Автоматизация отдела кадров

Автоматизация отдела кадров с помощью Microsoft Access ...

Введение 2
1 Основная часть 4
1.1 Описание предметной области 4
1.2 Построение инфологической и даталогической модели 7
1.3 Выбор программных средств 18
1.3.1 Обзор настольных СУБД 18
1.3.2. Обзор языков программирования 23
2 Разработка комплекса «Кадры для делопроизводственных служб» 28
2.1. Разработка логической схемы программы 28
2.2 Логическое проектирование 29
2.2.1.Определение цели создания программы и баз данных 29
2.2.2. Определение форм и необходимых полей 29
2.3 Разработка алгоритма основной программы 31
2.4 Проектирование системы 32
2.4.1 Разработка форм 32
2.4.2 Разработка запросов 47
2.4.3 Формирование отчетов 50
2.5. Тестирование системы 55
3 Руководство пользователя 57
3.1. Начало работы с программой 57
3.2 Добавление нового сотрудника 57
3.3 Корректировка данных 58
3.4 Удаление данных 58
3.5 Поиск записи 59
3.6 Просмотр отчетов 60
3.7 Получение справки по работе с программой 60
3.8 Выход из программы 60
4 Охрана труда 62
Заключение 65
Список используемой литературы 67

Потоки информации, циркулирующие в мире, который нас окружает, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Некоторые организации используют для этого шкафы с папками, но большинство предпочитают компьютеризированные способы – базы данных, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций. Не будь баз данных, они бы просто захлебнулись в ин-формационной лавине.
Существует много веских причин перевода существующей информа-ции на компьютерную основу. Се йчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой ин-формации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т.д.
Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти необходимы средства обеспечения диалога человек-ЭВМ, которые позволяют пользователю вводить запросы, читать файлы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства – системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специ-ализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей. [2, 11]
Целью данной дипломной работы является разработка справочно-аттестационного комплекса «Кадры для делопроизводственных служб». Имеющаяся совокупность информации должна просматриваться и изменяться без привлечения значительных материальных и людских ресурсов.
Это продиктовано непрофессиональной подготовкой персонала, работающего с программой, а также низким уровнем владения специфическими средствами традиционных баз данных. Другими словами пользователь не должен вникать во все возможности современных СУБД, рассчитанные на любые базы данных и не всегда удобны для неспециалистов.
Для достижения цели необходимо выполнить следующие задачи:
 описание предметной области;
 составление алгоритма решения;
 анализ и выбор метода решения для достижения результата;
 обзор существующих пакетов программ для решения поставленной задачи;
 обоснование выбора средства разработки системы;
 создание системы;
 тестирование системы;
 обеспечение пользователя системой помощи для работы с системой.
Разработанная система должна выполнять следующие функции:
 обрабатывать входную информацию;
 выдавать данные по определенным запросам (поиску, удалению, создания отчетов;
 выдавать результат в доступной для пользователя форме.

[7]Завершая рассмотрение настольных СУБД, можно отметить, что развитие тех из настольных СУБД, что сумели сохранить свою популярность на протяжении многих лет, подчинялось вполне определенным закономерностям. Все эти СУБД:приобрели визуальные средства проектирования форм, отчетов и приложений в момент появления ранних Windows- версий;стали предоставлять доступ к данным серверных СУБД к моменту появления первых 32- разрядных версий;приобрели средства публикации данных в Internet и в той или иной степени поддерживают создание приложений для редактирования данных с помощью Web- браузеров;начали предоставлять возможность хранить описания правил ссылочной целостности внутри базы данных.