Выбор информационной системы складского учета для ООО «Логус»

Заключение

Данный проект ставил перед собой целью автоматизацию управления складом ООО «Логус» в связи с потребностью повышения эффективности складского учёта. В результате проделанной работы, автором дипломного проекта были решены сформулированные задачи и достигнута поставленная цель.
Дипломный проект включает описание сути хозяйственной деятельности предприятия, его организационной структуры, распределения сбытовых и маркетинговых функций по подразделениям предприятия. Также представлены факты, выявленные в ходе обследования предприятия, и касающиеся организации административно-хозяйственной деятельности, состояния кадров, системы информационного обеспечения и отчетности. Предметом отдельного анализа явилось состояние бизнес-процессов складского учёта. Проанализированы существующих на ...

Содержание


Введение……………………………………………………………………3
1 Анализ деятельности компании ООО «Логус»……………………….5
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области 5
1.2 Характеристика предприятия ООО «Логус» 6
1.3. Анализ существующих на предприятии бизнес-процессов, обеспечивающих реализацию складского учета 10
1.4. Описание бизнес-процессов «Как должно быть» 19
2.Формирование требований к информационной системе складского учета……………………………………………………………………….32
2.1.Описание экономической сущности задачи автоматизации склада 32
2.2. Анализ существующих решений по автоматизации задач складского учета 35
2.3. Описание автоматизированной технологии складского учёта 40
2.4. Описание режимов администрирования технологии складского учета в условиях ООО «Логус» 44
3.Оценка экономической эффективности проекта…………………….54
Заключение……………………………………………………………….61
Список использованных источников…………………………………...65



 

Введение

В настоящее время создание автоматизированных систем учета склада является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества функционирования логистической системы предприятия и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота фирмы.
Целью данной работы является совершенствование системы учета склада на предприятии через внедрение автоматизированной системы.
Задачи проекта:
- изучение специфики предприятия, декомпозиция бизнес-процессов;
- определение информационных объектов, их свойств;
- постановка задач автоматизации, определение перечня справочников, входных, отчетных форм;
- описание функционала существующих программных решений в области автоматизации склада;
- определение стратегии автоматизации, выбор оптимального программного решения;
- разр аботка программного продукта;
- определение экономической эффективности проекта.
Объектом исследования является ООО «Логус».
Предмет исследования – состояние учета склада.
Метод исследования – изучение текущего состояния бизнес-процессов в сфере учета технических средств, изучение литературы в области информационных технологий, CASE-систем и языков программирования.
Структура дипломной работы отражает логику и содержание исследования. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.
Во введении выявлена актуальность темы дипломной работы, определены цель, задачи, объект, предмет, методы исследования. В первой части работы рассмотрены бизнес-процессы на предприятии в сфере учета склада, показана необходимость применения автоматизации бизнес-процессов, рассмотрена модель «как есть» и построена модель «как должно быть». В разделе 2 проведен обзор рынка существующих аналогов информационных систем, принято решение о внедрении автоматизированной системы на основании выбора из существующих решений по заранее определённым критериям. Далее приведено описание программного обеспечения, выбранного доя автоматизации склада в условиях исследуемого предприятия, описание режимов её работы. Далее проведен расчет экономической эффективности созданного проекта, сделан вывод о возможности его внедрения в промышленную эксплуатацию.
Также данная дипломная работа включает в себя заключение, в котором подводится итог проделанной работы, прилагается список литературы.


 

