Внедрение электронного документооборота в органах местного самоуправления на примере администрации города Барнаула

Дипломная работ выполнена самостоятельно. Так же в дипломе прилагается справка на антиплагиат, с подробными объяснениями процентов и ссылок (делали так же ее самостоятельно непосредственно в учебном заведении). Все исследования в работе - проводились непосредственно мной. Работа до запятых проверена научным руководителем. ...

Введение…...……………………………………………………………………………………3
Глава 1. Теоретические и правовые основы внедрения системы электронного документооборота в исполнительно-распорядительном органе муниципального образования…………………………………………………………………………………….6
1.1 Роль электронного документооборота в ведении делопроизводства в исполнительно-распорядительном органе муниципального образования…………………….………………6
1.2 Нормативно-правовая база внедрения электронного документооборота…….………...17
1.3 Особенности внедрения электронного документооборота в системе муниципального управления……………………………………………………………………………………..22
Глава 2. Внедрение электронного документооборота в администрации города Барнаула……………………………………………………………………………………….29
2.1 Характеристика Администрации города Барнаула, как исполнительно-распорядительного органа муниципального образования городской округ – город Барнаул………………………………………………………………………………………….29
2.2 Характеристика организации делопроизводства в Администрации города Барнаула…………………………………………………………………………………………34
2.3 Анализ внедрения элементов системы электронного документооборота в Администрации города Барнаула…………………………………………….………………..40
Глава 3. Совершенствование применения электронного документооборота в исполнительно-распорядительном органе муниципального образования (на примере Администрации города Барнаула)………………………………………………………………………………..……51
3.1 Проблемы применения электронного документооборота в Администрации города Барнаула.....…………………………………………………………………………………….51
3.2 Предложения по внедрению электронного документооборота в Администрации города Барнаула ……………………………………………………………………….……….59
Заключение……………………….……………………………………………………………65
Список источников и литературы …………………………………….…..........................68

Актуальность темы дипломной работы не вызывает сомнений. В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без применения системы электронного документооборота. Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации. Системы электронного документооборота существенно оптимизируют скорость протекания процессов делопроизводства и повышают эффективность документооборота организации. В России в настоящее время наступил качественный перелом: получило общественное признание положение о том, что управление электронным документооборотом - одна из основных частей информационной системы любого предприятия, а так же органов государственной власти и муниципального управления .
Внедрение электронного документооборота в органах государственнойвласти в настоящее время является одной из самых актуальных задач. Федеральные государственные структуры уже создают системы электронного документооборота. Первыми из них стали 5 крупных федеральных ведомств: налоговая, миграционная службы, пенсионный фонд, росреестр и казначейство. Данные ведомства автоматизируют свою работу на уровне предоставления гражданам государственных услуг.

В перспективе — обновление системы в остальных муниципальных Администрациях и комитетах, а также освоение возможности взаимодействия с единой СЭД краевых органов власти, подключение к которой всех муниципалитетов — задача ближайшего будущего. Поставку лицензий СЭД «ДЕЛО» и консультационные услуги муниципальным структурам Барнаула осуществляет компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибирском федеральном округе.В комитетах Администрации города, которые не являются юридическими лицами, используется программа Fossdoс, либо программа excel, применявшиеся программные средства лишь регистрировали документы, но не поддерживали важные функции — маршрутизацию документов, автоматическое отслеживание текущего статуса, полнотекстовый поиск и т. п. Так же Fossdoc используется помощниками глав Администрации, для регистрации поручений.Для изучения процесса внедрения электронного документооборота в Администрации города Барнаула нами дважды в 2015 и 2016 году было проведено анкетирование 30 сотрудников Администрации, непосредственно исполняющих функции связанные с организацией делопроизводства, опрос проводился среди сотрудников разного пола и разных возрастных категорий..Специалистам Администрации, непосредственно связанным с организацией делопроизводства, было предложено ответить на вопросы анкеты (см. Приложение 1). Анализ ответов сотрудников показал следующее:Абсолютно все сотрудники (100%), участвовавшие в опросе, считают необходимым введение электронного документооборота и что электронный документооборот повысит эффективность работы Администрации. Это говорит, о готовности специалистов к переходу на безбумажный документооборот, и даже в некоторой степени их потребность в этом переходе.Специалистам было предложено оценить уровень применения электронного документооборота в Администрации на данный момент. Средняя оценка, по шкале от 1 до 5, стала 3,9, в 2015 году была3,37.В 2015 году 30% опрошенных, испытывали сложность при ответе на вопрос, о том, какие меры принимаются в организации для внедрения ЭД. Т.