Особенности автоматизации бухгалтерского учета и использование современных информационно- бухгалтерских систем в организации

Подводя итог данной работы, бухгалтерские информационные системы применительно к деятельности субъектов хозяйствования на современном этапе развития в непосредственном порядке отражают отраслевые особенности деятельности таких субъектов. Такие системы в настоящем временном периоде, как правило, используются для целей управления на уровне отдельного хозяйствующего субъекта или отраслевом уровне. Для автоматизированного решения задач требуется наличие целого ряда специализированных компонентов, являющихся базовыми для любой компьютерной информационной системы: информационной базы объекта управления; программного обеспечения; вычислительной системы; конечных пользователей данной системы применительно к субъекту хозяйствования.
Один из самых главных и основных критериев выбора информационной с ...

ВЕДЕНИЕ 3
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА 5
1.1 Понятие и необходимость автоматизации бухгалтерского учета в организациях на современном этапе развития 5
1.2 Виды организационно-бухгалтерских систем, их характеристика 11
1.3 Нормативно-правовое регулирование автоматизации бухгалтерского учета 18
2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ОАО «АЗЫК» 27
2.1 Особенности организации бухгалтерского учета в ОАО «Азык» 27
2.2 Оценка применяемых информационно-бухгалтерских систем и средств автоматизации бухгалтерского учета в ОАО «Азык» 40
2.3 Анализ эффективности применяемых средств автоматизации бухгалтерского учета в ОАО «Азык» 46
3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА В ОАО «АЗЫК» 54
3.1 Проект рекомендаций по совершенствованиюавтоматизации учета в ОАО «Азык» 54
3.2 Расчет экономического эффекта от внедрения проекта рекомендаций 67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 75
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 78
ПРИЛОЖЕНИЯ 82

Актуальность темы. Информационная система экономического объекта является первичной основой системы управления, при этом она постоянно видоизменяется, появляются новые информационные потоки, обусловленные широким внедрением на практике средств вычислительной техники и дальнейшим расширением производственных и финансовых связей. Функциональное назначение и конкретный тип информационной системы (в том числе и бухгалтерской) зависят, прежде всего, от того, чьи интересы и на каком уровне она обслуживает. Таким образом, информационная система - это среда, составляющими элементами которой являются компьютеры, компьютерные сети, программные продукты, базы данных, персонал, технические и программные средства связи. Это система, направленная на достижение множества целей, одной из которых является производство информации, нужной для принятия эффективных управленческих решений.
В настоящем временном периоде большое количество информационных систем используется в бухгалтерском учете, этому и посвящена представленная выпускная квалификационная работа (ВКР).
Свойства бухгалтерских информационных систем заключаются в том, что они динамичны, постоянно развиваются, могут быть подвергнуты анализу; при их проектировании используется принцип системного подхода, предполагающий наличие и учет большого числа связанных между собой системных элементов. Следовательно, из этого можно сделать единственно верный вывод - все предприятия, организации относятся к категории систем.
Целью данной работы является изучение особенностей процесса автоматизации бухгалтерского учета и использование современных информационно-бухгалтерских систем в субъектах хозяйствования. Для достижения данной цели в работе необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить теоретические основы автоматизации бухгалтерского учета в субъектах хозяйствования на современном временном этапе.
2. Анализ системы автоматизации бухгалтерского учета в ОАО «Азык».
3. Выявить пути совершенствования автоматизированной системы бухгалтерского учета в ОАО «Азык» и рассчитать экономический эффект.
4. Обобщить полученный в процессе проведенного исследования и изучения материал, сделать обоснованные выводы.
Объект исследования – ОАО «Азык».
Предмет исследования – процесс автоматизации бухгалтерского учета в рамках деятельности ОАО «Азык».
Период исследования: 2012-2014 гг.
Теоретико-методологическую основу исследования, представленного в работе, составляют фундаментальные положения теории информационных систем и информационных технологий, изложенные в трудах отечественных и зарубежных ученых, программные постановления и документы.
Логическая структура и объем работы отражает логику проведенного исследования и алгоритм решения поставленных задач. Данная работа состоит из введения, основной части (из трех глав), заключения; кроме этого работа включает в себя список использованной литературы и приложения.

