Аудит расчетов с подотчетными лицами

Организации и ведение учета расчетов с подотчетными лицами ...

Введение
1. Теоретические и правовые аспекты аудита расчетов с
подотчетными лицами
1.1. Сущность и основы расчетов с подотчетными лицами
1.2. Цель и основные задачи аудита расчетов с подотчетными
лицами
1.3. Этапы аудита расчетов с подотчетными лицами
2. Организация аудита расчетов с подотчетными лицами
ГАУЗ ПК «Городская клиническая больница № 4»
2.1. Организационно-экономическая характеристика ГАУЗ ПК
«Городская клиническая больница № 4»
2.2. Программа аудита расчетов с подотчетными лицами ГАУЗ
ПК «Городская клиническая больница № 4»
2.3 Аудиторское заключение
3. Типичные ошибки, допускаемые при расчетах с
подотчетными лицами
Заключение
Список использованной литературы
Приложения

Актуальность дипломной работы заключается в том, что как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д.

Среди врачей доктора и кандидаты медицинских наук, профессора, квалифицированные специалисты с огромным опытом работы, многие из которых трудятся в отделениях клиники с момента ее основания. На базе больницы располагаются городские центры: сердечно-сосудистой и торакальной хирургии. Больница имеет международные сертификаты по гинекологии, ортопедии, абдоминальной, торакальной, сердечно-сосудистой хирургии, по лечению больных с острым коронарным синдромом.Организационная структура ГАУЗ ПК «Городская клиническая больница № 4» представлена на рисунке 2.1.Рисунок 2.1. Организационная структура БольницыСтруктурных подразделений и дочерних предприятий ГАУЗ ПК «Городская клиническая больница № 4» не имеет.Эффективность использования бюджетных и внебюджетных средств в Больнице определяется оценкой и динамикой показателей финансово-хозяйственной деятельности за два года.При анализе финансовых показателей эффективности деятельности бюджетного учреждения коммерческая деятельность больницы не является ее основной, поэтому только по финансовым показателям нельзя судить о ее финансовом положении.Таблица 2.1Динамика показателей ликвидности и платежеспособности за 2010-2012 гг.КоэффициентыНорматив20112012Отклонение 2011 от 2012абс.отн., %123456Покрытия текущей задолженности1,0-3,00,30,760,46153,3Абсолютная ликвидность0,3-1,20,10,120,0220,0Текущая ликвидность≥ 20,40,60,250,0Обеспеченность собственными средствами≥ 0,1-1,01-2,1-1,09-107,9Эффективность управления≥ 0,450,150,160,016,7Таким образом, политику управления бюджетными и внебюджетными средствами предприятия можно охарактеризовать как достаточно эффективную в условиях недостатка целевого финансирования.2.2 Программа проверки расчетов с подотчетными лицами ГАУЗ ПК «Городская клиническая больница № 4»Согласно стандартам аудиторской деятельности подготовка общего плана аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, оценке системы внутреннего контроля. Аудиторская организация независима в выборе приемов и методов аудита и несет полную ответственность за результаты своей работы в общем плане аудита.Общий план аудита включает наименование проверяемой организации, период проведения аудита, отражает состав аудиторской группы и их руководителя, конкретно планируемые виды работ.Таблица 2.2Общий план аудита ГАУЗ ПК «Городская клиническая больница № 4»№ п/пПланируемые виды работПериод ИсполнительПримечания123451Проверка расчетов на приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов 2012 год2Поверка расчетов на оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств2012 год3Поверка расчетов на командировочные расходы по территории Российской Федерации и за границу2012 год4Поверка расчетов на представительские расходы;2012 год5Подготовка аудиторского заключения2012 годПрограмма аудита является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень содержания аудиторских этапов, необходимых для практической реализации плана аудита.Таблица 2.3Программа аудита ГАУЗ ПК «Городская клиническая больница № 4»№ п/пПеречень аудиторских процедур по разделам аудитаПериод проведенияРабочие документы12341 Проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами 2012 год1.1 Правильность оформления приказов (распоряжений) руководителя 2012 годПриказ о подотчетных лицах и порядке получения в подотчет денежных средств 1.2 Проверяется порядок выдачи подотчетных сумм 2012 годПроверяются приказы руководи-теля организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о командировочных расходах 2 Проверка документального оформления авансовых отчетов 2012 год2.1 Формальная проверка 2012 годАвансовый отчет и документы прилагаемые к нему 2.2 Проверка по существу 2012 год3 Проверка правильности корреспонденции счетов 2012 годАвансовый отчет, анализ счета 71 Окончание таблицы 2.312344 Проверка формирования регистров синтетического и аналитического учета 2012 годАнализ счета 71, оборотно - сальдовая ведомость 5 Проверка правильности отражения данных по счету 71 в отчетности организации 2012 годБухгалтерский баланс (форма №1) стр.240, 620; Приложение к бухгалтерскому балансу (форма №5) - раздел «Дебиторская и кредиторская задолженность» 6 Выражение мнения аудитора 2012 годРабочие документы аудитора 7Составление аудиторского заключения2012 годДля сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник, приведенный в таблице 2.4.