Документационное обеспечение деятельности

Заключение
Основным направлением исследования в данной работе являлся анализ и оценка эффективности деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда» и системы документационного обеспечения управления на предприятии. Анализ показал, что ООО «Нелидово – Спецодежда»является филиалом производственно-внедренческого общества с ограниченной ответственностью «Техноавиа» и в качестве основных видов деятельности реализует следующие услуги:
производство швейных изделий;
оптовая и розничная торговля;
посреднические услуги при купле – продаже товаров народного потребления;
маркетинговое и аналитическое исследование рынка производства и изготовления швейных изделий;
работы по конструированию, проектированию и разработке швейных изделий;
строительные работы, ремонт, реконструкция жилых и нежилых зданий и с ...

Введение………………………………………………………………..
Глава 1. Организационно-правовые основы деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………………………………
1.1. Характеристика деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………………………………………………
1.2. Организационно – правовая структура «Нелидово – Спецодежда»……………………………………………………………
1.3. Нормативная – правовая база деятельности ООО «Нелидово-Спецодежда»…………………………………………………………….
Глава 2. Оценка системы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………...
2.1. Нормативная – правовая база делопроизводства ООО «Нелидово – Спецодежда»…………………………………………….
2.2. Анализ системы документационного обеспечения управления ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………………………...
2.3. Анализ документационного обеспечения производственного процесса ООО «Нелидово -Спецодежда»……………………………
Глава 3. Совершенствование системы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……….
3.1. проблемы организации документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………..
3.2. Разработка мероприятий по автоматизации документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»…………………………………………………………….
3.3. Разработка системы мер для эффективного использования нормативной базы документационного обеспечения и регламентации деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»…….
Заключение……………………………………………………………..
Список использованной литературы…………………………………
Приложение…………………………………………………………….

На современном этапе управления совершенствование деятельности учреждения, повышение уровня и эффективности управленческих решений во многом зависит от рациональности поставленного процесса документационного обеспечения.
Неотъемлемой частью процесса принятия управленческих решений на всех этапах его реализации (получение, обработка, анализ информации, подготовка и принятие решения) является документационное обеспечение. Отсутствие четкой организации работы с документами снижает качество и эффективность деятельности организации, учреждения. Кроме того определяющими показателями качества информации являются не только объем, полнота ее представления, но и степень сложности, стоимость, а также оперативность предоставления.
Отсутствие четкой организации работы по документационному обеспечению управления может привести к появлению документов низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в них информации и, как следствие, к увеличению сроков их обработки, что послужит причиной увеличения сроков принятия решений и числа неверных решений.
Различные аспекты информационного и документационного обеспечения деятельности организаций, неоднократно рассматривались многими отечественными и зарубежными специалистами. В частности, в работах C.B.Бессонова, JI.M. Бойцова, В.В. Дика, К.А.Кострикина, М.В. Ларина, Ю.Ю. Липко, В.Р.Милова, Е.Ю. Силантьевой, Ю.Ф. Тельнова, Е.В. Фатуевой, А.Ю.Чуковенкова, В.Ф. Янковой проведен анализ систем информационного и документационного обеспечения организаций.
В изучение, развитие и идентификацию понятий «информация» и «документ», а также в развитие научных положений о роли документа в деятельности организации большой вклад внесли такие известные ученые и философы, как Р. Хартли, К. Шеннон, Н. Винер, H.H.Моисеев, А.Д. Урсулом, В.Н. Волченко, Б.Н.Кудрин, В.К. Лозенко, Н.Т. Петровичем и др.
Проблемы изучения организации работы с документами рассматривают авторы многих статей. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом. В.П. Козлов говорит о документе как о феноменальном явлении человеческой цивилизации, о том, что документ- это не природное явление, а продукт человеческого умоделия, в двух составляющих его частях - носителе и информации.
Е. А. Плешкевич в своей статье определяет документ, как сложный системный объект, первоосновой которого выступает информационное сообщение, обладающее определенными функциями.
Т. В. Кузнецова в своей статье писала, что документ не только надо создать, с ним надо уметь работать, передать или получить, зарегистрировать, организовать решение вопроса, поставленного в нем, проконтролировать срок выполнения, выдать по нему справку, сохранить, передать на дальнейшее хранение в архив или, если документ несет разовую информацию, не имеющую дальнейшей ценности, уничтожить. Эта работа требует специальных знаний, особенно сегодня, учитывая быстрый рост объемов информации и внедрения для ее обработки компьютерных технологий. В настоящее время в организациях остро стоит проблема подготовленности кадров, занимающихся документационным обеспечением. Для этого организовывают курсы подготовки для тех, кто не имеет специального образования.