0,076
0,026
-0,728
Коэффициент быстрой ликвидности
0,738
1,151
0,293
-0,445
-0,858
Коэффициент текущей ликвидности
2,794
3,143
2,724
-0,070
-0,419
Следуя данным представленной таблицы, можно сделать такие выводы. Коэффициент абсолютной ликвидности показывающий, какая часть краткосрочных обязательств предприятия может быть погашена за счет имеющейся у него денежной наличности в ближайшее время, в ОАО «Азык» на конец 2014 года составил – 0,076 (или 7,6%), в 2013 году был на уровне 0,804 (или 80,4%), в 2012 году – 0,050 (или 5,0%). Это говорит о том, что на конец 2014 года предприятие ОАО «Азык» сможет погасить 7,6% задолженности при ее предъявлении кредиторами. Это небольшой показатель, обусловлен незначительными остатками денег на счете.
Коэффициент быстрой ликвидности на предприятии ОАО «Азык» на конец 2014 году составил – 0,293 (или 29,3 %), в 2013 году – 1,151 (или 115,1%), в 2012 году – 0,738 (или 73,8%). Данный показатель говорит о том, что 29,3% имеющейся задолженности в рамках деятельности предприятия ОАО «Азык» может быть погашена, если предприятие мобилизует все имеющиеся по факту денежные средства и средства в расчетах (дебиторы).
Коэффициент текущей ликвидности, отражающий какую часть текущих обязательств по кредитам и расчетам можно погасить, мобилизовав все оборотные средства, в ОАО «Азык» на конец 2014 года составил – 2,724 (для сравнения в 2013 году – 3,143, в 2012 году – 2,794). Говорит это о том, что в 2014 году все текущие обязательства ОАО «Азык» по кредитам, расчетам и обязательствам предприятие сможет погасить, в случае если мобилизует все имеющиеся оборотные средства (включая свои запасы).
Далее проведем анализ финансовой устойчивости предприятия ОАО «Азык» (таблица 2.3).
Таблица 2.3
Анализ финансовой устойчивости ОАО «Азык»
Коэффициенты платежеспособности
2012 год
2013 год
2014 год
Изменение, +-
2014 к 2012 гг
2014 к 2013 гг
Коэффициент финансовой автономии (независимости)
0,97
0,97
0,96
-0,01
-0,01
Коэффициент финансовой зависимости
0,02
0,03
0,03
0,01
Коэффициент текущей задолженности
0,03
0,03
0,03
Коэффициент долгосрочной финансовой независимости
0,95
0,97
0,96
0,01
-0,01
Коэффициент покрытия долгов собственным капиталом
35,4
38,3
28,7
-6,7
-9,6
Коэффициент финансового риска
0,02
0,02
0,03
0,01
0,01
Коэффициент финансовой маневренности
0,65
0,66
0,67
0,02
0,01
Коэффициент инвестирования
2,7
2,76
2,75
0,05
-0,01
Коэффициент обеспеченности оборотных активов собственными средствами
0,94
0,96
0,95
0,01
-0,01
По результатам проведенного анализа стало видно, что коэффициент финансовой автономии (независимости) отражает удельный вес собственного капитала предприятия ОАО «Азык» в общей валюте баланса. Его нормативное значение составляет ≥ 0,5. В нашем случае – на предприятии ОАО «Азык» этот показатель составил в 2014 году - 0,96 (в 2013 году – 0,97, в 2012 году – 0,97), что свидетельствует о том, что собственный капитал предприятия занимает доминирующее место в общей валюте (итоге) баланса.
Коэффициент финансовой зависимости отражает долю заемного капитала в общей валюте баланса. Его нормативное значение ≥1. В ОАО «Азык» этот показатель составил на конец 2014 года 0,03, это означает, что предприятие использует заемные средства в незначительной форме.
Коэффициент текущей задолженности показывает отношение краткосрочных финансовых обязательств к общей валюте баланса. Его значение в рамках деятельности ОАО «Азык» в 2014 году составило 0,03, это означает, что текущая задолженность этого предприятия по краткосрочным обязательствам (займам, а также кредитам банка) достаточно невелика.
Коэффициент долгосрочной финансовой независимости (или финансовой устойчивости) отражает отношение собственного и долгосрочного заемного капитала к общей валюте баланса. Его нормативное значение ≥ 0,8. На предприятии этот показатель в 2014 году составил 0,96, это означает, что ОАО «Азык» устойчиво в долгосрочной перспективе.
Коэффициент покрытия долгов предприятия собственным капиталом (или коэффициент платежеспособности) показывает отношение собственного капитала к заемному. Его нормативное значение ≥ 1. В нашем случае это 28,7, то есть предприятие в состоянии покрыть собственным капиталом долги.
Коэффициент финансового риска отражает отношение заемного капитала к собственному, нормативное значение ≤ 1. В ОАО «Азык» этот показатель составил 0,03, величина низкая, поэтому здесь риск маловероятен.
