Электронный документооборот в системе муниципального управления: цели, задачи и критерии качества на примере Казенного учреждения города Омска «Управл

Дипломная работа,написана мной как автором в 2015 году,в итоге сдана,допущена к защите и защищена на отлично.Написана по живой государственной структуре. Прекрасно подойдет как основа для будущего диплома. ...

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. Нормативно-правовое регулирование электронного документооборота 7
1.1. Нормативно-правовые акты электронного документооборота 7
1.2. Регулирование процессом электронного документооборота 16
1.3. Цели, задачи и критерии качества СЭД 21
ГЛАВА 2. Реализация электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 27
2.1. Деятельность Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 27
2.2. Электронный документооборот в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 33
2.3. Недостатки электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» 39
ГЛАВА 3. Разработка рекомендаций по совершенствованию электронного документооборота 43
3.1. Разработка рекомендаций по совершенствованию электронного документооборота на примере кадрового делопроизводства 46
3.2. Требования к электронной системе 50
3.3. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий 62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 65
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 70
ПРИЛОЖЕНИЯ 74

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.
Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т. е. наличию различных функций.
В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использованию современных средств организационной и вычислительной техники, издано значительное число пособий, освещающих организацию делопроизводства не только в государственных, но и в коммерческих организациях. Эффективное управление невозможно без деятельности по документационному обеспечению управления администрация районов.
Управление представляет собой определенное взаимодействие, которое осуществляется между элементами системы – объектом и субъектом.
Данный процесс осуществляется с помощью документооборота.
Существуют два пути для автоматизации документооборота – для крупных по численности организаций и для небольших организаций. Отличаются они, как правило, степенью автоматизации.
Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это, прежде всего, введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций.
Неэффективный бумажный документооборот стал сегодня проблемой и для органов государственного управления, и для коммерческих организаций (особенно в финансовом секторе).
Основные мотивы, которыми руководствуются компании, инициируя внедрение систем электронного документооборота (СЭД), — это повышение эффективности работы (39,34%); необходимость соответствия законодательным требованиям (18,01%) и оптимизация бизнес-процессов (14,69%). Задачи по улучшению обслуживания заказчиков путем повышения скорости реакции на запросы стояли на первом месте лишь у 7–8% компаний. А снижение затрат и рисков — у 5,92 и 2,37% соответственно.
Эксперты отмечают, что количество внедрений СЭД российскими организациями за прошедший год снизилось. Но именно эти технологии все более востребованы сегодня — особенно в госсекторе, науке и образовании, финансовом секторе, что эксперты связывают с господдержкой и с осуществлением программ по оптимизации издержек в условиях кризиса. Основными же факторами, делающими проект внедрения СЭД привлекательным, являются небольшие сроки внедрения и быстрый ощутимый эффект.
Современный руководитель уровня заместителя генерального директора может терять до 50% своего времени в день только в результате неэффективной организации документооборота и многочасового подписания документов. В целом, можно выделить три наиболее острых и часто встречающихся проблемы неэффективного документооборота, это: потеря финансовых и юридических документов; затягивание и срыв сроков согласования; высокий уровень временных затрат высшего руководства на подписание бумаг. Такие проблемы могут иметь негативное влияние на оперативное ведение дел, отношения с клиентами, поставщиками и финансовый результат предприятия в целом.
В качестве иллюстрации одной из проблем неэффективного документооборота можно привести организацию, в которой финансовый директор тратит более 315 минут в неделю, то есть 5 часов 25 минут, на подписание различного рода документов. При этом проведенный анализ показал, что на 50% эти полномочия могут быть делегированы. Большинство проблем документооборота можно решить не только с помощью внедрения сложных ИТ-систем, но и с помощью организационных и операционных улучшений.
Электронный документооборот является наилучшим решением большинства проблем, связанных с учетом, перемещением, контролем и временем, затрачиваемым на подписание документов, однако является наиболее затратным с точки зрения времени и финансовых ресурсов предприятия.
Это определяет актуальность изучаемой проблемы.
Объектом дипломной работы является казенное учреждение города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий». Предметом – электронный документооборот в организации.
Целью дипломной работы является изучение теоретических основ и практики электронного обмена документами в системе государственного (муниципального) управления, а также разработка рекомендаций по совершенствованию электронного документооборота.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:
­ изучить нормативно-правовые акты электронного документооборота;
­ изучить регулирование процессом электронного документооборота;
­ рассмотреть Цели, задачи и критерии качества СЭД;
­ провести системный анализ деятельности Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»;
­ провести оценку организации электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»;
­ выделить недостатки электронного документооборота в Казенном учреждении города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»;
­ разработать рекомендации по совершенствованию электронного документооборота;
­ определить требования к электронной системе;
­ провести оценку эффективности предлагаемых мероприятий.
Источниками информации при написании работы послужили нормативные и правовые акты Российской Федерации, учебники и учебные пособия, статьи в научных периодических изданиях.
Методологической базой дипломной работы являются:
1) общелогические методы и приёмы (сравнение, синтез, анализ, дедукция, индукция, абстрагирование и конретизация);
2) общенаучные методы (сравнительный, типологический и генетический).