Организация экспертизы ценности документов на примере «Министерство культуры Республики Хакасия»

Организация экспертизы ценности документов на примере «Министерство культуры Республики Хакасия» ...

Введение
1 История развития и понятие экспертизы ценности документов в документоведении и архивоведении
1.1 Понятие «экспертизы ценности документов». Нормативно-методическая регламентация
1.2 Критерии, цели, задачи, принципы экспертизы ценности документов
2 Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов на примере «Министерство культуры Республики Хакасия»
2.1 Краткая характеристика учреждения «Министерство культуры Республики Хакасия» и службы ДОУ
2.2 Проведение и оформление результатов экспертизы ценности документов
2.3 Функции и состав экспертных комиссий
2.4 Развитие ведомственных перечней
2.5 Предложения по совершенствованию экспертизы ценности документов
Заключение
Список литературы
Список сокращений
Глоссарий
Приложения

Выбор темы актуален тем, что экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций ДОУ и архивного дела, так как итогом экспертизы является полноценное комплектование архива организации и государственного архива и, в конечном счете, определение состава Архивного фонда Российской Федерации в целом.
От результатов экспертизы ценности документов зависит качественный, оптимальный состав архивов и Архивного фонда Российской Федерации страны (далее АФ РФ).
Целью курсовой работы является исследование организации экспертизы ценности документов, а также их применение в настоящее время в документоведении и архивоведении на примере«Министерство культуры Республики Хакасия». Исходя из поставленной цели, предстоит решить следующие задачи курсовой работы:
 изучить литературу по исследуемой теме;
 раскрыть понятие «экспертизы ценности документов»;
 рассмотреть группы критериев, цели и задачи по экспертизе ценности документов;
 представить краткую характеристику «Министерства культуры Республики Хакасия» и службы ДОУ;
 рассмотреть проведение экспертизы ценности документов в данной организации;
 рассмотреть функции и состав экспертных комиссий;
 рассмотреть развитие ведомственных перечней;
 дать предложения по совершенствованию экспертизы ценности документов.
Объектом курсовой работы являются документы АФ РФ, а предметом
- организацияэкспертизы ценности документов на примере «Министерства культуры Республики Хакасия».
Методы, используемые в работе: анализ теоретических источников, чтение книг, беседы и др.
В работе использовалось значительное количество литературы, однако, работа таких авторов, какН. А. Зверева, Т. А. Быкова, Т. В. Кузнецова, В. А. Кудряев, В.И. Андреева. Источниковую базу исследования составили законодательные акты и нормативно-методические документы по вопросам делопроизводства и архивного дела. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирует правоотношения в сфере организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления, архивным делом в РФ в интересах граждан, государства и общества, под документом Архивного фонда РФ понимается архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. и т.д

Порядок проведения экспертизы ценности документов.Экспертизу ценности документов осуществляют каждый год работники службы документационного обеспечения управления вместе с ЦЭК (ЭК) предприятия под руководством архива. При экспертизы ценности документов в структурном подразделении происходит:отбор дел временного и постоянного хранения для того, что бы передать их в архив; отбор дел с временным сроком хранения, которые подлежат хранению в структурном подразделении;выделение к уничтожению дела за прошлые года, срок хранения, которого истек. Вместе с этим идёт проверка качества и полноты номенклатуры дел предприятия, верность поставленного срока хранения дел. Определение срока хранения документов начинается с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, которое закончено делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого - 5 лет, нужно уничтожить в 2011 году. Имеется ситуация, когда состоит из многих томов, содержащих документы за данный период.Вычисление срока хранения этого дела (а не части или тома) так же, как и исчисление, приведенное выше, т.е. запрещается уничтожить документ, сформированный в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которого 5 лет, 1 августа 2005 года, он может быть уничтожен только 1 января 2009 года. Срок хранения документа на нетрадиционном носителе соответствует сроку хранения аналогичного вида документов на традиционном носителе.Отбор документов на хранение и уничтожение нужно выполнять через полистный просмотр дел. Нельзя проводить экспертизу ценности документа только по заголовку дел в номенклатурах, описи структурного подразделения предприятия или на обложке дел без просмотра самого документа. В деле, которое предназначено для длительного и постоянного хранения, нужно изъять дублетный экземпляр документа, черновик, неоформленную копию документа. При отборе дел на хранение уточняют характер повторения и поглощения данной информации в другом документе, при этом учитывают вид, форму и полноту повторений и поглощений. Хранению подлежит только подлинник документа.