Коэффициент финансовой маневренности показывает отношение собственных оборотных средств к собственному капиталу. Его нормативное значение ≥ 0,1. На предприятии ОАО «Азык» этот показатель составил 0,67. Это означает, что собственные оборотные средства маневренны.
Коэффициент инвестирования отражает отношение собственного капитала к внеоборотным активам предприятия. Его нормативное значение > 1. На предприятии ОАО «Азык» этот показатель составил 2,75, что является положительной тенденцией, так как данное предприятие в состоянии инвестировать своим собственным капиталом свои внеоборотные активы.
Коэффициент обеспеченности оборотных активов своими средствами отражает степень обеспеченности оборотных активов собственными средствами. Его нормативное значение ≥ 0,1. Этот показатель составил 0,95, означает: оборотные средства обеспечены своими средствами по максимуму
Обобщая все вышесказанное можно сделать вывод о том, что основной целью деятельности ОАО «Азык» в анализируемом временном периоде (2012-2014 гг.) является получение максимальной прибыли от удовлетворения общественных потребностей в услугах, товарах и реализации интересов основателей предприятия и его работников на основе прибыли
В процессе проводимого анализа следует отметить, что предприятие ОАО «Азык» является нерентабельным. Однако на протяжении является финансово устойчивым и платежеспособным в долгосрочном периоде.
Учет хозяйственных и финансовых операций в рамках деятельности ОАО «Азык» осуществляется бухгалтерией, которая является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Структура бухгалтерии предприятия ОАО «Азык» представлена на рисунке 2.2.
Рисунок 2.2 – Структура бухгалтерии ОАО «Азык»
Как видно из рисунка, возглавляет бухгалтерию главный бухгалтер, который назначается и освобождается от должности приказом Директора. При этом бухгалтерия в своей деятельности руководствуется Федеральным законом РФ «О бухгалтерском учете», Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации № 34н, нормативными и методическими документами Министерства финансов РФ, указаниями налоговых органов, а также локальными нормативными актами.
Основные задачи, выполняемые бухгалтерией ОАО «Азык», это:
- формирование полной и достоверной информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия и его имущественном положении;
- обеспечение информацией руководителей организации с целью правильного осуществления организацией хозяйственных операций;
- обеспечение учета наличия движения имущества и обязательств, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами (планами);
- предотвращение убытков от хозяйственной деятельности и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения финансовой устойчивости.
В настоящее время при осуществлении своей учетной деятельности бухгалтерия ОАО «Азык» выполняет следующие основные функции:
1) Организация учета имущества, обязательств и хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении.
2) Организация учета основных фондов предприятия (зданий, сооружений и оборудования), начисление износа (амортизации этих фондов).
3) Организация учета поступления, создания и выбытия нематериальных активов (программные продукты, патенты и лицензии).
4) Организация учета расчетов с персоналом предприятия, расчетов по социальному страхованию, удержаний из заработной платы работников.
5) Организация учета денежных средств в кассе и на расчетных счетах предприятия, контроль за правильностью ведения кассовых операций.
6) Осуществление контроля по расчетам с покупателями и заказчиками, дебиторами и кредиторами, с персоналом по прочим операциям, по учету подотчетных сумм и расчетов с учредителями (участниками организации).
7) Своевременное и правильное начисление и контроль за дальнейшим перечислением налогов и сборов в бюджеты разных уровней.
8) Организация учета финансовых результатов от осуществляемой деятельности, организация учета собственных средств организации.
9) Составление и своевременное предоставление в контролирующие (государственные) органы бухгалтерской и налоговой отчетности.
На сегодняшний день в ОАО «Азык» применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета, применяется программа «1С: Предприятие 8.2».
Данная форма учета повышает контрольное значение бухгалтерского учета в рамках деятельности ОАО «Азык», облегчает составление отчетов и отчетности при большом количестве хозяйственных операций.
Согласно Приказу по Учетной политике ОАО «Азык», утвержденному на 2015 год бухгалтерский учет на данном предприятии ведется с применением Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденному Приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н. В соответствие с положениями Приказа по учетной политике, учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в рамках деятельности ОАО «Азык» ведется на основании натуральных измерений в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их отражения.
Ответственность за организацию учета на предприятии ОАО «Азык» несет руководитель (директор предприятия) через обеспечение неукоснительного выполнения работниками ОАО «Азык», имеющими отношение к бухгалтерскому учету, требований в части порядка оформления и представления документов и всех необходимых сведений. Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется путем двойной записи на взаимосвязанных счетах, включенных в Рабочий план счетов ОАО «Азык», разработанный на основе общепринятого «Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности».
