управленческий аудит

управленческий аудит(теория) на примере компании(подробно описан как его применяют) ...

Введение
1. Понятие управленческого аудита
2. Методы проведения управленческого аудита
3. Управленческий аудит на примере организации
3.1 Общая характеристика предприятия
3.2 Описание проблемной ситуации
3.3 Цели и задачи аудита
3.4 Описание объекта и предмета аудита
3.5 Этапы аудита
3.6 График проведения аудита
3.7 Аудиторская команда
3.8 Способы сбора информации
3.9 Методы анализа информации
3.10 Анализ
3.11 Рекомендации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Литература

Управленческий аудит представляет совокупность принципов и методов осуществления контроля состояния системы менеджмента для выявления и устранения противоречий, несоответствий, дублирования информации и упразднения устаревших элементов. Его цель — поддержание системы в рабочем состоянии. Методология управленческого аудита вытекает из системологии менеджмента. При этом использование аутсорсинга является одним из лучших вариантов реализации деятельности по проведению внутреннего анализа организации в связи с соблюдением требований экономичности и беспристрастности.

Это потребует дополнительных трудозатрат, которые можно получить двумя способами: расширением штата сотрудников или снижением текучести персонала. Собственнику целесообразно, прежде чем приступить к реализации планов, провести аудит увольнений для выяснения причин и уровня текучести.Изучение аудитором общей информации по предприятию происходило по схеме, размещенной в таблице 1.Табл.1Общая информация об организации.№Содержание информацииИсточник информацииМетод сбора информацииОтветственный за сбор информацииВид документа1Организационная структура организацииОтдел кадровЗапрос Директор по развитиюНа бумажном и электронном носителе2Штатное расписание Отдел кадровЗапрос Менеджер по персоналуНа бумажном и электронном носителе3Правила внутреннего трудового распорядка Отдел кадровИзучение, копированиеСотрудник организации, член аудиторской командыКопии в электронном или бумажном виде4Данные по производительности трудаНачальники отделовЗапросСотрудник организации, член аудиторской командыВ электронном виде5Данные по качеству работы сотрудников (брак)Начальники отделовЗапросСотрудник организации, член аудиторской командыВ электронном виде6Данные финансовой результативности предприятияОтдел финансовЗапросСотрудник организации, член аудиторской командыВ электронном виде Описание проблемной ситуации.Организационная диагностика – это система методов и приемов изучения организаций. Она дает представление о сильных и слабых сторонах организации, ее ресурсах, потенциальных возможностях, показывает, какие элементы системы управления игнорируются, упускаются или недооцениваются руководителями. Любая организационная проблема может быть определена с помощью пяти основныххарактеристик:- сущность и содержание;- организационное и физическое местонахождение;- владение проблемой;- абсолютная и - относительная величина;Постановка диагноза заключается в поиске ответов на вопросы в пяти перечисленных выше областях. К перечисленным пяти характеристикам целесообразно добавить оценку временной перспективы. Сущность и содержание:Сущность организационной проблемы, которая стоит перед ООО «Отличный сервис» состоит в том, что компания в ближайшее время ввиду планируемых организационных изменений может ощутить нехватку кадров. Содержание организационной проблемы на момент проведения аудита сводится к следующему: в компании ООО «Отличный сервис» есть определенный сложившийся уровень текучести персонала, который может вырасти в связи с переходом к круглосуточной работе.Организационное и физическое местонахождение:Организационное местонахождение: проблема затрагивает следующие отделы, которые планируется перевести на круглосуточный режим работы: Ателье пошива одежды, металлоремонт, пошив штор, ремонт бытовых приборов, ремонт обуви. Проблема затрагивает всех рабочих предприятия и часть руководителей (руководителей перечисленных отделов).