Коммуникация как функция управления организацией

305 оригинальность по etxtю Если вам нужно, могу увеличить % ...

Содержание
Введение………………………………………………………..…………………3
1. Сущность и виды коммуникаций…………………………………………….4
2. Коммуникация как функция управления организацией…………...............12
3. Современные коммуникационные технологии в организации……………15
4. Электронные средства связи………………………………………………...16
Заключение……………………………………………………………………….19
Список использованных источников и литературы…………………………...20

Коммуникации зaнимают вaжное местo в жизни, кaк предприятия, тaк и оказывают огромное влияние на людей. Эффективный обмен информацией необходим на всех этапах деятельности и во всех подразделениях предприятия, для того чтобы достичь конечных целей.
Коммуникации – важнейший элемент обеспечения эффективности управления. Руководство предприятий обычно тратит от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации. Ведь не только слово, цифра и другая какая-то информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимает ключевое место и является важным в коммуникационном процессе, но и другие элементы (например, жесты, мимика, паузы и другие) могут быть определяющими, с позиции оценки эффективности.
В процессе передачи информации могут возникнуть барьеры, и смысл воспринятого с ообщения может отличаться от начального его вида, сформулированного отправителем. Данные барьеры называются коммуникативными.
Мало только передать информацию – необходимо, чтобы другая сторона восприняла ее. А для этого необходимо знать не только пути преодоления барьеров, но и их источник, чтобы предотвратить на ранней стадии.

