Совершенствование управления предприятием и его структурными подразделениями

Дипломный проект на тему «Совершенствование управления предприятием и его структурными подразделениями (на примере ООО «ЖЭУ»)» включает введение, три главы, заключение, список использованной литературы и приложения. Целью дипломного проекта является разработка мероприятий по совершенствованию управления предприятием. Дипломный проект защищен в июне 2016 года с оценкой "хорошо". ...

ВВЕДЕНИЕ
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ И ЕГО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
1.1. Теоретические основы системы управления предприятием
1.2. Организационная структура как основа системы управления предприятием
1.3. Факторы, влияющие на формирование организационной
структуры
2. АНАЛИЗ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ЖЭС»
2.1. Характеристика предприятия, финансово-экономическое
состояние
2.2. Анализ системы управления ООО «ЖЭС»
2.3. Анализ эффективности основных структурных подразделений
ООО «ЖЭС»
3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ И ЕГО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ
3.1. Мероприятия по развитию системы управления ООО «ЖЭУ»
3.2. Мероприятия по совершенствованию управления основными структурными подразделениями ООО «ЖЭУ»
3.3. Расчет эффективности проведенных мероприятий
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПОСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ

Целью работы является изучение управления организации и управление его структурными подразделениями. Для достижения поставленной цели, необходимо решение следующих задач:
– рассмотреть основные понятия управления предприятием и его структурными подразделениями;
– провести анализ работы структурных подразделений ООО «ЖЭУ»;
– предложить мероприятия по совершенствованию системы управления структурными подразделениями.
Объектом исследования выступает система управления ООО «ЖЭУ» и его структурными подразделениями.
Предметом исследования является непосредственно процесс управления предприятия и его структурными подразделениями в целях улучшения качества труда и эффективности функционирования предприятия.

Уменьшение этого показателя свидетельствует о росте мобильности структуры имущества ООО «ЖЭС».2.2. Анализ системы управления ООО «ЖЭС»Целью системы организации и управления являются решение разных задач: организационных, технических, финансово-экономических, маркетинговых, мотивационных и социально-психологических. Решение данных задач нужно для достижения миссии предприятия, т.е. основной ее стратегической задачи. Суть этой цели заключается в обеспечении расширенного воспроизводства за счет извлечения прибыли, исполнения обязательств перед государством по выплате платежей и налогов, а также удовлетворения социально-бытовых нужд сотрудников организации.Управление, как искусство – есть творческий процесс, тут важны не только понимание общих основ управления, но и способность анализироватьопределенные ситуации, умение эффективно принять накопленный опыт на практике.Любая организация имеет свою структуру, то есть логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, которые построены в некой форме, позволяющей более эффективно добиваться целей предприятия.Почти в любой современной организации имеет место разделение труда. Отличительной особенностью является специализированное распределение труда – закрепление данной деятельности за специалистами, т.е. теми, кто может осуществить ее лучше всех с точки зрения компании.ООО «ЖЭС» имеет линейный тип организационной структуры (рисунок 2.1).Рис. 2.1. Организационная структура ООО «ЖЭС»Функциональные обязанности каждого сотрудника ООО «ЖЭС» прописаны в должностной инструкции и зависят от его должности.Директор – руководитель, управляющий организации. Обычно директор – высшая должность в организации, которая наделена возможностями выбора стратегии развития фирмы, работы с кадрами, установления финансовых потоков организации. Директор руководит в соответствии с функционирующим законодательством РФ производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью организации, неся всю полноту ответственности за результаты принимаемых решений, сохранность и результативное применение имущества организации, а также финансово-хозяйственные итоги его деятельности.Директор организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений. Директор кроме того формирует производственно-хозяйственную деятельность на основе обширного применения новейшей техники и технологии, современных форм и организации деятельности, научно-обоснованных нормативов материальных, экономических и трудовых затрат, исследования конъюнктуры рынка и передового опыта. Решает вопросы, которые касаются финансово-экономической и производственно-хозяйственной работы организации, в границах данных ему законодательством РФ прав, поручает управление отдельными направлениями деятельности другим должностным лицам - главному инженеру, руководителям отделов.