Совершенствование системы планирования на предприятии(на примере ООО"Сфера-3Д"

Уровень оригинальности 76%
...

Введение
1.Теоретические аспекты системы планирования на предприятии
1.1 Понятие планирования и его роль для эффективности работы предприятия
1.2 Система планирования и её элементы
1.3. Методы планирования
2.Анализ системы планирования на предприятии ООО «Сфера-3Д»
2.1 Общая характеристика предприятия ООО «Сфера-3Д»
2.2 Анализ системы планирования торговых точек «Сласти» ООО «Сфера-3Д»
2.3 Особенности системы планирования в ООО «Сфера-3Д»
3. Пути по совершенствованию системы планирования
3.1 Недостатки существующей системы планирования на предприятии
3.2 Меры направленные на улучшение системы планирования на предприятии
3.3 Эффективность предложенных мер по совершенствованию системы планирования
Заключение
Библиографический список
Приложение 1

В современных условиях, связанных с высокой глобальной конкуренцией, в которых почти все крупные предприятия обладают доступом примерно к одним и тем же технологиям, необходимо учитывать факт, что на эффективное достижение целей организации влияет, в основном, принятие управленческого решения, которое было бы эффективным. Ясно, что на различных уровнях руководства необходимо принимать оптимальные решения исходя из имеющейся информации.

Главный офис ООО «Сфера-3Д» имеет организационную структуру, построенную по функциональному принципу, что показано на рисунке 5.Функциональная структура предполагает объединение конкретно специализированных функций в одно направление деятельности под фактическим контролем одного линейного руководителя (например, заведующий отделом сбыта, который непосредственно контролирует все продукты и менеджеров отдельных товаров). Логика такой структуры заключается в том, что за счет концентрации однородных ресурсов в одной области бизнеса можно добиться максимального эффекта экономии на масштабе.Рисунок 5 – Структура ООО «Сфера-ЗД»Преимущества функциональной структуры: высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций; освобождение линейных менеджеров от решения многих специальных вопросов; возможность получения консультаций опытных специалистов непосредственно на предприятии. Недостатки функциональной структуры: дублирование и несогласованность указаний и распоряжений; снижение ответственности исполнителей за работу в результате получения указаний одновременно от нескольких функциональных руководителей; отсутствие взаимопонимания между функциональными службами; длительная процедура принятия решений; трудности поддержания постоянных контактов между функциональными службами. В составе ООО «Сфера-3Д» центральный офис (и производство), а также складское помещение. Сеть «Сласти» включает 9 различных торговых точек во Владимире. Основным в торговой организации является отдел продаж, как наиболее многочисленный и работающий с девятью торговыми точками. В структуру Общества входят также следующие отделы: 1. Ревизионно-аналитический отдел.2. Бухгалтерия.3. Отдел информационных технологий.4. Отдел главного энергетика. 5. Отдел главного инженера.6. Отдел управления персоналом.7. Отдел закупок.8. Отдел производства кондитерских изделий.9. Отдел планирования.10. Отдел продаж.Управляет компанией генеральный директор, осуществляющий стратегическое планирование, координирование коммерческой, финансово-хозяйственной деятельности Общества.В функции заместителя генерального директора, являющегося также начальником отдела продаж по совместительству, входит координация всего процесса товародвижения в ООО «Сфера-3Д», логистика и заключение договоров с поставщиками. Каждый отдел имеет свою структуру управления - начальника, заместителя, специалистов. Отдел производства кондитерских изделий связан с работой на производстве, поэтому помимо начальника отдела и его заместителя имеются бригадиры и бригады рабочих, осуществляющих процесс. Среднесписочная численность ООО «Сфера-3Д» за 2015 год составила 194 человека, 136 из которых приходится на персонал торговых точек сети «Сласти». На данный момент динамика одной из торговых точек сети «Сласти» ООО «Сфера-3Д» отражена в таблице 1 в зависимости от времени года.