кадровое делопроизводство в здравоохранении

Описание деятельности отдела кадров в городской больнице. Оценка при сдаче хорошо. ...

Глава 1. Теоретические основы кадрового делопроизводства.

1.1. Понятие кадрового делопроизводства. Структура кадровых служб, функции, положение о кадровой службе

Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).
Любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
• документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
• построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
• регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
• создать организационно-правовые основы трудовой деятельности как для работников, так и для работодателя;
• разрешить трудовые споры.
По основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов.
1. Документация по приему на работу:
• заявление о приеме на работу;
• контракт о назначении на должность;
• приказ о приеме на работу;
• протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

Согласно определению «Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Делопроизводство кадровой службы отличается от административного или общего делопроизводства, прежде всего тем, что документирование ведется непосредственно самими работниками.
Делопроизводственная служба любой организации обеспечивает единый порядок работы с документами в конкретной управленческой структуре на основе действующих нормативно-методических документов, но в большей степени выполняет функции организации работы с документами – их получение, обработку, регистрацию, контроль за сроками исполнения, создание информационно-поисковой системы по документам организации, систематизацию и хранение документов, их предархивную обработку и сдачу в архив.

Лица - поступающие на работу впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из рядов Вооруженных сил – военный билетВ трудовую книжку вносятся следующие сведения: о работнике; о выполняемой им работе; о переводах на другую постоянную работу; об увольнении работника; основания прекращения трудового договора; о награждениях за успехи в работе.Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.Все записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении,о награждении и поощрениях вносятся администрацией в трудовую книжку после издания соответствующего приказа, но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа по личному составу. Записи о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, пункт.Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета.Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производиться по желанию работника администрацией по месту основной работы на основании приказа администрации предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству. В таком же порядке производиться запись об увольнении с этой работы.Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.В трудовые книжки работников в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, почетной грамотой предприятия, занесения в Книгу почета и др.),В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка заполняется вкладышем.Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.Вкладыш без трудовой книжки недействителен.С каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация предприятия обязана ознакомить владельца книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке форма № Т-2, в которой должна быть точная запись из трудовой книжки (вкладыша).В случае необходимости администрация предприятия выдает работникам по их просьбе заверенные выписки о работе из трудовых книжек.Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.В случае, если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.На предприятии ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь.При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке и в книге учета.Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.Личная карточка работника – основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной. Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.С утверждением Правительством РФ Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ведение личных карточек формы N Т-2 ( приложение 10), утвержденной Госкомстатом России, обязательно.Ответственность за это нарушение определяется в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.Личные карточки по новой унифицированной форме, введенной Постановлением Госкомстата России N 1, должны заводиться на работников, принимаемых на работу после 4 апреля 2004 г. Личные карточки, заполненные до этого времени по формам, утвержденным ранее, замене не подлежат.Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке формата 2А4 в одном экземпляре и имеет код по ОКУД 0301002. Данный документ хранится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).Личные карточки заполняются на работников на основании приказа о приеме на работу. В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заполнении карточки используются сведения из документов, предъявляемых работником: паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.Личная карточка является документом строгой отчетности, и ответственность за ее правильное оформление несет работник кадровой службы.Личная карточка состоит из 11 разделов.I. Общие сведенияII. Сведения о воинском учетеIII. Прием на работу и переводы на другую работуIV. АттестацияV. Повышение квалификацииVI. Профессиональная переподготовкаVII. Награды (поощрения), почетные званияVIII. ОтпускIX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательствомX. Дополнительные сведенияXI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).