Директор организует и координирует деятельность по охране труда в организации, обеспечивает защиту сотрудника от воздействия вредных и небезопасных производственных факторов, при отсутствии доверенности имеет возможность действовать от имени организации, представляет интересы компании в отношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления. Директор вправе руководить имуществом и средствами организации с соблюдением условий, установленных законодательством, Уставом организации, другими нормативными актами, открывать в банках расчетный и иные счета, подписывать трудовые договора (контракты).Главный бухгалтер несёт непосредственную ответственность перед директором и учредителем за все финансовые операции, которые проходят на предприятии, за формирования учётной политики, управление бухгалтерским учётом и формирование финансовой отчётности. Постановления главного бухгалтера, которые касаются оформления хозяйственных операций и предоставление в бухгалтерию соответствуюих данных и документов, являются обязательными для всех сотрудников хозяйствующего субъекта. Главный бухгалтер обладает второй подписью для банковских и кассовых документов, без этой подписи они не принимаются к исполнению. Управляет сотрудниками бухгалтерии и т.д.Бухгалтер осуществляет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций. Выполняет прием и контроль над первичной документацией по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке. Отражает на счетах бухгалтерского учета операции, которые связаны с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. Производит начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы сотрудников и рабочих, иных выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование сотрудников организации. Подготавливает сведения по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с определенным порядком для передачи в архив и т.д.Главный экономист осуществляет работу по реализации экономической деятельности организации, которая направлена на увеличение эффективности и рентабельности производства, качества выпускаемой и освоение новых видов услуг, достижение значительных итоговых результатов при подходящем применении материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Главный экономист подготавливает исходные сведения для составления проектов хозяйственно-финансовой, производственной и коммерческой деятельности (бизнес-планов) организации в целях обеспечения увеличения объемов сбыта продукции и роста прибыли. Осуществляет расчеты по материальным, трудовым и финансовым затратам, которые необходимы для производства и реализации выпускаемой продукции, освоения новых видов продукции, прогрессивной техники и технологии.Главный экономист определяет финансовую эффективность организации труда и производства, внедрения новой техники и технологии, рационализаторских предложений и изобретений. Оформляет материалы для заключения договоров, следит за сроками исполнения договорных обязательств. Ведет учет экономических показателей итогов производственной деятельности организации и ее подразделений, а также учет подписанных договоров. Осуществляет деятельность по развитию, ведению и хранению базы данных экономической информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, которая используется при обработке данных и т.д.Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров является реализация следующих функций:управление работой службы;разработка нужной документации, предложений, рекомендаций, руководств и т.п.;проведение работы по защите информации, которая составляет государственную, коммерческую и служебную тайну;обеспечение оптимального распределения нагрузки между сотрудниками отдела;создание условий для роста и повышения квалификации персонала;реализация контроля за соблюдением сотрудниками правил внутреннего рабочего распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;внесение предложений о вознаграждении отличившихся сотрудников, наложении взысканий на нарушителей производственной дисциплины;контроль за своевременным составлением отчетности.Отдел кадров решает следующие задачи:реализация работы по подбору, расстановке и применению работников и специалистов;формирование постоянно трудящегося рабочего коллектива;создание кадрового резерва;организация системы учета кадров.Кадровая служба осуществляет следующие функции:разработка планов комплектования сотрудников в соответствии с программой развития определенного предприятия;оформление приема, перевода и увольнения сотрудников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;учет личного состава;хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;контроль за выполнением управляющими подразделений приказов и постановлений по работе с личным составом;изучение перемещения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;анализ деловых качеств специалистов предприятия с целью оптимального применения кадров;создание обстоятельств для увеличения образовательного и квалификационного уровня специалистов;работа по формированию резерва на выдвижение;подготовка предложений по усовершенствованию расстановки и использованию сотрудников;подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии, подготовка материалов для представления сотрудников к вознаграждению и поощрению;принятие мер по трудоустройству высвобождаемых сотрудников;организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего рабочего распорядка;ведение всей отчетности по кадровым вопросам.