Таблица 1 - Анализ выручки торговой точки «Сласти» ООО«Сфера-3Д» в период 2013-2015 гг. по временам годаПериодыПоказатели по годамв тыс. руб.Абсолютный прирост (+,-)Темп роста по годам 2013201420152014 / 20 132015/ 20 142014 /20 132015/20 14Зима3443533438529-99931,020,97Весна344328325-15900-28350,950,99Лето6496507001807497201,001,08Осень29832731028194-169261,090,95Всего16351657167722630199661,011,01 Из данной таблицы видно, что прибыль организации с каждым годом увеличивалась, что указывает на устойчивое экономическое развитие и имеющийся потенциал для расширения торговой сети. Наибольшее влияние на получение прибыли оказывал потребительский спрос в зависимости от времени года, на что указывает рисунок на основе таблицы 2 доли выручки в общем объеме реализации по временам года.Таблица 2 – Анализ средней выручки и доли в общем объеме реализации по временам года ООО «Сфера-3Д» ПериодПоказатели по годам в рубляхОбщая сумма вы-ручки, руб.Средняя выручка (руб.)Доля средней выручки к общегодовой2012 2013 2014 Зима34407435260334261010392873464290,21Весна3437703278703250359966753322250,20Лето64851365032070004019988736662910,40Осень2984063266003096749346803115600,19Всего163476316573931677359496951516565051 Данные таблицы наглядно отображает рисунок 6, где видно, что наибольшая доля выручки приходится на летний период. Рисунок 6 - Доля выручки по временам года к общей выручке за год В процессе товародвижения от изготовителя к потребителю конечным звеном является розничная торговля, производящая продажу товаров кроме населения также организациям, предприятиям, учреждениям. Продажа потребительских товаров осуществляется со складов предприятий изготовителей, посреднических организаций, фирменных магазинов, заготовительных пунктов.Для сети магазинов «Сласти» ООО «Сфера-3Д» характерно частичное самообслуживание - как одного из самых удобных для покупателей метода продаж, позволяющего увеличить объёмы, скорость и пропускную способность продаж, где функции работников торгового зала сводятся в основном к консультированию покупателей, выкладке товаров, контролю за их сохранностью и выполнением расчетных операций. Целью ООО «Сфера-3Д» является совершение продаж заявленного ассортимента продукции за счет привлечения покупателей, а также производство и реализация собственной кондитерской продукции высокого качества.Компания «Сфера-ЗД», если исследовать ее с точки зрения жизненного цикла, соответствует стадии ранней зрелости (на переходе стадии роста и зрелости). Отличительные признаки этого периода – экспансия, дифференциация и, возможно, диверсификация. Образуются структурные подразделения, результаты деятельности которых измеряются полученной прибылью. Используются многие общепринятые методы оценки эффективности, должностные инструкции, делегирование полномочий, нормы производительности, экспертиза, организация обучения и развития. Однако начинают проявляться тенденции к бюрократизму. На данный момент организация еще обладает определенными признаками растущей организации (об этом свидетельствует постоянное увеличение объемов продаж и рост штата).Модель Грейнера предполагает наличие кризиса автономии для растущих организаций, которой является «Сласти» ООО «Сфера-3Д». Если рассматривать организацию как единую систему, а не совокупность несвязанных филиалов, то в действительности можно найти признаки кризиса автономии, в том числе по вопросам планирования. Он заключается в невозможности приспособить филиалы под потребности окружающей среды едиными требованиями в сфере планирования «Сласти» ООО «Сфера-3Д». 2.2 Анализ системы планирования торговых точек «Сласти» ООО «Сфера-3Д» В целях анализа общей системы планирования в ООО «Сфера-3Д» необходимо изучение деятельности сети торговых точек «Сласти» и определение характерных для них особенностей составления планов. На основе проведенного анализа системы планирования в магазинах сети «Сласти» ООО «Сфера-3Д» было установлено, что магазины розничной торговли имеют самостоятельность в установлении объемов продаж, прибыли, развития организации, найма персонала, благодаря чему у каждого магазина сложилась относительно самостоятельная система управления и планирования торговой деятельности, которая согласовывается с общим управлением компании ООО «Сфера-3Д». Анализ показал, что одной из основных задач управления торговых точек «Сласти» является эффективность работы и оптимизация численности. Особенность их функционирования связана с повышенными требованиями к должностям администратора и кассиров, что отражает примерный штатный состав торговой точки «Сласти», в котором наибольший удельный вес персонала составляют продавцы и администраторы, имеющие наибольшую рабочую нагрузку (таблица 3). В связи с этим для них необходимо создание оптимального режима труда и отдыха с предоставлением пятидневной рабочей недели и составлением удобного графика выхода на работу.