анализ документационного и информационного обеспечения управления организации и разработка предложений по его

Подробная информация о работе - https://www.sendspace.com/file/x6933p ...

+ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 2
ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА. ИЗДАТЕЛЬСКОЕ ДЕЛО 11
1.1. Основные направления деятельности издательства 11
1.2. Анализ организационной структуры 25
1.3. Характеристика деятельности секретаря 36
ГЛАВА 2. СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «АЛЬПИНА ПАБЛИШЕР» 45
2.1. Анализ документационного обеспечения управления 45
2.2. Анализ информационного обеспечения 52
2.3. Программные средства, используемые в управлении 56
2.4. Совершенствование информационно-документационного обеспечения управления 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 75
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 79
ПРИЛОЖЕНИЯ 89

+В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство, важнейшее значение приобретают проблемы документационного обеспечения управления, с его помощью процессы документирования, организации документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
Для повышения эффективности управления важно уделять большое внимание совершенствованию работы с документацией, так как любой управленческое решение основывается на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами оказывает влияние на качество управленческого аппарата, организацию и культуру труда управленческих сотрудников. Успех управленческой деятельности напрямую зависит от профессионализма сотруднико в, ведущих документацию, поэтому управление документами является важнейшим фактором конкурентоспособности любой организации. Правильно

Директор оптовых продаж составляет план продаж на месяц и на год, также организует рациональную организацию сбыта продукции издательства, ее поставку потребителям в сроки и объеме согласно заказу клиента. В его обязанности входит обеспечение постоянного роста уровня продаж, стремление по выполнению плана. Он определяет общие потребности в транспортных средствах.Менеджер по продажам занимается оформлением заявок на доставку клиенту товары, оформляет договора, собирает необходимый пакет документов, осуществляет консультирование клиентов по ассортименту, количеству, стоимости и срок доставки продукции издательства, проводит с ними переговоры.Оптовый склад осуществляет набор товара по заказам клиентов, их упаковку, загрузку/погрузку товара. Обеспечивает размещение и сохранность товара, рациональное использование помещения, контролирует его состояние. Оформляет и сдает приходно-расходную документацию директору оптовых продаж, участвует в проведении учетных мероприятий.Отдел розничной торговли (интернет-магазин) состоит из руководителя интернет-магазина, которому подчиняется специалист по работе с клиентами и кассир, также отдела доставки, которые состоит из руководителя отдела доставки, которому подчиняются курьеры, также имеется склад интернет-магазина.Руководитель интернет-магазина занимается заполнением контента интернет магазина издательства, организует описание товаров, добавление их на сайт издательства, обработка фотографий. Осуществляет статистический учет продаж, проводит аналитику. Создает презентационные, информационные и рекламные материалы. Стремиться к продвижению интернет-магазина и расширению клиентской базы.Специалист по работе с клиентами занимается сбором заказов, по телефону, на сайте для дальнейшего его сбора и отправки клиенту, либо выдачи на пункте самовывоза, согласовывает время и место доставки. Проводит консультирование по ассортименту и наличию товара издательства, подготавливает отчеты о своей работе.Кассир осуществляет операции по получению денежных средств от покупателей и фиксированию суммы посредством ККМ. В конце смены сдает выручку руководителю. Осуществляет заполнение кассового журнала. Несет ответственность за сохранность вырученной суммы. Осуществляет операции по оплатам банковскими картами.Руководитель отдела доставки составляет графики доставок, определяет способы и вид транспорта, формирует логистические цепочки. Занимается организацией погрузочно- разгрузочной работы.Организует складирование и хранение продукции издательства. Определяет необходимость в площадях для складов, нужные складские конструкции и механизмы.Курьеры осуществляют доставку продукции издательства в соответствии с указаниями руководителя отдела доставки. Занимается оформлением необходимой документации.ГЛАВА 2. СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «АЛЬПИНА ПАБЛИШЕР»Анализ документационного обеспечения управленияИздательское дело – такая деятельность отрасли экономики, которая специализируется на подготовке, создании, издании и массовом распространении информации в печатной, музыкальной или прочих формах продукции.Для того, чтобы провести анализ документационного обеспечения управления, необходимо рассмотреть само понятие документационного обеспечения управления. Документационное обеспечение управления – эта такая деятельность, которая охватывает организацию документирования и управления документацией в процессе деятельности любой организации или предприятия.