Цели и формы мониторинга СМИ сотрудником пресс

Изучение и анализ целей и форм мониторинга СМИ сотрудниками пресс-служб. ...

Реализация основных направлений работы со СМИ должен учитывать и обеспечивать выбор оптимального момента, то есть реализацию двух основных принципов: во-первых, выбор оптимального времени проведения и, во-вторых, выбор необходимой аудитории.
Руководитель любой организации должен хорошо знать задачи, направления работы специалистов по ЗЗГ по коммуникациям со СМИ, уровень их подготовки и способности, контролировать их деятельность, определенным образом поощрять их к повышению профессионального уровня.

Актуальность работы. Без существования и нормального функционирования различных средств массовой информации (далее - СМИ), которые способны осветить широкий спектр взглядов и мнений.
Сейчас важнейшую роль в сфере массовой информации играет деятельность аудиовизуальных СМИ, к которым относятся телевидения и радиовещания. Как уже отмечалось, особенности правового регулирования их деятельности обусловливают использованием ими технических средств распространения информации, а для эфирных СМИ - еще и использованием такого исчерпывающего ресурса, как радиочастотный, что требует дополнительного благоустройства их деятельности.
Пресс-служба сегодня - это неотъемлемая часть любой организации, государственного заведения, публичной персоны. Организация, независимо от ее масштабов и сферы деятельности , должна заниматься планированием работы со средствами массовой информации, так как это позволяет существенно сократить неопределенность ожидаемых результатов и разработать последовательную программу по созданию имиджа компании с наименьшими затратами. Пресс-служба - одно из актуальных явлений в журналистике и PR на сегодня. Деятельности пресс-служб сейчас посвящено немало книг и учебных пособий. Публикуются специализированные печатные издания.

В крайне редких случаях пресс-служба занимается исключительно взаимодействием со СМИ, как это принято в практике на Западе.В настоящее время пресс-службы различных организаций могут существенно отличаться спецификой своей работы, приоритетными задачами, технологиями работы. Эта разница зависит от формы собственности и характера деятельности организации, будет наглядно показана в следующих разделах учебника. Сейчас же необходимо обозначить базовую структуру пресс-службы, которая может несколько видоизменяться в зависимости от стоящих перед ним задач, имеющихся бюджетов и понимание роли и значения данного отдела руководством. Однако какие-то универсальные правила хорошей работы очень сложно сформулировать, потому что разные пресс-службы имеют разный уровень контактов, размер штатов и уровень финансовых возможностей.Средние и тем более малые организации, пресс-службы которых немногочисленные, отличаются тем, что в них происходит соединение разного функционала в одном лице, которая выполняет широкий спектр должностных обязанностей. Опыт показывает, что даже крупные коммерческие компании, претендующие на статус транснациональных, в настоящее время идут по пути сокращения штата пресс-служб, предпочитая оставить, например, только трех специалистов вместо шести, но таких, кого смело можно называть профессионалами и не опасаться за качество их работы. Естественно, в этом случае специалисты будут выполнять достаточно широкий перечень должностных обязанностей, и соединять в себе функции текстовика, аналитика.Важным фактом является также то, что через анализ структуры пресс-службы можно проследить функциональные и должностные обязанности сотрудников рассматриваемого нами подразделения. Через выделение рабочих групп по направлениям и описание стоящих перед ними задач, мы можем составить наглядное представление о том, чем занимается пресс-служба и люди, работающие в ней. Напомним, что представлено ниже разделение пресс-службы на составные части в дальнейшем позволит проиллюстрировать широко распространенную ситуацию, когда большой спектр обязанностей выполняет один или несколько человек.Средства массовой информации: сущность, цели, функции, права и обязанностиСредства массовой информации (СМИ) - пресса, радио, телевидение – это самостоятельная индустрия, направленная на формирование общественного мнения, национальной политического сознания и самосознания населения с использованием организационно-технических комплексов, обеспечивающих массовое тиражирование и быструю передачу словесной, образной и музыкальной информации.