Делопроизводство в управлении качеством Тема 12

1. Регистрация документов и ведение справочно-информа¬ционной системы.
2. Особенности составления, оформления и использования гарантийных писем.
3. Практическое задание: составьте объяснительную записку по поводу Вашего невыхода на работу и приказ руководителя об объявлении Вам выговора.
4.Список литературы
...

1. Регистрация документов и ведение справочно-информа¬ционной системы.
2. Особенности составления, оформления и использования гарантийных писем.
3. Практическое задание: составьте объяснительную записку по поводу Вашего невыхода на работу и приказ руководителя об объявлении Вам выговора.
4.Список литературы

1. Регистрация документов и ведение справочно-информа¬ционной системы.
2. Особенности составления, оформления и использования гарантийных писем.
3. Практическое задание: составьте объяснительную записку по поводу Вашего невыхода на работу и приказ руководителя об объявлении Вам выговора.
4.Список литературы

Регистрационную форму входящего документа заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на документе нет резолюции, срока исполнения и исполнителя, данные данные вносятся после рассмотрения документа руководителем. Сведения о ходе исполнения документа и номер дела в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.Форма регистрационного журнала входящих документов проста и может иметь такие графы:В регистрационной карточке данные же данные могут быть расположены так:Именно такая карточка может конструироваться на формате А5 (148x210) или А6 (105x148). Ее размножают, выбрав достаточно плотную бумагу.Для различных групп регистрируемых документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.При автоматизированной системе регистрации наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки (РКК), в кᴏᴛᴏᴩую заносятся сведения о документе, аналогично традиционной ручной карточке на бумажной основе.При автоматизированной системе регистрации сведения о документе можно легко дополнить. К примеру, добавить:вид документа;географическое местонахождение автора документа;автор резолюции;название структурного подразделения;количество листов в документе;количество листов приложений;связанные документы.Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки, но имеет и ϲʙᴏи особенности.Форма электронной регистрационной карточкитрадиционно содержит как данные (поля), заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции), данные (поля), кᴏᴛᴏᴩые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и данные (поля), кᴏᴛᴏᴩые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, кᴏᴛᴏᴩые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.С помощью раскрывающихся списковтрадиционно заполняются данные (поля):вид документа — так как количество видов документов ограниченно;автор резолюции -список руководящих лиц организации;структурное подразделение — список структурных подразделений;исполнители — как правило, ϶ᴛᴏ поле состоит из двух частей — названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя;№ дела — связан с номенклатурой дел организации;связанные документы — данные данные устанавливают связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).С помощью пополняемого списка заполняются данные (поле) «корреспондент». Организации, с кᴏᴛᴏᴩыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего от нового корреспондента, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.Регистрация исходящих и внутренних документовРегистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:название подразделения, подготовившего документ,исходящий номер документа;дата документа;адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;краткое содержание документа;фамилия исполнителя, подготовившего документ;контрольная дата ожидаемого ответа;ссылка на входящий документ, если документ будет ответом;номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;дата документа (регистрации);краткое содержание;подразделение, подготовившее документ;исполнитель;срок исполнения;отметка об исполнении (ход исполнения);номер дела, куда подшит документ.Аналогично тому как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.Стоит сказать, что каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. К примеру, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно такие важные задачи, как информационно-справочная работа и контроль за исполнением документов.Гарантийное письмоГарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В наши дни гарантийные письма – довольно распространенное явление в деловой сфере. Наиболее часто они используются в следующих случаях:Подтверждение оплаты за что-либо (работа, услуги, товары и пр.).  Гарантия отсроченного платежа.Намерения юр/лица относительно потенциального сотрудничества.Предоставление информации 3-им лицам.Особенности составления гарантийного письма:Сугубо деловой язык, отсутствие длинных и размытых фраз.Четкость формулировок.Указание вида обстоятельств или изложение всей процедуры по выполнению обязательств.Составление данного документа на фирменном бланке отправителя.Скрепление документа печатью компании-отправителя.Наличие подписи руководства и гл/бухгалтера.Стилистические, и тем более орфографические/пунктуационные ошибки в письме недопустимы.Не по правилам оформленное письмо могут признать недействительным.Большая часть подобных документов начинается с фраз «Настоящим письмом заверяем (гарантируем)…» или «Ввиду договора, подписанного между нашими компаниями и осуществленной предоплаты…», и пр. При условии, что речь в письме – о гарантиях оплаты, в обязательном порядке указываются реквизиты банка. Также к письму нередко прикладывают копии определенных документов, если в этом есть необходимость.Что должно быть в письме?Название компании-отправителя + стандартный набор реквизитов организации.Порядковый номер письма + дата регистрации данного документа, как исходящего.Данные адресата (ФИО либо название компании).Суть обращения – в содержании письма.Подпись адресата (руководителя).Гербовая печать организации (читаемый оттиск).Основные виды гарантийных писем – характеристики и особенности заполнения гарантийных писем для физических и юридических лицПредоставление организацией гарантийного письма может осуществляться и физическим, и юридическим лицам, в соответствии с обстоятельствами. Причем, само слово «гарантия» может в тексте даже не упоминаться. Главное, чтобы в содержании письма присутствовало подтверждение намерений организации. Виды гарантийных писем следующие:Гарантийное письмо об оплате задолженности или на оплату приобретенного товара. Этот документ чаще всего используется в отношениях фирм и компаний. Таким письмом компания подтверждает обязательства – своевременно осуществить оплату за услуги/товары, что были предоставлены в долг.Гарантийное письмо на выполнение работ. В таком документе, помимо номера/даты «исходящего» и адресата, обычно указываются сами обязательства (к исполнению), их объем и сроки. Формулировки - «Гарантируем…», «Настоящим гарантируем…» и пр.