Важнейшими задачами службы документационного обеспечения управления можно назвать:- обеспечение общего порядка документирования и работы с документацией;- усовершенствование форм и методов работы с документацией, учитывая автоматизацию процессов документооборота;Основными функциями службы документационного обеспечения управления можно назвать:- осуществление первоначальной обработки входящей документации;- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;- ведение информационно-справочной работы по документам организации;- набор текста на компьютере;- копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;- разработка и проектирование бланков документов;- подготовка документов к отправке;- подготовка к докладу руководству поступающих документов;- организация работы архива, в соответствии с правилами Росархива;- организация делопроизводства по обращению граждан;- разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документацией;- осуществление контроля за повышением квалификации сотрудников делопроизводственной службы, за сроками исполнения документов, за правильностью их оформления;- разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и прочих нормативных документов.Издательство «Альпина Паблишер» существует на рынке издательских услуг 18 лет, но организацией технологии документационного обеспечения управления стало заниматься лишь десять лет назад.Организация документооборота в издательстве «Альпина Паблишер» проводится на основании «Инструкции по организации и ведению делопроизводства в издательстве «Альпина Паблишер», которая утверждена в издательстве 10.02.2008 г., нормативно-правовых актах, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов.Документооборотом компании называют количество документов, которые получены, либо созданы в организации за конкретный период времени. В издательстве «Альпина Паблишер» используют бумажный и электронный документооборот. Основными правилами организации документооборота в издательстве «Альпина Паблишер» можно назвать такие:- оперативное прохождение документа, с минимальными затратами времени;- максимальное сокращение инстанций прохождения документа;- единообразие порядка прохождения и процесса обработки основных видов документов.Для более успешного выполнения вышеописанных правил необходимо применять электронный документооборот, который имеет следующие преимущества:- простота внесения корректировок в документ;- возможность размещения в тексте текстовых и мультимедийных данных;- возможность использования заготовленных шаблонов;- быстрая скорость передачи информации большому числу адресатов;- экономия бумаги;- компактность архивов;- простота контроля информационных потоков;- высокая скорость поиска информации;- защита информации от постороннего доступа и возможность разграничения прав сотрудников.В издательстве «Альпина Паблишер» документооборот ведет секретарь.Основным нормативным документом по делопроизводству является инструкция по делопроизводству, которая определяет технологию работы с документами в издательстве, а именно: правила, приемы, этапы создания документов, порядок работы с ними, основные организационные моменты.Все отделы в издательстве осуществляют свою деятельность на основе положений данной инструкции.Все обязанности и права сотрудников, квалификационные требования к ним закреплены в соответствующих должностных инструкциях.Издательство имеет Устав Компании, который определяет основные моменты организации, имеется Решение Учредителя об образовании издательства «Альпина Паблишер», Свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции, Свидетельство о записи в Единый государственный реестр юридических лиц.Важно отметить, что в издательстве нет службы архива.В процессе деятельности издательства «Альпина Паблишер» спектр документов достаточно широк. Все документы подразделяются на три группы: входящие, исходящие, внутренние.К входящим документам относятся те, которые поступают в издательство из внешней среды, к ним относятся:- заявления о приеме на работу;- документы вышестоящих организаций, органов власти;- документы других издательств и разные присылаемые запросы;- документы, от организаций, которые ведут совместную деятельность с издательством;- документы от читателей, к примеру, жалобы;- корреспонденция, рекламные извещения.Входящие документы издательства «Альпина Паблишер» представлены в Приложении 5.К исходящим документам относят те, которые составляются непосредственно издательством и отправляются во внешнюю среду. К ним относятся:- письма;- запросы из издательства;- письма-ответы; - справки.Примеры исходящих документов представлены в Приложении 6.Внутренние документы издательства, это те, которые создаются и исполняются непосредственно в нем и не выходят за его рамки. К ним относятся:- отчеты;- служебные записки;- приказы и распоряжения;- объяснительные записки;- списки сотрудников.Примеры таких документов представлены в Приложении 7.Работа с документацией подразделяется на три категории: обработка входящих и внутренних документов, формирование исходящих документов. В ходе обработки входящие документы могут образовывать некоторые внутренние и исходящие документы.Прием входящей документации в издательстве и ее дальнейшая обработка ведется секретарем. Первым этапом работы с входящей документацией можно назвать ее прием и первичную обработку. На данном этапе проверяется корректность адреса и целостность конвертов. В случаях, когда корреспонденция содержит название отдела, которому оно адресовано, но передается без предварительного вскрытия секретарем. Далее проводится предварительный осмотр документации для определения структурного подразделения, кому она предназначается. В некоторых случаях документация передается непосредственно руководителю, если информация получена из правительственных и вышестоящих органов.