«Внедрение системы электронного документооборота (на примере АО «Связьтранснефть»)»

Заключение

Подводя итог проделанной работе, хочется отметить успешное выполнение поставленной цели дипломного проекта: разработана автоматизированная система внутриорганизационного документооборота АО «Связьтранснефть». Стоит отметить, что такой подход позволил реализовать полный требуемый функционал системы, при этом риски умышленного и случайного нанесения вреда внутриорганизационным информационным системам сведены к минимуму.
Так же, в рамках данной дипломной работы, были решены все задачи, поставленные на первоначальных этапах: детально изучена предметная область; выявлена необходимость автоматизации одного из самых значимых направлений деятельности – документооборота в инженерных подразделениях компании; помимо этого, при разработке проектных решений применялись современные технологи ...

Содержание


Введение 3
1.Анализ предметной области 5
1.1. Теоретические аспекты использования системы электронного документооборота 5
1.2. Обзор технических средств использования систем электронного документооборота 9
1.3. Требования информационной безопасности при работе с системами электронного документооборота 15
2. Проектирование системы электронного документооборота 20
2.1. Общая характеристика АО «СвязьТрансНефть» 20
2.2.Анализ бизнес-процессов электронного документооборота АО «Связьтранснефть» 21
2.3. Информационная модель технологии электронного документооборота 34
2.4. Описание проекта системы электронного документооборота 50
2.5. Оценка экономической эффективности проекта 59
Заключение 64
Список использованных источников 66

Введение

В рамках работы над дипломным проектом мной проведено создание автоматизированной системы внутриорганизационного документооборота на предприятии, работающем в отрасли связи.
Концепция управления техническим персоналам предприятий - это стратегия, основанная на применении новых управленческих и информационных технологий, с помощью которых компании аккумулируют знания о состоянии технической инфраструктуры. Подобные отношения способствуют увеличению прибыли, т. к. обеспечивают бесперебойное функционирование автоматизированной системы.
Данная концепция реализуется с помощью специального набора программного обеспечения и технологий, позволяющих автоматизировать, а значит, совершенствовать бизнес-процессы в сфере управления технической инфраструктурой. Это дает возможность компании обращаться к заказчикам услуг с интересными предложениями в наиболее удобный момент времени и по наиболее удобным каналам связи.
Во многих организациях технические отделы, отделы по работе с заявками пока еще действуют независимо друг от друга, и по этой причине их представления о заказчике зачастую противоречивы, а действия — несогласованны. Автоматизация системы управления технической инфраструктурой облегчает координацию действий различных отделов, обеспечивая их общей платформой, и дает каждому из них доступ к полной информации о них, что способствует оптимизации функционирования автоматизированной системы.
Автоматизированная система документооборота в инженерных подразделениях предприятий связи может включать в себя компоненты: ведение классификаторов; автоматизации учета проводимых работ, автоматизации формирования отчетности.
В настоящее время создание автоматизированных систем документооборота является актуальной задачей, так как способствует улучшению качества функционирования информационной системы и, как следствие, повышение уровня продаж и способствует росту оборота предприятия связи.
Целью данной работы является разработка автоматизированной системы внутриорганизационного документооборота.
Задачами работы явились:
- анализ теоретических аспектов организации систем документооборота;
- анализ организационной структуры АО «Связьтранснефть»;
- анализ бизнес-процессов технологий внутриорганизационного документооборота на предприятиях связи;
- определение задач автоматизации указанной технологии;
- определение стратегии автоматизации технологии документооборота на предприятии связи;
- постановка задач автоматизации;
- проектирование информационной системы документооборота.
Объектом исследования является ОАО «Связьтранснефть».
Предмет исследования – автоматизация внутриорганизационного документооборота.
Метод исследования – изучение текущего состояния бизнес-процессов в технологии мониторинга выполненных работ по техническому обслуживанию, изучение литературы в области информационных технологий, CASE-систем и языков программирования.