В каждом из этих разделов есть графы, в которые записываются сведения о работнике.Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предприятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работников предприятия и посторонних лиц.Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий до третьей буквы фамилии.Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри – также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия – год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.В каждом отделе кадров должна быть полная информация о сотрудниках. Наиболее удобная форма систематизации данных о работнике – ведение его личного дела. Ведением личных дел в Медногорской городской больнице занимается специалист кадровой службы, который отвечает за оформление приема на работу. Личные дела ведутся на всех работающих сотрудников . Хранятся они в сейфе по подразделениям ( приемное отделение, хирургическое отделение, бухгалтерия, администрация и т.д.).В состав личных дел включаются следующие документы: личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании; характеристики и рекомендательные письма; личные заявления работника; трудовой договор; договор о материальной ответственности ( для материально-ответственных лиц); копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника; аттестационные листы; отзывы должностных лиц о работнике; справки о состоянии здоровья; заявление работника о согласии на обработку персональных данных; внутренняя опись копии сертификатов и свидетельств о повышении квалификации.Личное дело заводится сразу же после издания приказа о зачислении. Таким образом, в самом начале личное дело включает в себя документы, возникающие при оформлении сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности работника оно постепенно дополняется другими документами. Самой последней бумагой в деле будет копия приказа о расторжении трудового договора.При формировании личного дела производится его первичное оформление. Для этого делу присваивается учетный номер ( регистрация в журнале учета личных дел) , заполняется лицевая обложка, вкладывается внутренняя опись документов.Ознакомление сотрудников с личными делами производится 1 раз в год или по просьбе самого работника.Хранятся личные дела 75 лет с момента расторжения трудового договора с работником путем передачи их в архив.Одной из разновидностей учета кадровой документации является ведение специальных журналов.Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов. Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником. Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы :журнал регистрации трудовых договоров;журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;журнал регистрации приказов о командировках работников; журнал регистрации командировочных удостоверений; журнал регистрации служебных заданий; журнал регистрации локальных нормативных актов; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;журнал выдачи справок по личному составу; журнал учета больничных листов;журнал регистрации личных дел сотрудников;журнал регистрации несчастных случаев на производстве.Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения. Срок хранения - 75 лет. В начале календарного года регистрация начинается с присвоения первому приказу номера один. Нумерация валовая, нарастающая, она оканчивается в последний день календарного года.Одной из важнейших задач отдела кадров является правильное хранение документации. Для этого необходимо правильно подготовить и сдать в архив отработанные документы.В архив организации должны поступать документы, срок хранения которых 10 и более лет.К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения относятся :распорядительные документы ( приказы, распоряжения, записки заменяющие приказы по личному составу и т.д.);списки личного состава ;карточки по учету личного состава формы Т-2;личные дела;лицевые счета работников по заработной плате ( расчетные ведомости);акты о несчастных случаях, связанных с производством;тарификационные ведомости;табели и наряды;трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел;протоколы заседаний ( комиссий по установлению трудового стажа, аттестационных, квалификационных комиссий );документы ( представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, по награждению );штатные расстановки;списки льготчиков;книги учета приема, перемещения, увольнения работников.Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения в соответствии с Перечнем утв.Росархивом 06.10.03 г.Срок хранения указанных документов в соответствии с Перечнем в основном 75 лет. Исключение составляют следующие документы:Акты о несчастных случаях, связанных с производством – 45 лет;Тарификационные списки – 25 летПротоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;Списки работников, уходящих на льготную пенсию – 50 лет.В целях упорядочения работы с документами и оперативного поиска сведений, содержащихся в них в МУЗ ЦГБ составляется номенклатура дел. Она определяет порядок формирования дел, систематизацию и группировку исполненных документов в дела, индексацию и сроки хранения документов, она является основой для составления описи дел постоянного и временного хранения.