Каждая форма СМИ имеет свою знаковую систему: печать или печать - письменное слово или визуальный образ; радио - устное слово, музыку; телевидение - синтез устного слова, движущегося изображения и музыки.Пресса - это массовые периодические печатные издания, то есть газеты и журналы.Радио - это комплекс электронно-технических устройств с уникальными, практически неограниченными возможностями передачи звуков на значительные расстояния, что делает его доступным для широких слоев населения. Люди слушают радио, занимаясь другими делами, и при этом получают исчерпывающую информацию о всевозможных событиях. Это и новости, и развлекательные программы, и театр, и рынок. То есть радио способно живой, реальной языком, различными звуками передавать информацию непосредственно с мест событий.Телевидение представляет собой сложный электронно и лазерно-технический, технологический и организационно-функциональный комплекс, способный передавать на большие расстояния одновременно черно-белое и цветное изображение предмета, движущегося общественных или природных событий, явлений, процессов, звуков, речи и музыки.Телевидение влияет на все сферы жизни, быта, досуга, деловой активности, привлекает к обсуждению важных социальных проблем, формирует взгляды, общественное мнение, экологическую этику, жизненную позицию и менталитет человека, создает обратную связь с многомиллионной аудиторией.Эти контакты, влияния через коммуникации формируют национальное сознание и самосознание, способствуют гармоничному развитию общества, формированию чувства морального связи с эпохой.Сегодня в России в условиях демократизации общества существуют и активно функционируют телекомпании различных форм собственности: государственные, общественные, муниципальные, акционерные, кооперативные, частные.Государственная телекомпания - организация, которая действует от имени государства и на государственные средства, выражает взгляды государства, различных ветвей власти и отстаивает их интересы.Межгосударственная телекомпания - основана на межгосударственных совместных соглашениях организация, которая действует на основе устава, принимается представителями государств-учредителей.Общественные телекомпании - это такие, соучредителями которых являются государственные органы, юридические лица и граждане. Негосударственные телекомпании учреждаются одним или несколькими юридическими или физическими лицами (частно-коммерческие каналы, кабельные сети).Понятно, что любая форма организации телевидения имеет свою социально-экономическую и политическую базу, представляет и отстаивает интересы определенных социальных, экономических, политических и духовно-культурных сил (Кланов, партий, этнических образований и т.д.).СМИ призваны выполнять три основные задачи:1) объективно освещать в прессе, на радио и телевидении важнейшие события в стране и мире;2) распространять по инициативе деловых кругов и общественности коммерческую информацию, в том числе рекламу;3) инициировать позитивные изменения в обществе с целью повышения темпов производства, конкурентоспособности национальной экономики, стабильного политического развития.Решая эти задачи, средства массовой информации выполняют всестороннюю работу в области информатизации общества, формировании и функционировании экономики, политики, социальной сферы и культуры.Анализ показывает, что СМИ имеют определенное наполнение конкретным содержанием признаки, которые обусловливают выполнение определенных функций (рис 1).Особое место занимает экономическая признак СМИ, которая обуславливает наличие и осуществления производственно-коммерческой, рыночно-информационной и других функций, от выполнения которых зависит стабильность корпорации (фирмы) на рынке, в том числе, и в обществе в целом.Социальный признак СМИ характеризует выполнение ими работы по обеспечение надлежащих условий труда, защиты интересов отдельных слоев населения, охраны окружающей среды. Этот признак предопределяет потребность в выполнении функций социальной защиты, трудообеспечение различных слоев населения, охраны окружающей среды и тому подобное.