Управление проектами: цели и результаты

Управление проектами: цели и результаты» ...

Управление проектами: цели и результаты»

Управление проектами: цели и результаты»

К таким работам относят: планирование, контроль, а также координацию работ всех остальных участников процесса. В качестве руководителя проекта может выступать только юридическое лицо;Команду проекта – это группа, которая работает под руководством руководителя и преследующая достижение задач и целей поставленных в проекте. Данная группа существует только на период осуществления проекта. Выше были рассмотрены практически все участники, которые принимают участие в реализации проекта. Кроме этого, важное значение в реализации проекта играет банк. Банк – это один из инвесторов, который обеспечивает финансирование проекта. Благодаря банку, происходит непрерывное обеспечение всего проекта необходимыми денежными средствами. Также Банк «спасает» заказчика, когда у того нет необходимых средств длярасчёта с участниками проекта. Так в «Требованиях к управлению программой» приведена схема, которая отображает взаимосвязь между участниками проекта:А также эта взаимосвязь представлена немного другой (более полной) схемой в «Требованиях к управлению проектом»:Мы рассмотрели основные понятия, которые связаны с проектом и его управлением. Теперь рассмотрим содержание самой работы по управлению проектов. Она состоит из объектов и действий для создания данных объектов. Как отмечалось выше проект направлен на осуществление определённой цели, которая входит в его содержание, а также из задач – промежуточных целей. Следует отметить важность промежуточных целей. Они очень важны, т.к. проекты достаточно обширны и велики и любое отклонение может разрушить проект. Любое возникновение ошибки будет влиять на последующие этапы проекта. Поэтому, имея промежуточные цели, можно изменить предстоящий этап и учесть все те ошибки и новые факты, которые возникли. Благодаря этому можно быстро сориентироваться в возникшей ситуации и сделать так, как требует заказчик. Сам по себе проект состоит из несколько фаз и в конце каждой фазы участники проекта принимают решение о продолжении проекта, либо его закрытии. Следует учитывать то, что проект не состоит только из каких-либо пожеланий и отметок, в нём также присутствуют диаграммы, таблицы, всевозможная и необходимая статистика, различные предварительные модели, схемы и т.д. Без всего этого осуществление проекта будет затруднительным. Выше были рассмотрены различные понятия, связанные с проектами и их управлением, а также содержание самого проекта. Проект играет важную роль в нашей жизни. Как было отмечено, благодаря проекту можно сохранить время, силы и конечно же финансы. Без проекта, человек/организация может натыкаться на различные ошибки при достижении всего лишь одной цели и потерять больше, чем при использовании проекта. Для того, чтобы достичь цели, создаются проекты с множеством этапов, которые помогают предугадать возникновение каких-либо важных аспектов и учесть их. Можно сделать вывод о том, что использование управления проектами очень важно и в связи с этим происходит бурный рост заинтересованности людей в их использовании. Поэтому под управлением проектами мы понимаем не просто управление, а именно успешное управление (как правило). 1.2 ОСНОВНЫЕ ПРИНИЦПЫ, ФУНКЦИИ И ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИВыше были рассмотрены основные понятия, связанные с проектом и его управлением и было рассмотрено его содержание. Теперь рассмотрим основные принципы, на которые опираются участники проекта при его создании. Под принципом управления следует понимать основные правила, которым должны следовать руководители при осуществлении управления. Принципы управления – это что-то наподобие основных законов, которым все следуют и на которые все опираются. Выделяют несколько основных принципов управления проектом:комплектность. Когда создаётся проект, его модель должна охватывать все основные аспекты проектной технологии. В самом проекте должны быть прописаны все ограничения и допущения, чтобы потом не возникало каких-либо неопределённостей;командный характер при взаимодействии участников проекта. Данный принцип включает в себя работу командного характера, которая основана на мотивации участников проекта;плановость проекта. При создании проекта, составляется его план. Во время достижения цели проекта не допускаются какие-либо отклонения от плана, за исключением кризисных ситуаций. В данном случае (кризисном) участники анализируют возникшую ситуацию и предотвращают все неудовлетворительные для проекта аспекты;непрерывность планирования. В связи с тем что реализация проекта носит динамичный характер и на любом этапе могут возникать непредвиденные ситуации, план должен подвергаться ревизии и в нужном случае пересматриваться. Пересмотр планов возникает из-за: наступления дат пересмотра, которые были оговорены заранее, появились предложения об улучшении, потребовалась детализация проекта и проектных показателей, прогнозирование или возникновение больших отклонений от утверждённого плана;проактивность. Возникают случаи, когда при реализации проектов может возникнуть потребность в интеграции ресурсов или включении новых членов команды. Всё это участники проекта должны предвидеть заранее и осуществлять прежде, чем настанет момент в их потребности;постоянное совершенствование (улучшение). Для того чтобы проект был успешным, все участники должны предлагать различные улучшения по проекту. Для того чтобы поднять заинтересованность участников можно ввести различного рода мотивации, которые были бы направлены на позитивную активность проектного персонала;документирование. Все действия, которые были осуществлены в процессе реализации проекта, должны быть задокументированы;контроль. Помимо руководителя и его помощников, которые осуществляют контроль по выполнению проекта, должны быть ещё и независимые контролёры. Они могут объективно и независимо оценить проделанный результат работы и его качество, а также выявить все отклонения от плана и сообщить об этом заказчику или руководителю, который может и не знать о данных отклонениях.