Заместитель директора по эксплуатации жилищного фонда представляет собой первого заместителя директора организации и несет ответственность за итоги и эффективность производственной деятельности организации. На пост заместителя директора по эксплуатации жилищного фонда назначается лицо, которое имеет высшее профессиональное (техническое) образование и стаж работы по специальности на управляющих должностях в соответствующей профилю организации отрасли не менее 5 лет. Назначение на должность заместителя директора по эксплуатации жилищного фонда и освобождение от нее исполняется приказом директора организации.Должностные обязанности главного инженера:устанавливает техническую политику и направления технического развития организации в условиях рыночной экономики, пути реконструкции и технического перевооружения функционирующего производства, степень специализации и диверсификации производства на перспективу;обеспечивает требуемый уровень технической подготовки производств и его непрерывное увеличение, рост эффективности производства и производительности труда;организует разработку и осуществление планов внедрения новой техники и технологии, проведения организационно-технических мероприятий, научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ;обеспечивает результативность проектных решений, своевременную и качественную подготовку производства, техническую эксплуатацию, ремонт и модернизацию оборудования, достижение высокого качества продукции в ходе ее разработки и производства;реализует контроль над соблюдением проектной, конструкторской и технологической дисциплины;управляет работой технических служб организации, осуществляет контроль за результаты их работы, состояние трудовой и производственной дисциплины в подчиненных подразделениях;на время отсутствия директора компании выполняет его обязанности и применяет его права, несет ответственность за должное их выполнение и использование.Секретарь осуществляет различные операции с использованием компьютерной техники, которая предназначена для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, которые проводятся руководителем (сбор нужных материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Организует прием посетителей, содействует своевременности рассмотрения просьб и предложений сотрудников и т.д.Как уже было сказано ранее, ООО «ЖЭС» имеет линейный тип организационной структуры.При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель (в нашем случае директор), который возглавляет коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, который состоит из функциональных отделов (бухгалтерия, планово-экономический отдел, отдел кадров, отдел производственно-технической комплектации, технический отдел).Преимущества линейной структуры управления:точная система обоюдных связей функций и подразделений;четкая система единоначалия – один руководитель сосредотачивает в своих руках управление всей совокупностью процессов, которые имеют общую цель;четко выраженная ответственность;быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих;согласованность действий исполнителей;оперативность в принятии решений;простота организационных форм и точность взаимосвязей;минимальные издержки производства и наименьшая себестоимость выпускаемой продукции.Линейная структура управления элементарна, её просто понять. Четко очерченные права и обязанности всех её участников формируют условия для своевременного принятия решений.Линейную структуру управления применяют небольшие и средние фирмы, которые осуществляют несложное производство. Возглавляет руководитель, который сосредотачивает в своих руках все функции управления и полномочия по принятию решений. Отчетливо выражен принцип единоначалия; высокий уровень централизации в управлении; полномочия функциональных специалистов незначительны, имеют рекомендательный характер.По мере увеличения предприятия, усложнения технологических процессов, расширения номенклатуры выпускаемой продукции появляется потребность в формировании в структуре организации дополнительных функциональных подразделений, которые решают общие и функциональные задачи.Минусы линейной структуры управления и их причины представлены в таблице 2.4. При создании и первых годах развития ООО «ЖЭС» линейная структура управления целиком себя оправдывала, поскольку объемы работ были небольшими. И, следовательно, создавать более функциональную схему руководства предприятием не являлось необходимым.Таблица 2.4Недостатки линейной структуры управления и их причиныОтмечаемые недостаткиПричины недостатковНедостаток звеньев, которые занимаются вопросами стратегического планированияВопрос стратегического планирования – в первую очередь проблема руководителяВ работе управляющих почти всех уровней оперативные проблемы («текучка») преобладают над стратегическими;Перегрузка управленцев верхнего уровняНедостаточная передача полномочий нижестоящим уровням. Вопросы в пределах их компетенции они обязаны регулировать самостоятельноТенденция к волоките и перекладыванию ответственности при решении проблем, которые требуют участия ряда подразделений;Отсутствие горизонтальных связейМалая эластичность и адаптируемость к изменению ситуацииНедостаточная передача полномочий нижестоящим уровням. Они обязаны приспосабливаться к изменениям, не дожидаясь указаний сверхуКритерии эффективности и