Совершенствование системы управления муниципальным образованием.

Заключение

Повышение эффективности деятельности государственных и муниципальных структур в значительной мере определяется эффективностью организации системы управления, которая может зависеть от уровня развития организационной структуры и уровня взаимодействия всех элементов государственных и муниципальных органов. Успех государственных и муниципальных структур зависит не только от формы выбранной структуры, но и мероприятий, на основе которых проводятся постоянные корректировки механизмов управления. Необходимость совершенствования организационной структуры на современном этапе определяется необходимостью нормального и стабильного функционирования государственных и муниципальных структур.
Особенностями исследования организационных структур органов местного самоуправления является то, что ...

Содержание

Введение 4
Глава 1. Теоретические основы совершенствования систем управления муниципальным образованием 7
1.1 Особенности структуры органов местного самоуправления и виды организационных структур управления 7
1.2 Процесс проектирования структур управления: основные элементы и этапы проектирования 21
1.3 Методы оценки эффективности систем управления и пути совершенствования структур управления 31
Глава 2. Совершенствование деятельности структурного подразделения администрации города Кириши – организационного отдела 38
2.1 Общая характеристика структуры администрации города Кириши и структурного подразделения(организационного отдела) администрации города Кириши 38
2.2 Оценка эффективности деятельности отдела по работе с обращения граждан и организаций как структурного подразделения администрации города Кириши 45
2.3 Основные мероприятия по совершенствованию организационной структуры и системы управления на примере организационного отдела Администрации г. Кириши 53
Заключение 63
Глоссарий 68
Список использованной литературы 70
Приложение 1. Виды бюрократических организационных структур 74
Приложение 2. Виды механистических и органических организационных структур 75
Приложение 3. Типовая структура администрации 78
Приложение 4. Функции Организационного отдела Администрации г. Кириши. 79
Приложение 5. Организационная структура администрации города Кириши 82
Приложение 6. Основные задачи Общего отдела Администрации 85
Приложение 7. Функциональные обязанности специалистов организационного отдела 88
Приложение 8. Организационная структура отдела. 92

Введение

Совершенствование деятельности и повышение эффективности деятельности муниципальных органов в значительной мере определяется организованностью системы управления муниципальным образованием, зависящей от четкой структуры государственных и муниципальных структур и деятельности всех ее элементов в направлении выбранной цели. Успех государственных и муниципальных структур зависит не только от формы выбранной структуры, но и мероприятий, на основе которых проводятся постоянные корректировки механизмов управления.
Необходимость совершенствования организационной структуры государственных и муниципальных органов на современном этапе определяется необходимостью нормального и стабильного функционирования государственных структур.
Реальная практика деятельности муниципальных организаций ос новывается чаще всего на чисто эмпирических подходах, в теории менеджмента данному вопросу уделяется недостаточно внимания.
В настоящее время почти каждый глава администрации, приступая к исполнению своих обязанностей после победы на выборах или назначения, реформирует действующую до него организационную структуру. При этом он исходит из своих субъективных представлений о ее рациональности, учитывает собственный опыт работы и квалификацию (гуманитарий, экономист, коммунальщик, строитель и т. д.), оценивает известный ему кадровый потенциал города, работающий или возможный для привлечения на муниципальную службу, в результате чего локальные реорганизации в отдельных звеньях администраций происходят довольно часто.
Трудности разработки и совершенствования организационных структур органов местного самоуправления связаны с тем, что ситуация в каждом городе уникальна и неповторима в силу различий муниципальных образований по размеру территории, численности населения, развитости инфраструктуры, наличию разнообразных ресурсов, соответственно, разных задач управления, разного объема работы управленческого персонала, но, как и для коммерческих организаций, некоторые общие закономерности в функционировании организационных структур органов местного самоуправления все-таки существуют, как и существуют рекомендации по совершенствованию данных структур, созданные на основе анализа организационных структур администраций разных городов.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является организационный отдел администрации города Кириши, который отвечает за организацию работы администрации с обращениями граждан и организаций.