Таблица 3 - Штат торговой точки «Сласти» ООО «Сфера-3Д»ДолжностьКоличество работниковДиректор1Товаровед1Администратор2Продавец-универсал (кассир)10Уборщица1 Анализ работы торговой точки «Сласти» показал, что в целом на режим интенсивности работы продавцов оказывает влияние интенсивность покупательских потоков, эффективное распределение объемов товаров по часам дня, по дням недели и по сезонам, а также время, затрачиваемое на подготовительно-заключительные операции. В результате это приводит к необходимости иметь дублирующих сотрудников по наиболее значимым и загруженным должностям, таким как «продавец-универсал», который является в магазинах многопрофильным работником и администратор, чьё присутствие необходимо в магазинах на постоянной основе. Анализ распределения нагрузки по работникам в любой торговой точке, в том числе магазина «Сласти» ООО «Сфера-3Д», показал, что торговым точкам необходимо осуществлять согласование режимов работы магазина с режимом труда и отдыха его работников, которая достигается в магазинах путем составления рациональных график выхода на работу в соответствии с трудовым законодательством на каждую рабочую неделю, с учетом времени года и отпуска, что отражено в таблице 4 по сотрудникам филиалов.Таблица 4 - Распределение нагрузки по работникам в торговой точке «Сласти» ООО «Сфера-3Д»Функции в торговой точкеГодовой объем работы, часов. (максимальное кол-во часов, выполняемой функции, характеризует ее значимость)по должностям ДиректорТовароведАдминистратор (двое)Продавец-универсалУборщицаИТОГО 10 чел.Разработка стратегических решений900900Организация тактического управления и рабочего процесса40011001500Учет товаров, продаж и т.д.12001200Оперативное руководство10020002100Бухгалтерский учет50240290Исполнение работ по кадровому учету390390Технологические работы400240018404640Обслуживание покупателей5801600016580 Общее количество часов 18401840368018400184027600На основе изучения деятельности сети торговых точек «Сласти» ООО «Сфера-3Д» было установлено, что система планирования включает следующие элементы и результативные этапы:Определение целей и задач.Формирование Общей стратегии;  3. Определение функциональных стратегий, в том числе по направлениям деятельности - маркетинга, финансово-бухгалтерского учета, человеческих ресурсов.По каждому конкретному вопросу наблюдаются следующие этапы планирования:1. Определение цели планирования. 2. Анализ проблемы. 3.Поиск альтернатив. 4.Прогнозирование. 5.Оценка и принятие решения. Определено, что ключевой целью торговых точек «Сласти», являющихся частью системы планирования, является устойчивое функционирование, нацеленное на удовлетворение наибольших потребностей потребителей и их предпочтений с учетом возможного развития, что ориентирует магазины розничной торговли на задачи по обеспечению роста прибыли за счет увеличения объема продаж с учетом качества обслуживания и в целом отражено в общей политике Общества «Сфера-3Д», направленной на устойчивое развитие компании в целом. В связи с этим в задачи любого магазина «Сласти», участвующего в общей системе планирования ООО «Сфера-3Д», входит составление списков по следующим видам показателей, в реализации которых они участвуют:Оптимизация трудовой активности (кадровая задача).Рост объемов продаж.Улучшение имиджа сети «Сласти» ООО «Сфера-3Д».