качества деятельности подразделений и организации в целом – разныеЭто не недостаток, это само собой разумеющеесяТенденция к формализации оценки эффективности и качества деятельности подразделений приводит ка правило к появлению атмосферы страха и разобщённостиИсключение из оценок экономических факторов, замена их субъективнымиБольшое количество “этажей управления” между сотрудниками, которые выпускают продукцию, и лицом, которое принимает решениеНедостаточная передача полномочий нижестоящим уровням. Высшие руководители и не должны принимать решения по вопросам, которые непосредственно касаются лиц, выпускающих продукциюПовышенная зависимость итогов деятельности предприятия от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцевЭто правилоВ следствии почти одновременной деятельности на нескольких объектах были обнаружены значительные минусы в системе управления организацией.Большая загруженность директора из-за необходимости нахождения на объектах, что привело к срыву сроков рассмотрения текущих документов (финансовых, делопроизводства, внутрихозяйственных, документов отдела кадров и т.д.).В течение 2015 года были выплачены ООО «ЖЭС» штрафы и пени по задержкам выплат в Пенсионный фонд РФ и налоговую службу на общую сумму 65700 руб.Аналогичные трудности возникали с небольшими финансовыми и юридическими вопросами. Все договора независимо от суммы сделки подписываются исключительно директором предприятия.Одним из недостатков работы системы управления ООО «ЖЭС» является деятельность секретариата. К отсутствию директора добавляется плохо организованное делопроизводство. Секретарь с объемом документов как внешних (письма, договора и т.д.), так и внутренних (служ. записки, докладные, заявления) явно не справляется, подолгу задерживаются. Имеются проблемы и с архивацией документов, о чем говорит предъявленный штраф из трудовой инспекции. Контроль за этой службой осуществляет именно директор, а в связи с его огромной загруженностью это происходит слабо. И подобных примеров можно привести немало.Как было сказано выше, в первые годы работы предприятия директор единолично принимал все решения. Он успевал осуществлять как руководство, так и контроль работы. Но с увеличением новых построенных домов и потоком различных документов, требующих его внимания, образовалась ежедневная «текучка» необъятных для одного человека масштабов, которая отнимает много времени и сил.Следующая важная проблема состоит в резком снижении качества выполняемых работ. Данная проблема возникла при большом увеличении объемов работ. Проведя опрос руководителей участков и бригадиров подразделений, которые находятся непосредственно на объектах о причинах, повлиявших на резкое обострение данных показателей, были выявлены две ключевые причины:а) очень низкая квалификация как рабочих, так и мастеров;б) отсутствие мотивации персонала быстрого и качественного выполнения работ.Следовательно, в ходе исследования организационной структуры ООО «ЖЭС» были выявлены следующие основные недостатки:отсутствие на рабочем месте одного «главного» сотрудника тормозит деятельность отдела;сотрудники различных отделов смогут вступать в контакты друг с другом только лишь через своих руководителей;большая загруженность директора организации.Выявленные недостатки в системе управления ООО «ЖЭС» являются потенциальными объектами для совершенствования деятельности организации.2.3 Анализ эффективности основных структурных подразделений ООО «ЖЭС»Для четкого взаимодействия между структурными подразделениями в ООО «ЖЭС» разработаны четкие системы строгого распределения производственных и управленческих задач и контроля над их выполнением.Рассмотрим подразделение отдела кадров ООО «ЖЭС», это структурное подразделение управляет процессами:подбора, найма и адаптации работников;оценки индивидуальной деятельности сотрудников;организации обучения персонала;увольнения сотрудников и др.Одной из форм отношений, которая помогает урегулировать взаимодействие между различными структурными подразделениями ООО «ЖЭС», является оценка деятельности структурных подразделений (Приложение 2). Оценку структурному подразделению выставляют как руководитель, так и сотрудники подразделения. Взаимная оценка подразделений позволяет избежать односторонности и пристрастности, что часто происходит при рассмотрении индивидуальной деятельности сотрудника одним человеком. Она воспитывает культуру объективного отношения к делу на корпоративном, деловом и профессиональном уровнях. При внедрении взаимной оценки ООО «ЖЭС» постаралось декларируемые ценности максимально перевести на реальную основу, чтобы персонал осознавал цели своей организации и старался их реализовать.Следует отметить, что взаимодействие сотрудников организации ООО «ЖЭС» является одним из механизмов формирования корпоративной культуры, передачи культурных ценностей и традиций, появления новых внутрифирменных стандартов.На основании действующих на предприятии положений о подразделениях, в которых описываются структура, задачи, функции, права, взаимодействие, ответственность подразделения, можно с определенной периодичностью проводить оценку тех функций и задач, которые выполняет то или иное подразделение по отношению к другим. В ООО «ЖЭС» такая процедура происходит один раз в полугодие.