К функциям инспектора по кадрам АО «Связьтранснефть» относятся:подбор и отбор персонала;проведение аттестаций;подготовка проектов штатного расписания;работа с заявлениями сотрудников;учет отпусков, больничных листов, командировок.Взаимодействие с государственными органами по вопросам кадрового учета;Ведение личных дел сотрудников. В таблице 2.1.2 приведен перечень организационно-штатной численности по структурным подразделениям предприятия.Таблица 2.1.2 Перечень организационно-штатной численности по структурным подразделениям АО «Связьтранснефть» ПодразделениеШтатная численностьТребования к квалификации персоналаОсновные функцииОтдел технического обслуживания10высшее техническое в области радиосвязиОбеспечение функционирования сети провайдераОтдел бухгалтерского учета4высшее экономическоеведение бухгалтерского, налогового учета, анализ экономических показателей предприятияОтдел персонала2высшее юридическое образование, либо образование в области управления персоналомРабота с персоналомОтдел по работе с клиентами10Высшее экономическое, юридическоеЗаключение договоров обслуживания абонентов, начисление и прием оплатыИТ-отдел13Высшее в области информационных технологийПоддержка ИТ-инфраструктурыВ компетенцию отдела ИТ-отдела входит поддержка функционирования ИТ-инфраструктуры АО «Связьтранснефть», что предполагает наличие системных администраторов, ответственных за функционирование общесистемного программного обеспечения, аппаратного обеспечения, политику закупки технических средств. Также в штате ИТ-отдела имеется группа технической поддержки, в функции которой входит поддержка функционирования прикладного программного обеспечения: работа с удаленными площадками, консультирование пользователей в области функционирования программного обеспечения, устранение нештатных ситуаций. В функции программистов входит разработка программного обеспечения, а также доработка приобретенных предприятием программных продуктов.В рамках данной работы рассматриваются вопросы технологии работы специалистов в рамках документооборота в части управления производственным процессом.Рассмотрим основные функции данной категории специалистов.В своей деятельности специалист по работе с абонентами руководствуется: - нормативными документами по вопросам выполняемой работы; - методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов; - уставом предприятия; - правилами трудового распорядка; - приказами и распоряжениями руководителя, а также начальника отдела по работе с клиентами; - должностной инструкцией.Специалист по работе с абонентами должен знать: - нормативные правовые акты, другие руководящие, методические материалы вышестоящих и других органов, регламентирующие вопросы технологии работы предприятия связи;- основы маркетинга (концепцию маркетинга, основы управления маркетингом); - теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования; - тарифные планы, а также особенности предоставляемых услуг связи; - порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов; - правила установления деловых контактов; - правила официального этикета; - теорию межличностного общения; - основы социологии и психологии; - методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера; - основы трудового законодательства; - правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.На специалиста по работе с клиентами возлагаются следующие функции:- заключение договоров на выполнение работ по подключению к сетям связи;- заключение договоров на выполнение работ по подключению оборудования.Большинство функций, связанных с принятием решений и обработкой информации в условиях АО «Связьтранснефть» централизованы и выполняются специалистами головного офиса. На уровне филиалов производится деятельность, связанная с обслуживанием инфраструктуры АО «Связьтранснефть», работы с клиентами, проведения финансовых операций.Далее проведем рассмотрение технологии внутриорганизационного документооборота АО «Связьтранснефть».2.2.Анализ бизнес-процессов электронного документооборота АО «Связьтранснефть»В качестве примера технологии внутриорганизационного документооборота рассмотрим процесс подготовки к эксплуатации средств связи АО «Связьтранснефть». В функции инженера – специалиста по подготовке средств связи, как было показано выше, входит множество обязанностей, большинство из которых связано с обеспечением бесперебойного функционирования инфраструктуры связи.Определим область использования информационных систем в технологии работы данной категории специалистов.Основными направлениями использования программного обеспечения в области деятельности инженеров АО «Связьтранснефть» являются:- работа с инженерным программным обеспечением для проектирования и расчета параметров оборудования связи;- работа с офисными приложениями по подготовке отчетности о состоянии оборудования связи;- работа с экономическими приложениями для подготовки заявок на закупку оборудования или запасных частей для обслуживания систем связи.