2. Источник получения – документация ООО «Логус», документация поставщиков.3. Форма получения – устная, документальная в виде отчетов, журналов исследований, тестовых данных, электронная почта.4. Требования к точности – высокие, от точности данной информации зависит ход дальнейшей работы менеджера по снабжению на данном уровне.Выходная информация:1. Перечень и описание выходных документов:отчет по движению продукции.2. Источник получения – информационная система учета ООО «Логус».3. Форма получения – электронные и бумажные документы: данные в виде таблиц и графиков.Требования к точности – достаточно высокие. От точности данной информации зависит принятие корректного решения менеджером по снабжению на данном уровне.Данная система позволяет структурировать и заметно упростить работу сотрудников ООО «Логус». Благодаря данной системе можно получить списки документов за определенный период времени, данных о наличии продукции на складе ООО «Логус». Все это повысит производительность, уменьшит утомляемость и исключит по возможности бумажную волокиту.В информационной системе предприятия используется локальная вычислительная сеть Ethernet, в которую включены:- 55 рабочих станций специалистов и продавцов, в т.ч. терминалы продаж;- 15 сетевых принтеров;- 1 файловый сервер.Соединение осуществляется через коммутаторы, находящиеся в помещении серверной.Схема локальной сети ООО «Логус» приведена на рис.1.14.Рис.1.14. Схема локальной вычислительной сети Системное программное обеспечение основано на:- серверная операционная система Windows 2008 Server, в работе которых используются возможности контроля учетных записей пользователей средствами Active Directory. Применяются централизованные политики контроля разграничения доступа пользователей, использования средств администрирования, возможности централизации установки и удаления программного обеспечения, сбора данных о рабочих станциях;- операционные системы Windows XP/7/8/10 на рабочих станциях, наличие которых позволяет работать с возможностями Active Directory, а также другими возможностями.Схема программной архитектуры информационной системы ООО «Логус» приведена ни рис.1.15. Рис.1.15 Схема программной архитектурыПрограммное обеспечение для обмена данными с ПФР и ИФНС – находится на одной из рабочих станций бухгалтерской службы:- Налогоплательщик ЮЛ (сдача отчетности в ИФНС), SPU_orb версии (сдача отчетности в ПФР);- СБИС++ – электронный документооборот с органами ИФНС и ПФР.Кроме того, в работе специалистов используется правовая справочно-поисковая система «Гарант», ресурсы которой расположены на файловом сервере, доступ пользователей к базе осуществлен средствами программы.Для обеспечения организации защиты информации в ООО «Логус» разработаны регламентные документы, обязательные к исполнению всеми сотрудниками организации.Внедряемая автоматизированная система должна соответствовать системной архитектуре ПО в условиях ООО «Логус».2.Формирование требований к информационной системе складского учета2.1.Описание экономической сущности задачи автоматизации складаКонсервативный стиль обращения с документами в бумажном виде на фоне экспоненциально растущего объема информации лишь увеличивает расходы на бумагу и расходные материалы, офисные площади вынужденно нерационально тратятся на хранение архивных дел, подшивок печатных изданий, распечатанной электронной корреспонденции. С задачей поиска документов, так или иначе, связаны 30% перемещений сотрудников по офису, в общей сложности этот процесс отнимает у них около одного месяца в год, причем 15% бумажных документов безвозвратно теряются. Все эти проблемы призвана решить грамотная организация безбумажной технологии.Система должна быть легкоуправляемой, не требующей переобучения персонала. Помимо различных технических критериев, важным аспектом является экономическая целесообразность нововведения.В настоящее время в условиях ООО «Логус» отсутствует единая система обработки и представления информации о запасах товарно-материальных ценностей. Для хранения информации о запасах продукции сегодня в ООО «Логус» используется Интегратор. Файл базы данных хранится на сервере (файловый сервер). В файле содержатся данные, которые логически представляются в виде таблиц, запросы для работы с информацией, формы для ее ввода и просмотра, отчеты для печати данных и процедуры для обработки данных. Для работы на каждой рабочей станции установлен Интегратор. Недостаток этой системы в том что, запрос выполняется на компьютере отдельного пользователя. Для этого все таблицы, в которых содержится необходимая информация, пересылаются пользователю, а затем уже из них выбираются необходимые записи. Такие условия требуют мощные вычислительные ресурсы компьютера пользователя, и увеличивают сетевой трафик, тратится большое количество времени для получения необходимой информации.