Организационно-правовая функцияНормативно-регламентирующая функцияКомунникативная функцияИнновационная функцияИзобразительная функцияМотивационная функцияКонтрольная функцияРыночно-информационная функцияПроизводительно-коммерческая функцияФункция социальной защитыЭкологическая функцияФункция трудообеспеченияФункция планированияОрганизационная функцияКоординационно-руководящая функцияУправленческий признакТворческий признакСоциальный признакСМИ: ПРИЗНАКИ И ФУНКЦИИПравовой признакЭкономический признакРисунок 1. Признаки СМИВажнейшей является управленческая признак СМИ, которая характеризуется организацией взаимодействия СМИ с обществом и предусматривает следующие функции: мотивацию труда, планирования, организации, контроля, учета, координации и управления общественной деятельностью, взаимодействием субъектов производства и рынка.Правовой признак СМИ характеризует их активное участие вместе с государственными органами и общественными организациями в разработке и рассмотрении нормативных и законодательных актов и их практической реализации. Она предусматривает выполнение таких функций, как организационно-правовая, нормативно регламентирующая подобное.Творческий признак СМИ характеризуется их способностью и возможностями влиять на общественность с помощью многочисленных факторов, в том числе документальных, эмоциональных, массовых и др. Этот признак обусловливает выполнение таких основных функций: коммуникативной, инновационной, изобразительной.Все названные признаки СМИ и функции, предусмотренные этим признакам, безусловно, важны, их нужно знать и учитывать в практической деятельности любой организации.Вместе с тем анализ показывает, что важнейший признак СМИ, управленческая, обусловливает пять важнейших функций, что и привело к ошибочному определению СМИ как четвертой ветви власти, ведь каждая форма СМИ, в частности телевидения, не может быть общей в своем воздействии на население, они выражают и отстаивают интересы определенных социально-политических сил.Средства массовой информации имеют право на свободу слова, сбора, обработки и распространения актуальной экономической, политической, социальной и духовно-культурной информации через прессу, радио и телевидение.Вместе с широкими правами СМИ имеют установленные законом обязанности, в частности:- освещать факты, события объективно, без искажений, такими, какие они есть;- не копить информацию незаконными путями, используя шантаж или угрозы участникам событий;- не распространять слухов и сплетен;- не интервьюировать детей и подростков без согласия их родителей;- не оповещать о серьезных происшествия и чрезвычайные ситуации, пока не проведена их совершенного анализа;- собственное мнение журналиста не должна оскорблять присутствующих;- журналист обязан отвечать за данные, полученные с государственных и общественных источников, приводить точные ссылки на первоисточник информации.Формы подачи информационно материаловВ процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяются определенные этапа (подготовительный этап непосредственно перед мероприятием, сама пресс конференция и этап после окончания мероприятия), каждый из которых имеет характерные особенности.Основными формами подачи информационных материалов являются:а) пресс-конференция, брифинг;б) презентация, пресс-тур;в) составление и распространение пресс-релизов;г) подготовка и создание паблисити (или информационного материала), которое передают журналистам или редакторам;д) интервью.Первый этап - это планирование и оповещения.Готовя пресс-конференцию, стоит заранее позаботиться о:1. Приглашение. Определить, каким СМИ, организациям будет интересна информация и кого бы хотели заинтересовать вы. Подготовить приглашение (пресс анонс) с указанными датой, местом и временем проведения пресс-конференции, указать тематику. Отметить, предполагается фуршет, кофе и т.д.2. Место проведения. Для этого часто арендуют конференц-залы, однако, если такой возможности нет, то помещение, которое планируют использовать для пресс-конференции, следует соответствующим образом подготовить: места для организаторов и докладчиков расположить выше и на определенном расстоянии от общественности. Перед ними должны быть таблички с указанными именами, должностями, названиями организаций. Кроме того, всем участникам пресс-конференции можно подготовить бейджи (нагрудные таблички с указанными именами и организациями / СМИ, которые они представляют).