Анализ текущего состояния деятельности инженера по подготовке средств связи АО «Связьтранснефть» показал, что в настоящее время отсутствует система оперативного отслеживания состояния оборудования связи на местах. Основной целью выпускной квалификационной работы явился анализ технологии мониторинга состояния средств связи на местах. На рис.2.2.1 показана схема документооборота в технологии работы со средствами связи АО «Связьтранснефть». Рис.2.2.1. Схема документооборота в технологии работы со средствами связи АО «Связьтранснефть»Задача мониторинга состояния средств связи в рамках рассматриваемой технологии состоит в выявлении дефектов функционирования оборудования на местах и своевременной передаче данных специалистам по подготовке средств связи, которые в последствии проводят диагностику оборудования и устранение неисправностей. Задача мониторинга состояния оборудования средств связи связана с:- подготовкой отчетности в части сбора данных о состоянии оборудования;- с задачей подготовки заявок на закупку оборудования части необходимости закупки запчастей в процессе устранения проблем функционирования оборудования;- с задачей использования инженерных расчетов в части необходимости проведения параметров функционирования неисправного оборудования.В рамках данной выпускной квалификационной работы мной был проведен анализ бизнес-процессов в деятельности инженера по подготовке средств связи в части мониторинга состояния оборудования, определены задачи автоматизации.Проведем анализ деятельности технологии внутриорганизационного документооборота АО «Связьтранснефть» в методологии IDEF0. Контекстная диаграмма приведена на рис.2.2.2. Рис.2.2.2. Контекстная диаграммаКак показано на рис.2.2.2, документооборот АО «Связьтранснефть» предполагает наличие входных информационных потоков:- данные о состоянии средств связи;- данные о новом оборудовании;- сервисная информация о состоянии оборудования.Результирующими информационными потоками являются:- отчетность о состоянии средств связи;- отчетность о проделанной работе.В своей деятельности специалисты по подготовке средств связи руководствуются:- технической документацией;- внутриорганизационными регламентами.Диаграмма декомпозиции нулевого уровня приведена на рис.2.2.3.Рис.2.2.3. Диаграмма декомпозиции нулевого уровняКак показано на рис.2.2.4, основными процессами в технологии документооборота ОА «Связьтранснефть» в части мониторинга состояния оборудования являются:- мониторинг поступления информации;- контроль распределения работ;- контроль выполнения работ;- отчетность по результатам проделанной работы.Технологический процесс работы по мониторингу состояния оборудования средств связи выглядит следующим образом:- Технические специалисты, находящиеся на местах, отслеживают параметры функционирования оборудования в технический отдел;- Специалисты технического отдела в случае отклонения параметров функционирования оборудования от нормы формируют заявку на проведение диагностики оборудования и передают ее на исполнение инженерам;Рис.2.2.4 Диаграмма декомпозиции первого уровняРис.2.2.5. Диаграмма декомпозиции второго уровня- По результатам диагностики инженер по подготовке средств связи формирует информацию о проделанной работе;- Начальник отдела в случае соответствия выполненной работы заявленным требованиям либо закрывает заявку на проведение работ, либо отправляет ее на доработку.Рис.2.2.6. Диаграмма декомпозиции третьего уровняТаким образом, качество работы специалистов по подготовке средств связи определяет параметры функционирование всей системы связи, так как своевременное реагирование на возникновение проблем позволяет уменьшить время простоя технологических участков, минимизировать материальные потери в результате возникновения технических сбоев в функционировании системы связи, сохранять клиентскую базу путем обеспечения своевременного и качественного реагирования на инциденты, связанные с простоями оборудования связи.Существующая технология мониторинга проводимых работ со средствами связи имеет следующие недостатки:- данные об отклонении параметров функционирования оборудования связи от нормальных передаются в технической отдел с использованием средств связи или электронной почты, где фиксируются в специальном журнале в формате MS Excel, которые передаются дежурным инженерам диспетчерами. Причем мониторинг сроков исполнения и содержание выполненных работ нигде не фиксируются, что не дает возможности анализа использования объектов оборудования в разрезе моделей, производителей и т.д., не дает возможности подготовки информации для списания оборудования связи с баланса.