Своевременное и качественное разрешение проблем, содержащихся в обращениях, в значительной мере способствует удовлетворению нужд и запросов граждан, снятию напряженности в обществе, повышению авторитета органов власти и управления, укреплению их связи с населением, поэтому важным является анализ эффективности функционирования отдела по работе с обращениями граждан и организаций как структурного подразделения администрации города Кириши.
Предметом исследования выпускной квалификационной работы является функционирование отдела по работе с обращения граждан и организаций в качестве структурного подразделения организационной структуры администрации города Кириши.
Целью выпускной квалификационной работы является разработка мероприятий по совершенствованию организационной структуры отдела по работе с обращениями граждан и организаций администрации города Кириши.
Задачами работы являются:
- изучить теоретические основы совершенствования организационных структур органов местного самоуправления;
- дать характеристику структурного подразделения администрации города Кириши-отдела по работе с обращениями граждан и организаций;
- разработать мероприятия по совершенствованию организационной структуры отдела по работе с обращениями граждан и организаций;
- дать оценку эффективности и целесообразности предлагаемых мероприятий.
В дипломной работе были использованы такие методы исследования, как анализ и синтез, классификация и обобщение, экономико-математическое моделирование, статистический анализ и др.
Теоретические аспекты исследования систем управления, отражающие основные методы и технологии исследования, этапы исследования и способы проведения отражены в работах таких авторов, как Игнатьева А.Н., Мишин В.М., Архипов Н.И., Коротков Э.М. и др.[13, 27,5,21].
Практические решения для оптимизации систем управления в современных организациях рассмотрены в работах таких авторов, как Гонарчук В.А., Ермаков Н.С., Скопина И.В., Червонюк В.В и др.[34,35,41,42].
В работе использовано программное обеспечение Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel.
 

Определенность порядка осуществления основных процедур управления: прогнозирование, планирование, мониторинг, анализ и оценка, контроль; определенность сроков и результатов процессов, определенность взаимосвязей между этими процессами и структурными подразделениями, участвующими в муниципальном управлении.Создание схемы взаимодействия подразделений и закрепление ее в организационных документах, оптимизация схемы информационных потоков, устранение разрывов информационных потоков, ускорение циркулирования информации в организации, исключение лишних уровней, использование автоматизированных систем управления5. Определенность порядка взаимодействия администрации городского округа с населением города, субъектами экономической деятельности при решении задач обеспечения функционирования и развития города, в т.ч. привлечение к муниципальному управлению коллегиальных органов.Организация работы с населением и предприятиями города, основанная на диалоге и сотрудничестве, вывод части структурных подразделений с правами юридического лица из состава администрации и придание им статуса отдельных органов местного самоуправления, привлечение к муниципальному управлению коллегиальных органов6. Наличие/отсутствие дублирования в функциях управления в сфере ответственности структурных подразделений администрации города.Оптимизация количества уровней управления с учетом норм управляемости, возможное сокращение их числа; Анализ и оценка организационной структуры и технологий муниципального управления могут проводиться с применением правового, сравнительного и экспертного методов. В правовом аспекте обычно анализируются правовые акты Российской Федерации и муниципальные правовые акты, содержащие положения об организации и осуществлении деятельности в сфере муниципального управления. Для сравнительного анализа организационной структуры обычно выбираются администрации муниципальных образований, сопоставимые с рассматриваемым по статусу административного центра субъекта РФ, по численности населения и по структуре экономики. В анализе сопоставляются затраты местных бюджетов на содержание органов местного самоуправления в расчете на одного жителя городского округа и доля расходов бюджетов, планируемых и реализуемых в рамках программ. Одним из немаловажных аспектов анализа и совершенствования организационных структур органов местного самоуправления в настоящее время является уровень развития информационных технологий и автоматизации систем управления. Как отмечает, Зюбин В.