Совокупность всех действий при работе с документами называют делопроизводством или документационным обеспечением управленческой деятельности. Делопроизводство - одна из отраслей деятельности в сфере управления. По определению, содержащемуся в ГОСТ Р 7.0.8 - 2013 делопроизводство, документационное обеспечение управления -это специальная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Огромное значение имеют многочисленные работы документоведов, отражающих различные аспекты истории становления и развития органов управления, делопроизводства, систем документации и документирования, унификации и стандартизации документов, научной организации управленческого труда и создания предпосылок для автоматизации информационных процессов.
В издании Т. В. Кузнецовой «Документационное обеспечение управления» освещаются вопросы документирования управленческой деятельности. Проанализирована нормативно-методическая база делопроизводства, описаны основы организации документооборота и технологии работы с документами на всех этапах с учетом внедрения в сферу управления компьютерных технологий.
Проблему организации и автоматизации процессов управления и документационного обеспечения поднимает в своей работе «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» М.П. Бобылева .
Вопросы теории и практики современного делопроизводства на основе существующих норм и стандартов отражаются в учебно-практических пособиях М. Ю.Рогожина , М. И. Басакова .
Интегрированный подход к пониманию «системы документации», раскрывает в своих работах В.Ф. Янковая . Автор выделяет большее число систем в зависимости от функций документов, что существенно помогло в анализе систем документации в компании.
В книге Л.В. Санкиной, Т.А. Быковой «Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества)» дается характеристика законодательной, нормативно-правовой и методической основы документационного обеспечения управления (ДОУ) коммерческих организаций. Вопросы оформления документов на разных стадиях "жизни" коммерческой организации рассмотрены на примере названной организационно-правовой формы.
В. А. Андреева в работе «Делопроизводство. Организация и ведение» дает системное представление о составе управленческой документации, сформулированы требования к общей и специальным системам делопроизводства. Освещается практика ведения делопроизводства в российских организациях.
В книге М. В. Кирсановой «Современное делопроизводство» подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу, приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области.
М. Ю. Рогожин в своем пособии излагает вопросы эффективной организации документационного обеспечения управления деятельностью предприятия (организации, учреждения) на основе законодательства и нормативно-правовых актов по вопросам ДОУ .
В книге М.И. Басакова рассмотрены документы и организация документооборота коммерческой организации, приводятся формы и реквизиты основных видов документов - банковской, договорной, кадровой, товаро-сопроводительной и другой управленческой документации, широко используемой в практике организационно-распорядительной деятельности коммерческих организаций.
Вопросам, касающимся систематизации нормативных актов, выбора их соответствующего вида для закрепления различного рода правил дает разъяснения в своих статьях А.Ю. Чуковенков «Виды нормативны правовых актов» , «Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементов» .
Правилам составления инструкций по делопроизводству уделяют внимание в своей статьях М.В. Журавлева «Составляем инструкцию по делопроизводству» и В.Ф. Янковая в статье «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Тема регистрации документов поднимается в статьях Е.М. Каменевой «Все секреты регистрации документов» , Т.А Быковой «Порядок регистрации и общие правила регистрации документов» , А.Ю. Чуковенкова «Автоматизированная технология регистрации и контроля документов» .
Этапы, методы и сроки контроля за исполнением документов описываются в статье В.С. Иритиковой «Резолюция и поручения; правильное оформление в целях контроля и организации документооборота» .
Вопросам разработки и оформления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Л.А. Дорониной «Составляем номенклатуру дел на следующий год» , Т.А. Быковой «Порядок разработки номенклатуры дел» , Н.А. Храмцовской «Практика разработки номенклатуры дел «с нуля» .
В.Ф. Янковая, в статье «Система делопроизводства в организации: важные вопросы» формулирует основные вопросы, на которые должен ответить специалист по документационному обеспечению организации, чтобы выбрать наиболее приемлемый для конкретной организации вариант работы с документами. Грамотно построенная работа с документами не только даст возможность сформировать систему делопроизводства в организации, но и поможет при составлении инструкции по делопроизводству .
В статье «Делопроизводство актуальные задачи» В.И. Андреева рассматривает, что именно работа с документами является главной составной частью деятельности служб ДОУ, что обусловлено объективными причинами: для успешной реализации основных управленческих функций - организации, планирования, мотивации, контроля и координации - необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией о конкретных областях деятельности и рыночной ситуации, включая сведения о потребителях, конкурентах, новых технологиях и т. д.
На основании вышесказанного можно сделать вывод о том, что к основным задачам документационного обеспечения управления относятся:
сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Реализация указанных задач возможна лишь при условии выбора оптимальных методов и средств, в зависимости от особенностей деятельности учреждения и целей построения системы документационного обеспечения в государственном управлении. Этим обусловлена актуальность вопроса исследования основных направлений совершенствования системы документационного обеспечения.