Ввиду всего вышесказанного, перед руководством АО «Сваязтранснефть» встала задача разработки системы, позволяющей:Автоматизировать (на первых этапах хотя бы частично) систему внутриорганизационного документооборота;Адаптироваться специалистам к внедрению системы мониторинга проводимых ремонтных работ с оборудованием связи и их послеремонтного состояния;Минимизировать издержки на проведение сводного анализа отработки заявок на ремонтные работы с оборудованием связи;Сократить нагрузку специалистов и руководства в технологии анализа проведенных ремонтных работ;Минимизировать влияние человеческого фактора при контроле исполнения заявок на проведение ремонтных работ с оборудованием связи;Получать консолидированную (группированную) информацию о состоянии оборудования связи;Получать аналитическую информацию о качестве работы специалистов по подготовке средств связи ОАО «Связьтранснефть». Разработка и внедрение автоматизированной системы внутриорганизационного документооборота позволит минимизировать негативные факторы, указанные в предыдущем разделе.Цель создания автоматизированной системы: повышение эффективности работы сотрудников в части работы с документами ив процессе работ со средствами связи.Подцели создания системы:- минимизация временных затрат на осуществление внутриорганизационного документооборота;- минимизация временных затрат на формирование формализованных документов (актов выполненных работ);- сокращение временных затрат на получение аналитической отчетности: сводных данных о проведенных работах по видам оборудования, а также в разрезе специалистов;- сокращение временных затрат на мониторинг отработки заявок на проведение работ с оборудованием связи.Контекстная диаграмма бизнес-процессов технолога-программиста «Как должно быть» представлена на рис.2.2.7, диаграмма декомпозиции нулевого уровня – на рис.2.2.8.При внедрении программного обеспечения автоматизация бизнес-процессов предлагается в виде ведения электронных журналов проведенных работ с оборудованием связи с учётом состояния их отработки, журналов проведенных работ, ведения картотеки оборудования.Изменения в бизнес-процессах предполагаются в виде ввода в функционал специалистов по подготовке средств связи работ по ведению информационной базы по мониторингу проведенных работ с оборудованием связи. В функционале по формированию отчетности предполагается автоматическое формирование отчетных форм, используемых в ОАО «Связьтранснефть». Рис.2.2.7. Контекстная диаграмма «Как будет»Рис.2.2.8. Диаграмма декомпозиции нулевого уровняСтратегия автоматизации технологии работы специалистов по АО «Связьтрансинвест» приведена в таблице 2.2.1.Таблица 2.2.1. Стратегия автоматизации№ п/пНазвание этапаСодержание работЦель этапа1Анализ организацииПроизвести анализ деятельности АО «СВЯЗЬТРАНСНЕФТЬ», рассмотреть схемы взаимодействия сотрудников, изучить основные информационные потоки, специфику и методы использования информационной системыПолучить четкое представление о деятельности и внутреннем распорядке АО «Связьтранснефть» 2Анализ задачиОзнакомиться со спецификой использования ИТ в технологии работы специалиста по подготовке средств связи, ознакомиться с методами использования информационных баз для организации контроля заявок технической поддержки, рассмотреть варианты реализации поставленной задачиИзучить предметную область поставленной задачи разработки/ внедрения ИС3Формирование общих требований к ИСОпределить основные свойства создаваемой системы, спланировать методы ее взаимодействия с существующей ИС АО «Связьтранснефть»Получить общее представление о масштабах проводимых разработок4Выбор стратегии автоматизацииОпределение и формулировка этапов работы над разработкой и внедрением ИССформировать четкую последовательность действий по реализации проекта5Формирование комплексного проекта ИСРазработка технического задания, технико-экономического обоснования, определение проектных решений по аппаратному, программному и информационному обеспечению проектируемой ИСПолучить четкие представления о проектируемой ИС6Реализация проектаРазработка программного обеспечения системы специалиста по подготовке средств связиРазработать систему специалиста по подготовке средств связи7Внедрение ИСТестирование системы, установка и апробация в условиях АО «Связьтранснефть»Внедрить разработанную системуРассмотрим технические характеристики используемого оборудования в рамках функционирования информационной системы специалиста по подготовке средств связи в условиях Казанского филиала АО «Связьтранснефть».Техническое обеспечение - представляет комплекс технических средств, предназначенных для обработки данных в ЭИС. В состав комплекса входят электронные вычислительные машины, осуществляющие обработку экономической информации, средства сбора и регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное оборудование и организационная техника.Компьютер, периферийное оборудование, организационная техника, необходимые для разработки в ОАО «Связьтранснефть», имеются.