Электронный документооборот проблемы и перспективы ООО

Заключение

Переход от бумажных документов к электронным – это способ получить прямую экономию средств. Документы, как любая вещь, использующаяся в процессе осуществления деятельности хозяйствующими субъектами, привносят свою долю расходов в операционные затраты предприятия – это расходы на разработку, распределение, хранение, печать и рассылку документов.
Также ЭДО предоставляет прекрасную возможность для значительной экономии времени:
В-первых на обмен информацией между сотрудниками и подразделениями компании. В результате сокращается время на принятие решения о вариантах осуществления той или иной процедуры.
Во-вторых, он позволяет осуществлять одновременное использование одних и тех же документов в разных целях. К тому же, сотруднику предоставляется возможность достаточно оперативно об ...

Оглавление

Введение 3
Глава 1. Электронный документооборот на современном этапе 7
1.1. Понятие и особенности электронного документа 7
1.2. Специфика осуществления рабочей деятельности с электронной документацией 10
1.3. Правовые аспекты использования ЭЦП 11
Глава 2. Практические аспекты и проблемы применения ЭДО в ООО «Квадро» 14
2.1. Реализация ЭЦП в системах электронного документооборота ООО «Квадро» 14
2.2. Проблемы использования ЭЦП для удостоверения документов в текущем делопроизводстве 18
2.3. Архивное хранение электронных документов: проблемы использования ЭЦП 23
Заключение 26
Список использованных источников 27

Введение

Актуальность изучения рассматриваемого вопроса обусловливается коренными социальными, политическими, экономическими преобразованиями в связи с интеграцией нашей страны в мировые хозяйственные отношения.
На данный момент во время бурно развивающихся информационных технологий, все увеличивающегося объема информационных данных и усложнения коммуникаций все большую актуальность приобретает задача оперативного обмена сведениями как между различными хозяйствующими субъектами, так и в рамках одного предприятия, эффективного поиска и возможности доступа к необходимой документации.
В настоящее время при наличии жесткой конкурентной борьбы явным преимуществом предприятия становится быстрое принятие решений, информированность и соблюдение конфиденциальности. Вследствие данных обстоятельст в системы электронного документооборота (далее - ЭДО), которые позволяют для предприятий организовать работу с документами согласно требованиям времени, становятся все более востребованными как среди крупных хозяйствующих субъектов, холдинговых структур, так и в небольших компаниях численностью 100-300 сотрудников.
Экономия времени на создание записей в документах на бумажном носителе в процессе деятельности компании предоставляет возможность достаточно существенно увеличить объем и качество результата от проведенной работы данного субъекта.
Данные обстоятельства обуславливают важность и необходимость внедрения у хозяйствующего субъекта ЭДО.
Согласно названию темы работы и вышеизложенным обоснованием ее актуальности, целью настоящего исследования, проводимого в данной работе, определяется следующее – проведение комплексного исследования концептуальных основ и анализа особенностей, а также выявление преимуществ работы с электронными документами и использования хозяйствующими субъектами ЭЦП в автоматизированном документообороте в практике своей деятельности.
Объект исследования – это автоматизация делопроизводства хозяйствующего субъекта. Предмет исследования – электронные документы.
Обозначенная нами цель предусматривает всестороннее и комплексное изучение предмета исследования, как теоретической и практической категории.
Для достижения поставленной цели необходимо рассмотреть следующие вопросы и решить следующие основные задачи:
1. Представить определение понятия и рассмотреть специфику электронного документа,
2. Исследовать специфику осуществления рабочей деятельности с электронной документацией.
2. Обозначить проблемы использования электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП) при текущем и архивном хранении электронной документации.
Гипотеза работы заключатся в следующем – позволяет ли ЭДО существенно совершенствовать процедуры производства, организации и хранения всей документации предприятия (организации, фирмы).
К источникам теоретической и нормативно-эмпирической основы проводимого исследования относятся:
1) научные источники:
- Работы, изучающие общие принципы организации электронного документооборота - Истратова Е.Е., Кузнецова Е.В. и др.
- Работы, посвященные правовым аспектам удостоверения электронных документов – Гамидуллаев С.А., Кулешов А.В.
- Работы, посвященные анализу проблем применения ЭЦП - Куняев Н.Н., Акимова Г. П., Пашкин М. А., Пашкина Е. В., Соловьев А.В. и ряд других.
2) правовая база.
3) аналитические документы, материалы практики в исследуемой области, докладов, размещенных на официальных сайтах в сети Интернет и прочие.
Степень изученности проблемы. Специфика организации на предприятии ЭДО в общем и особенности реализации ЭЦП в частности была рассмотрена многими авторами, исследующими порядок организации и автоматизации документооборота на предприятии. Особое внимание следует обратить на труды следующих авторов: Акимова Г. П., Пашкин М. А., Пашкина Е. В., Соловьев А.В., Куняев Н.Н.
Пока нет специальных исследований, посвященных уголовно-правовой ответственности, в том числе ответственности за незаконное владение информацией, нарушение прав владельца информационных данных и прочих нюансов. В работах таких авторов как Гамидуллаев С.А., Кулешов А.В., Ротков Л.Ю., Зобнев А.В., речь идет, в основном, об общих правовых основаниях защиты информации и ответственности и других преступлениях, либо об административных правонарушениях, посягающих на нормальную деятельность хозяйствующих субъектов и ответственности за совершение этих правонарушений. Крайне редки исследования конкретных видов правонарушений. Нет также основательных теоретических разработок, которые могли бы стать основой для создания методик организации комплекса мер для борьбы с информационными преступлениями. Имеющиеся исследования посвящены, в основном, общим вопросам организации ЭДО на предприятии. Между тем ясно, что необходима разработка категорий, понятий, подходов, связанных с построением автоматизированного документооборота на предприятии и реализации механизма ЭЦП, проблем правового обеспечения сохранности информационных данных, координации усилий по предотвращению незаконного хищения информации.
Что касается конструктивных особенностей содержания работы - поставленные задачи обуславливают ее построение и оформление. Согласно очередности поднимаемых вопросов и решения задач работа будет содержать: введение, две главы, которые подробно осветят вопрос, которому они посвящены, заключение и список использованных источников.