Анализ системы планирования в Обществе показал, что относительная самостоятельность торговых точек позволяет разрабатывать им и самостоятельную стратегию, которая представляется на оценку и рассмотрение и в отдел планирования ООО «Сфера-3Д» с целью глубокой проработки запланированных возможностей и обоснования качества их реализации. Таким образом, в целом стратегия развития сети магазинов «Сласти» ООО «Сфера-3Д» - опирается на основной и всеми применяемых метод SWOT-анализа, который каждая торговая точка осуществляет отдельно, исходя из своих возможностей. Самой разработкой стратегических решений занимаются директора магазинов, которые планирует объемы продаж, выручки и максимальную возможность получения прибыли. Исходя из запланированного объема прибыли и продаж, в торговой точке формируются планы по каждому функциональному направлению, где основным являются - определение оптимальной численности персонала с учетом потребности сотрудников по всем должностям и видам деятельности. Тем самым кадровая работа включает меры, направленные на совершенствование штатного расписания и составление рациональных графиков выхода на работу на каждую рабочую неделю в соответствии с трудовым законодательством и учетом времени года и отпусков. В целом анализ, проведенный в ООО «Сфера-3Д», показал, что маркетинговое планирование осуществляется на уровне торговых точек «Сласти», которое сводится к организации мероприятий рекламы, включающих акции и распространение флаеров с информацией о сети. Это позволяет составлять план маркетинговой деятельности на год с увязкой финансового планирования. Анализ показал, что финансовое планирование в компании осуществляется на краткосрочную, среднесрочную и долгосрочную перспективу путем составления линии тренда, а также на основе SWOT- анализа, с учетом расходов на реализацию обозначенных стратегией мер. Важным в системе планирования является увязка и разработка планов на основе предоставленных основным офисом данных о максимальной производственной мощности предприятий кондитерских изделий и возможной организации по ним закупок. Поэтому основными субъектами планирования в ООО «Сфера-3Д» является генеральный директор, его заместитель и отдел планирования. На уровне торговой точки субъектом планирования выступают - директор, товаровед и администратор, которые, исходя из анализа трудозатрат проведенных ранее, участвуют в разработке системы планирования. Директор осуществляет стратегическое планирования и определяет основные направления развития на основе анализа деятельности магазина, пример которого представлен в таблице 5 с целью обоснования стратегии магазина.Таблица 5 - SWOT-анализ «Сласти» ООО «Сфера-3Д» Сильные стороныСлабые стороныбольшой объем производстваширокий ассортиментстабильное положение на рынкебольшое количество покупателейслабый контроль за персоналомограничен объем продажперсонал без квалификациииспользование персоналом махинацийУГРОЗЫкризис53431325снижение дохода фирмы54324332банкротство фирмы34215143конкуренция на рынке42353521ВОЗМОЖНОСТИрост объемов продаж11543222расширение предприятия22351135рост клиентской базы52145221 На основе проведенного SWOT-анализа были определены в таблице 5 возможности и угрозы, которые легли в основу формирования перечня направлений деятельности в виде ранжирования их по уровню значимости с учетом затрат (или проблем), что отражено в таблице 6.Таблица 6 - Ранжирование направлений деятельности торговых точек «Сласти» ООО «Сфера-3Д» на основе SWOT-анализа№п/пФормулировка проблемыОценка проблемыРанг проблемы1Дальнейшее увеличение торговых точек и количества продукции, исходя из требований потребителя 3812Освоение продуктов своего изготовления673Замена управляющего персонала на более квалифицированных работников2924Открытие новых точек1865Использование политики государства в сфере импорта2636Повышение уровня квалификации работников до необходимого2257Обновление ассортимента продукции254Наглядно направления деятельности в виде ранжирования их по уровню значимости с учетом затрат (или проблем) отражены в виде диаграммы на рисунке 7.Рисунок 7 - Ранжирование проблем торговых точек «Сласти» ООО «Сфера-3Д» Процентное соотношение значимости проблем легко рассчитывается и представлено на рисунке 8. Рисунок 8 - Процентное соотношение значимости проблемРасчет выполнялся на основе определения доли значимости проблемы в их суммарной значимости. Суммарная значимость проблем рассчитывалась следующим образом.Псум= 38 + 6 + 29 + 18 + 26 + 22 +25 = 164.