В процессе работы сотрудники сталкивается со следующими проблемами:трудоемкость отслеживания запасов продукции. Работник ООО «Логус» должен искать эту информацию в различных источниках (разрозненных файлах и документах);выбор и сопоставление больших объёмов информации из различных источников (файлов, документов) при формировании отчётов;потери информации, хранящейся в БД или её некорректное изменение в результате действий другого пользователя.Вышеперечисленные доводы являются недостатками существующей системы управления.Из-за вышеописанных недостатков возникает ряд проблем, который представлен в виде структурированного дерева проблем.Текущий уровень автоматизации учета товарно-материальных ценностей на предприятии довольно низок. Следствием чего является его неэффективное функционирование.Сотрудники ООО «Логус» в течение дня обрабатывают большое количество информации. Однако для некоторых документов отсутствует автоматизированная обработка, что является причиной высоких затрат труда работников. Для поиска данных, хранящихся в бумажном виде в архивах необходимо вручную просматривать распечатанные документы. Это влечет за собой огромные потери времени и труда работников.Внедрив в системе складского учёта своего предприятия информационную систему, руководитель получает возможности контроля оборота продукции на складе. При этом контроль может осуществляться не только над запасами товарной продукции, оборотами, остатками, неликвидами, сроками хранения и любыми другими параметрами, при анализе которых можно достичь бесперебойности снабжения ООО «Логус» при минимальных складских запасах, но и контроль персонально за каждым из сотрудников, занятых на складе, производительностью их труда, скоростью работы с поставщиками и клиентами. Благодаря автоматизации на складе, вне зависимости от его размеров и количества хранящейся продукции, любой новичок, ознакомленный с принятой системой адресов, сможет быстро найти любую необходимую партию или единицу товара. Таким образом, минимизируется зависимость от конкретных сотрудников, снижаются риски хищений, ошибок, пересортицы. Возможным также становится проведение инвентаризации в любой момент – контроль над складом в любое время становится доступным для руководителя. Документооборот также практически полностью автоматизируется. Внедрение ПО складского учёта позволяет руководителю довольствоваться не только бухгалтерскими отчетами, основанными только на проведенных первичных документах. Оперативная информация в режиме реального времени, анализ данных по нескольким складам и предприятиям – мощный управленческий ресурс, который возможен только при автоматизированной системе складского учета.2.2. Анализ существующих решений по автоматизации задач складского учетаАвтоматизация складского учета представляет собой не только внесение всех наименований и партий товара, сведений о них в некую базу данных, предполагающую возможности удобного поиска и наличие системы формирования документов. Использование автоматизированной системы предполагает необходимость реорганизации всего пространства складских помещений. Как правило, складами используется адресная система хранения запасов. Принято несколько вариантов адресной системы хранения продукции на складах. Главным элементом данной системы является то, что все пространство склада в рамках указанной технологии разделяется на несколько определенных зон, отвечающих за приемку, хранение, комплектацию и отпуск товаров. Зоны включают в себя несколько участков, предполагающих работу со спецификой товаров (например, требующих определенный температурный режим, а также имеющий требования к габаритам, скорости оборотов, блоки товаров для возврата и т. п.) На каждом участке производится установка соответствующего его назначению оборудования – стеллажей, паллетов, стоек и т. п. Далее производится разметка и нумерация всех возможных мест хранения, в том числе иногда и пола. Таким образом, из наименования зоны, участка, ряда, этажа и места возникает адрес ячейки, который заносится в систему и присваивается размещаемому на хранение товару или партии товаров. После проведения данной реорганизации, любой оператор склада может найти нужный груз даже на огромном складе – то есть, скорость поиска комплектующих или набора заказа многократно возрастает. Кроме этого, кладовщик всегда четко знает, какие ячейки у него пусты и как провести оптимальную расстановку поступающих на хранение ценностей, чтобы быстрооборачиваемый товар находился ближе к зоне отпуска, а некондиционный товар размещался на верхних этажах и не создавал помех для движения. Такая оптимизация позволяет в несколько раз увеличить как вместимость, так и пропускную способность склада, а также безболезненно пережить переезд. При этом ничего не теряется, не пылится бесхозно, не валяется под ногами.В рамках автоматизации процесса складского учета проведем выбор существующих решений в области автоматизации данной технологии. В таблице 2.1 приведена сравнительная характеристика программных продуктов в области автоматизации складского учета.Таблица 2.1 – Существующие программные средства автоматизации технологии складского учетаКоличество транзакцийв часКоличество пользователейПоддержкаВнедрение в эксплуатацию, в мес.