Физическое местонахождение: проблема сосредоточена в цехе, где выполняется непосредственная работа по оказанию услуг и не затрагивает офис компании (администрацию). Владение проблемой: Более всего затронуты проблемой, очевидно, сотрудники, проработавшие в компании менее года, которые совсем недавно пришли на одни условия работы, а предстоящие организационные изменения предложат им совершенно новые условия труда. Также сильно затронуты проблемой сотрудники с проблемами со здоровьем, которым будет нелегко работать в ночные смены. Очевидно, что проблемой затронуты руководители отделов ателье пошива, металлоремонт, пошив штор, ремонт бытовых приборов, ремонт обуви, поскольку текучесть персонала в их отделах может увеличиться и они столкнутся с нехваткой кадров, что недопустимо, поскольку компания планирует наращивать производственные мощности.Более всего заинтересованы в решении проблемы окажутся руководители отделов (кроме администрации), которые не захотят терять обученных сотрудников. Также в решении проблемы заинтересованы рабочие со стажем работы в компании более года, которые не захотят, ввиду сложной ситуации на рынке труда, искать новую работу только из-за увеличения интенсивности труда и из-за изменения графика работы. Абсолютное и относительная величина:Абсолютная величина: выражается в прямых денежных потерях, которые представляют собой издержки на подбор одного сотрудника в компанию. На основании актуальных расценок кадровых агентств, подбор одного линейного сотрудника составит 10% от его годового оклада, одного руководителя – 15% от его годового оклада. Также компания несет косвенные потери, связанные с временным недокомплектом кадров, с простоями оборудования, со снижением качества и темпа работы новичков в период адаптации, с увеличением нагрузки на наставников в связи с ростом числа адаптируемых. Относительная величина: неконтролируемое повышение текучести персонала может привести к губительным последствиям. Вместо запланированного роста объема работ может произойти даже их снижение. Ведь именно качество работы сотрудников заставляет клиентов возвращаться в компанию вновь и вновь. Если опытные сотрудники уйдут, компания потеряет конкурентоспособность на рынке. Временная перспектива: Необходимо отметить, что проблема текучести персонала существует еще до момента проведения организационных изменений. При этом показатели текучести за последние 3 года стабильны и являются относительной нормой для линейного персонала в крупных городах. Таким образом, отметим наличие проблемы до момента диагностики и ее стабилизацию на относительно нормативном уровне. Однако в любом случае необходимо искать резервы для минимизации текучести персонала и ее последствий, особенно если компания планирует увеличение объема работ. 3.3 Цели и задачи аудита.Целью аудита является анализ увольнений сотрудников. Задачи аудита заключаются в выявлении динамики увольнений и объяснении ее причин, а также в поиске путей минимизации числа увольнений сотрудников.3.4 Описание объекта и предмета аудита.Объектом аудита выступают основные цеха и ателье ООО «Отличный сервис». Предметом аудита – увольнения сотрудников.3.5 Этапы аудита.Аудит проводится в 4 этапа, которые следуют друг за другом:этап постановки проблемы;этап сбора данных;этап оценки и анализ информации;этап формирования выводов и рекомендаций.3.6 График проведения аудита.График проведения аудита обусловлен графиком сбора и анализа информации и представлен в таблице 3. этап постановки проблемы – 7 днейэтап сбора данных – 45 дней (см. табл. 3)этап оценки и анализ информации – 14 днейэтап формирования выводов и рекомендаций – 7 дней.3.7 Аудиторская команда.В данном случае постановка задачи, сложившаяся ситуация и тип предприятия (объекта аудита) делают целесообразным проведение внутреннего аудита. Внутреннему аудитору будет проще понять и систематизировать причины текучести персонала, поскольку он осведомлен лучше любого внешнего аудитора о делах компании. Масштаб компании невелик (штат 70 штатных единиц на момент проведения аудита), что также делает внутренний аудит более эффективным с точки зрения соотношения затраты/результат. Совместный аудит не является оправданным ввиду малой штатной численности компании, он не приведет к увеличению качества, однако приведет к удорожанию процедуры. Экспертный состав аудиторской команды должен включать в себя 4-6 человек. Это обеспечит достаточную простоту и быстроту проведения аудита. Аудит действительно должен быть проведен очень быстро, поскольку планы по увеличению объемов услуг и переходу на круглосуточную работу стоят уже на 2016 г., а аудит проводится в начале 2016 г. Если участников аудиторской команды будет больше 6, это может привести к слишком долгой процедуре согласования мнений, что, в свою очередь, тормозит принятие решений по результатам аудита.