Отчет по преддипломной практике по курсу «Документоведение и организация документационного обеспечения управления» в Закрытом акционерном обществе «Уп

ОТЧЕТ
по преддипломной практике по курсу
«Документоведение и организация документационного обеспечения управления»
в Закрытом акционерном обществе «Управляющая компания «Старт»
...

Введение 3
1. История деятельности ЗАО «УК «Старт» 5
2. Организационная структура и штатная численность ЗАО «УК «Старт» 7 3. Функции и взаимодействие отдела по персоналу организации 10
4. Особенности организации документационного обеспечения и основные документы, регламентирующие деятельность и процессы в организации 13
5. Основные документы и схема их движение 18
Заключение21
Приложение

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.
Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Документооборот должен проходить с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ),

05
16
Торговый зал
08
Консультант по продажам
53
17
Складская служба
09
руководитель
01
18
Складская служба
09
Оператор
03
19
Складская служба
09
Менеджер
02
20
Складская служба
09
приемщик
10
21
Охранная служба
10
Начальник охраны
01
22
Охранная служба
10
охранник
06
23
Охранная служба
10
Оператор видеонаблюдения
03
24
Оптовый отдел
11
Менеджер оптовых закупок
02
25
Техническая служба
12
Главный инженер
01
26
Техническая служба
12
уборщица
06
27
Техническая служба
12
разнорабочий
04
3. ФУНКЦИИ И ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ОТДЕЛА ПО ПЕРСОНАЛУ ОРГАНИЗАЦИИ
Основными функциями подразделения являются:
Осуществление подбора персонала в соответствии со штатным расписанием и производственными задачами предприятия.;
Оптимизация штатного расписания предприятия и планирование потребностей в персонале;
Составление  всех необходимых  документов  по  приему,  перемещению  и увольнению работников предприятия;
Оформление работникам  предприятия  всех  видов  отпусков  и больничных листов,   подготовка  материалов  на  награждение  и  поощрение,  оформление   и назначение пенсий;
Ведение   всей  установленной   кадровой   документации,   подготовка необходимых материалов  и  документов  для руководства предприятия.
Разработка штатных расписаний и своевременное отражение в них изменений, происходящих на предприятии;
Своевременная коррекция отдельных положений нормативной документации в соответствии с изменениями, происходящими в деятельности предприятия;
Создание и внедрение нормативной базы, регламентирующей деятельность предприятия (Правила, внутреннего трудового распорядка, Положения об отделах, Должностные инструкции и пр.);
Создание и ведение базы по учету результатов аттестации, прохождения обучения с целью выявления потенциала сотрудников;
Организация работы с кадровым резервом на руководящие должности в организации;
Делопроизводство входящей, исходящей и внутренней документации;
Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек;
Оформление и учет командировок.
В своей деятельности отдел персонала взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации:
Структурное подразделение
Решаемые вопросы
дирекция
заявки на подбор персонала,
информацию о результатах прохождения испытательного срока
предложения об организации обучения, мотивации персонала, формирования и развития корпоративной культуры в организации.
текущие производственные вопросы
со всеми подразделениями предприятия
по вопросам контроля за организацией первичного учета кадров
ведение табельного учета
организации аттестации персонала
другим вопросам документационного обеспечения работы с персоналом;
Служба материально-технического обеспечения и административно-хозяйственного обслуживания
по вопросам материально-технического обеспечения деятельности подразделения и хозяйственного обслуживания
С техническим отделом IT-службы
по вопросам технического обслуживания ПК и средств оргтехники подразделения, а также обеспечения программными средствами для ведения учета и делопроизводства по кадрам предприятия.
4. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ И ПРОЦЕССЫ В ОРГАНИЗАЦИИ
Регламенты труда занимают ключевое место в системе регламентов управления в целом и разрабатываются в рамках всех элементов системы управления организацией: функций управления, организационной структуры, технологии управления, кадрового, методического, технического обеспечения и др.
Классификация регламентов по элементам системы управления в ЗАО «УК «Старт» представлена ниже:
На уровне организации – устав организации, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор;
В кадровом управлении – положение об аттестации персонала, штатное расписание, должностные инструкции, положение о персонале.
Должностная инструкция разработана для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, она составляется на основе положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее уставом, а руководителей подразделений - положениями о структурных подразделениях.
Структура должностной инструкции включает следующие разделы:
1) Общие положения. Указывается отдел (подразделение) и полное наименование должности; порядок назначения и освобождения работника от занимаемой должности; подчиненность должности и должностные лица, которыми руководит работник; замещение по должности во время отсутствия; определяются квалификационные требования к работнику по образованию, специальности, стажу работы по специальности. Перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник.
2) Задачи. Формулируются задачи, которые руководство организации ставит перед работником по данной должности.
3) Функции. Определяются конкретные действия работника, периодичность и сроки их выполнения; указывается форма участия работника в управленческой деятельности: руководить, утверждать, исполнять, согласовывать и т.д.
4)Взаимоотношения. Связи по должности. Перечисляется информация, форма ее представления, сроки и периодичность поступления или передачи, от каких должностных лиц или подразделений она поступает и кому передается.
5) Права. Определяются права, предоставляемые работнику для самостоятельного выполнения возложенных на него функций, по отношению к его подчиненным, внешним организациям.
6) Ответственность. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав; указываются показатели, по которым руководитель оценивает работника.
Структура должностной инструкции: а) балансирует основные функции, права и ответственность по каждой должности; б) обеспечивает повышение эффективности управленческих работ за счет более совершенной технологии процесса управления путем рационализации порядка выполнения и взаимосвязи отдельных процедур и операций; в) устраняет дублирование по отдельным функциям; г) позволяет упорядочить информационные потоки в организации.
Штатное расписание - документ, утверждаемый руководителем организации и содержащий сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.
Штатное расписание составлено в соответствии с унифицированной формой Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".
Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений, гарантированности занятости персонала и др. К регламентам, упорядочивающим деятельность рабочих кадров, непосредственно выполняющих производственные трудовые функции, относятся: Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий (ЕТКС) или аналогичные отраслевые справочники, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
Положение о подразделении - документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) - его задачи, функции, права, ответственность. Структура положения об отделе персонала ЗАО «УК «Старт» включает следующие разделы:
1) общие положения (кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативно-правовыми документами оно руководствуется в своей деятельности и т.п.);
2) задачи подразделения;
3) организационная структура подразделения (схема с указанием линейно-функциональной подчиненности и взаимосвязей сотрудников подразделения);
4) функции подразделения;
5) взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данными подразделением, от кого и кому, сроки и периодичность;