Помимо этого все современные СУБД в качестве альтернативы собственному формату данных позволяют использоватьдля создания настольных приложений облегченные серверы баз данных, предназначенные для использования на одном компьютере или в рамках небольшой рабочей группы. Иными словами, история развития настольных СУБД отражает современные тенденции развития информационных систем, такие как создание распределенных систем с использованием Internet и Intranet, применение средств быстрой разработки приложений и массовый перенос приложений, использующих базы данных, включая настольные приложения, в архитектуру "клиент-сервер".1.3.2. Обзор языков программированияСовременные средства разработки программного обеспечения характеризуются большим разнообразием критериев, используя которые разработчик имеет возможность автоматизировать процесс разработки приложений. Так в настоящее время инструментальные средства позволяют:создавать интерфейс, используя стандартные компоненты;передавать управление различным процессам. В зависимости от состояния системы;создавать оболочки для базы данных, как и сами базы данных;разрабатывать более надежное программное обеспечение, путем обработки исключительных ситуаций, возникающих при некорректной работе программное обеспечение.Современные средства разработки характеризуются следующими параметрами:поддержка объектно-ориентированного стиля программирования;возможность использования CASE-технологий, как для проектирования разрабатываемой системы, так и для разработки моделей реляционных баз данных;использование визуальных компонент для наглядного проектирования интерфейса;поддержка баз данных;возможность использования алгоритмов реляционной алгебры для управления реляционными базами данных;возможность синхронизации составных частей проекта.Вышеперечисленными свойствами обладают языки программирования, например: С++, Borland C++ Builder, Delphi, Visual C++ и другие.С++ - это универсальный язык программирования, задуманный так, чтобы сделать программирование более приятным для серьезного программиста. За исключением второстепенных деталей С++ является надмножеством языка программирования C. Название С++ - изобретение совсем недавнее (лета 1983-его). Более ранние версии языка использовались, начиная с 1980-ого, и были известны как "C с Классами". Первоначально язык был придуман потому, что автор хотел написать, событийно управляемые модели для чего был бы идеален Simula67, если не принимать во внимание эффективность. "C с Классами" использовался для крупных проектов моделирования, в которых строго тестировались возможности написания программ, требующих (только) минимального пространства памяти и времени на выполнение. В "C с Классами" не хватало перегрузки операций, ссылок, виртуальных функций и многих деталей. С++ был впервые введен за пределами исследовательской группы автора в июле 1983го. Однако тогда многие особенности С++ были еще не придуманы.Название С++ выдумал Рик Масситти. Название указывает на эволюционную природу перехода к нему от C. "++" - это операция приращения в C. Чуть более короткое имя C+ является синтаксической ошибкой, кроме того, оно уже было использовано как имя совсем другого языка.[4]C++ Builder. Новейшая система объектно-ориентированного программирования C++ Builder производства корпорации Borland предназначена для операционных систем Windows 95 и NT. Интегрированная среда C++ Builder обеспечивает скорость визуальной разработки, продуктивность повторно используемых компонент в сочетании с мощью языковых средств C++, усовершенствованными инструментами и разномасштабными средствами доступа к базам данных.C++ Builder может быть использован везде, где требуется дополнить существующие приложения расширенным стандартом языка C++, повысить быстродействие и придать пользовательскому интерфейсу качества профессионального уровня.Интегрированная среда разработки объединяет Редактор форм. Инспектор объектов. Палитру компонент. Администратор проекта и полностью интегрированные Редактор кода и Отладчик - инструменты быстрой разработки программных приложений, обеспечивающие полный контроль над кодом и ресурсами.Профессиональные средства языка C++ интегрированы в визуальную среду разработки. C++Builder предоставляет быстродействующий компилятор с языка Borland C++, эффективный инкрементальный загрузчик и гибкие средства отладки как на уровне исходных инструкций, так и на уровне ассемблерных команд - в расчете удовлетворить высокие требования программистов-профессионалов.[6]DelphiС появлением графической среды Windows положение существенно изменилось. Конечно, реализовать программу с современным графическим интерфейсом на Паскале было возможно, но для этого требовалось немалое мастерство и много времени. Чтобы исправить это положение, в 1996 году фирма Borland выпустила компилятор нового поколения Delphi. Прежде всего, это мощный компилятор языка Паскаль, дополненного рядом существенно новых возможностей для программирования в среде Windows. Но не только. Delphi – это система, имеющая интерфейс качественно нового типа, позволяющий при составлении текста программы видеть те графические объекты, для которых она пишется – так называемая, система визуального программирования. Delphi является системой программирования очень высокого уровня. Она берет на себя значительную часть работы по управлению компьютером, что делает возможным в простых случаях обходиться без особых знаний о деталях ее работы. В отличие от традиционных систем программирования, Delphi даже «сама» пишет значительную часть текста программы: описание объектов, заголовки процедур и многое другое.