Контроль загрузки персонала. Учет рабочего времени

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для решения рассмотренных в данной работе проблем и вопросов эффективного управления персоналом, в общем, и управлении рабочим временем сотрудников, в частности, можно порекомендовать проведение следующих мероприятий:
- введение должностных инструкций с целью упорядочения работы сотрудников,
- назначение ответственного за работу с персоналом,
- внедрение автоматизированной системы учета рабочего времени, и более того, биометрической системы,
- аттестация персонала.
- периодическое проведение мониторинга сотрудников компании,
- введение системы мотивации,
- учет времени отсутствия на рабочем месте даже по уважительной причине при расчете заработной платы,
- не оставлять без внимания ни одного случая нарушения трудовой дисциплины.

...

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3
1. Контроль загрузки персонала и специфика учета рабочего времени: проблемы и ошибки 5
1.1. Рост численности персонала и проблемы, связанные с ним 5
1.2. Основные ошибки в управлении персоналом 6
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 10
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 11

ВВЕДЕНИЕ

Успех любого предприятия всегда зависел от работы персонала. Однако в условиях кризиса «человеческий фактор» не просто вышел на первый план, а стал залогом выживания. Почему же столь важно сейчас эффективное управление персоналом?
• рабочее время — невосполнимый ресурс. Можно закупить новое оборудование, приобрести еще одну партию товара, но нельзя вернуть время, потерянное из-за опозданий, несанкционированных отлучек, перекуров;
• затраты на персонал — одна из главных и постоянных статей расходов в любом предприятии, будь то магазин шаговой доступности, сеть супермаркетов или производственное предприятие. Инвестиции должны окупаться, а это значит, что управление персоналом нельзя пускать на самотек;
• потенциальные клиенты или контрагенты компании и предприятия судят о ней (о н ем) в первую очередь по ее (его) сотрудникам. Нерационально используя рабочее время, персонал наносит работодателю двойной ущерб — и потому, что не отрабатывает зарплату, и потому, что снижает лояльность клиентов и контрагентов.
Как правило, решение задач повышения трудовой дисциплины и производительности труда находится в ведении руководителей, а также сотрудников кадровых и бухгалтерских служб. Любое предприятие хотело бы платить сотрудникам за реально отработанное время, а не за опоздания, самовольные отлучки и преждевременные уходы с работы. Вопросы выявления нарушений трудовой дисциплины, оплаты только фактически отработанного времени относятся к категории сложных и конфликтных.
Данные обстоятельства и обуславливают важность и необходимость изучения особенностей технологий управдления персоналом предприятия, тем самым предопределяя актуальность выбранной темы настоящей работы. В соответствии с названием темы работы и вышеизложенным обоснованием ее актуальности, целью работы определяется следующее – комплексное всестороннее исследование основ учета рабочего времени сотрудников и специфика контроля их загрузки, а также разработка предложений по оптимизации отношений, возникающих в указанной сфере.