Также согласно положениям учетной политики ОАО «Азык», создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в учете производятся в соответствии с утвержденным графиком документооборота. С целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности и на основании «Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995 №49 в ОАО «Азык» проводится инвентаризация имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и подтверждается их наличие и оценка. Порядок и сроки инвентаризации регламентируется приказом руководителя ОАО «Азык».
Бухгалтерская отчетность ОАО «Азык» составляется за каждый отчетный период (квартальная и годовая отчетность). Сводная бухгалтерская отчетность составляется в соответствии с требованиями, изложенными в Методических рекомендациях по составлению и представлению сводной бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Министерства финансов РФ от 30.12.1996 № 112; Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденном приказом Министерства финансов РФ от 29.07.98 № 34н. Порядок и сроки составления отчетности устанавливается непосредственным руководителем субъекта ОАО «Азык».
Учет основных средств в ОАО «Азык» производится согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденному приказом Минфина РФ от 30 марта 2001 г. № 26н, амортизация по основным средства начисляется линейным способом.
Учет материально-производственных запасов в ОАО «Азык» производится согласно Положению по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденному приказом Министерства финансов РФ от 9 июня 2001 г. № 44н и Методическим указаниям по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденным приказом Министерства финансов РФ от 28.12.2001 г. № 119н.
Прием, выдача, хранение наличных денег и оформление кассовых документов в рамках деятельности ОАО «Азык» производится в соответствии с Положением Центрального банка Российской Федерации о «Порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2012 года № 373-П.
При определении финансовых результатов главный бухгалтер ОАО «Азык» руководствуется действующими положениями Налогового кодекса РФ, часть 2 от 05.08. 2000 № 117-ФЗ (глава 25 «Налог на прибыль»), ПБУ 9/99 «Доходы организации», утвержденное приказом Минфин РФ от 06.05.1999 №32 н (учет доходов) и ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденному Минфин РФ 06.05.1999 №33н (учет расходов предприятия).
Таким образом, бухгалтерский учет в ОАО «Азык» на всех участках осуществляется в полном соответствии со всеми действующими нормативными документами по организации бухгалтерского учета.
2.2 Оценка применяемых информационно-бухгалтерских систем и средств автоматизации бухгалтерского учета в ОАО «Азык»
В рамках деятельности ОАО «Азык» в анализируемом временном периоде (2013-2015 гг.) для организации бухгалтерского учета применяется электронный программный продукт «1С: Предприятие 8.2». Отметим, что указанный программный продукт предназначен для решения достаточно широкого круга задач по бухгалтерскому учету в деятельности современных субъектов хозяйствования. Так, информационно-бухгалтерская система «1С: Предприятие 8.2» работает в двух базовых режимах, в частности это:
режим «Конфигуратора» - в рамках данного режима информационно-бухгалтерская система позволяет настраивать отдельные компоненты системы автоматизации и запоминать означенные компоненты (в т.ч. и измененные) в отдельной базе данных;
режим «Пользователя» - в рамках данного режима информационно-бухгалтерская система предназначена для непосредственного использования созданной настройки в работе субъекта хозяйствования (в рамках данной работы им выступает ОАО «Азык») с целью первичного ввода, дальнейшей обработки и итоговой выдачи сводной информации о деятельности данного хозяйствующего субъекта в части: покупок и продаж продукции; себестоимости продажи продукции; начисления заработной платы работникам субъекта хозяйствования всех категорий; наличии товарно-материальных ценностей; состоянии объектов основных средств и объектов нематериальных активов; состоянии расчетов с покупателями и заказчиками; другие показатели необходимые для успешной деятельности предприятия.
Информационно-бухгалтерская система «1С: Предприятие 8.2», применяемая в настоящем временном периоде, в рамках деятельности ОАО «Азык» состоит из следующих базовых разделов:
- Справочники;
- Документы;
- Журналы;
- Отчеты;
- Автоматическая настройка плана счетов;
- Корректные проводки;
- Удаление помеченных объектов.