8. Достоверность – для того, чтобы обратная связь была эффективной, она должна быть надежной и достоверной. Ситуация или проблема только осложняются, если руководитель оперирует неверной информацией, подчиненный может счесть, что к нему относятся предвзято и несправедливо.Процесс межличностного общения характеризуется большим количеством составляющих, например, доверие, ожидания, статус, совместимость. Межличностные коммуникации можно рассматривать как нисходящие, восходящие и интерактивные процессы.Нисходящие коммуникации представляются как установление межличностных связей.Существуют пять главных целей коммуникаций в организации, которые направлены сверху вниз: постановка конкретных задач по выполнению работы; обеспечение информацией о принятых в данной организации процедурах и практике; обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работы; информирование подчиненных о качестве их работы; предоставление идеологической информации для облегчения восприятия целей.Нисходящие коммуникации реализуются при помощи разных письменных (рабочие материалы, руководства, журналы, газеты, письма, доски объявлений, плакаты, меморандумы) и устных (приказы руководителей, речи, заседания) средств.Такие нисходящие коммуникации обычно способствуют созданию авторитарной системы в предприятии, вследствие чего работники не до конца понимают смысл выполняемого ими задания, его идейной связи с общими целями организации.Существуют следующие закономерности воздействия нисходящего потока информации на получателя:- человек более открыт для сообщений, которые созвучны с имеющимся у него представлениями, идеалами и ценностями;- сообщения, которые противоречат ценностным установкам человека, вызывают у него большее сопротивление, чем сообщения, противоречащие рациональной логике;- так как человек испытывает постоянное желание удовлетворить свои потребности, сообщения, которые способствуют их удовлетворению, воспринимаются легче, чем те, которые этому не способствуют;- когда человек видит изменения в окружающей среде, он более открыт по отношению к поступающим сообщениям;- на коммуникацию оказывает влияние ситуация в целом; сообщение, которое может показаться сообразным в одной ситуации, в другой может представиться несообразным.Коммуникативный процесс эффективен тогда, когда руководители всех уровней осознают, как на их подчиненных воздействует этот процесс, как нужно передавать информацию по нисходящим коммуникациям и как адекватно реагировать на нее.Восходящие коммуникации практически лишены категоричности. Важным условием эффективных восходящих коммуникаций является свободный подход, который вовлекает работников в процесс управления и наделяющий их полномочиями.Коммуникации по восходящей, то есть снизу вверх, выполняют функцию оповещения о том, что делается на низших уровнях. Этим способом руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты для исправления положения дел.Для того, чтобы повысить эффективность восходящих коммуникаций используются следующие методы:- процедура обжалования, которая позволяет работникам обратиться с жалобой к вышестоящему руководству в обход своего непосредственногоначальника. Эта процедура защищает работника от произвола их непосредственного начальника и поощряет подачу жалоб. Сегодня в некоторых компаниях создаются специальные комитеты для рассмотренияжалоб;- политика открытых дверей, то есть дверь к руководителю открыта для того, чтобы можно было поделиться с ним своими соображениями;- консультации, опрос общественного мнения, собеседования с работниками, увольняющимися из предприятия. Отдел кадров может значительно повысить эффективность восходящих коммуникаций путем недирективных конфиденциальных консультаций, опросов мнения работников, интервью с работниками, увольняющимися из организации;- партисипативные методы – принятие решений с участием работников. Во многих исследованиях отмечается, что эти работники испытывают большее удовлетворение от работы, более преданы своей организации и лучше работают, чем те, кто не вовлечен в процесс коммуникации;- использование приемов активного слушания – наиболее простого и эффективного способа развития навыков слушания. Руководитель развитыми навыками слушания значительно повышает эффективность восходящих коммуникаций.В целом информация, передающаяся по восходящим коммуникациям, может быть разделена на две группы:1) информация, которая имеет технический характер и касается производственной деятельности; это жизненно важный фактор контроля в любой организации;2) личная информация о мыслях, установках, деятельности; обычно онаотражается в том, что говорят работники своему руководителю, например: какую работу они выполнили; какую работу выполнили их подчиненные; какие у них проблемы; какие проблемы существуют в их подразделении.Современные инновационные организации стремятся использовать в своей политике и практике восходящие коммуникации.Искажение информации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. По этому каналу связи информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения. Однако, как отмечает известный исследователь коммуникационного процесса К. Дэвис, информация, которая передается по каналам неформального сообщения, чаще оказывается точной. Согласно его исследованиям, 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой организации. Но уровень точности серьезно понижается, если речь идет о личной или эмоционально окрашенной информации.2. Коммуникация как функция управления организацией Коммуникации являются важной составляющей в деятельности руководителя, так как коммуникации – это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их. Коммуникации являются важнейшим элементом обеспечения эффективности управления. Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждого предприятия. Специалисты в области менеджмента считают, что 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организаций, причем сами руководители тратят на нее от 50 до 90% своего времени. Именно благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Коммуникации в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций. Г. Аммельбург в своей книге «Предприятие будущего» определяет значение коммуникативных процессов в организации, сравнивая их с живым организмом. Организацию он представляет как систему, которая базируется на определенных функциях: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией.Организация – это структура, конструкция, которая делает возможным протекание процессов, связанных с движением.Наиболее распространенными формами коммуникаций являются такие формы передачи информации: устная, письменная, электронная.Устная форма коммуникации предлагает большой выбор. Возможности включают организационную структуру, собрания, инструктаж, общение один на один или устную презентацию в группе. Среди конкретных требований, которые предъявляются к устным коммуникациям, следующие:- цели устного общения. Цель будет влиять в большой степени на содержание и стиль презентации.- подготовка: сбор материала из многих источников и отсеивание материала, отбор существенных и относящихся к делу фактов.- организация. Постройка презентации посредством отбора основных вопросов с дополнительными данными и расположение их в логической последовательности.- наглядные пособия. Используются для поддержания внимания, чтобы помочь служащим усвоить информацию.Письменные средства передачи информации, преимуществом которых являются: - его можно прочитать;- оно может содержать сложную информацию и поэтому для лучшего усвоения его можно прочитать несколько раз;- его можно передать тем людям, с которыми контакт сложен по каким либо причинам; - оно может быть гибким в отношении объема и отдельных частностей, так что количество информации может быть определено в соответствии с потребностями разных участников;- оно может вызвать меньше эмоциональных реакций, чем разговор. К методам письменных коммуникаций могут быть отнесены: докладные записки, письма, доска объявлений, внутренние журналы и газеты, отчеты и т.д.Электронные коммуникации. За последние годы произошли кардинальные изменения в информационных технологиях, охватывающих появление новых продуктов, применение компьютеров и способов хранения информации. Непосредственное отношение к компьютеризованным управленческим информационным системам имеет телекоммуникационный взрыв. Границы между компьютерными технологиями и телекоммуникациями становятся почти незаметными, компьютеры осуществляют коммуникации, а телекоммуникации становятся более компьютеризованными. Методами электронных коммуникаций служат: электронная почта, Internet, электронные доски объявлений, сотовые телефоны, портативные компьютеры, факсимильные аппараты, модемы. Преимуществами этих видов коммуникаций является быстрота передачи и уменьшение бумажной работы, а недостатком – отсутствие непосредственного личного контакта. 3. Современные коммуникационные технологии в организацииДостижение современных информационных технологий – управленческие информационные системы; их задача – оптимизация процессов генерации, обработка и передача информации. Эти системы включают в себя компьютеры, их программное обеспечение, обрабатываемые данные, основной персонал и пользователей. Многие предприятия используют новые информационные технологии для совершенствования процесса внутренних коммуникаций.