Таблица 2.4Вопросник аудитора проверки расчетов с подотчетными лицамиВопросВариант ответаИнформация или документ, который следует запроситьНазначаемая аудиторская процедураНомер следующего вопроса№ вывода123456Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать денежные средства на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятиюНет1ДаСписок лиц, которым разрешено выдавать деньги на хоз.нуждыПодотчет 1.1.1Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммамНет2ДаВедомости и оборотки по 71 счетуПодотчет 1.1.2Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировкиНет3ДаПриказы (распоряжения) руководителяПодотчет 2.1.2Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложенияНет4ДаПодотчет 2.1.5ДаПодотчет 4.1.2Окончание таблицы 2.4123456Имеются ли утвержденные письменным распоряжением руководителя предприятия сметы представительских расходовНет5ДаПисьменные распоряжения руководителя и сметыПодотчет 4.1.1Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложенияНет6ДаПодотчет 4.1.2По результатам опроса ответственных работников Больницы можно сделать следующие предварительные выводы:1) Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы Больницы ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.2) В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее подотчетные суммы, выдаются новые авансы.3) Приказы о направлении работников в командировку не оформляются — следует проверить не допускается ли под видом командировочный расходов скрытое авансирование работников Больницы.4) В нарушение статьи 217 Налогового кодекса РФ для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.5) В нарушение п. 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.6) В нарушение Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.Разработка общего плана и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. С помощью последних аудитор должен выявить области значимые для аудита. Так же при разработке общего плана и программы аудита очень часто возникают случаи обнаружения несоответствия данных. В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины. Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур:- «Подотчет 1.1.1» – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.Данная проверка проводилась сплошным методом с использованием рабочего документа, табличная форма которого представлена в таблице 2.5.Таблица 2.5Список работников получавших суммы под отчет№ п/пФИО работника Соответствует ли списку лиц, имеющих право получать деньги под отчетПримечаниеДаНет123451Егоров Д.В.Х2Миронова И.А.Х3Гайцман И.А.Х4Лавровская Э.И.Х5Иванов И.И.Х6Ефимов Г.В.Х7Мироненко А.В.Х8Миронович А.Р.Х9Адутова Е.Р.Х10Самофалов К.А.Х11Карпович М.К.Х12Пронникова П.Р.Х13Сергеев А.Л.Х14Литвиненко О.А.ХЛиц получающих денежные средства не надлежащим образом не установлено.- «Подотчет 1.1.2» – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам.Важным этапом аудита расчета с подотчетными лицами является проверка получения подотчетных сумм лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам, так как это очень распространенная ошибка. Фрагмент рабочего документа представлен в таблице 2.6.Таблица 2.6Проверка наличия фактов получения подотчетных сумм лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам (фрагмент)№ п/пФИО работника, получающего сумму под отчетОтчитался ли по ранее полученному авансуДаНет12341Иванов И.И.Х2Миронова И.А.Х3Лаврентьева А.Е.Х4Лаевская О.Е.Х5Егоров Д.В.Х6Самофалов К.А.Х7Мироненко А.В.Х8Козлов К.Е.Х………157Литвиненко О.А.ХВ ходе проверки наличия фактов получения подотчетных сумм лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам проверки, выявлено нарушений не было.- «Подотчет 1.1.3» – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.