Особенно это касается подтверждения по архивному документу сведения социально-правовых и имущественных отношений. Дело с отметкой «ЭПК» подвергается полистному просмотру для того, что бы определить и выделить из его состава документы, подлежащие постоянному хранению. Дело с отметкой «ЭПК», содержащее документ постоянного хранения, подлежит переформированию. Выделенный из их состава документ постоянного хранения присоединяется к однородному делу или оформляется в самостоятельную опись. Срок хранения дел, которое содержит оставшиеся документы временного хранения, определяется по списку документов с указанием срока их хранения или по номенклатуре дел предприятия. После того, как проходит экспертизf ценности документов, начинается прошивка снова сформированных дел.Архив проводит экспертизу ценности документа при отборе его на постоянное хранение под руководством соответствующих государственных или муниципальных архивов. Подготовление электронного документа к передаче в архив предприятия состоит из этапов:Первый этап: производится исследование физического состояния машинного носителя, предназначенного для передачи в архив;Второй этап: производится запись электронного документа на машинный носитель;Третий этап: производится обследование качества записи;Четвертый этап: производится описание электронного документа;Пятый этап: производится проставление архивного шифра на единицу хранения (футляр) по архивной описи электронного документа постоянного хранения и по личному составу;Шестой этап: производится подготовка комплекта сопроводительной документации.Сопроводительной документации электронного документа нужно быть достаточно для обеспечения его сохранности и применения. В ней отражена информация:наименование документа;дата его образования;аннотация;электронный формат;логическая и физическая структура ;объемность документа.Таким образом, каждый год в делопроизводстве предприятия происходит отбор документов на временное и постоянное хранение, и для уничтожения. Этот отбор осуществляется персоналом структурного подразделения при участии сотрудника ведомственных архивов. Он предполагает анализ фактического содержания документов, которые находятся в деле, не опираясь только на заголовок дела, а путем полистного просмотра документа исследуется его практическая и научная значимость и соответствующий срок хранения.Оформление результата экспертизы ценности документов:По результату экспертизы ценности документов в предприятии составляется опись дел временного, постоянного хранения и по личному составу, а также акт о уничтожении дела, не подлежащего хранению.Опись дел является архивным справочником, который представляет собой систематизированный список заголовков дел и необходимый для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.Опись дел - это первичный учетный документ для учета дел временного, постоянного хранения и по личному составу. Опись составляется в 4-х экземплярах. Учетный номер присваивают описи по листу фонда в валовом порядке. Если документ фонда уже поступил на хранение в государственные архивы, то номер описи согласовывается с тем архивом. Число единиц хранения в одной описи, как правило, не превышает четырехзначную цифру. Последующая единица хранения фонда учитывается в новой описи, которая по листу фонда идет с новым, следующим учетным номером. При выбытии дела по какой-либо законченной описи ее номер другой описи не присваивается. В графе «Примечание» у каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставят штамп «Выбыло». Поединичный учет происходит через закрепления за каждым делом самостоятельного номера. В описи по личному составу дела расположены в порядке: книга учета сотрудников, приказ по личному составу, личное дело и личная карточка, лицевой счет по зарплате, не востребованная трудовая книжка (Приложение 2). В опись дел постоянного хранения заносят в последующей последовательности: уставы, протокол общего собрания, приказ по основной деятельности, отчет, контракт, годовой план (Приложение 3). В архиве предприятия в зависимости от объема и состава электронного документа, отнесенного к составу Архивного фонда РФ, составляют опись электронного документа постоянного хранения, опись дела по личному составу. Управленческие, научно-технические документы, отдельный комплекс электронного документа включают в самостоятельную опись. ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает опись дел по личному составу (в том числе опись дел электронного документа). Опись дел временного, постоянного хранения, по личному составу и акт рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) предприятия в одно время. Одобренный ЦЭК (ЭК) акт и опись утверждается руководителями предприятия только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дела постоянного хранения; после этого предприятие имеет право уничтожить дело, включенное в данный акт. Дело включается в акт, если предусмотренный для него срок хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченное дело с 3-х летним сроком хранения в 2005 году может быть включено в акт, который будет составлен не раньше 1 января 2009 года. Акт о выделении к уничтожению дела, не подлежащего хранению, составляют на дела каждого из предприятия. Если в акте указано дело нескольких подразделений, то наименование каждого из подразделений ставится перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовок однородного дела, отобранного к уничтожению, вносится в акт под общим заголовком с установкой числа дел, которые относятся к этой группе. Акт о выделении к уничтожению дел, которые не подлежат хранению, рассматривают на заседании ЭК предприятия вместе с описью дел временного, постоянного срока хранения и логического состава. Одобренный ЭК акт и опись утверждается руководителями предприятия только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дела постоянного хранения. С этого времени предприятие имеет право уничтожить дело, включенное в этот акт (Приложение 4). Архивное учреждение проверяет правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, которые отобраны на временное хранение или к уничтожению. Дела, которые подлежат уничтожению, передают на переработку (утилизацию). Передачу дел оформляют приемосдаточной накладной. В ней указана дата передачи, число сдаваемых дел и масса бумажной макулатуры. Вывоз и погрузка на утилизацию происходит под контролем сотрудника, который несет ответственность за обеспечение сохранности документа архива.