Таблица 2.2.2 Технические характеристики рабочей станции инженера по подготовке средств связиНаименованиеХарактеристикаТип процессораIntel  Core i3-3220Частота процессора3.30ГГцОперативная память8 GbЖесткий диск:700Gb Оптический приводDVD±R/RW-CD-R/RWМонитор«LG» Flatron L1933S-BF, 19»Принтер«Samsung» SCX-4100КлавиатураGenius KB06X2 (PS/2)МышьGenius NetScroll 120 (PS/2) Конфигурация сервера БД приведена в таблице 2.2.3.Таблица 2.2.3 Конфигурация сервера IBM xSeries x226НаименованиеХарактеристикаТип процессораIntel  Xeon Частота процессора3.40ГГцОперативная память8 GbЖесткий диск:2000Gb Оптический приводDVD±R/RW-CD-R/RWRAIDIntegrated IBM ServRAID-7e providing RAID-0 or RAID-1 standardPowerWorldwide, voltage-sensing 530-watt or redundant 514-watt power suplies with auto restartТаким образом, существующее оборудование позволяет провести разработку и внедрение автоматизированной системы по мониторингу проведения работ с оборудованием связи специалистами ОАО «Связьтранснефть». 2.3. Информационная модель технологии электронного документооборотаРассмотрим информационную модель разрабатываемой системы (рис.2.3.1). Область 1 отображает действия Администратора информационной системы. Через экранную форму «Сотрудники» в ИС вносятся данные о сотрудниках ОАО «Связьтранснефть», через экранную форму «Данные авторизации» вводится информация о правах доступа пользователя в систему, а также реализован режим смены пароля, через экранную форму «Направления работы» вводится информация о направлениях работы специалистов по подготовке средств связи (радиотехники, электротехники, специалисты по кабельным сетям и др.), через экранную форму «Подразделения» вводятся данные об удаленных площадках АО «Связьтранснефть», в которых находится оборудование связи. Также в области 1 отражена технология работы администратора по распределению поступивших заявок на обслуживание оборудования связи по специалистам, а также закрытие отработанных (что отражается в изменении реквизитов таблицы obr).Область 2 отображает содержимое базы проектируемой информационной системы – это четыре справочника и две таблицы. Под справочником понимается обычная таблица, содержащая условно-постоянную информацию. Область 3 отражает процесс ввода новой заявки оператором. Оператор получает информацию заявки по каналам связи и вводит ее в базы данных. информация заявки сохраняется в таблице obr.Область 4 отражает процесс отработки заявки на техническое обслуживание пользователем-специалистом, который вносит свой комментарий в таблицу obr.Область 5 отражает выходную информацию моделируемой информационной системы. Формируются отчеты по данным таблицы obr.Рис.2.3.1. Информационная модельНа рис.2.3.2 приведена UML-диаграмма разрабатываемой системы мониторинга состояния оборудования связи.Рис.2.3.2. UML – диаграмма предметной областиВ процессе функционирования проектируемой системы учета заявок на техническое обслуживание входными документами в нее, как видно из информационной модели, являются следующие: ведомость на создание учетных записей, заявка на техническое обслуживание, передача в работу, закрытие заявки и входящий документ. Рассмотри эти документы подробнее:Ведомость на создание учетных записей. Ведомости разделяются на две группы, относительно типа создаваемых учетных записей – для администраторов, специалистов и операторов.Заявка на техническое обслуживание содержит информацию о характере проблемы, месте ее возникновения, данные о клиента, дате и времени подачи заявки. Средняя наполняемость – около 150 заявок в день.Передача в работу содержит включение информации об исполнителе, которому передано исполнение заявки.Входящий документ содержит информацию для отработки заявки специалистом-исполнителем, а также информацию о проведенных работах. Закрытие заявки. Проставляет признак закрытия на текущую заявку на техническое обслуживание.Таким образом, в 4-х последних документах производится внесение изменений в таблицу с информацией о заявке клиента.Для описания справочников, используемых в разрабатываемой системе, обратимся к таблице:Таблица 2.3.1.Перечень используемых справочниковНазвание справочникаОтветственный за ведениеСредний объём справочника в записяхСредняя частота актуализацииСредний объем актуализацииКлиентыОператор12001 раз в час2%СотрудникиАдминистратор351 раз в месяц3%Направления работыАдминистратор101 раз в год10%ПодразделенияАдминистратор101 раз в год10%Данные авторизацииАдминистратор501 раз в месяц9%Как показано в таблице 2.31, некоторые классификаторы обновляются достаточно часто (например, справочник клиентов), что предполагает необходимость открытия доступа к ним в режиме оператора. Справочники, связанные с настройкой системы и прав пользователей, должны быть доступны только с правами администратора.Рассмотрим реквизитный состав этих справочников, указанный в аблице 2.3.2.Таблица 2.3.2.