При формировании документов в дела соблюдаются следующие требования :помещаются в дела только исполненные, правильно оформленные документы, соответствующие заголовку дела в номенклатуре;в дело включаются только по одному экземпляру документа;в дело группируются документы только одного календарного года ( исключение составляют личные дела;;все документы, относящиеся к одному вопросу группировать вместе;дело не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4 смРассмотрим, например, как МУЗ ЦГБ происходит формирование распорядительной документации по личному составу.Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения. В соответствии типовым перечнем приказы по личному составу имеют два срока хранения : 75 лет и 5 лет.К документам, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы:о приеме;увольнении;перемещении;премировании;поощрении;длительных отпусках по уходу;К имеющим 5-летний срок хранения относятся приказы:о предоставлении очередных и учебных отпусков;дежурствах;наложении взыскания;краткосрочных командировках.В каждом деле приказы имеют свою нумерацию.Приказы, распоряжения и другие документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года. Лицевые счета работников формируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту.По истечении года после завершения дел проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив. В соответствии с правилами работы архивов в архив поступают документы не позднее чем за 3 года после завершения их делопроизводством. Дела передаются по сдаточной описи. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. В конце описи на каждом ее экземпляре делаются отметки о количестве фактически принятых дел и дате передаче в архив. Таким образом деятельность кадровой службы организации – неотъемлемая часть такого важного и крайне ответственного направления, как документационное обеспечение управления. Существует определенная нормативно-методическая база (система государственных и отраслевых стандартов, постановлений и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем министерств и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность оформления документов, построение документооборота в организации. Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.Изучив данную главу можно сделать следующие выводы: 1. Муниципальное учреждение здравоохранения Центральная городская больница города Медногорска – многопрофильное лечебное учреждение. Как у большинства больниц в России одной из главных проблем здесь – недостаток врачебных кадров. Однако руководство больницы старается возможными путями привлечь специалистов.2. В процессе анализа документирования кадровой деятельности в больнице были выделены положительные стороны в работе : правильное оформление документов, выполнение сроков исполнения. В качестве предложений по улучшению работы отдела кадров могу предложить следующие :в положение «Об отделе кадров» добавить строки – разработка мероприятий по устранению текучести кадров, создание резерва на выдвижение;добавить информационные стенды для публикации распорядительных документов, касающиеся деятельности отдела кадров для возможности ознакомления с ними всех работников ЛПУ.Безусловно, кадровая деятельность, как одно из основных направлений деятельности организации, не может остаться в стороне от современных тенденций развития информационных технологий. Автоматизация работы кадровых служб улучшает организацию кадрового делопроизводства, это влияет на повышение эффективности работы с кадрами. Эффективная организация работы с кадрами оказывает положительное влияние на работу всей больницы в целом. Именно вопросу автоматизации кадровой работы в больнице будет посвящена следующая глава.Глава 3. Опыт внедрения и применения системы электронного документооборота в кадровой службе МУЗ ЦГБ г.Медногорска.3.1. Понятие, классификация и назначение систем электронного документооборота в кадровых службах. Автоматизация кадрового делопроизводства и систем управления персоналом - это сложный процесс, включающий в себя большое число разнообразных компонентов. Для решения вопросов системной интеграции необходимо опираться на методику проектирования и эксплуатации систем, основанную на использовании соответствующих государственных стандартов проектирования автоматизированных систем.Подход к пониманию процесса автоматизации офисной деятельности может быть различным и зависеть от целого ряда факторов. Как показывает практика, на первое место часто выходят требования системного администратора, ориентированные на технические и эксплуатационные возможности уже эксплуатируемой компьютерной интрасети объекта и существующих автоматизированных информационных и иных систем, но при этом учитываются желания руководства организации, фирмы, предприятия. Однако в такой ситуации не всегда обращают внимание на потребности кадровых служб, хотя основными пользователями будут именно они, в случае если решили автоматизировать кадровое делопроизводство.Сегодня на российском рынке программного обеспечения ( ПО) наблюдается изобилие программ управления кадровой деятельностью предприятий.В наше время использование информационных технологий (ИТ) при управлении производством является необходимым условием успешного ведения деятельности любой организации. Это относится и к работе кадровых служб. Одной из особенностей информатизации кадрового обеспечения является упорядочение и формализация принимаемых службой решений, которые будут подлежать автоматизации.Классифицируя программные продукты автоматизации кадровых служб, их можно разделить на четыре группы:1.информационно-справочные системы;2.программы, автоматизирующие отдельные участки функционирования кадровой службы;3.