[1]Microsoft Visual C++ Microsoft Visual С++ содержит множество новых возможностей, которые предназначены для помощи разработчикам в создании приложений с высоким быстродействием. Приведем некоторые из них:обычно используется при разработке приложений, предназначенных для работы с ОС Windows, использующих основные свойства ОС, а так же выполняющих большое количество вычислений; внесение изменений в код при отладке и ее продолжение без необходимости прерывания сеанса отладки, перекомпоновки, повторного запуска отладчика и возвращения приложения в состояние, при котором возникла проблема;технология IntelliSense увеличивает продуктивность и заметно упрощает программирование благодаря автоматическому перечислению членов, информации о параметрах, комментариев к коду и завершению написания конструкций, что устраняет необходимость в запоминании сложных правил синтаксиса, параметров, свойств и методов объектов. динамическое обновление отображения классов облегчает навигацию по коду (добавленные переменные, члены или методы немедленно отображаются в СlassView, без необходимости перекомпоновки). Это, несомненно, большое достижение для С++. На 15-30 процентов (в зависимости от типа компиляции) увеличена производительность компилятора.Настройка линкера Delay Load Imports позволяет приложениям, созданным при помощи Visual С++, подгружать библиотеки (DLL) только при необходимости. Это снимает требование загрузки библиотеки до момента её использования. Использование новых общих элементов управления придаст пользовательскому интерфейсу стиль Internet Explorer 4.0. Это можно считать как достоинством, так и недостатком — в зависимости от вашего отношения к интерфейсу Internet Explorer 4.0.Просмотр таблиц, изменение данных и создание SQL-запросов в IDE для любой ODBC- или OLE DB-базы данных. Визуальное проектирование и модификация схем и объектов для Microsoft SQL Server и Oracle 7.3.3+.К тому же, в отличие от продуктов Inprise и Sybase, VС не поддерживает собственных визуальных компонентов — вместо этого можно использовать стандартные элементы интерфейса Windows или ActiveX, множество которых поставляется с MSVS.[14, 15]Каждый из этих рассмотренных языков программирования содержит весь спектр современного инструментария, который был перечислен ранее. Главное отличие состоит в области использования рассматриваемых средств. В данной дипломной работе для создания системы был выбран Microsoft Access, так как он является настольной СУБД и составной частью офисного пакета, а с другой стороны, в качестве клиента Microsoft SQL Server, позволяющего осуществлять его администрирование, манипуляцию его данными и создание приложений для этого сервера.2 Разработка комплекса «Кадры для делопроизводственных служб»Назначение любой программы заключается в получении пользователем необходимой ему информации. Кроме того, пользователю должны быть предоставлены возможности пополнения баз данных вновь возникшей информацией и её коррекции в случае изменения тех или иных компонент, хранящихся в базе данных.Указанные моменты определяют технологический цикл кругооборота информации между пользователем и программой, а также основные направления прохождения информации внутри самой базы данных, иными словами, - взаимодействие отдельных компонент, составляющих в целом базу данных.Для реализации выше указанных моментов разработаем логическую схему программы для работы с базами данных. 2.1. Разработка логической схемы программыПолноценное проектирование любой программы должно осуществляться согласно некоторым правилам или этапам проектирования.Ниже приведены основные этапы проектирования программы, в соответствии с которыми будет осуществляться её дальнейшая разработка в Microsoft Access:Логическое проектированиеОпределение цели создания программы и баз данных;Создание алгоритма программы.Разработка форм и отчетовНазначение типов данных для полей переменных;Создание форм, отвечающих за ввод данных в базу данных и вывод данных в отчеты или в формах.[5, 13]2.2 Логическое проектирование2.2.1.