ДОКУМЕНТООБОРОТ КАК СОСТАВНАЯ ЧАСТЬ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПУТИ ЕГО ОПТИМИЗАЦИИ

На мой взгляд, в решении задач необходимо глубокое изучение и исследование состава документов, анализ сложившегося порядка документирования в дошкольном учреждении, выработка оптимальных решений. Поэтому для успешной организации документирования управленческой деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада №25 - важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства на всех уровнях управления.
Дата сдачи-2014 г.
Место сдачи-Братский пед.колледж
Оценка-хорошо
В дипломной работе есть уже готовое исследования, плюс все приложения по теме дипломной работе.
...

ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ДОШКОЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ
6
1.1 Характеристика документооборота 6
1.2 Должностные обязанности сотрудника, ответственного за делопроизводство
ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТООБОРОТ МУНИЦИПАЛЬНОГО БЮДЖЕТНОГО ДОШКОЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
2.1 История создания, основные направления и организация деятельности МБДОУ ДС№25
2.2 Организационно-правовой статус МБДОУ №25
2.3 Оперативное и архивное хранение документов
ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
3.1 Методика разработки должностной инструкции делопроизводителя
3. 2 Разработка инструкции по делопроизводству
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ

Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения. Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении – это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения, и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов. Актуальность исследования работы заключается в том, что о рганизация работы с документами – это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе дошкольным образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.