е. складывается ситуация, что специалисты не имеют представления о том, есть ли нормативно-правовые акты в их организации по внедрению ЭД, планируется ли введение новых программных продуктов, оснащение программами всех подразделений и пр. В 2016 году 40% опрошенных указали, что в Администрации для внедрения электронного документооборота принимаются нормативно правовые акты, 25% отметили что в Администрации внедряются новые системы электронного документооборота. Один специалист ответил, что в Администрации принимаются локальные акты межведомственного взаимодействия.По результатам анкетирования, основными проблемами, с которыми сталкиваются специалисты в процессе работы с документооборотом в 2015 году стали: отсутствие навыков пользования программным обеспечением и неумение пользоваться электронными средствами передачи информации сотрудников других структурных подразделений. Так же не менее важной, по мнению респондентов, является проблема, отсутствия программного и технического обеспечения во многих подразделениях Администрации. В 2016 году респонденты выделили следующие основные проблемы: отсутствие навыков пользования программным обеспечением и неумение пользоваться электронными средствами передачи информации сотрудникам других структурных подразделений (61,5%) и задержка исполнения документа(53,8%).Рис.3. Проблемы применения электронного документооборота в Администрации г. Барнаула, выявленные в ходе анкетирования специалистов.В 2015 году большинство опрошенных (66,7%) считали, что им необходимо повышение квалификации для эффективного перехода на электронный документооборот.В 2016 году ситуация изменилась в противоположную сторону, 63,5 % считают, что им не требуется повышение квалификации, 36,5 считают, что необходимо повышение квалификации.И в 2015, и в 2016, 100% респондентов готовы к освоению нового программного обеспечения .Согласно проведенным опросам, специалисты, непосредственно работающие с делопроизводством, считают, что для ускорения внедрения электронного документооборота необходима разработка и утверждение новых правил и инструкций по делопроизводству в Администрации (в 2013г. – 84%) , а так же в оснащении всех подразделений организации программным и техническим обеспечением.По нашему мнению, организация перехода на безбумажный документооборот не должна решаться одним структурным подразделением – отделом информатизации. Данный отдел специализируется в основном на техническом обеспечении деятельности Администрации. Необходимо подключать к организации электронного документооборота специалистов, которые непосредственно работают с документами, занимаются документационным обеспечением (организационно-контрольный комитет: отдел канцелярии и организационный отдел). Работники этого комитета каждый день сталкиваются с проблемами в области делопроизводства и имеют свою точку зрения на их решение. Для выяснения мнения сотрудников по данной гипотезе, нами был включен в анкету вопрос о необходимости сотрудничества отдела информатизации и работников, непосредственно связанных с делопроизводством при переходе на электронный документооборот. Все респонденты дали положительный ответ на поставленный вопрос. Таким образом, сотрудничество «информатиков» и «делопроизводителей» является необходимым и очевидным и с точки зрения работников Администрации.Так же нас интересовало, имеют ли специалисты, непосредственно связанные с делопроизводством, возможность внести предложения по организации перехода на электронный документооборот. Специалисты каждый день связанные с организацией документооборота, имеют четкое представление о том, какие есть в Администрации проблемы в этой сфере и что в первую очередь нужно решать при переходе на электронный документооборот. Ответы на вопрос, о том, есть ли в их организации возможность вносить предложения по переходу на электронный документооборот, показали, что некоторые сотрудники не имеют такой возможности.Однако, при ответе на этот вопрос, не смотря на большинство положительных ответов, многие специалисты, отмечали что их предложения не берутся во внимание. Следовательно, возможность внести предложение существует, но носит формальный характер, и не приносит пользы для организации.В анкете респондентам была предоставлена возможность внести свои предложения по переходу на безбумажный документооборот. На основе анализа ответов сотрудников Администрации, можно выявить основной ряд предложений. Сотрудники предлагают: вводить ЭД централизованно, а не только в отдельных подразделениях;повсеместно внедрять электронные подписи, и в связи с этим, отменить обязательное предоставление документа на бумажном носителе;проводить семинары, обучение и консультирование для специалистов и руководства Администрации. Исследование показало, что сотрудники Администрации понимают необходимость внедрения ЭД, желают осваивать навыки применения программных продуктов, считают, что руководству необходимо двигаться вперед и предпринимать конкретные действия.3. Совершенствование применения электронного документооборота в исполнительно-распорядительном органе муниципального образования (на примере Администрации города Барнаула)3.1 Проблемы применения электронного документооборота в Администрации города БарнаулаАнализ ситуации внедрения СЭД в Администрации города Барнаула позволяет нам определить круг проблем внедрения электронного документооборота в Администрации города Барнаула. Прежде всего, это проблема нормативного подкрепления со стороны федеральных органов власти и, следовательно, проблема организации деятельности по переходу на безбумажный документооборот на муниципальном уровне.