Далее рассчитывалась доля каждой проблемы в процентах по следующему примеру.П1 = 38 / 164 * 100 = 23,2. В итоге была определена стратегия развития с учетом ранжирования проблем, которая позволила выбрать наиболее верные направления деятельности торговых точек «Сласти» ООО «Сфера-3Д», в результате чего директор был вынужден отказаться от дальнейшего увеличения числа торговых точек с целью увеличения объема продаж и реализации большего объема продукции из-за существенных затрат, несмотря на имеющуюся такую потенциальную возможность. Увеличение количества продукции относится, преимущественно, к мороженному и холодным напиткам в летний период, которые составляют до 75 % реализуемого товара в летние месяцы. Предложение не способно полностью удовлетворить спрос на многую продукцию, что мешает компании получать дополнительную прибыль. Соответственно, по данному пункту, в план продаж на лето добавляют ассортимент и объем товаров по мороженому и холодным напиткам. Стратегия всей компании ООО «Сфера-3Д» включает освоение новых продуктов собственного изготовления, которые успешно реализуются на протяжении длительного времени, что указывает на постоянный рост ассортимента кондитерских изделий. Кроме того, магазин самостоятельно организует производство готовых салатов, благодаря чему увеличивается возможность получения стабильной выручки в зимний период или даже получить дополнительный доход. Оптимизация численности персонала (с возможной заменой работников на более квалифицированных или их обучение) является одним из важных направлений деятельности директора магазина, реализация которого осуществляется двумя основными способами: - путем найма администратора с экономическим образованием;- путем повышения квалификации директора и обучения на курсах, семинарах. Кроме используемого метода SWOT-анализа в торговых точках может применяться более постой метод для расчета оптимального числа сотрудников торговой точки – это метод экстраполяции, когда планируемые (прогнозируемые) показатели определяются путем переноса показателей из прошлого периода на новый планируемый период с учетом повторяющихся закономерностей развития. По сути, директор магазина переносит при постоянстве внешних факторов объемы и планы прошлого периода на следующий период, в том числе и по численности сотрудников персонала. Этот метод используется при стабильности работы магазина в прошлом и настоящем периоде и очень эффективен в краткосрочном периоде, что вполне применимо в деятельности и к планам торговых точек «Сласти». 2.3 Особенности системы планирования в ООО «Сфера-3Д» Исследования, проведенные по сети торговых точек «Сласти» ООО «Сфера-3Д» показали, что:1) Общество с ограниченной ответственность «Сфера-3Д» является в целом средним предприятием, а входящие в него торговые точки - малыми и относительно самостоятельными магазинами розничной торговли, которые практически не пользуются поддержкой центрального учреждения, поскольку каждая торговая точка считается микрофирмой, с чем связаны специфические особенности, отражающиеся как на функционирования, так и на системе планирования организации в целом. 2) Среди специфических особенностей основными являются:- функциональная организационная структура, характерная для главного офиса «Сфера-3Д»;персонализация управления, связанная с малым размером организации и уникальностью роли сотрудников, участвующих в продажах, что характерно для каждой торговой точки, так как персонал участвует в текущем планировании при определении графика смен;отсутствие системы стратегического управления как обособленной организационной и управленческой структуры. В рамках торговых точек «Сласти» ООО «Сфера-3Д» планирование осуществляет директор. В рамках компании в целом – отдел планирования занимается всеми планами (стратегическими, перспективными, текущими, оперативными). Высокая зависимость от внешней среды, связанная с неустойчивостью малой системы и отсутствием стабилизирующих фондов. Из-за данной специфичной черты планирования, торговые точки вынуждены действовать намного осторожнее, не допуская значительного риска, даже в случае больших инвестиционных возможностей. В работе был приведен пример отказа от открытия новой торговой точки.Ограниченность финансовых ресурсов .