяйственная деятельность, а документы несут информацию об этом для отображения в учетной системе. Каждая компания стремится управлять своим документооборотом. Заметим, что не каждый обращает внимание на то, что документы возникают и двигаются вследствие действий сотрудников организации, которые происходят в порядке, заданном бизнес-процессами. Документы являются информационным потоком бизнес-процессов, следовательно управление ими – это управление процессами организации.В наше время существуют системы для создания модели деятельности организации. Эти системы позволяют решать такие задачи как: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Существуют системы, которые позволяют одновременно описывать бизнес-процессы и документооборот. Примером такой системы является Business Studio. В случаях, когда в рамках процесса происходит работа с документом, документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме. Пример представлен в приложении на рисунке А.3.Также важно заметить, что для каждой функции может указываться два компонента:нормативное время выполнения;периодичность.Следовательно, происходит формирование необходимой информации для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Отметим, что формы отчета по документообороту может быть различной.Перейдем к рассмотрению документооборота бизнес-процессов верхнего уровня ООО «Альфа». Представим его в виде таблицы.Документооборот представлен в приложении таблица А.42.3. Бизнес-процессы ООО «Альфа»2.3.1. Модель «AS IS»Достаточно часто руководители верхнего уровня ООО "Альфа" ставят задачу разобраться с текущей ситуацией и выяснить целесообразность существующей на предприятии организационной структуры, четко определить функции подразделений, понять, кто за них отвечает, с какой эффективность выполняется работа и т.п. Такая постановка задачи означает, что необходимо подвергнуть анализу деятельность всего предприятия, в первую очередь руководителей крупных структурных подразделений. Модель в IDEF0 может помочь в этом случае четко расписать выполняемые функции, структурировать их по подразделениям. Построенную модель можно подвергнуть анализу и предложить изменения, как в части структуры подразделений, так и по составу выполняемых ими функций. Модель может быть использована для обсуждения с собственниками и последующего принятия решений по реорганизации компании. Обратим внимание, что при постановке указанной выше задачи никоим образом не говорится о процессном подходе или других технологиях управления. Задача сугубо конкретная. Способы ее решения должны быть максимально просты, и в то же время эффективны. При таком подходе можно строить модель в IDEF0, опираясь на схему организационной структуры предприятия.На основе исследованной предметной области предприятия можно приступать к построению модели бизнес процессов предприятия. На рисунке представлена контекстная диаграмма описывающая деятельность предприятия.Рисунок 8 - Контекстная диаграммаДля анализа деятельности предприятия и принятия решения этой диаграммы не достаточно, поэтому для построения более подробной модели контекстная диаграмма была декомпозирована (рис.9). Эта диаграмма декомпозиции иллюстрирует процессы верхнего уровня. Однако для удобства представления и интерпретации модели процессы основной деятельности были объединены в один блок «Осуществление основной деятельности».Рисунок 9- Декомпозиция контекстной диаграммыРисунок 10 - Декомпозиция блока «Осуществление основной деятельности».На рисунке изображена декомпозиция блока «Осуществление основной деятельности», на ней изображены процессы основной деятельности предприятия которые формально относятся к процессам верхнего уровня.2.3.2. Список бизнес-процессов верхнего уровняРассмотрим понятие бизнес-процесса и его виды.Под бизнес-процессом понимают совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. В качестве графического описания деятельности применяются блок-схемы бизнес-процессов.Бизнес-процессы подразделяют на следующие виды:Управляющие — бизнес-процессы, управляющие функционированием системы. В качестве примера таких процессов можно привести корпоративное управление и стратегический менеджмент.Основные — бизнес-процессы, которые составляют основной бизнес компании и создают основной поток доходов. Снабжение, производство, маркетинг и продажи являются примерами основных бизнес-процессов.Обеспечивающие — бизнес-процессы, обслуживающие основной бизнес. Примерами этого вида процессов являются бухгалтерский учет и техническая поддержка.Владельцем бизнес-процесса является должностное лицо или коллегиальный орган управления, который имеет в своем распоряжении ресурсы, необходимые для выполнения процесса, и несущий ответственность за результат процесса.