Список экспертов-аудиторов должен включать:генерального директора в качестве представителя стратегического планирования;менеджера по персоналу (с психологическим образованием) или штатного психолога;социолога со знанием рынка труда, при его отсутствии в штате, его функции может выполнять менеджер по персоналу;специалиста по охране труда;директора по развитию (специалиста по корпоративной стратегии), если такой специалист есть в штате (если его нет, то его функции выполняет генеральный директор);представителя финансово-экономического анализа (финансист/экономист/бухгалтер по заработной плате).Таким образом, аудиторская комиссия состоит из 4-6 сотрудников организации.3.8 Способы сбора информации.Нами выбраны следующие способы сбора первичной информации:изучение документов и данныхинтервьюирование сотрудниковнаблюдение. При сборе информации необходимо применять принцип избирательности: надо понимать, что количество фактической информации в любой организации практически неограниченно, но ее избыточный объем легко становится неуправляемым и не может быть полностью использован при выполнении задания. Однако, с другой стороны, не стоит слишком ограничивать себя в определении фактов и их источников.Источники информации: документы, статистика, люди. Следующий шаг предусматривает планирование процедуры сбора данных. Результатом этого шага должен быть план-график, в котором отражена информация, которая будет собираться; метод сбора информации; кто будет собирать эту информацию и в какие сроки она должна быть представлена. Табл. 2План-график сбора информации.№ппИнформацияСпособ сбораСрок сбораСостав участников процессаИсточник Результи-рующие документыПодразде-лениеДолжность1динамика плановой численности изучение документации1 деньотдел кадровменеджер по персоналуштатное расписаниеграфик и анализ статистики плановой численности персонала в MS Excel2динамика фактической численности изучение данных1 деньотдел кадровменеджер по персоналуданные из 1С ЗУП (или другого используемого ПО)график и анализ статистики фактической (среднесписочной) численности персонала в MS Excel3динамика движения персонала (увольнения, приемы, переводы)изучение данных1 деньотдел кадровменеджер по персоналуданные из 1С ЗУП (или другого используемого ПО), Приказы об увольнении, Книга учета движения ТКграфик и таблица в MS Excel4нормы трудаизучение документации1 деньотдел кадровменеджер по персоналу,специалист по охране трудаПВТРанализ сильных и слабых сторон существующих норм труда5должностные обязанностиизучение документации1 деньотдел кадров,администрацияменеджер по персоналу, директор по развитиюДИотчет о рациональном распределении должностных обязанностей6Структура коллектива в динамике за 2006-2008 гг. по показателям: пол, возраст, стаж работы общий и в компании, образованиеизучение данных1 деньотдел кадровменеджер по персоналуданные из 1С ЗУПтаблица MS Excel7данные по условиям и охране труданаблюдение,изучение документации,изучение данных7 днейадминистрацияспециалист по охране трудаданные из 1С ЗУПотчет о состоянии охраны труда 8данные по оплате труда изучение документации,изучение данных1 деньадминистрациябухгалтер по заработной платеТД, данные из 1С ЗУПотчет о структуре оплаты труда и ее уровне9ситуация на рынке трудаизучение данных7 днейадминистрациясоциологданные сайтов hh.ru, superjob.ru (вакансии и резюме региона), данные кадровых агентств по запросумониторинг спроса и предложения на рынке труда на должности компании; мониторинг уровня оплаты труда10дисциплина трудаизучение данных1 деньадминистрацияспециалист по охране трудаданные из 1С ЗУП, Приказы о дисциплинарных взысканиях, анализ причин увольнениятабличный отчет по динамике дисциплины труда MS Excel, график 11удовлетворенность трудом и разными его параметрамиинтервьюирование14 днейадминистрациясоциологинтервью сотрудниковтабличный отчет по уровню удовлетворенности трудом MS Excel12удовлетворенность клиентовинтервьюирование, изучение документов7 днейадминистрациядиректор по развитиюинтервью клиентов, отзывы клиентов за 2006-2008 гг.