Отведенное для прессы место также должно быть удобным и организованным. Следует подумать и над организацией, использованием бэкграунда, так называемого заднего плана; там можно разместить визуальную информацию, которая привлечет внимание фотографов и телевизионщиков. Это могут быть стенды или какие-то экспонаты, касающиеся темы пресс-конференции, в конце концов, логотип организации. Подбирая одежду, следует учитывать цвет бэкграунда, поскольку цвет одежды может сливаться с фоном. У залы и на здании следует повесить таблички, указывающие на место и время проведения мероприятия, отмечают название, организатора пресс-конференции, этаж и зала, где она состоится.3. Материалы пресс-конференции. Информацию (документы, фото, пресс-релизы, тексты всех докладов), которую вы хотели распространить, нужно подготовить в достаточном количестве, как правило, с избытком, потому что, возможно, придется пересылать по почте папку с информацией в то СМИ, представитель которого появился, или же вы захотите передать информацию в какую-то организацию или учреждение. Для прессы, кроме пресс-релиза, можно подготовить информационное дополнение - пресс-кит. Пресс-кит (пресс-пакет) - это папка с подборкой информационных материалов о мероприятии и организацию. В пресс-кит вкладывают, прежде всего, пресс-релиз, факт-лист организации, иллюстративные материалы, дополнительные информационно-рекламные материалы (здесь могут быть буклеты, тексты докладов, бэкграундер - листок с рекламно-дополнительной об организации и ее деятельности). Пресс-киты следует раздать во время регистрации, но если ее не предусмотрено, то перед конференцией.4. Регистрационные списки. Их следует сформировать до начала проведения пресс-конференции. В регистрационных списках должны быть указаны фамилия и имя, название СМИ (организации) и телефон журналиста (представителя). После пресс-конференции, воспользовавшись информацией этих списков, будет возможность обновить свою информационную базу и определить, кто из приглашенных СМИ не пришел, чтобы передать им пресс-пакет или прислать пресс-релиз.5. Подготовку председательствующего. Обычно управлять пресс-конференцией поручают пресс-секретарю или руководителю пресс-службы, однако если такой должности нет, то председательствовать должен PR-работник, знаком с спецификой подобных мероприятий, имеет соответствующий опыт и навыки общения с журналистами. Председательствующий должен регулировать ход конференции:1) открыть ее короткой вступительной речью, сообщив причину созыва и представив докладчиков;2) предоставить слово докладчикам, проследить, чтобы их речи ни были слишком длинными (в пределах 7-20 минут)3) контролировать поток вопросов журналистов от одного СМИ не более двух вопросов, чтобы все могли узнать, что их интересует; предотвращать спорам; всегда давать понять, что пресс-конференция заканчивается (Например, говоря журналистам: «Прошу, последний вопрос»);4) наконец поблагодарить участников пресс-конференции – докладчикам и журналистам - и пригласить, если это предусмотрено программой, неформальную встречу, то есть фуршет, чай, кофе.Пресс-конференцию следует записать на диктофон, это, во-первых, необходимо для того, чтобы потом проанализировать ее ход, «плюсы» и «минусы» проведения, во-вторых, копию записи можно предоставить журналистам, а в-третьих, использовать как доказательство, если какой-то из СМИ неправильно привел, или прокомментировал факты, процитировал докладчика, и, наконец, на основе этой пленки можно создать аудио-релиз.Брифинг похож на пресс-конференцию в подготовке и проведении. Однако существенная разница между ними заключается в том, что на брифинге не предусмотрено комментарии, обсуждения, журналистские вопросы и ответы на них. Брифинг созывают в том случае, когда необходимо сообщить важное событие, обнародовать позицию организации. Сообщает новость на брифинге один человек, обычно руководитель организации или кто-то из ответственных работников PR-службы (пресс-секретарь, PR-менеджер). К проведению брифинга, как и пресс-конференции, стоит подготовиться заранее: встретить журналистов, позаботиться о месте проведения, сформировать пресс-киты, куда обязательно, кроме основных информационных материалов, вложить распечатанную речь, будет произнесена. Чай, кофе, минеральную воду стоит предлагать перед началом брифинга.Пресс-релиз используется для краткого сообщения содержания пресс-конференций, брифингов, «круглых столов», дискуссий и т.