Все эти восемь принципов играют важную роль, осуществление которых необходимо. Если пренебрегать ими то можно потратить время и финансы в пустую, не получив ожидаемого результата. Помимо основных принципов, которые должны соблюдаться, существуют также функции и процессы управления проектами. Кравченко и Тюрина выделили основные функции и процессы.К функциональной структуре управления проектами они отнесли девять разделов:управление координацией;управление целями;управление временем;управление стоимостью;управление качеством;управление человеческими ресурсами;управление коммуникациями;управление рисками;управление поставками.Все эти функции тесно связаны друг с другом и при выполнении одной функции возникает потребность в выполнении другой. Для того чтобы понять какие связи возникают между данными функциями, необходимо обратиться к процессам управления проектами, которые также были выделены Кравченко и Тюриной. Любой проект состоит из пяти групп процессов:процесс инициации;процесс планирования;процесс исполнения;процесс управления;процесс завершения.Ниже приведена схема взаимосвязи процессов управления проектом и их реализация по этапам.Итак, рассмотрим первый процесс – процесс инициации. Здесь осуществляется принятие решений о начале проекта или какой-либо его фазы. На данном этапе заказчик обращается к лицу, который будет готов создать нужный проект и реализовать его. Отсюда вытекает второй процесс – процесс планирования. Здесь определяют различные схемы, которые помогут при достижении целей проекта. На данном этапе участники проекта обговаривают как достичь ту или иную цель и выбирают наиболее оптимальный вариант, который удовлетворяет запросы заказчика. К основным процессам планирования можно отнести: планирование целей, их декомпозиция, определение количество операций в проекте и их состав, определение взаимосвязей между ними, оценка объёмов работ, определение количества ресурсов, необходимых для реализации проекта их назначение, оценка стоимости всех затрат, а также составление графика выполнения намеченных работ, оценка необходимого бюджета и определение критериев успеха. Всё это влияет на успешность дальнейшей реализации проекта.Следующий процесс – это процесс исполнения. На данном этапе осуществляется координация людей и других ресурсов во время выполнения проекта. В случаях если этот процесс будет не осуществлён, то возможно запоздание в сроках выполнения того или иного этапа в проекте. Очень важным процессом является процесс управления. Здесь осуществляется наблюдение и измерение результатов выполнения проекта. В случае если, что-то не устраивает участников проекта, либо были внесены лучшие предложения по достижению поставленной цели – вносятся необходимые коррективы.И последний процесс управления – это процесс завершения. На данном этапе оформляется завершение проекта. Завершение проекта может быть либо в случаях достижения поставленной цели, либо наоборот невозможности её достижения по ряду причин. Следует заметить, что выполнение каждого процесса обязательно, т.к. в случаях не выполнения одного процесса, отсутствует возможность перехода к другому. Если процесс планирования не будет осуществлён, то не возможно будет приступить к процессу исполнения. В данном параграфе были рассмотрены основные принципы, функции и процессы управления проектами. Это некие правила, которым подчиняются участники проекта. Без выполнения этих правил, невозможно приступить к работе над проектом. Поэтому следует тщательно рассматривать все аспекты, которые были указаны в данном параграфе, т.к. это влияет на то, как быстро можно приступить к реализации проекта и как быстро могут быть получены результаты. ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ МОМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ И ЕГО РЕЗУЛЬТАТЫ2.1 ЦЕЛИ И МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИВ предыдущей главе были рассмотрены основные понятия, связанные с управлениями проектов, их (проектов) содержание, а также основные принципы, функции и процессы. Но для того чтобы создать проект, необходима главная цель, на достижение которой, были направлены все усилия и средства. Целью управления проектом можно считать «достижение заранее определённых целей при заранее известных ограничениях, целесообразном использовании возможностей и реагировании на риски». Управление проектом начинается с момента определения требований к проекту. К данным требованиям относят:установка целей. Данные цели должны быть чётко сформулированы и конечно же должны быть реальными, т.е. достижимыми;уравновесить противоречащие требования по различными аспектам: по качеству, содержанию, времени, стоимости;осуществлять изменение или по-другому корректировку характеристик, учитывая мнение различных участников проекта. Как видно, постановка цели стоит на первом месте и определяет дальнейшее управление проектом. Без постановки цели создание проекта и его реализация невозможна. Благодаря поставленной цели, можно выделить стратегию осуществления проекта, методы достижения цели и различные другие аспекты. Выделяют генеральную или по-другому главную цель, которая отличается от целей первого и последующих уровней. Следует заметить, что генеральную цель проекта иногда называют миссией (далее будет употребляться термин «миссия»), т.