Основными задачами аудита расчетов с подотчетными лицами является контроль за целесообразностью и законностью использования подотчетных сумм, поэтому необходимо осуществить проверку законности расходования подотчетных сумм целям, согласно рабочему документу, фрагмент которого представлен в таблице 2.7. Таблица 2.7Проверка законности расходования подотчетных сумм (фрагмент)Израсходовано на покупку ТМЦ по авансовому отчетуСтоимость ТМЦ согласно копий чеков, оплаченных подотчетным лицомОприходовано ТМЦ, в руб. согласноОтклонения данных, + (-)накладнымотчету о движении продуктов и материаловкарточкам складского учетаавансового отчета откопий чеков от отчетов движения продуктов и материаловнакладных от карточек складского учетаотчета движения продуктов и материалов от карточек складского учетакопии чековнакладных на оприходованиеотчета о движении продуктов и материаловкарточек складского счета123456789101112100 200,50100 200,50100 200,50100 200,50100 200,50000000057 893,4557 893,4557 893,4557 893,4557 893,45000000034 524,1634 524,1634 524,1634 524,1634 524,1600000001 456,201 456,201 456,201 456,201 456,200000000782,45782,45782,45782,45782,4500000007 896,357 896,357 896,357 896,357 896,350000000……………000000078 654,8978 654,8978 654,8978 654,8978 654,890000000В ходе проверки законности расходования подотчетных сумм нарушений выявлено не было.- «Подотчет 1.1.4» – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия.Данная проверка проводилась сплошным методом с использованием рабочего документа, представленного в таблице 2.8.Таблица 2.8Проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия№ п/пФИО работника, получавшего суммы под отчет в течении проверяемого периодаЕсть ли данный работник в штате предприятияПримечаниеДаНет123451Егоров Д.В.Х2Миронова И.А.Х3Гайцман И.А.Х4Лавровская Э.И.Х5Иванов И.И.Х6Ефимов Г.В.Х7Мироненко А.В.Х8Миронович А.Р.Х9Адутова Е.Р.Х10Самофалов К.А.Х11Карпович М.К.Х12Пронникова П.Р.Х13Сергеев А.Л.Х14Литвиненко О.А.ХВ ходе данной проверки отклонений выявлено не было.- «Подотчет 1.1.5» – проверка правильности списания подотчетных сумм в налоговом учете на расходы, не принимаемые для целей исчисления налога на прибыль предприятия.В случае, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет собственных средств предприятия, необходимо удостовериться в том, что решение о списании действительно существует, с подотчетной суммы удержан налог на доходы физических лиц в соответствующем размере и на эту сумму начислен единый социальный налог.В ходе проверки правильности списания подотчетных сумм в налоговом учете ошибок выявлено не было.- «Подотчет 2.1.1» – проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.- «Подотчет 2.1.2» – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку. В ходе проверки, отсутствие приказов на командированных работников не обнаружено.- «Подотчет 2.1.3» – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке.Ошибок в заполнении командировочных удостоверений не выявлено.- «Подотчет 2.1.4» – проверка правильности возмещения командировочных расходов.Командированному работнику выплачиваются суточные, квартирные, проездные расходы, возмещаются расходы по найму жилого помещения, поэтому были проверены правильность, законность и целесообразность возмещения данных расходов. Таблица 2.9Фрагмент рабочего документа для проверки правильности возмещения командировочных расходовФИО командированногоНаличие оправдательных документовНаличие приказа о направлении в командировкуНаличие в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировкеПроверка правильности возмещения командировочных расходовЕстьНетЕстьНетЕстьНетПравильноНеправильно123456789Иванов И.И.ХХХХОкончание таблицы 2.9123456789Миронова И.А.ХХХХЛаврентьева А.Е.ХХХХЛаевская О.Е.ХХХХЕгоров Д.В.ХХХХ………………………Мироненко А.В.ХХХХВ ходе данной проверки была выявлена ошибка. Егорову Д.В. была неправильно определена величина возмещения командировочных расходов. - «Подотчет 2.1.5» – проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм.Нарушений по данной проверке выявлено не было.- «Подотчет 2.2.1» – проверка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.В связи с тем, что лица, по которым была превышена сумма командировочных расходов сверх установленных норм, выявлены не были, данная проверка не проводилась.- «Подотчет 3.1.1» – проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. В ходе проверки правильности выделения налога на добавленную стоимость (далее НДС) были проверены:- правильность выделения НДС на расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно;- правильность выделения НДС на затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями;- правильность выделения НДС за расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательствомВсе расходы были произведены в пределах нор, на основании чего налог на добавленную стоимость по суммам командировочных расходов не выделялся.- «Подотчет 4.1.1» – проверка соответствия фактических расходов понятию представительских расходов. В ходе проверки были проверены фактические расходы на соответствие к представительским расходам, таким как:- расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц Больницы, участвующих в переговорах;- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно.Нарушений выявлено не было.- «Подотчет 4.1.2» – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм. На основании п. 2 ст. 264 Налогового Кодекса РФ все представительские расходы, в течение проверяемого периода были включены в состав прочих расходов.- «Подотчет 5.1.1» – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами. Вся задолженность подотчетных лиц Больнице и Больницы подотчетным лицам показана развернуто в регистрах учета и не собержит нарушений.- «Подотчет 5.1.2» – проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере №7 «Расчеты с подотчетными лицами».Таблица 2.10Отражение операций в авансовых отчетах по данным ГАУЗ ПК «Городская клиническая больница № 4»№ авансового отчетаКорреспонденция счетовСумма, руб.Сумма, руб.Содержание операцииДебетКредит1234561543271-250-21 50046 500Выдана иностранная валюта из кассы под отчет (1$ = 31 руб.)Окончание таблицы 2.9123456154322671-21 60249 662Отражены командировочные расходы71-250-21023 162Выдано из кассы в погашение перерасхода подотчетной суммыВ ходе данной проверки выявлены следующие ошибки:- неправильно начислены суточные за день пересечения границы при возвращении в Россию. Суточные за день пересечения границы РФ при возвращении из командировки выплачиваются в рублях по нормам, установленным для командировок на территории РФ. Таким образом, суточные в долларах выплачиваются за 5 дней, в рублях – за 1 день;- в авансовый отчет необоснованно включены услуги химчистки;- неправильно составлена корреспонденция счетов. Рекомендуемое отражение вышеперечисленных операций представлено в таблице 2.11.Таблица 2.11Отражение операций в авансовых отчетах№авансового отчетаКорреспонденция счетовСуммаСодержание операцииДебетКредитДолл.Руб.1234561543271-150-10100Суточные за день пересечения границы РФ71-150-10100Суточные за день пересечения границы РФ71-250-21 50046 500Выдача из кассы иностранной валюты под отчет2671-1100Списание суточных расходов в рублях2671-21 36042 160Списание расходов в инвалюте50-271-21404 340Возврат неизрасходованной подотчетной суммы в кассу организации2.3 Аудиторское заключениеНа завершающем этапе аудитор должен обобщить всю полученную в ходе проверки и сосредоточенную в его рабочей документации информацию, обработать ее определенным образом и сформировать на этой базе свое профессиональное мнение о достоверности бухгалтерской отчетности.Результаты этой работы должен оформляться в виде двух итоговых документов: письменной информации (отчета) и аудиторского заключения.Структурой аудиторского заключения является:1. Вводная часть, которая включает в себя: название документа в целом («Аудиторское заключение»); юридический адрес и телефоны аудиторской фирмы (фамилию, имя, отчество аудитора, работающего самостоятельно, и его стаж работы); номер, дату выдачи и наименованием органа, выдавшего аудиторской фирме (аудитору) лицензию на осуществление аудиторской деятельности, а также срок действия лицензии; номер свидетельства о государственной регистрации аудиторской фирмы (регистрационного свидетельства предпринимателя); ИНН, номер расчетного счета аудиторской фирмы(аудитора); фамилии, имена и отчества всех аудиторов, принимавших участие в аудите.2. Аналитическая часть, в которой содержится информация об общих результатах проверки.В ходе аудиторской проверки была проверена правильность сроков выдачи денежных средств подотчет, которые устанавливаются приказом руководителя предприятия, таких операций, как расчеты с водителями за приобретение ими горюче-смазочных материалов, запасных частей, обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов.Была проверена правильность корреспонденции счетов по данному объекту учета. Для этого кредитовые обороты по счету 71 сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей, затрат, денежных средств и расчетов. Дебетовые обороты по 71 счету сверяются с суммами по кредиту счета 50 “Касса”.Все суммы, выданные подотчетному лицу сверх норм, относятся на уменьшение чистой прибыли предприятия.При проверке подотчетных сумм была проверена целесообразность перерасхода, его необходимости для производственных нужд предприятия.Баланс сверялся с данными Главной книги по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами”.Главная книга проверялась арифметически на соответствие оборотов по корреспондирующим счетам, и сверялась с данными журнала-ордера №7.Журнал-ордер №7 проверялся арифметически, на правильность составления и оформления, сопоставляются обороты по корреспондирующим счетам в различных журналах-ордерах и ведомостях, так же сверялся с авансовыми отчетами, с приходными кассовыми ордерами и расходными кассовыми ордерами.