Для федеральных органов исполнительной власти разработан план мероприятий по переходу на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности (утвержден распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011г. №176-р). В плане содержатся такие мероприятия, как внесение изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», определение требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти и т.д. Отсутствие федерального органа исполнительной власти, наделенного полномочиями по выработке и реализации государственной политики, нормативно-правовому регулированию в сфере документационного обеспечения управления и, как следствие этого, несогласованность решений по вопросам разработки и внедрения, как систем электронного документооборота, так и организации работы с документами в целом.Соответственно, одной из важнейших проблем в данной сфере является вопрос эффективного взаимодействия между разными информационными системами. Не секрет, что многочисленные автоматизированные системы управления документами построены на разных платформах, используют различные операционные системы и, как правило, не могут непосредственно взаимодействовать между собой.Соответственно необходимо совершенствование механизма правового регулирования. Прежде всего, речь идет о разработке и принятии комплексного федерального закона, регулирующего электронный документооборот в Российской Федерации - закона «Об электронном документообороте». Этот закон должен применяться к любому виду информации в форме сообщения данных, используемой в контексте коммерческой деятельности.Необходимо также разработать нормативную базу использования электронных документов при осуществлении расчетов, определить правила применения электронной подписи, обеспечить разработку, найти методы решения проблем защиты электронных документов – как договоров, так и нормативно-правовых актов, а также электронных ценных бумаг, установить ответственность за нарушение правил, регулирующих электронный документооборот.Наконец, необходимо и совершенствование действующих нормативных актов. Необходимо внести соответствующие изменения в действующие законы (Гражданский кодекс, Уголовный кодекс, Кодекс об административных правонарушениях, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» и др.) и соответствующие подзаконные нормативные правовые акты.Опыт других стран, в том числе и стран СНГ свидетельствует, что такое регулирование необходимо (и оно осуществляется даже в государствах, в которых компьютерные технологии развиты намного хуже, чем в ведущих западных державах). В качестве одного из последних примеров, можно назвать республику Беларусь, в которой был принят закон «Об электронном документе».В России такая работа тоже ведется. В частности, Российский фонд правовых реформ предполагает профинансировать из средств займа МБРР реализацию проекта «Разработка проекта федерального закона «Об электронном документообороте». В рамках финансируемого МБРР проекта «Рынок капитала» также ведется работа по созданию законодательства об электронных документах, в частности, «О внесении изменений и дополнений в ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» и др.Следующей проблемой является отсутствие в Администрации г. Барнаула локальных нормативных актов регламентирующих деятельность по переходу на электронный документооборот и регламентирующих организацию электронного документооборота.В Администрации города, отсутствует перечень электронных документов, в номенклатуре дел частично указаны документы, которые должны храниться в электронном виде, имеются распорядительные документы регламентирующие использование электронной почты структурными подразделениями и использование локальной сети на уровне городского муниципалитета. Например, постановление №3537 «Об электронном документообороте» от 15.12.2006 определяет порядок использования электронной почты в подразделениях Администрации, так же в нем говорится, об обязательном распечатывании документов и передачи их на исполнение, кроме документов справочно-информационного характера, что само по себе противоречит организации электронного документооборота.Очень значимой является проблема обеспечения юридической силы электронных документов. Пока еще трудно решается вопрос об электронной цифровой подписи документов. Процедура ее получения и использования сегодня излишне усложнена.Однако приоритетным направлением является создание инфраструктуры удостоверения цифровой подписи. За рубежом цифровая подпись является наиболее распространённым инструментом обеспечения юридической значимости электронного документооборота.Электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.Порядок выдачи сертификатов ключей подписей уполномоченных или должностных лиц органов местного самоуправления устанавливается нормативным правовым актом соответствующего органа местного самоуправления.Для получения ЭП необходимы:должностные регламенты, утвержденные главой муниципального образования или главой местной Администрации, в соответствии с которыми уполномоченные лица будут использовать ЭП (указание на возможность использования ЭП в должностном регламенте является своего рода легитимностью применения ЭП);специализированное программное обеспечение (это средство шифрования, без которого ЭП не будет работать). Например, Крипто-ЦСП, крипто-АРМ;финансовые средства для получения ЭП (ежегодно) и для приобретения указанного специализированного программного обеспечения (однократно);При переходе на электронный документооборот не исключены технические проблемы внедрения электронного документооборота. В данном случае это отсутствие оборудования (компьютеров поддерживающих необходимое программное обеспечение, интернета, локальной сети, электронных средств передачи информации, электронных информационных сервисов). Системы