Таким образом, оформление результата экспертизы ценности документов - это неотъемлемая часть проведения экспертизы ценности документа. По итогу создается опись дел временного, постоянного хранения и по личному составу, а также акт о выделении к уничтожению дел, подписываемый председателем и членом ЭК, утверждаемый руководителем предприятия.2.3 Функции и состав экспертных комиссийЭкспертная служба является системой экспертной комиссии (ЭК) и экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), на которую возлагают работы по экспертизам проверки ценности документа. ЭК и ЭПК — являются постоянно действующими совещательными органами. Решения ЭК может утверждать только руководитель организации. Но кроме этого необходимо утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получает организационно-методическое указание. Из следует, что нужен стабильный контакт между ними.ЭК организовывают в каждом учреждении, организации, на предприятии страны, в структурном подразделении крупной организации, учреждения, а также в областном архиве и его филиале.В министерстве и центральном учреждении ведомств РФ создается центральная экспертная комиссия (ЦЭК).Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) функционирует при архивном управлении — отделе автономной республики, края, области, а также в федеральном государственном архиве, комплектующегося современными документами. При другом государственном архиве и документации действует экспертно-методическая комиссия (ЭМК).При Росархиве осуществляется свою деятельность Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК). Система экспертной службы включает в совой состав:1) архивное учреждение (ЦЭПК — ЭПК — ЭМК); 2) прочее учреждение и организацию (ЦЭК — ЭК).В 1977 г. Главархив СССР разрабатывает и опубликует типовое положение о постоянно работающей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) и о постоянно работающей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, это положение действует и на сегодняшний день. В нем указано: правовое положение и функция комиссии, порядок её работы и связи с ЦЭПК — ЭПК.Главное предназначение этой комиссии: - выполнение методической и практической работы по экспертизе ценности документа;- исполнение координации и руководства ЭК структурного подразделения и подведомственной организации.ЦЭК назначают приказом по ведомству из списка квалифицированных специалистов основного структурного подразделения и возглавляет один из руководящих работников. В составе ЦЭК находятся: - заведующие центральными архивами министерства;- представители центральных государственных архивов.ЭК назначают приказом руководителя организации, учреждения, предприятия, но возглавляют руководители структурных подразделений. В составе комиссии находятся квалифицированные работники основного профиля деятельности учреждения (не меньше 4 человек). Часто в состав ЭК также входят экономисты или работники бухгалтерии, так как учетно-финансовая документация - это значительная часть в общей массе дел. По положению в составе ЭК:- работники делопроизводственных служб;- заведующие архивом учреждения.Непременное пребывание в составе ЭК этих лиц поясняется тем, что они в силу своих служебных обязанностей знают всю документацию в совокупности. Кроме этого, прямая работа по собиранию номенклатуры, отбору дел на государственное хранение, проводят под их вниманием. В составе ЭК ведущей организации ведомства имеется представитель архивного учреждения- это является одной из форм контроля и методической помощи. Для консультаций можно привлекать и специалистов из другой организации.Любое учреждение имеет индивидуальное положение про экспертную комиссию.Большое количество функций ЦЭК и ЭК, которые связаны с практической работой, одинаковы:1. ЭК и ЦЭК рассматривает, а также одобряет проект номенклатур дел структурного подразделения и сводной по учреждению.2. ЭК и ЦЭК рассматривает графики передачи документа из структурного подразделения в архив учреждения и график передачи документа в государственные архивы.3. ЭК каждый год месте с работниками делопроизводства структурного подразделения и архивом выполняют работы по отборы документов постоянного и длительного срока хранения для того, что бы передать в архив учреждения. Это является важным этапом в работе по экспертизе ценности, так как при этом осуществляется отбор дела для того, что бы в дальнейшем передать на государственное хранение.Члены ЭК контролируют в структурном подразделении верность выполнения работы по экспертизе ценности, просматривая:- опись дела временного и постоянного хранения, - акт о выделении дела для истребления, - само дело, подобранного по категории. При осмотре дел понятно, правильно ли они сформированы.Особенное внимание нужно обратить на дело с отметкой ЭПК, так как надо установить по каждому из дел:- является ли оно политической, научной, народнохозяйственной или культурной ценностью,- нужно ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное значение и для него хватает срока, стоящего перед отметкой ЭПК.