Е. в статье «Управляющие алгоритмы сложных технологических процессов», размещенной в журнале «Автоматизация и современные технологии», в настоящее время одним из важных аспектов проектирования эффективных систем управления организацией является внедрение различных автоматизированных технологий управления, что позволит рационализировать взаимосвязи и информационные потоки между различными звеньями структуры, оптимизировать ресурсы и увеличить степень управляемость организации.Как показывает анализ, существует достаточно большое количество механизмов оценки организационных структур: от анализа основных элементов организационных структур и их взаимосвязей( нормы управляемости, коэффициенты рациональности структуры, уровень дублирования функций, коэффициент непрерывности информационных потоков и др.) до анализа основных финансово-экономических показателей организации как следствия эффективного или неэффективного функционирования организационной структуры.Для анализа организационных структур органов местного самоуправления, рационально использовать методы анализа организационных структур для коммерческих предприятий, адаптированные к особенностям функционирования органов власти: анализ рациональности организационной структуры с точки зрения взаимодействия ее элементов, анализ уровня затрат на содержания организационной структуры, анализ качества исполнения функций администрации, который заключается в изменении социально-экономического развития региона, качества работы с населением, уровня благосостояния населения, инвестиционной привлекательности региона, удовлетворенности населения качеством работы органов управления и др.Совершенствование организационной структуры администрации должно строиться на глубоком анализе рассмотренных аспектов: типа организационной структуры, уровней управления, характеристики основных элементов структуры и уровня взаимодействия ее с внешней средой; и должно проводиться с использованием современных методик построения и оптимизации организационных структур, которые рассмотрены в теоретической части дипломной работы.Глава 2. Совершенствование деятельности структурного подразделения администрации города Кириши – организационного отдела2.1 Общая характеристика структуры администрации города Кириши и структурного подразделения(организационного отдела) администрации города КиришиАдминистрация города Кириши является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления муниципального образования, наделенным Уставом города Кириши полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Ленинградской области.Администрацией города на принципах единоначалия руководит глава администрации города.Полномочия Администрации г. Кириши определяются следующими нормативными документами:- Федеральный закон от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации"- Устав муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области- Положение об Администрации муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области Организационный отдел администрации г. Кириши является самостоятельным отраслевым (функциональным) органом администрации г. Кириши без прав юридического лица, осуществляющим свою деятельность по обеспечению своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступивших в адрес главы администрации города Кириши и его заместителей.Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, Уставом муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области, законами и иными нормативными правовыми актами Ленинградской области, муниципальными правовыми актами и Положением об отделе.Организационный отдел администрации г. Кириши обеспечивает работу с обращениями граждан.Работа с обращениями граждан ведется в соответствии с Федеральным законом №59-ФЗ от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Административным регламентом исполнения муниципальной функции «Рассмотрение обращений граждан в администрации муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области, утверждённым постановлением главы администрации города Кириши от 17.10.2008 № 4094-п и Инструкцией по делопроизводству в администрации города Кириши, утверждённой распоряжением администрации города Кириши от 06.11.2009 .