Количество радиотерминаловСтоимость,тыс. дол.1С: Предприятие 8: Логистика – Управление складомот 30До 50- возможность конфигурирования под специфику орг-ции;- разграничение доступа;- компонента управленческого учета;- гибкая система администрирования;- наличие системы тонкого и толстого клиента3До 100,5advantics фирмы PSI Logisticsсвыше 1000свыше 40- настраиваемость отчетов, генератор отчетов;- потребность в мощных вычислительных платформах;- предоставление интерфейсов к системе корпоративного управления и к устройствам складской механизации15-30свыше 20от 50Radio Beacon WMS Expert фирмы Radio Beaconот 200 до 1000от 10 до 40- настраиваемость отчетов, генератор отчетов;- наличие режимов тонкого и толстого клиента;- наличие интерфейсов к системе корпоративного управления и к устройствам механизации складских операций1210-2015-50Logistics Vision Suite от Mantisоколо 800свыше 35- настраиваемость отчетов, генератор отчетов;- потребность в мощных вычислительных платформах;- автономный режим работы или простейший интерфейс обмена данными с головной системой17-25около 20свыше 30CoreWMS от “Аргус Софт”от 500 до 80025-40- поддержка бумажной технологии или терминалов сбора данных некоторых производителей;- кроссплатформенность, возможность использования тонких клиентов;- предоставление интерфейсов к системе корпоративного управления и к устройствам складской механизации1510-1515-30Основными требованиями к программному обеспечению складского учета в условиях ООО «Логус» являются [16]:- поддержка считывателей для проведения инвентаризации складских запасов;- количество пользователей – до 10-15;- возможность конфигурирования системы под специфику организации;- формирование документов в рамках технологии складского учёта;- формирование сводной отчётности;- соответствие системных требований вычислительным мощностям системы ООО «Логус»;- интеграция с системной архитектурой ООО «Логус».Внедряемый программный продукт также не должен обладать чрезмерным функционалом, наличие которого не предполагается в условиях ООО «Логус».Согласно указанным критериям, наиболее подходящими решениями в области автоматизации складского учета применительно к ООО «Логус» являются:- 1С: Предприятие 8: Логистика – Управление складом;- Radio Beacon WMS Expert;- CoreWMS.В таблице 2.2 приведена сравнительная характеристика программных продуктов применительно к условиям ООО «Логус».Таблица 2.2. Сравнительная характеристика программных продуктов применительно к условиям ООО «Логус»1С: Предприятие 8: Логистика – Управление складомRadio Beacon WMS ExpertCoreWMSСовместимость с архитектурой ООО «Логус»СоответствуетЧастичное соответствиеЧастичное соответствиеПоддержка считывателейСоответствуетСоответствуетСоответствуетКонфигурирование отчетностиСоответствуетСоответствуетСоответствуетНаличие излишнего функционала для ООО «Логус»СоответствуетРеализован функционал для крупных организацийРеализован функционал для крупных организацийРабота в режиме тонких клиентовСоответствуетСоответствуетСоответствуетНаличие системы технической поддержки производителяСоответствуетСоответствуетЧастичное соответствиеФормирование необходимых документов складского учетаСоответствуетСоответствуетСоответствуетТаким образом, как показано в таблице 2.2, технологии складского учета в целом соответствуют все рассмотренные программные продукты, однако ПО Radio Beacon WMS Expert и CoreWMS специализированы для крупных предприятий, к которым не относится ООО «Логус». Данное ПО содержит излишний функционал и рассчитано на большее число пользователей, чем нужно для ООО «Логус» и внедрение данного ПО приведет к необоснованным затратам на его внедрение и сопровождение. Таким образом, оптимальным решением для автоматизации складского учёта ООО «Логус» является использование ПО «1С Предприятие 8: Логистика – Управление Складом». 2.3. Описание автоматизированной технологии складского учётаВ рамках данной работы было проведено изучение процесса формирования складской документации с использованием ПО «1С Предприятие 8: Логистика – Управление Складом». На рис.2.1 показан режим формирования документа «Инвентаризация товара на складе», на рис.2.2 – печатная форма инвентаризационной описи. Рис.2.1. Документ «Инвентаризация товаров на складе»Рис.2.2. Печатная форма «Инвентаризационная опись»На рис.2.4 показан режим создания формы «Перемещение товаров», на рис.2.3 – печатная форма накладной на перемещение, на рис.2.5 – накладной на перемещение.Рис.2.3. Печатная форма «Перемещение товара»Рис.2.4. Ввод данных документа «Перемещение товара»Рис.2.5. Печатная форма накладной на перемещение товараФорма акта на списание малоценных предметов представлена на рис.2.6.