е. то ради чего создаётся проект. В предыдущей главе было установлено, что проект разделяется на несколько уровней (задач), пошаговое достижение которых, приводит к реализации проекта. Именно миссия даёт ту основу, из-за которой можно чётко выделить эти промежуточные задачи. Также миссия проекта определяет стратегию его реализации на каждом уровне. Стратегия также важна, т.к. она занимает центральное положение в создании направлений действий, цель которых получить желаемый результат. Выделяют три процедуры, благодаря которым можно «создать» стратегию для проекта:стратегический анализ;разработка и подбор нужной стратегии;её реализация.Рассмотрим первый этап создания стратегии. Он начинается с анализа окружающей среды (внешней и внутренней). Рассматривая внешнюю среду, мы можем ожидать угрозы для нашего проекта, либо возможности, которые могут повлиять на скорость реализации проекта. При рассмотрении внешней среды используют SWOT-анализ. После его составления, разрабатывается стратегия на основе полученных результатов и миссии проекта. После этого осуществляется третий этап: реализация стратегии.При реализации проекта используют различные методы. Все они имеют свои особенности, но выделяют общепринятые методы. Все они описаны в стандартах международных и национальных профессиональных организаций. К таким организациям относится Институт управления проектами США (PMI), Международная ассоциация управления проектами (IPMA), Международное объединение по разработке Стандартов управления проектами (GAPPS) и др., а также российские ГОСТы. К российским ГОСТам можно отнести:ГОСТ Р54869 2011 – Требования к управлению проектом;ГОСТ Р54870 2011 – Требования к управлению портфелем проектов;ГОСТ Р54871 2011 – Требования к управлению программой. Метод управления проектами представили две проектные группы: компании Du Pont и Remington Rand. Они предложили метод, который позже получил название «метод критического пути». На сегодняшний день, в основном данный метод используют при управлении проектами. Данный метод основан на логике выполнения и длительности работы, и благодаря которму можно рассчитать более раннюю дату завершения проекта. Помимо этого можно выявить проекты, которые имеют нулевой резерв времени. А значит, руководитель должен внимательно следить за тем, чтобы все работы выполнялись в срок, в противном случае невыполнение одного этапа в срок приведёт к срыву сроков реализации всего проекта.Также корпорация Lockheed Air Craft, консалтинговая компания Booz, Allen & Hamilton и проектное бюро ВМС США создали второй метод – метод PERT. Данный метод был создан при создании ракетного комплекса. Проект PERT состоял из 60 тысяч операций и объединял почти 3800 основных подрядчиков. Используя данный метод, проект удалось закончить на два года раньше, чем было запланировано. Также руководство во время управления проектом знало что нужно делать в той или иной ситуации в любой момент времени и кто отвечал за то или иное действие. Данная методика хорошо себя зарекомендовала в разработке проектов по созданию новых видов вооружения. Методы управления проектами позволяют:определить цели проекта и провести его обоснование; выявить структуру проекта;определить необходимые объемы и источники финансирования;подобрать исполнителей; подготовить и заключить контракты;определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы;рассчитать смету и бюджет проекта, планировать и учитывать риски;обеспечить контроль за ходом выполнения проекта.Благодаря методам управления и их средствам можно оценить такие важные аспекты, как:эффективность проекта с учетом факторов риска и неопределенности; осуществить системное планирование проекта на всех фазах его жизненного цикла; оценить возможность применения информационных технологий и программных комплексов на каждом этапе проекта с точки зрения методических характеристик и отобрать наиболее эффективные из них; определить материально-технические ресурсы, соответствующие заданным ограничениям; обеспечить эффективный контроль и регулирование, а также управление изменениями, неизбежными в ходе реализации проекта; организовать системное управление качеством продукции/услуги, получаемой при реализации проекта; в полной мере учесть так называемый человеческий фактор.В данном разделе были рассмотрены цели и методы управления проектами, а также была раскрыта стратегия проекта и её влияние. Как было отмечено выше главная цель, благодаря которой возникает проект, играет важную роль. Она важна не только потому что «даёт» идею для создания проекта, но и помогает составить промежуточные задачи, составить стратегию и решить какой же метод стоит применять. Также были рассмотрены две разновидности методов, которые помогают основательно сократить время, выделяемое на реализацию проекта и которые помогают выделить такие основные аспекты, как эффективность проекта, сколько потребуется затрат на его реализацию и др.2.2 ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЕКТА И ЕГО РЕЗУЛЬТАТЫДля того чтобы начать рассматривать жизненный цикл проекта, необходимо дать его определение. Жизненный цикл проекта – это промежуток времени, который возникает между моментом появления проекта и его ликвидацией. Любой проект проходит два состояния:первое состояние это когда проект ещё не существует. второе состояние – момент когда проект уже не существует. При этом для каждого данное состояние возникает в разные моменты, согласно его пониманию. Состояние, через которое проходит проект называется фазой или этапом. При этом каждая фаза или этап может подразделяться на подфазу или подэтап, те в свою очередь также могут делиться и так может возникнуть большое количество уровней и их подуровней.