Отдел создан и осуществляет свою деятельность в целях изучения и анализа вопросов, которые ставят граждане в письмах и на личных приемах граждан у главы администрации города и его заместителей, и на этой основе выработки предложений и оперативного реагирования по устранению причин, порождающих обоснованные жалобы граждан. Положение об отделе, а также вносимые в Положение изменения и дополнения, утверждаются распоряжением главы администрации г. Кириши.Координация и контроль за деятельностью отдела осуществляется первым заместителем главы администрации г. Кириши. Деятельность отдела финансируется за счет средств бюджета города Кириши. Материально-техническое, документационное и информационное обеспечение отдела осуществляется соответствующими органами администрации города (муниципальными учреждениями).Основной задачей отдела является организация работы с обращениями граждан в администрации города Кириши.Основными функциями отдела, согласно Положению об отделе, представлены в Приложении 5.Отдел возглавляет начальник отдела по работе с обращениями граждан, который несет ответственность в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами за выполнение функций, возложенных на отдел и работает под непосредственным руководством начальника управления организационно-информационного обеспечения.Таким образом, положение отдела по работе с обращениями граждан и организаций в организационной структуре администрации города Кириши подчеркивает высокий статус данного функционального подразделения, что подтверждает перевод отдела в подчинение первого заместителя главы администрации. с целью обеспечения более эффективной работы с населением и более полного удовлетворения их потребностей.Структура администрации г. Кириши представлена в Приложении 6. Структура администрации г. Кириши утверждена решением совета депутатов муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области от 23.12.2015 года №16/121 О структуре администрации муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области.Администрацией города на руководит глава администрации города, которому подчиняются заместители по различным вопросам:- Заместитель главы администрации по управлению имуществом, земельными ресурсами и градостроительной деятельностью.- Заместитель главы администрации по экономическим вопросам- председатель комитета финансов- Заместитель главы администрации по жилищно-коммунальному хозяйству и инфраструктуре- Заместитель главы администрации по безопасности- Заместитель главы администрации по социальным вопросамВ подчинении главы администрации г. Кириши также находятся следующие структурные подразделения:- Управляющий делами – руководит службами делопроизводства, архива, информационной безопасности и компьютерного обеспечения - Юридический комитет – состоит из отдела правового обеспечения и сектора экспертизы- Отдел бухгалтерского учета и отчетности В подчинении главы администрации г. Кириши также находятся Ведущий специалист по мобилизационной подготовке и специальной работе и Военно-учетный стол.Организационный отдел входит в структуру комитета по местному самоуправлению, межнациональным отношениям и организационной работе, находится в подчинении Председателя комитета - Тихоновой С. Е. и курируется Первым заместителем главы администрации - Богдановой Л.М.Структура организационного отдела представлена на рисунке 3.Рисунок 3 – Структура организационного отделаОрганизационный отдел находится не находится в прямом подчинении первого заместителя главы администрации, а курируется им. Первый заместитель главы администрации, помимо организационного отдела курирует деятельность значительного числа подразделений, в число которых входит деятельность 4 Комитетов(Комитет по взаимодействию с органами местного самоуправления и организационным вопросам; Комитет по культуре, делам молодежи и спорту; МУ «Комитет социальной защиты населения Киришского района Ленинградской области»; Комитет по образованию Киришского муниципального района Ленинградской области) и 15 комиссий, поэтому контроль над деятельностью всех служб, находящихся в подчинении руководителя, затруднен, а статус организационного отдела является недостаточно высоким.