Секретарь самостоятельно передает документацию исполнителям, после резолюции Генерального директора. С документа снимается копия, которая в дальнейшем подшивается в дело, а оригинал передается исполнителю. В случаях, когда документы требуют исполнения, секретарь вносит такой документ в базу и контролирует исполнения. Процесс передачи и обработки входящих документов должна осуществляться в день поступления к секретарю.Основными входящими документами являются письма, касающиеся делового сотрудничества, также много писем поступает по вопросам проведения семинаров, совещаний, конференций.Исходящая документация проходит несколько стадий обработки. Первым этапом можно назвать подготовку и оформление документов, проект документа составляется непосредственно исполнителем, в необходимом количестве экземпляров, на специальном бланке. После проверки секретарем на наличие соответствующих виз, правильность оформления документы передаются на подпись Генеральному директору и в этот же день регистрируются.В случаях, если адресатов несколько, то документ принимается вместе со списком рассылки. Затем документы отправляются либо по почте, по факсу или с курьером. Те документы, которые отправляются по почте, составляются в двух экземплярах, копия подшивается в дело, если отправка происходит по факсу, то подшивается оригинал.Все письма высокой важности отправляются заказным письмом, или курьером, тогда к оригиналу прикладывается копия с отметкой о получении адресатом письма.В издательстве «Альпина Паблишер» регистрация входящей документации проходит в следующем порядке: секретарь издательства разбирает входящую документацию и заносит данные о них в регистрационный журнал. Регистрационный журнал ведется в электронном виде, здесь ему документу присваивается входящий номер в зависимости от его вида. В данный журнал также заносится исходящая документация и внутренние документы (приказы, распоряжения, доверенности, командировки, договора и служебные записки).Свою особенность имеют отдельные виды документов. В приказе по основной деятельности, как правило, излагаются цели и задачи предписываемых действий. В распорядительной части приказа указываются исполнители, действия и сроки, начинается часть со слова ПРИКАЗЫВАЮ. Приказ вступает в силу с момента подписания и после регистрации передается исполнителю.Распоряжения в издательстве «Альпина Паблишер» издаются по вопросам, касающимся информационно-методического характера. Начинаются распоряжения со слова ОБЯЗЫВАЮ, подписывает их Генеральный директор. Протоколы необходимы для фиксации хода обсуждения вопросов и принятий решений на совещаниях и конференциях. Оформление протоколов происходит на специальном бланке, и содержит следующую информацию: наименование организации, дата, регистрационный номер, место заседания, заголовок, текст и подписи.Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Служебные письма готовятся, как ответы на запросы разных организаций, как инициативные письма, как сопроводительные письма к документам. Текст такого письма состоит из введения, доказательства и заключения. Она содержит: наименование, дату, адресата, заголовок. Текст, подпись.Обязанности по контролю за исполнением документов также возложены на секретаря. Также в издательстве ведется номенклатура дел. Номенклатурой называется перечень заголовков дел, которые ведутся в организации, с указанием сроков хранения. Она утверждается Генеральным директором и действует с 1 января следующего календарного года. Форма номенклатуры представлена в Приложении 8.Секретарь в издательстве «Альпина Паблишер» осуществляет формирование дел, которое способствует оперативному поиску нужных документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.В издательстве «Альпина Паблишер» дела формируются по номинальному признаку – названиям видов документов. Документация внутри дела располагается в хронологической последовательности. Дела оформляются при их заведении и по завершению календарного года.Так как служба архива в издательстве отсутствует, то дела хранятся непосредственно в отделах издательства, основная часть у секретаря. За ее сохранность также отвечает секретарь.Доставкой документации осуществляется с помощью почты, курьеров и по электронной почте.Анализ информационного обеспечения  Управление коллективом издательства призвано обеспечивать нормальное функционирование. Для этого важно учитывать такие факторы, как тип издательства, особенности его целевой аудитории, размеры и состав, и конечно же его структуру управления.Издательство «Альпина Паблишер» функционирует нормально, когда коллектив обеспечивает системность своей деятельности, стремится к ритмичности и цикличности выпуска своей продукции.Все отделы в издательстве образуют систему, звенья которой находятся в тесной взаимосвязи. Если выходит из строя хотя бы одно звено, к примеру плохая работа одного из сотрудников, то страдает работа всего коллектива издательства. Это может сказаться на реализации продукции, на поступление доходов в издательство. Чтобы этого не допустить генеральным директором предусмотрена возможность взаимозаменяемости сотрудников.