Первый подпункт «Составление номенклатуры дел».Номенклатура дел является основой формирования документального фонда МБДОУ №25. Под формулировкой документальный фонд МБДОУ №25 понимается совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляют документы, созданные им, а также полученные в результате взаимодействия с другими организациями и гражданами.Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив лежит на заведующем детским садом №25.Инструкция по делопроизводству определяет порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.Инструкция по делопроизводству устанавливает:а) назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;б) форму номенклатуры дел;в) порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;г) порядок ведения номенклатуры дел.Инструкция по делопроизводству должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве МБДОУ №25.Второй подраздел носит название «Формирование и оформление дел».Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Инструкцией по делопроизводству устанавливаются: - принцип формирования дел; - место текущего хранения дел;- принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет); - методическая функция архива в вопросах формирования дел; - срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело должен быть не более 10 дней). - лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях МДОУ №25;- лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов);- условия хранения дел в структурных подразделениях МБДОУ №25;- порядок учета дел;- порядок выдачи дел во временное пользование;- порядок изъятия документов из дела;- подразделение, осуществляющее контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях, проверки наличия и состояния дел.Третий подраздел называется «Организация оперативного хранения документов». Определен порядок расположения дел в шкафах, а так же порядок выдачи дел различным лицам.Четвертый подраздел называется «Порядок передачи документов на хранение в архив». В нем перечислили комплекс работ, выполняемых в учреждении в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:- экспертизу ценности документов;- оформление дел;- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.Пятый подраздел называется «Экспертиза ценности документов». В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:- для организации и проведения экспертизы ценности документов в МБДОУ №25 создается экспертная комиссия (ЭК) действующая на основании Устава МБДОУ №25;- определяется порядок проведения экспертизы ценности документов;- при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. Отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;- отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ДС №25;- оформление дел проводится делопроизводителем при методической помощи и под контролем заведующего детским садом;- полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.В шестом подразделе Инструкции по делопроизводству «Подготовка и передача документов в архив» отметили, все имеющиеся документы в делах оформляются и передаются в архив делопроизводителем. Поскольку за ним же закреплено и ведение архива организации, то передача дел на хранение в архив осуществляется без описи дел.В седьмом подразделе Инструкции по делопроизводству, рассказывается об обязанностях сотрудников при работе с документами и называется «Работа исполнителей с документами».Шестой раздел называется «Изготовление, учет, использование и хранение бланков документов», состоит из одного подраздела, в котором указали организацию работы по изготовлению и учету бланков документов учреждения.Таким образом, содержание разработанной усовершенствованной инструкции по делопроизводству в МБДОУ №25 соответствует действующим нормативным документам и современным методическим рекомендациям и ведет к более эффективной и успешной работы с документами, а соответственно повышает уровень документооборота в учреждении.ЗАКЛЮЧЕНИЕЗалог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достоверность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого общества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика постоянно возрастает. Информация — важнейший товар. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов есть документационное обеспечение управления учреждением.В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата явления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел в учреждении для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения, организация работы с документами влияет на качество работы управления. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними. Документы необходимо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Анализ основных управленческих документов, оперативного и архивного хранения муниципального дошкольного образовательного учреждения ДС№25 г. Братск позволил нам определить современные пути эффективной организации документирования управленческой деятельности дошкольного образовательного учреждения.Организация делопроизводства в МБДОУ №25 характеризуется: отсутствием службы документационного обеспечения; незначительным объемом документооборота; слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников; отсутствием нормативных документов, непосредственно регламентирующих работу с документацией именно в дошкольном образовательном учреждении; отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада. В связи с этим остро стоит вопрос о необходимости построения эффективной системы информационно-документационного обеспечения управления в МБДОУ №25.Важнейшим направлением совершенствования делопроизводства является усовершенствование инструкции по делопроизводству, которая четко и подробно установит единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в МБДОУ №25, а так же должностная инструкция делопроизводителя, устанавливающая сотрудника ответственного за делопроизводство и разграничивающая его права и обязанности. Эти документы помогут решать учетно-аналитические, прогностические и информационные задачи, связанные с деятельностью МБДОУ.На мой взгляд, в решении задач необходимо глубокое изучение и исследование состава документов, анализ сложившегося порядка документирования в дошкольном учреждении, выработка оптимальных решений. Поэтому для успешной организации документирования управленческой деятельности муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада №25 - важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства на всех уровнях управления.ССПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВПостановление Правительства Российской Федерации от 31.03.2009 № 277 «Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности». - Доступ из справ. - правовой системы «Консультант Плюс».Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2009/06/24/deloproizvodstvo-dok.html Гражданский кодекс Российской Федерации. – М.: Проспект, 2011. – 544 с.2. Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL:я.3. Федеральный закон от 10 июля 1992 № 3266-1 «Об образовании» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.consultant.ru/popular/edu/43_2.html.4. Федеральный закон от 22.11.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 04.12.2006 № 202-ФЗ, 01.12.2007 № 318-ФЗ, 13.05.2008 № 68-ФЗ) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2004/10/27/arhiv-dok.html.5. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2006/07/29/personaljnye-dannye-dok.html.6. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2006/07/29/informacia-dok.html.7. Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2009/02/13/dostup-dok.html.8. Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.internet-law.ru/law/inflaw/ukaz-97.htm.9. Постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://base.garant.ru/188429/.10. Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (в ред. Постановления Правительства РФ от 11.12.97 № 1538). [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.libertarium.ru/l_sormlaw_1009 .11. Постановление Государственного комитета РФ по статистике «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 №1 [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=47274.12. Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2005/01/25/reglament-fedorgany-dok.html.13. Постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2005/08/05/reglament.html.14. Постановление Правительства Российской Федерации от 31.03.2009 № 277 «Об утверждении Положения о лицензировании образовательной деятельности». - Доступ из справ. - правовой системы «Консультант Плюс».15. Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.rg.ru/2009/06/24/deloproizvodstvo-dok.html16.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.— Введ. 27.02.1998 [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=39999.17.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.— Введ. 03.03.2003 [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=44595.18. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.ippnou.ru/article.php?idarticle=003513.19. Государственная система документационного обеспечения управления. Основы положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (утв. Приказом Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.kadrovik.ru/docs/pr23.05.88n33.htm .20. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.pntd.ru/ok/ok_011-93.php.21. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.businessuchet.ru/pravo/DocumShow_DocumID_162712.html22. Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://bestpravo.ru/fed2002/data09/tex26093.htm .23. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Федеральной архивной службой России 06.11.2000) [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.storehouse.ru/po4.htm .24. Письмо Министерства образования Российской Федерации от 30.03.1994 № 212/19-12 «О направлении пакета образцов документов, реализующих Типовое положение о дошкольном образовательном учреждении в РФ» [Электронный ресурс]. — Электрон. дан.— URL: http://www.businesspravo.ru/Docum/DocumShow_DocumID_46847.html.25.Андреева, В.И. Делопроизводство. Организация и ведение / В.И. Андреева.– М.: Кнорус, 2010. – 296 с.26.Анодина, Н.Н. Деловое письмо / Н.Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2008. – 104 с.27.Анодина, Н.Н. Документооборот в организации / Н.Н. Анодина. – М.: Омега-Л, 2006. – 172 с.28.Барихин, В.В. Делопроизводство / В.В. Барихин. – М.: Инфа-М, 2006. – 411 с.29.Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция / М.И. Басаков. – Ростов н/Д.: изд-во «Феникс», 2003. – 320 с.30.Басаков, М.И. Делопроизводство: уч. пособие / М.И. Басаков. – М.: Феникс, 2010. – 376 с. Бардаев, Э.А. Документоведение / Э.А.(внешнее согласование).Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника локального акта МБДОУ №25. На внутреннем информационно-справочном документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:Замечания прилагаютсяЗаведующий МБДОУ №25____________ _________________(личная подпись) (инициалы, фамилия)___._____.________Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.Например:СОГЛАСОВАНОЗаведующий МДОУ №25________________ ___________________(личная подпись) (инициалы, фамилия)___._____.________Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» в левом нижнем поле документа.Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:с должностными лицами МБДОУ №25;с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.3.2.21. Оттиск печати.МБДОУ №25имеет печать с указанием организационно правовой формы учреждения и его полного названия. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.3.2.22. Отметка о заверении копии.Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.Например:ВерноДелопроизводитель МБДОУ №25 Личная подпись А.Я. Хорошая10.10.2010Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати МБДОУ №25.3.2.23. Отметка об исполнителе.Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, например:А.Я. Хорошая8(4233) 45-654На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.3.2.24. Отметка об исполнении документа.