Работники отдела являются муниципальными служащими, назначаемыми на должность и увольняемыми с муниципальной службы первым заместителем главы администрации г. Кириши по представлению заведующим отделом, по согласованию с управлением муниципальной службы и кадров в соответствии с законодательством о муниципальной службе.Организационный отдел находится в подчинении первого заместителя главы администрации и имеет достаточно высокий организационный статус. Работники отдела являются муниципальными служащими, назначаемыми на должность и увольняемыми с муниципальной службы первым заместителем главы администрации г. Кириши по представлению заведующим отделом, по согласованию с управлением муниципальной службы и кадров в соответствии с законодательством о муниципальной службе.Ниже приведен анализ персонала отдела по работе с обращениями граждан и организаций администрации г. Кириши. В таблице 2 представлен анализ движения персонала отдела.Таблица 2 – Анализ движения персонала отдела по работе с обращениями граждан и организаций администрации г. Кириши№ п/пПоказатели2013 г2014 г2015 г2015 г. к 2014 г., %1Списочная численность на начало года, чел666100,02Принято в течение года000-3Выбыло в течение года100-4В т.ч. уволено по собственному желанию, за нарушения трудовой дисциплины и др. нарушения100-5Списочная численность на конец года, чел.566120,06Коэффициент оборота по приему----7Коэффициент оборота по выбытию0,2---Исходя из данных таблицы можно сделать вывод о том, что среднесписочная численность сотрудников отдела остается на одном и том же уровне и составляет 6 человек, лишь в 2012 г. численность составляла 5 человек, это связано с тем, что по собственному желанию был уволен один сотрудник. За 2013-2014 гг. не было выбывших сотрудников, что говорит о том, что в отделе созданы благоприятные условия для работы.Таблица 3 – Динамика численности работников, их состава и структуры№ п/пКатегории работников2013 г2014 г2015 г2015 г. к 2013 г., %1Весь персонал566120,02В том числе:3Непроизводственный персонал566120,04Рабочие000-5Служащие566120,06в том числе7Руководители111100,08Специалисты455125,09Производственный персонал000-Из данных таблицы, видно, что в отделе всего один руководитель, а все остальные сотрудники относятся к специалистам, норма управляемости для отдела составляет 5 чел, что является нормальным показателем управляемости, для отдела имеется резерв в 2-3 сотрудника в случае расширения объема работ в отделе.Таблица 4 – Половозрастной состав отдела по работе с обращениями граждан и организаций в 2015 году ВозрастЧисленность, челУдельный вес, %мужчиныженщинымужчиныженщиныДо 25 лет-0--От 25 до 30 лет-1-16,7От 30 до 40 лет-2-33,3От 40 до 50 лет-2-33,3Свыше 50 лет-1-16,7Всего работников060100,0 В отделе обращения граждан работают только женщины. В штате отдела только 1 сотрудница в возрасте от 25 до 30 лет, 2 сотрудниц от 30 до 40 лет и от 40 до 50 лет, и одна сотрудница в возрасте свыше 50 лет.Таблица 5 – Образовательная структура сотрудников отдела по работе с обращения граждан и организаций в 2015 годуУровень образованияЧисленность, челУдельный вес, %Высшее6100,0Среднее специальное--Начальное профессиональное--Среднее полное--Среднее неполное--Всего работников6100,0Таким образом, можно отметить, что все 100 % сотрудников отдела по работе с обращения граждан и организаций имеют высшее образование, что говорит об их высоком профессионализме и компетентности.Анализ состава персонала отдела по работе с обращениями граждан и организаций показывает, что отдел обеспечен квалифицированными кадрами и имеет потенциал для эффективной работы.2.2 Оценка эффективности деятельности отдела по работе с обращения граждан и организаций как структурного подразделения администрации города КиришиВ 2015 году в администрацию города Кириши поступило 13892 обращения, по сравнению с аналогичным периодом прошлого года количество обращений граждан уменьшилось на 8,4 % (на 1270 обращений). Работа с обращениями граждан велась непосредственно в организационном отделе, общественных приёмных главы администрации города Кириши, через «Почту доверия» и «Телефон доверия».Распределение обращений по тематике представлено в таблице 6.Таблица 6 – Распределение обращений по тематикеТематика2013 г.Доля,%2014 г.Доля,%2015 гДоля,%Изменение 2014 г. К 2013 г., шт.Изменение 2014 г. К 2013 г., %.