электронного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Самый распространенный пример, это использование подразделениями СЭД «Дело», данная программа существует не во всех подразделениях. Снятие этой проблемы является затратным и довольно долгим процессом. Однако, СЭД «Дело» установлена в Администрации города в организационно-контрольном комитете и в отделе по обращениям граждан. Так же установлены в комитетах, имеющих статус юридического лица. В остальных структурных подразделениях данная программа не установлена. Установка данной СЭД только в организационно-контрольном комитете и отделе по обращениям граждан эффективна. Объясняется тем, что данные структурные подразделения контролируют другие отделы и комитеты. Процесс контроля происходит по следующей схеме: с помощью средств СЭД «Дело» сотрудники выделяют документы, стоящие на контроле, данную информацию сотрудники отдельно для каждого структурного подразделения высылают им на официальную электронную почту. На наш взгляд данный процесс затратен по времени. Гораздо эффективнее установить в каждом структурном подразделении СЭД «Дело», чтобы сотрудники могли сами себя контролировать. Для экономии времени сотрудникам организационно-контрольного комитета и отдела по обращениям граждан.Чтобы переход на безбумажный документооборот осуществлялся эффективно неправильно всю работу по автоматизации делопроизводства перекладывать на плечи отдела, занимающегося информатизацией. Данный отдел специализируется на техническом обеспечении деятельности Администрации и оснащении технической и необходимым программным обеспечением структурных подразделений Администрации города Барнаула. Для пользы дела необходимо подключать к работе специалистов, которые непосредственно работают с документами, занимаются документационным обеспечением. А именно специалистов организационно-контрольного комитета: отдел канцелярии и организационный отдел. Работники этого комитета каждый день сталкиваются с проблемами в области делопроизводства, имеют широкое представление о всей системе документооборота в Администрации, на своем опыте знают проблемы в документационном обеспечении и имеют свои взгляды на их решение. Однако не так просто осуществить данное взаимодействие, поскольку работники организационно-контрольного комитета имеют высокую ежедневную нагрузку, и им сложно найти время на аналитическую работу по внесению предложений для решения проблем перехода на электронный документооборот. К тому же, согласно проводимому нами опросу, все сотрудники согласились с необходимостью сотрудничества отдела информатизации с сотрудниками непосредственно связанными с делопроизводством.Поэтому для эффективной организации электронного документооборота необходимо создать рабочую группу из специалистов разных структурных подразделений непосредственно связанных с организацией делопроизводства Администрации. Комиссия должна принять участие в разработке организационных документов, регламентирующих применение системы электронного документооборота и подготовить предложения по автоматизации документооборота для составления плана конкретных действий в этом направлении отдела информатизации. Но для работы подобных инициативных групп необходимы нормативные документы (рекомендации и примерные планы мероприятий), регламентирующие организацию электронного делопроизводства на уровне муниципалитета. Значительное влияние на темпы перехода к электронному документообороту оказывает, прежде всего, наличие или отсутствие заинтересованности руководства в решении этой проблемы. Т.е. прежде всего само руководство должно принимать конкретные действия по переходу на электронный документооборот, во-первых активно организовывать работу по переходу на электронный документооборот, способствовать этому процессу, а не пускать все на самотек. Также прежде всего, руководители должны быть готовы сами использовать системы электронного документооборота, так как на сегодняшний день практически все руководители, при работе с тем или иным документом отписывают исполнителям, не используя электронную резолюцию, соответственно увеличивается бумажный документооборот, а исполнители не имеют примера использования электронного документооборота, поскольку их руководство не способствует ЭД. Руководство Администрации должно инициировать и поддерживать переход на электронный документооборот, затрагивая все подразделения и все уровни. Для этого необходима колоссальная работа по организации и координации деятельности с целью внедрения информационных технологий в практику управленческой деятельности.В первую очередь это издание плановых, организационных и распорядительных документов, регламентирующих порядок перехода на СЭД. Выше мы затрагивали эту тему и нам известно, что на сегодня такие документы представлены частично, что само по себе является еще одной проблемой внедрения электронного документооборота.К сожалению, не все служащие не всех подразделений Администрации готовы к переходу на электронный документооборот. У многих специалистов отсутствует опыт и навыки работы с техническим оборудованием и имеющимся программным обеспечением. Не все умеют пользоваться электронными средствами передачи информации. Т.е. во все подразделения по электронной почте регулярно приходят напоминания о документах стоящих на контроле.В случае нарушения средств исполнения сотрудники канцелярии вынуждены созваниваться с подразделениями и выяснять причины неисполнения документов, и отсутствия реакции на напоминания.Так же подразделения, в которых отсутствуют программы «Дело» и FOSS-doc не имеют опыта использованияСЭД.3.