Определение цели создания программы и баз данныхНа первом этапе проектирования необходимо определить цель создания системы, основные функции и информацию, которую система должна содержать, то есть нужно определить основные темы таблиц базы данных и содержащуюся в них информацию.Программа должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должны покрываться данным базы данных, требуемые отчёты, проанализировать формы, в которые в настоящий момент используются для хранения и записи данных.[8, 14]2.2.2. Определение форм и необходимых полейОдним из наиболее сложных этапов проектирования, является разработка форм и таблиц базы данных для хранения информации, так как результаты, которые должна выдавать программа не всегда дают полное представление о структуре таблиц.При разработке, лучше руководствоваться следующими основными принципами.Информация не должна дублироваться. Когда определённая информация хранится только в одном месте, то нет необходимости в синхронизации этих данных, и обеспечит эффективность, и исключит возможность не совпадения.[7]Проведём рассмотрение этих данных. Для ведения базы данных о сотрудниках, уже работающих на предприятии и вновь поступивших, организации поиска требуемых сотрудников в базе данных должны хранится сведения, большая часть которых размещается в формах (Рисунок 2). Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 2 - Форма данных о сотрудникеТипы данныхСистема, основанная на базе данных, как правило, допускает работу с большим количеством разных типов данных. В разработанной системе используются следующие поля для ввода данных:Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.Дата/время – тип данных для хранения календарных дат.Логический – тип данных для выбора ответа да/нет. Следующим этапом в разработке программы и баз данных является программная реализация программы и баз данных на основе результатов логического проектирования.2.3 Разработка алгоритма основной программыСледующим этапом разработки является составление алгоритма программы, которая позволяет автоматизировать работу отдела кадров.Ввод данныхСохранение базы данныхАнализ параметров и условий выборкиПоиск информацииИнформация найдена?Передача информации исполнительным частям запросаВыдачасообщенияВыбор выходной формыЗаполнение полей формыОтображение информацииПечать нужна?ПечатьЗавершить работу?НачалоКонецДанный алгоритм программы может быть выражен блок-схемой, представленной на рисунке 3. Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 3 - Блок-схема, технологической обработки информации отдела кадров2.4 Проектирование системыКак уже отмечалось ранее, система «Кадры для делопроизводственных служб» предназначена для автоматизации процесса заполнения новых данных о сотрудниках и формирования на ее основе отчетов.Программа обеспечивает:ввод, хранение, коррекцию данных по поступившим новым сотрудникам и уже работающим;оформление отчетов по данным базы за отчетный период.Она ориентирована на пользователя, не являющегося профессионалом в области вычислительной техники.Процесс работы с базой данных разбивается на несколько этапов:работа в главном меню;ввод новых данных;коррекция введенных данных;формирование и печать отчетов за выбранный период;выход из программы. [8, 15, 16]2.4.1 Разработка формMicrosoft Access позволяет создавать формы для организации новых баз данных. Применим это, создав следующие формы:Главная форма;Ввод и корректировка данных;Отчеты;Сотрудники;Дополнительное образование;Владение иностранными языками;Состав семьи;Трудовая книжка;Назначения и перемещения;Квалификационный разряд;Командировки;Отпуска.Главная форма Главная форма служит для открытия форм корректировки данных, просмотра и печати отчетов, получения справочной информации. (Рисунок 4)На форме присутствуют следующие элементы.Кнопки:Ввод и корректировка данных – выполняется открытие формы «Ввод и корректировка данных»;Отчеты – выполняется открытие формы «Отчеты»;Выход из программы – осуществляется выход из системы и Microsoft Access.Ссылки: Руководство пользователя – выполняется открытие документа «Руководство пользователя»;Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 4 - Главная формаФорма «Ввод и корректировка данных»Форма «Ввод и корректировка данных» служит для занесения данных о сотруднике в базу данных. (Рисунок 5)На форме ввода данных о сотруднике, располагаются следующие элементы.