- ненадежность системы снабжения и др.
Однако оставшаяся 1/4 потерь рабочего времени и перегрузок вполне поддается рациональному использованию посредством оптимизации календарных сроков решения задач.
1.1. Рост численности персонала и проблемы, связанные с ним
Экономический кризис придал управлению персоналом особую актуальность и остроту:
• сократились и внешние источники финансирования, и внутренние резервы предприятий. Снижение затрат стало важнейшей задачей менеджмента, и поскольку всегда существует минимальный порог уменьшения численности персонала, наряду с экономией необходимо максимально рациональное использование имеющихся ресурсов и прежде всего — рабочего времени сотрудников;
• усиливается текучка кадров, и вновь нанятый персонал особенно нуждается во внимании и контроле,в том числе в части соблюдения трудовой дисциплины;
• наряду с задачами контроля и анализа использования рабочего времени для предприятий важно рациональное планирование загрузки персонала, рабочих смен, возможности оперативных подмен и т.д. С учетом масштабов и интенсивности труда вручную вести эту деятельность, как было еще недавно, уже невозможно;
• требуется автоматизация деятельности и по учету отработанного времени, причем в масштабах всей торговой сети и централизованно. HR-менеджеры, бухгалтерия, руководители линейных, функциональных и структурных подразделений всегда должны располагать актуальной информацией о том, кто из сотрудников вышел (не вышел) на работу, сколько часов, смен, дней отработал, на сколько опоздал или раньше ушел с работы, находится ли на своем рабочем месте сейчас;
• эта информация должна быть не только актуальной, но и достоверной. Необходимо исключить саму возможность случайного или намеренного искажения отчетной информации, приписок, манипуляций.
1.2. Основные ошибки в управлении персоналом
Решать задачи управления сотрудников компании достаточно часто приходится посредством проб и ошибок. Каждое из неверно принятых решений способно стать причиной, ведущей к серьезным финансовым последствиям. Неэффективное использование человеческих ресурсов способно привести к неоправданным затратам и увеличению косвенных издержек. В современных условиях жесткой конкурентной борьбы ошибки в управлении персоналом способны привести к вычеркиванию того или иного предприятия из числа лидирующих или просто успешных. Проанализируем основные ошибки данной области,
1. Недооценка важности учета рабочего времени. Значительная часть руководителей не уделяют должного внимания вопросам учета рабочего времени и контроля трудовой дисциплины. В результате подобное отношение способно привести к злоупотреблениям со стороны персонала предприятия. Изначально это касается систематических опозданий и уходов с работы без уважительных причин.
2. Отсутствие постоянного контроля. Проверки, которые осуществляются периодически, дают такой же временный результат. Более того, персонал компании знают, когда можно опоздать либо уйти пораньше. В итоге подобного рода проверки перестают давать объективную картину трудовой дисциплины в силу того обстоятельства, что на время проверки все находятся на своих местах, дожидаясь ее окончания.
3. Ведение учета вручную. Ведение учета времени прихода и ухода вручную не способно предоставить руководству предприятия полных и оперативных данных о состоянии дел, особенно при значительном штате. Это, скорее, имитация учета в силу того, что анализ сделанных в тетради ручных записей является весьма трудоемкой задачей. Обработка сделанных вручную записей отнимает много сил. Для возможности выявления по подобным записям постоянных нарушителей и рассчитать время их отсутствия на рабочем месте, необходимо значительное время специально выделенного для этой цели человека. Полученные в результате данные достаточно сложно перепроверить. О том, чтобы быстро получить нужную информацию речи даже не идет.
4. Отсутствие строгого учета отпросившихся. Достаточно часты на практике случаи, когда работники отпрашиваются с работы по уважительной причине. Однако, как показывает все та же практика, некоторые из них достаточно часто злоупотребляют доверием руководителей, отпрашиваясь гораздо чаще других сотрудников. Строгий учет времени отсутствия на рабочем месте предоставляет возможность сократить подобного рода случаи. При необходимости, работники вправе использовать отгулы, брать дни за свой счет либо подменять друг друга.
5. Не применение дисциплинарных взысканий. Достаточно часто в случае явного опоздания без уважительных причин руководство не применяет к нарушителю должных мер воздействия, ограничиваясь устными замечаниями. Однако, подобного рода воздействие не улучшает трудовую дисциплину, а даже наоборот - способно оказывать демотивирующее влияние на лояльный персонал компании, которые за ту же зарплату проводят на рабочем месте все положенное время. Оформленный документально выговор либо замечание окажет гораздо большее воздействие и, в случае неоднократного применения, может являться основанием для последующего увольнения.
6. Отсутствие зарплатной мотивации. В том случае, если зарплата работника компании никак не связана с соблюдением им установленных правил трудового распорядка, все «профилактические беседы» на тему опозданий и призывы руководства останутся без внимания. С целью привязки зарплаты к соблюдению режима труда требуются четкие количественные оценки времени нахождения на рабочем месте и документирование.
7. Сильная зависимость от «человеческого фактора». В случае отсутствия четких критериев оценки состояния трудовой дисциплины, руководителю, достаточно часто приходится полагаться на субъективное мнение кадрового работника. Таким образом, роль назначенного для контроля менеджера в коллективе необоснованно завышается. С другой стороны, система мотивации, которая основана на субъективных оценках руководства, вряд ли вызовет доверие со стороны сотрудников предприятия.
8. Пренебрежение возможностями автоматизации учета. В случае отсутствия инструмента оперативного контроля ключевых показателей достаточно трудно выстроить эффективную систему контроля и поддержания трудовой дисциплины в компании. Приходится оперировать только теми результатами, которые могут быть подсчитаны вручную за приемлемое время. Еще один аргумент в пользу автоматизированной системы - это необходимость выполнять анализ результатов как можно более детально и в сравнении с результатами предыдущих периодов. Задача управления эффективностью сотрудников организации по сложности превосходит многие иные задачи, которые стоят перед руководством предприятия. И ее решение без применения современных вычислительных средств достаточно часто становится практически невозможным. На первый взгляд, автоматизация учета рабочего времени представляется весьма трудоемкой и дорогой задачей, для внедрения которой необходимо много сил. Однако на самом деле даже небольшие, грамотно сделанные вложения в систему автоматизации способны на порядок облегчить работу ответственных лиц и освободить их от выполнения трудоемких рутинных операций. Современная система учета рабочего времени способна предоставить возможность для быстрой регистрации время прихода и ухода работника, а наряду с этим мгновенно получить и обработать необходимые данные.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Для решения рассмотренных в данной работе проблем и вопросов эффективного управления персоналом, в общем, и управлении рабочим временем сотрудников, в частности, можно порекомендовать проведение следующих мероприятий:
- введение должностных инструкций с целью упорядочения работы сотрудников,
- назначение ответственного за работу с персоналом,