При этом в каждом разделе информационно-бухгалтерской системы содержится целый набор отдельных компонентов (составляющих), соответствующих специфике деятельности осуществляемой ОАО «Азык». Так, например в разделе «Справочники» создаются следующие справочники:
- Номенклатура продаж (наименование реализуемого товара, продукции, изделия, работы, услуги и краткая характеристика этих изделий);
Материалы (наименование имеющихся у данного предприятия товарно-материальных ценностей и единица их измерения);
Основные средства (наименование каждого объекта основных средств ОАО «Азык», его краткая характеристика, технический паспорт, дата официального ввода в эксплуатацию, процент начисляемого износа);
Нематериальные активы (наименование объектов нематериальных активов ОАО «Азык», дата начала начисления амортизации по каждому из означенных объектов, ежемесячный процент (норма) амортизации);
Покупатели и заказчики (наименование каждого контрагента ОАО «Азык» - покупателя, поставщика, налоговые органы, внебюджетные фондны и т.п.; ИНН, КПП, юридический и фактический адрес каждого контрагента, расчетный счет в банке и другая необходимая информация по ним);
Валюта (наименование применяемых в рамках деятельности ОАО «Азык» иностранных валют, при необходимости указывают курс валют);
Банки (наименованиекредитной организации, обслуживающей ОАО «Азык», корреспондирующие счета, банковский идентификатор (БИК) данного субъекта хозяйствования и другая необходимая информация);
Сотрудники (в данном справочнике содержатся ФИО каждого сотрудника ОАО «Азык», его паспортные данные в датой выдачи, а также присущие каждому сотруднику субъекта хозяйствования льготы по налогам, адрес проживания, оклад и вся остальная необходимая информация);
Статьи затрат (наименование основных, носящих постоянный характер статей издержек и расходов на основную деятельность);
Статьи затрат на общепроизводственные расходы;
Общепроизводственные расходы (данный справочник содержит наименование основных статей общепроизводственных затрат ОАО «Азык», носящих в деятельности субъекта постоянный регулярный характер);
Единицы измерения (наименование единиц, полное или краткое);
Налоги (наименование каждого налога и сбора, рассчитываемого и уплачиваемого ОАО «Азык», процент или ставка налога).
В разделе «Документы» рассматриваемой информационно-бухгалтерской системы, применяемой в деятельности ОАО «Азык» в автоматическом режиме можно формировать: счет покупателю; платежные поручения ОАО «Азык» в банк; приходные кассовые ордера; расходные кассовые ордера; авансовые отчеты; счета-фактуры ОАО «Азык»; доверенности; ведомости начисленной заработной платы работников и т.п.
В разделе «Журналы» в рамках информационно-бухгалтерской системы, применяемой в ОАО «Азык», первично формируются, на основании введенных данных по совершенным ОАО «Азык» финансово-хозяйственных операций следующие журналы:
- Журнал операций;
- Журнал проводок;
- Общий журнал всех введенных хозяйственных операций;
- Журнал сформированных счетов;
- Журнал счет-фактур выданных;
- Журнал счет-фактур полученных;
- Доверенности выданные;
- Платежные документы по банку;
- Кассовые отчеты;
- Авансовые отчеты.
А также в разделе «Журналы» в рамках информационно-бухгалтерской системы, применяемой в ОАО «Азык», формируются журналы по заработной плате работников субъекта, по кадрам; по материалам, объектам основным средствам, услугам сторонних организаций, по нематериальным активам.
В разделе «Отчеты» в рамках информационно-бухгалтерской системы, применяемой в ОАО «Азык», на основании ранее введенной информации по совершенным операциям формируются в автоматическом режиме:
Оборотно-сальдовая ведомость (за месяц, квартал, полугодие, год);
Сводные проводки (на любую дату);
Шахматка (шахматная ведомость);
Оборотная сальдовая ведомость по счету № (в разрезе счетов);
Книга – Главная по всем балансовым счетам, по которым была информация за соответствующий период в течение отчетного года;
Журнал – ордер по заданному пользователем балансовому счету;
Журнал – ордер по заданному пользователем балансовому счету в разрезе субкондо (по объектам аналитического учета);
Анализ данных балансового счета по датам совершения операций;
Отчет (сводная информация по бухгалтерским проводкам);
Кассовая книга;
Книга продаж;
Книга покупок.
В рамках информационно-бухгалтерской системы, применяемой в анализируемом временном периоде ОАО «Азык», вносится полный перечень балансовых счетов на основании документа – План счетов бухгалтерского учета финансово – хозяйственной деятельности организаций - дается их основная характеристика (пассивный, активный, и все субсчета в разрезе).
При этом в Разделе «Корректные проводки» в рамках информационно-бухгалтерской системы, применяемой в настоящем временном периоде ОАО «Азык», содержатся основные корреспонденции счетов по всем финансово-хозяйственным операциям, чтобы бухгалтер данного субъекта хозяйствования имел реальную возможность проверить, сделанную им бухгалтерскую проводку, если у него появились какие-либо сомнения или подозрения насчет ошибки. В Разделе «Удаление помеченных объектов» в рамках информационно-бухгалтерской системы, применяемой в ОАО «Азык», есть возможность удалить информацию, которая была ошибочной.