Внедрение в документооборот учреждения новых технологий требует знаний об организации безбумажного делопроизводства, основой которого является применение современных технических средств, а также навыков создания, использования, хранения документов на машинных носителях. Основным моментом в данном направлении деятельности является выработка принципиально новых подходов к организации документационного обеспечения, повышению информационной культуры и выработке моральных норм работы в информационной системе.
Объект исследования: ООО «Нелидово - Спецодежда».
Предмет исследования: процессы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово - Спецодежда», методы и средства оценки и повышения эффективности документационного обеспечения деятельности предприятия.
Цель исследования – на основе анализа деятельности и системы документационного обеспечения ООО «Нелидово - Спецодежда» разработать систему мер по повышению эффективности документооборота.
Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:
1. Ознакомиться с характеристикой ООО «Нелидово-Спецодежда».
2. Изучить организационно-правовую структуру ООО «Нелидово-Спецодежда
3. Выполнить анализ деятельности ООО «Нелидово - Спецодежда».
4. Изучить особенности и принципы организации делопроизводства на предприятии.
5. Выполнить анализ нормативно-правовой базы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово - Спецодежда».
6. Выполнить анализ функционирования системы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово - Спецодежда».
7. Разработать систему мер по повышению эффективности деятельности ООО «Нелидово - Спецодежда» в области документационного обеспечения.
В процессе написания выпускной квалификационной работы использованы законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие организацию документационного обеспечения деятельности предприятия.
В ходе исследования использованы следующие методы исследования: анализ и синтез, обобщение, сравнение, анализ документов, статистический.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы.
В главе 1 исследования изучена структура предприятия ООО «Нелидово-Спецодежда», дана подробная характеристика деятельности организации, а также выявлены особенности технологического процесса производства, спецодежды, который составляет основу деятельности предприятия, как филиала компании «Техноавиа». В данном разделе дипломной работы проведен подробный анализ организационно-правовой структуры предприятия, приведен численный состав персонала организации, проведен общий анализ должностных обязанностей. Основу данного раздела составляет анализ нормативно-правовой базы деятельности ООО «Нелидово-Спецодежда», которая сформирована, исходя из основных направлений деятельности и в соответствии с организационно-правовой формой предприятия.
Вторая глава исследования посвящена анализу и оценке системы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово-Спецодежда». В данном разделе выполнен анализ нормативно – правовой базы делопроизводства ООО «Нелидово – Спецодежда», которая регулирует:
правила оформления документов;
правила работы с документами;
обеспечение сохранности документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
работу службы делопроизводства;
внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Кроме того, в ООО «Нелидово-Спецодежда» используется нормативно-правовая база, регулирующая технологический процесс и эффективность его реализации.
Так же изучена система документации инженерно-технического отдела, входящие, исходящие, внутренние документы
В связи с выявленными проблемами в главе 3 настоящего исследования предлагается перечень мероприятий, призванных повысить эффективность системы документооборота в ООО «Нелидово-Спецодежда» и обеспечить высокое качество функционирования всех его подразделений.
В заключении представлены выводы теоретического, методического и практического направления на основе полученных результатов исследования.

Анализ показал, что в основе организации документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда» лежит нормативно-правовая база, представляющая собой совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления. Данная нормативная база регулирует:правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы. В процессе исследования было выявлено, что в организационно-управленческой структуры ООО «Нелидово-Спецодежда» отсутствует служба документационного обеспечения, а все задачи, связанные с документооборотом, выполняются структурными подразделениями предприятия в соответствии с направлениями деятельности, должностными инструкциями и полномочиями.Ответственным за подготовку и отправку исходящих документов является главный инженер. Их учет и регистрация не ведется. Как отмечалось выше, основу деятельности предприятия составляет производственный процесс производство швейных изделий, которое сопровождается движением документов. При этом, согласно стандартной классификации, в деятельности предприятия используется входящая, исходящая и внутренняя документация. К группе инициативных исходящих документов инженерно-технологического отдела ООО «Нелидово-Спецодежда» относятся следующие документы:«Заявка на ткань», «Заявка на фурнитуру», «Заявка на запчасти». «План работы цехов на текущий месяц» (как исходящий так и внутренний документ). Акты: на брак материалов и фурнитуры, на расхождение количества поступивших материалов (как исходящий так и внутренний документ).Система внутренних документов инженерно-технологического отдела формируется из следующих документов.План работы цехов на текущий месяц.Отчет по отгрузке изделий и отчет по выполнению плана. Документы, составляемые специалистами отдела (технолог, конструктор). Потоки документов производственного процесса в ООО «Нелидово-Спецодежда» формируются согласно следующим его этапам: планирование процесса;выполнение заказа;закрытие заказа.