Жилищно-коммунальная сфера855162,04%995165,63%688949,59%-3062-30,77%Экономика410029,75%410627,08%549939,58%139333,93%Социальная сфера8646,27%8645,70%9566,88%9210,65%Государство, общество, политика2561,86%2131,40%4223,04%20998,12%Оборона, безопасность, законность120,09%280,18%1260,91%98350,00%Итого13783100,00%15162100,00%13892100,00%-1270-8,38%Динамика изменения числа обращений по разделам в 2014-2015 гг. наблюдалась следующая:1. Жилищно-коммунальная сфера (обеспечение граждан жилищем, улучшение жилищных условий, перепланировка и реконструкция помещений, оплата за коммунальные услуги и тарифы, перебои в электро-, водо-, тепло- и газоснабжении, уборка мусора, антисанитария, ненадлежащее содержание общего имущества, капитальный ремонт, субсидии на его проведение, жалобы на работы управляющих компаний) – в 2014 г. зафиксировано 6889 обращений по данному разделу (доля в общем объеме обращений составила 49,59%), количество обращений сократилось на 30,77% (3062 шт.).2. Экономика (строительство, градостроительство и архитектура, сельское хозяйство, транспорт, торговля и бытовое обслуживание, охрана окружающей среды)- в 2014 г. зафиксировано 5499 обращений по данному разделу (доля в общем объеме обращений составила 39,58%), количество обращений возросло на 33,93% (1393 шт.).3. Социальная сфера (вопросы воспитания детей, усыновления, охрана семьи, труд и занятость населения, вопросы социального обеспечения, образования, вопросы культуры, физкультуры, спорта и туризма) - в 2014 г. зафиксировано 956 обращений по данному разделу (доля в общем объеме обращений составила 6,88%), количество обращений возросло на 10,65% (92 шт.).4. Государство, общество, политика (работа ОМСУ, переименование улиц, вопросы регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним) –в 2014 г. зафиксировано 422 обращений по данному разделу (доля в общем объеме обращений составила 3,04%), количество обращений возросло на 98,12% (209 шт.).5. Раздел: Оборона, безопасность, законность (безопасность и охрана правопорядка) – в 2014 г. зафиксировано 126 обращений по данному разделу (доля в общем объеме обращений составила 0,91%), количество обращений возросло на 350 % (98 шт.).По обращениям граждан и запросам информации по их рассмотрению структурными подразделениями администрации города Кириши было выполнено 18 386 поручений.Оценить реальную эффективность работы подразделения можно, проанализировав следующие аспекты его функционирования: качество исполнения основных функций подразделения, эффективность расходования бюджета на содержание подразделения, уровень эффективности взаимодействия с другими подразделениями администрации.Результаты обработки обращений граждан в администрацию города Кириши представлены таблице 7.Таблица 7 – Удовлетворение обращенийРезультат2012Доля,%2013Доля,%2014Доля,%Изменение, шт.Изменение,%Разъяснено1091626,26%1197578,98%1048875,50%-1487-12,42%Удовлетворено1852-100,00%210013,85%220415,87%1044,95%Отказано285-100,00%3942,60%3452,48%-49-12,44%Направлено по компетенции730-100,00%6934,57%8556,15%16223,38%Итого13783-100,00%15162100,00%13892100,00%-1270-8,38%В 2014 г. число удовлетворенных обращений увеличилось 4,95% по сравнению с 2014 г., а количество обращений, получивших отказ сократилось на 12,44%, что является положительным фактором и говорит об улучшении качества работы администрации г. Кириши с обращениями граждан.В то же время, число обращений, которые перенаправлены по компетенции в другие подразделения администрации увеличилось с 693 до 855 обряжений, прирост составил 23,38%, что является негативным фактором, так как обращения граждан не по адресу вызывает затормаживание процесса обработки обращений, увеличение времени на согласование, лишние затраты времени сотрудников подразделений, куда поступило обращение. Динамика производительности труда отдела обращений в соотношении с динамикой фонда оплаты труда сотрудников отдела обращений представлена в таблице 8.Таблица 8 – Анализ фонда оплаты трудаПоказатель201320142015Изменение, ед. Изменение, % 2014 к 2013 2015 к 20142014 к 2013 2015 к 2014Численность работников666000,00%0,00%Число обращений, шт.1015812084106471926-143718,96%-11,89%Число обращений в расчете на 1 работника169320141774,5321-239,518,96%-11,89%Фонд оплаты труда, руб.14585761718997194040126042122140417,85%12,88%Средняя заработная плата 1 работника отдела, руб.