д. В пресс-релизе необходимо максимально точно изложить содержание события, состоявшейся которым вопросам посвящена, чем вызвана, указать имена и фамилии выступающих, количество присутствующих, а также были приглашены какие известные личности, отметить вопросы, проблемы, обсуждались, навести темы докладов и тому подобное. То есть пресс-релиз имеет правдиво передавать информацию о событии. Наличие пресс-релиза означает, что к западу, события тщательно готовились. Было бы ошибкой считать, что пресс-релизы используются только для освещения сути запланированной или проведенной события. Пресс-релиз считают раздаточным материалом, благодаря которому можно распространять новости о своей компании в средствах массовой информации. Пресс-релизу прибегают, когда нужно сообщить новую информацию о фирме, об определенных изменениях в ее деятельности, руководстве, о выпуске новой продукции или услуги, о предстоящем событии и тому подобное.Большинство пресс-релизов направляются редакциям факсу или по электронной почте, хотя нужно знать привычки редакторов: кто привык принимать материал из рук в руки. Если же пресс-релиз пересылается, то:- Его желательно присылать всем редакциям с вашего списка СМИ в один и то же время. Эта необходимость вытекает из причины быстрого распространения новостей в наши дни: например, вы прислали по факсу пресс-релизы информационным агентствам, а затем в газеты, вполне нашли на страницах газет ожидаемого количества сообщений о происшествии. Это произошло потому, что информагентства, использовав основополагающий первый абзац пресс-релиза, уже распространили его.Журналисты, увидев сообщение, решили, что писать о событии нет смысла, потому что о ней уже знают (то есть была потеряна свежесть новости), несмотря на то, что пресс-релиз, помимо основной части (лид-абзаца), содержит также подробную информацию;- Отправив пресс-релиз по факсу или электронной почте, следует проследить за его дальнейшей судьбой с помощью телефонных звонков каждому редактору или журналисту: «Получили ли вы пресс-релиз о ... (Тема)? ». Такие «контрольные звонки» помогут выяснить:1) или пресс-релиз поступил;2) или он читабельный (для этого стоит спросить, все буквы четко видно)3) или он в работе (спросить, не нужно больше информации о события). Здесь есть возможность заинтересовать журналиста событием, предоставляя ему больше информации, разъяснения, воссоздав тему пресс-релиза в контексте событий или объяснив ее значение.Выясняя судьбу пресс-релиза, не стоит: а) навязывать свою историю; б) спрашивать, будет напечатано пресс-релиз, статья на основе его и тому подобное.Паблисити - одно из средств PR, благодаря которому осуществляется связь с общественностью. Паблисити, как отмечает Д. Доти, - «это любая информация или действие, с помощью которых человек, событие или что-то другое становится известным широкой общественности ». Иными словами, суть паблисити - это новость о чем-то интересное для общественности, стимулирование интереса к чему-то. Однако это не обязательно хорошие новости, и они могут быть распространены, предоставлены не только PR-агентством, но и любым другим информационным источником.Иногда паблисити называют косвенной рекламой, однако это заблуждение. Ведь паблисити об определенном товаре, организацию или услугу призвано, прежде, своевременно (чтобы не потерять новизны и актульности) ознакомить общественность с интересными новостями и фактами об их местность, организацию, окружение и тому подобное. Еще в 1906 году Айви Ли написал в «Декларации о принципах », которую разослал редакциям газет, PR-деятельность открыта и прозрачная, ее «цель давать новости, но это не рекламное агентство. С любого, которого обнародованного материала можно получить дополнительную информацию, мы с радостью поможем каждому редактору лично проверить достоверность любого из упомянутых фактов. По первому требованию любой редактор сможет получить исчерпывающие сведения о тех, от чьего имени распространяется статья».Этот подход к распространению только достоверной информации, настоящих новостей, которые не имеют рекламной цели, сохранился до сих пор. Кроме этих требований, паблисити должна соответствовать еще и таким: легкий стиль и изложение, интересное содержание и простой язык без технических терминов, канцеляризмов, профессионализм и другой специфической лексики.Прибегают к паблисити по разным причинам, в частности Е.