Неизменный и постоянный ритм – свидетельство четкой работы коллектива издательства, одна из гарантий недопущения ошибок и сбоев, устранение последствий которых потребует незапланированных расходов времени, энергии и финансовых средств. Поэтому забота о поддержании постоянного делового ритма в издательстве основная функция генерального директора издательства «Альпина Паблишер».Ритмичность издательской деятельности непосредственно связана с ее цикличностью. Работа издательства состоит из нескольких повторяющихся циклов, каждый из которых обычно включает: получение авторского оригинала, редакционно-техническая подготовка рукописи, художественно-техническое оформление издания, изготовление издательского оригинала, изготовление печатной формы.Эта цикличность определяет всю деятельность издательского коллектива.Перед генеральным директором издательства «Альпина Паблишер» стоит задача обеспечения непрерывного притока информации из всех возможных ее источников. Характер этой информации зависит от типа издания и особенностей его целевой аудитории. Для нашего издания важнейшее значение получает информация, дающая представление о ситуации в секторе бизнеса.База для поиска информации по издательскому делу достаточно многообразна. Существуют издательские каталоги, национальные и международные справочники по издательскому делу, информационно-библиографические указатели, доклады и отчеты информационно-аналитических агентств, профессиональные периодические издания, организации и фонды поддержки издания литературы на иностранных языках.Информационное обеспечение играет важнейшую роль в развитии любого рынка товаров и услуг, и книжный рынок не исключение. Так как книга является продуктом интеллектуальным, уникальным и единственным в своем роде, отличие книжного рынка от товарных рынков заключается в большом ассортиментном разнообразии. Такая особенность книги, как товара, определяет особое значение информации в ее движении.Источники информации, которые используются в издательстве «Альпина Паблишер» могут относиться к общей среде, рабочей среде и внутренней среде издательства.К общей среде информации относятся:- средства массовой информации (телевидение, газеты, журналы), которые печатают оперативные сведения об индексе инфляции, валютных курсах, ставках и прочих условиях банковского кредита;- Интернет-сайты, которые располагают информацией об общем положении экономики в стране, прогнозы, статистические данные и т.д.;- специализированные издания, которые печатают официальные данные по налогооблажению, бухгалтерскому учету, порядку ведения валютных операций;- информационно-правовые системы, которые размещают информацию об изменениях в законодательстве, постановлениях Правительства, указах и т.д.К внешней среде информации относятся:- отраслевые периодические издания, которые содержат сведения л динамике книгоиздания и книжной торговли, рейтингах, ценах на полиграфические материалы и услуги;- материалы Российской книжной палаты;- книжные конкурсы и ярмарки (Московская международная книжная выставка-ярмарка, Национальная книжная выставка-ярмарка «Форум издателей», Всероссийский библиотечный конгресс);- рейтинги книжных продаж, рейтинги бестселлеров и т.д.К внутренней рабочей среде относятся:- отчетные источники, которые содержат ретроспективные данные в виде обобщенной информации за конкретный период времени, к ним относятся: экономически отчеты по выполнению планов издательства по разнообразным показателям: издержкам, ценам и наценкам, запасам и оборачиваемости, выполнению планов отдельными подразделениями издательства, эффективность использования оборудования; маркетинговые: выполнение плана по ассортименту, размеры и доля рынка, данные маркетинговых исследований, организации продаж, эффективность рекламы; финансовые: бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках издательства, показатели ликвидности;- мониторинговые источники: движение кадрового состава, оценка производительности труда;- прогнозная информация генерируется расчетным и экспертным путем.В современных условиях недостаточно иметь те или иные информационные базы. Необходимо, чтобы содержащаяся в них информация была понятна и могла использоваться в работе издательства. Программные средства, используемые в управленииИнформационно-документальное обеспечение управления включает такие этапы:- создание и оформление документов;- прием-передача документов;- организацию движения документов;- регистрацию и контроль исполнения документов;- информационное обслуживание;- хранение документов.Автоматизация этой работы невозможна без современного технического оснащения (компьютера, принтеры, сканеры, факсы, ксероксы и т.д.), которое призвано облегчить работу, сохранность, достоверность и оперативность получения информации.В издательстве «Альпина Паблишер» для реализации задач информационно-документационного обеспечения необходимы:- операционная система;- вспомогательные программы (утилиты);- коммуникационные программы;- текстовый редактор;- электронные таблицы;- система управления базами данных.Имеющиеся в настоящее время системы подготовки текстовых документов имеют важные различия между собой в характеристиках, способах ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода информации на печать, а также степенью сложности для пользователя.