Документооборот в юридической практике

При внедрении электронного документооборота, нужно учитывать то, что он в первую очередь зависит от юридической действительности электронных документов. А в то же время действующие законодательство предоставляет требования для любых документов, от которых зависит юридическая действительность. Но, конечно же, тут немало важен тип и вид документа. ...

Содержание

Введение 3
Использование документов в юридической практике 4
Заключение 10
Список литературы 11

В законодательстве электронный документ не выделен отдельно, и из-за этого происходят трудности в использовании его в суде. Чтобы разрешить вопросы, связанные с проблемой юридической действительности электронных документов, необходимо провести анализ реквизитов документа, порядок защиты и его правильного составления.
Если провести анализ всех норм законодательства РФ, то можно увидеть что все нормы правовых актов предусматривают в электронном документе сведения, которые позволяют сделать каждый документ индивидуальным.

Для придания документу правового статуса необходимо выполнить еще несколько условий. В нормах по организации электронного документооборота положения, описывающие применение ЭЦП, считаются одним из важнейших приоритетов. Использование ЭЦП может являться главным для организации правовых отношений».ЭЦП в электронном документообороте, подразумевает следующие юридические функции: Идентификация человека, который подписал электронный документ или другое электронное сообщение; Подтверждение, что электронный документ подписан уполномоченным лицом; Обеспечение подлинности и неизменности подписанного документа; Обозначение того, что лицо подписал документ по собственной воле; Обозначение нужной письменной формы документа.Ход подписания и передачи документов в системе электронного документооборота, представлен на рисунке 1.Рис. 1. Схема работы электронного документооборота.Документ, подписанный сотрудником A, передается по информационной системе другому сотруднику B. Перед получением документа сотрудником B ЭЦП электронного документа проверяется на подлинность и принадлежность. Процессы подписи и проверки ЭЦП осуществляются как в ручном, так и автоматизированном режиме. Эта система называется синхронной.Для внедрения ЭЦП необходимо описать требования и алгоритм перевода бумажного информационного потока в электронный вид. При этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный компьютерный документ. Важно, чтобы вся информация была защищена от сбоев в поставке электроэнергии и дублировалась на резервный сервер, доступ к которому в штатном режиме функционирования закрыт. Из этого следует, что органу, которое решило перейти на электронный документооборот, не нужно выполнять сложных преобразований и затратных операций. В первую очередь необходимо перевести все бумажное делопроизводство в электронный вид. Сотрудники органов и должностные лица должны работать с ними, как с бумажными документами, но заполнять на компьютерной технике и подписывать ЭЦП. Существуют и такие бумажные документы, которые не требуют подписи, например пояснительные записки или открытые письма. Электронная цифровая подпись существует в качестве идентификатора для определения принадлежности документа. Для осуществления электронного документооборота важно, чтобы все участники электронного взаимодействия имели идентичные средства работы с ЭЦП, то есть чтобы можно было подписывать и проверять подпись на любом компьютере в информационной системе, иначе электронный документооборот теряет свой смысл.«Правила электронного документооборота включают также положения, относящиеся к понятиям «подлинник» и «копия», используемым в данной системе электронных документов. Главное учитывать, что российское законодательство не содержит положений, на основании которых возможно определить, что является подлинником, а что копией документа, полученного посредством электронной связи. Нет также законодательного ответа на вопрос о том, можно ли считать подлинником электронный документ, воспроизведенный на бумажном носителе при помощи периферийного устройства, или в таком случае речь идет о копии электронного документа. Этот законодательный пробел восполняется договорными положениями о том, что все экземпляры электронного документа являются его подлинниками. А копии электронного документа могут быть изготовлены на бумажном носителе и должны быть заверены собственноручной подписью лица, уполномоченного участником. В связи с использованием электронных документов в корпоративных системах возможно возникновение конфликтных ситуаций. Последние могут быть связаны с формированием, отправкой, получением, подтверждением получения электронных документов, а также использованием в данных документах электронной цифровой подписи, например: не подтверждение подлинности электронных документов средствами ЭЦП; оспаривание факта отправки или получения электронного документа; оспаривание действительности сертификата ключа подписи».Разрешение конфликтных ситуаций осуществляется в соответствии с порядком разрешения конфликтных ситуаций при осуществлении электронного документооборота, который является приложением к правилам электронного документооборота и неотъемлемой частью правил. Конфликтная ситуация, связанная с применением электронной подписи, подлежит разрешению с учетом положений о применении специального программного обеспечения для выполнения необходимых проверок и документирования данных, используемых при их выполнении.