Рис.2.6. Акт на списание (печатная форма)Рис.2.7. Ввод документа «Списание материалов»Таким образом, по результатам анализа технологии складского учета в условиях ООО «Логус» показано соответствие технологии автоматизации склада, реализованной в «1С Предприятие 8.3: Логистика – Управление складом» специфике исследуемого предприятия.2.4. Описание режимов администрирования технологии складского учета в условиях ООО «Логус»Одним из немаловажных факторов функционирования информационной системы является наличие системы безопасности, включающей в себя компоненты администрирования, в т.ч. управление пользователями, систему резервного копирования и восстановления информации, защиту от несанкционированного доступа. В ПО «1С: Предприятие 8.3. Логистика: Управление Складом» присутствуют компоненты администрирования, реализованные в режиме конфигуратора. Далее рассмотрим административные режимы работы данного ПО. Работа администратора в данном комплексе предполагает обслуживание базы данных и предоставление прав доступа пользователям. Обязанности администратора ПО «1С:Предприятие» в условиях ООО «Логус» возложены на ИТ-специалиста. На рисунке 2.8 приведена схема документооборота администрирования ПО «1С:Предприятие» в условиях ООО «Логус».Рисунок 2.8 – Схема документооборота в администрировании ПО «1С: Предприятие 8.3. Логистика: Управление Складом»Как показано на рисунке 2.8, организация предоставления доступа пользователей к ПО 1С организована следующим образом:1. Начальник профильного отдела подает формализованную заявку на предоставление прав доступа к БД «1С:Предприятие 8.3. Логистика: Управление Складом» на имя администратора базы данных. Заявка содержит следующие позиции:- тип действия: предоставление, изменение, закрытие прав доступа;- доменное имя специалиста;- ФИО и должность специалиста;- уровень доступа;- срок исполнения заявки.Заявка визируется руководителем организации.2. Администратор базы данных вносит изменения в документы «Таблица разграничения доступа к информационным ресурсам», «Профиль разграничения доступа к информационным ресурсам».3. При необходимости администратор формирует парольную карточку доступа к базе данных для выдачи пользователю и выдает ее под роспись с отметкой в соответствующем журнале.4. Администратор базы данных информирует начальника профильного отдела об исполнении заявки.В таблице 2.3 приведены режимы доступа пользователей к ПО «1С:Предприятие 8.3. Логистика: Управление Складом»Таблица 2.3. Режимы доступа к ПО «1С:Предприятие 8.3. Логистика: Управление Складом» в ООО «Логус»Должность специалистаИнтерфейсОписание функционалаГлавный бухгалтерБухгалтерИнвентаризация, отчетность по складским операциямОператор складаСкладПрием/выдача товара со склада, оформление документов, размещение товара на складе, работа со считывателями, инвентаризацияИТ-специалистАдминистраторАдминистрирование ПОСправочник пользователей показан на рис.2.9.Рис.2.9. Справочник пользователей конфигурации «1С: Предприятие 8.3. Логистика: Управление Складом».На рис.2.10 показан режим определения прав доступа к системе. Далее рассмотрим режим обслуживания базы данных.Как было показано выше, все действия с пользовательскими учетными записями протоколируются в таблицах разграничения доступа, принадлежащих номенклатуре дел ИТ-специалиста ООО «Логус». В Приложении 1 приведен пример таблицы доступа пользователей к информационной базе «1С: Предприятие 8.3. Логистика: Управление Складом» в условиях ООО «Логус».Рис.2.10. Определение прав доступа к системеОдной из основных администраторских функций является осуществление операций с базами данных, к которым относятся: резервное копирование, восстановление, загрузка/выгрузка конфигураций, установка обновлений. Резервное копирование – создание резервных копий – информационных ресурсов «1С: Предприятие 8.3. Логистика: Управление Складом» осуществляется в целях обеспечения возможности их восстановления при нарушении целостности.Резервное копирование служебных информационных ресурсов осуществляется администратором соответствующего ресурса (в данном случае – информационной базы складского учёта), в соответствии с руководством администратора соответствующего ресурса, утвержденным регламентом или утвержденной технологической инструкцией. Резервное копирование информационного ресурса выполняется путем создания необходимого для безусловного и своевременного восстановления нарушения его целостности количества копий. В целях возможности обеспечения целостности ресурса, в случае потери функциональности резервных копий информационных ресурсов ООО «Логус» (повреждение, поломка носителя) осуществляется их архивирование, в соответствии с частными инструкциями или программно-эксплуатационной документацией на соответствующий ресурс. Допускается обеспечение возможности восстановления целостности информационных ресурсов их дублированием на средствах вычислительной техники. Порядок актуализации дублирующего ресурса определяется руководством ООО «Логус», принявшим решение о применении такого способа обеспечения целостности ресурса.Резервное копирование официальных и проектных информационных ресурсов в ООО «Логус» осуществляется в целях обеспечения безусловного их восстановления в приемлемые сроки в случае нарушения целостности.