Кнопки:Сотрудники – выбор формы «Сотрудники»;Владение иностранными языками – выбор формы «Владение иностранными языками»;Дополнительное образование – выбор формы «Дополнительное образование»;Записи в трудовой книжке – выбор формы «Записи в трудовой книжке»;Квалификационный разряд сотрудника – выбор формы «Квалификационный разряд сотрудника»;Командировки – выбор формы «Командировки»;Назначения и перемещения сотрудника – выбор формы «Назначения и перемещения сотрудника»;Отпуска – выбор формы «Отпуска»;Состав семьи – выбор формы «Состав семьи»;Возврат на главную форму – осуществляется возврат на главную форму;Закрыть – выполняется закрытие формы, при нажатии на кнопку.Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 5 - Форма «Ввод и корректировка данных»Форма «Отчеты»Форма «Отчеты» служит для вывода информации с базы данных по определенным запросам в виде отчетов. (Рисунок 6)На форме «Отчеты», располагаются следующие элементы.Кнопки:Владение иностранными языками – выбор отчета «Владение иностранными языками»;Инвалидность, пенсионер, профсоюз – выбор отчета «Инвалидность, пенсионер, профсоюз»;Сотрудники – выбор отчета «Сотрудники»;Военнообязанные сотрудники – выбор отчета «Военнообязанные сотрудники»;Дополнительное образование – выбор отчета «Дополнительное образование»;Квалификационные разряды – выбор отчета «Квалификационные разряды»;Командировки – выбор отчета «Командировки»;Назначения и перемещения сотрудников – выбор отчета «Назначения и перемещения сотрудников»;Образования сотрудников – выбор отчета «Образования сотрудников»;Отпуска сотрудников – выбор отчета «Отпуска сотрудников»;Паспортные данные сотрудников – выбор отчета «Паспортные данные сотрудников»;Состав семьи – выбор отчета «Состав семьи»;Трудовые книжки – выбор отчета «Трудовые книжки»;Возврат на главную форму – осуществляется возврат на главную форму;Закрыть – выполняется закрытие формы, при нажатии на кнопку.Рисунок SEQ Рисунок \* ARABIC 6 - Форма "Отчеты"Форма «Сотрудники»Форма «Сотрудники» служит для ввода информации о сотрудниках в базу данных. (Рисунок 7)На форме «Сотрудники», располагаются следующие элементы.Многострочная область:Фамилия – строка для ввода фамилии сотрудника;Имя – строка для ввода имени сотрудника;Отчество – строка для ввода отчества сотрудника;Табельный номер – строка для ввода табельного номера сотрудника;Пол – строка для ввода пола сотрудника;Дата рождения – строка для ввода даты рождения сотрудника;Место рождения – строка для ввода место рождения сотрудника;Национальность – строка для ввода национальности сотрудника;Гражданство – строка для ввода гражданства сотрудника;Образование – строка для ввода образования сотрудника;Название учебного заведения – строка для ввода названия учебного сотрудника;Форма обучения – строка для ввода формы обучения сотрудника;Год окончания учебного заведения – строка для ввода года окончания учебного заведения сотрудника;Диплом (серия, номер) – строка для ввода серии и номера диплома сотрудника;Квалификация по диплому – строка для ввода квалификации по диплому сотрудника;Специальность по диплому – строка для ввода специальности по диплому у сотрудника;Вид найма – строка для ввода вида найма сотрудника;Вид работы – строка для ввода вида работы сотрудника;Ученая степень – строка для ввода ученой степени сотрудника;Ученое звание – строка для ввода ученого звания сотрудника;Узкая специальность – строка для ввода узкой специальности сотрудника;Семейное положение – строка для ввода фамилии сотрудника;Профсоюз – строка для выбора меню состоит ли в профсоюзе сотрудник;Инвалидность – строка для выбора меню является ли сотрудник инвалидом;Пенсионер – строка для выбора меню, является ли сотрудник пенсионером;Участник войны – строка для выбора меню, является ли сотрудник участником войны;Домашний почтовый индекс – строка для ввода домашнего почтового индекса сотрудника;Район – строка для ввода района проживания сотрудника;Область – строка для ввода области проживания сотрудника;Город – строка для ввода города, где проживает сотрудник;Улица – строка для ввода улицы проживания сотрудника;Квартира – строка для ввода квартиры проживания сотрудника;Телефон – строка для ввода телефона сотрудника;Серия, номер паспорта – строка для ввода серии и номера паспорта сотрудника;Кем выдан – строка для ввода кем выдан паспорт сотруднику;Дата выдачи – строка для ввода даты выдачи паспорта сотрудника;Воинская обязанность – строка для ввода воинской обязанности сотрудника;Воинское звание – строка для ввода воинского звания сотрудника;Военный билет (серия, номер) – строка для ввода серии и номера воинского билета сотрудника;Годность к военной службе – строка для ввода фамилии сотрудника;Отношение к бронированию – строка для ввода есть ли у сотрудника бронь;Наличие моб.