ЦЭК выполняет контроль за отбором дел в структурном подразделении и подведомственной организации.4. ЭК анализирует опись, составленную в учреждениях: - годовой раздел описи дел постоянного хранения, подлежащий передаче в государственный архив,-опись дел по личному составу постоянного хранения, дел временного хранения (свыше 10 лет), дел по личному составу долговременного хранения.После того, как одобрили опись дел постоянного хранения ЭК вынесет решение о представлении их для утверждения ЭПК архивного учреждения. В числе учреждений работу по сбору дел для того, что бы передать в госархив осуществляет сотрудник хозрасчетной группы госархива. Порядок утверждения каждого из составленных им документов аналогичен. ЦЭК ведет такую же работу в центральном аппарате.ЭК и ЦЭК утверждает опись дел долговременного хранения по учреждениям и подведомственной организации, не сдающей документы в госархив.5. ЭК и ЦЭК рассматривает и одобряет акт о уничтожении документа и дела с истекшим сроком хранения, находящегося в архиве учреждения и в структурном подразделении. Так же, с отметкой ЭПК, разбирают акты подчиненной организации и предприятия, не состоящего на учете в архивном учреждении.6. ЭК и ЦЭК разбирают акты о повреждении документа постоянного хранения и акты утери дела, подлежащего передаче на государственное хранение.7. ЭК и ЦЭК разбирают вопрос приема на ведомственное хранение документа личного характера.8. ЭК и ЦЭК ведёт изучение ценности различной группы документа. Ведет рассмотрение предложения изменения срока хранения отдельной категории документов и устанавливают сроки хранения документов, которые не предусмотрены настоящим перечнем, типовой и примерной номенклатурой. После этого принимают решения о представлении предложений на утверждение ЭПК данного архивного учреждения.9. В ЭК и ЦЭК подлежат анализу перечень и опись особо ценного дела и представляются предложения ЭПК.10. ЭК и ЦЭК рассматривает предложение о замене подлинника отдельной категории документов микрофильмом и представляет предложение ЭПК.11. ЭК и ЦЭК осуществляет методическое руководство деятельности ЭК структурного подразделения и подведомственной организации, контролирует её работу, консультируют члена их ЦЭК вместе с центральным архивом министерства и делопроизводственной службой, участвует в проведении занятия по увеличению квалификации работника делопроизводства и архива, члена ЭК структурного подразделения и подведомственной организации.12. ЭК и ЦЭК оказывает практическую и методическую помощь подведомственной организации, не состоящей на учете в архивном учреждении, по вопросу работы с документами.Деятельность ЭК и ЦЭК оформляется протоколом (решением), утверждаемым руководителями учреждений. Решение ЦЭК (ЭК) утверждается или согласовывается с ЭПК учреждения государственной архивной службы. К ним относят:решение об одобрении описи на дело постоянного хранения и по личному составу; акт о выделении к уничтожению дела с отметкой ЭПК, акт о неисправимом повреждении и об утере дела постоянного хранения,методическое пособие по экспертизе ценности и обработке дела; сводную номенклатуру дела учреждения; проект типовой и примерной номенклатуры для структурного подразделения и подведомственного учреждения; предложение об изменении срока хранения отдельного вида документов, которые установлены типовым и ведомственным перечнем документов, которые утверждены раньше примерными и типовыми номенклатурами дела;предложение об установлении срока хранения документов, не предусмотренного действующим перечнем, примерными и типовыми номенклатурами дел; перечень и опись особо ценного документа и дела; предложение о замене подлинника документа микрофильмом.Экземпляр текста решения должен подписать руководитель предприятия и направить в ЭПК архивного учреждения. ЦЭК как орган центрального учреждения отрасли содержит в себе специфическую функцию:Методическая работа.Она ведет осмотр и представляет на утверждение архивного учреждения: -проект ведомственного перечня со сроком хранения и перечнем документов, которые подлежат передаче в госархив; -перечень документов, подлинники которых могут быть заменены микрофотокопией, имеющей юридическую силу подлинника; -классификаторы, примерные и типовые номенклатуры, -инструкцию по делопроизводству-другого нормативно-методического пособия.2. ЦЭК рассматривает проект документов: - рекомендация по организационному и методическому вопросу экспертизы ценности документа; - список учреждений, и предприятий отрасли, документы которых подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение; - типовые положения об ЭК структурного подразделения и подведомственной организации и другого нормативно-методического пособия. Проекты этих документов после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.3. ЦЭК по согласованию с архивным учреждением выносит решение о предоставлении ЭК структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения.Таким образом, ЦЭК ведомства непосредственно выполняет и функции, присущие ЭК учреждений, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства.Экспертно-методические комиссии государственных архивов с постоянным составом документов ведут работу по нескольким направлениям.1. Экспертиза ценности документов внутри архива: рассмотрение описей после переработки и актов о выделении к уничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др..2. Рассмотрение разработанных в архиве методических пособий, а также и по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного срока хранения, перечни особо ценных дел и документов, рабочие инструкции и др.).3.