Анализ документационного и информационно обеспечения управления

Анализ документационного и информационного обеспечения управления организации и разработка предложений по его совершенствованию (на конкретном примере).

Подробная информация о работе - https://www.sendspace.com/file/a31wgd ...

+ВВЕДЕНИЕ 2
ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА. ИЗДАТЕЛЬСКОЕ ДЕЛО 11
1.1. Основные направления деятельности издательства 11
1.2. Анализ организационной структуры 25
1.3. Характеристика деятельности секретаря 36
ГЛАВА 2. СОСТОЯНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО И ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ООО «АЛЬПИНА ПАБЛИШЕР» 45
2.1. Анализ документационного обеспечения управления 45
2.2. Анализ информационного обеспечения 52
2.3. Программные средства, используемые в управлении 56
2.4. Совершенствование информационно-документационного обеспечения управления 64
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 75
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 79
ПРИЛОЖЕНИЯ 89

+В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство, важнейшее значение приобретают проблемы документационного обеспечения управления, с его помощью процессы документирования, организации документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.
Для повышения эффективности управления важно уделять большое внимание совершенствованию работы с документацией, так как любой управленческое решение основывается на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами оказывает влияние на качество управленческого аппарата, организацию и культуру труда управленческих сотрудников. Успех управленческой деятельности напрямую зависит от профессионализма сотруднико в, ведущих документацию, поэтому управление документами является важнейшим фактором конкурентоспособности любой организаци

Также книги о компании дают возможность рассказать об ее истории, развитии, раскрыть сферу деятельности. Такая книга может стать прекрасным подарком на знаменательные даты компании – юбилей, профессиональный праздник.Издательство «Альпина Паблишер» осуществляет весь спектр услуг по созданию таких книг – разрабатывает ее концепцию, пишет тексты и занимается оформлением. Еще одним из направлений деятельности издательства можно назвать издание ежедневников по методу Глеба Архангельского, российского эксперта в области тайм-менеджмента. Особенностью таких ежедневников можно назвать ее структуру, которая разработана для максимально удобного и эффективного планирования. Удобство заключается в специальной разлиновке страниц для выделения дел по важности и срочности, чистые страницы для рабочихзаметок, разделы для задач, которые связаны с людьми, местами и проектами. Ежедневники изготавливаются по индивидуальному дизайну с логотипом клиента.Также для компаний, которые только выходят на новый рынок предлагается стать спонсором книги. Этот вариант подходит для тех компаний, у которых нет возможности провести широкую рекламную компанию. В условиях нарастающего кризиса издательство стремиться выпускать как можно более дешевую по себестоимости и менее объемную продукцию.Сеть дистрибуции охватывает всю Россию – от Калининграда до Владивостока, а также Украину, Беларусь и Казахстан.Издательство осуществляет продажу книг на всевозможных профильных мероприятиях, а также через несколько интернет-магазинов, включая свой собственный.На сайте интернет-магазина издательства «Альпина Паблишер», для того, чтобы выбрать понравившуюся книгу, необходимо выбрать ее наименование и необходимое количество, добавить в корзину и оформить заказ. Для удобства читателей на сайте представлена информация об авторе, отзывы, аннотация, сведения об издателе. Издательство предлагает своим читателям несколько видов доставки: курьерская доставка, самовывоз, Почтой России, Постамат. Каждый из вариантов обладает своими сроками, условиями и стоимостью. Оплата заказа может происходить наличными средствами, безналичным расчетом, банковским переводом, электронными платежами.Марка «Альпина нон-фикшн» была создана в 2008 году, издательство изначально было ориентировано на быстрорастущий во всем мире сегмент нехудожественной литературы. Осуществляет выпуск познавательных и расширяющих кругозор книг, которые рассказывают об истории, психологии, науке, культуре, самосовершенствовании и здоровье.Директор Подкосов Павел Дмитриевич.Авторами данного издания являются: Митио Каку, Карл Циммер, Карл Саган, Иэн Стюарт, Роберт Макки, Кристофер Воглер, Хантер С. Томпсон, Ноам Хомский, Михай Чиксентмихайи, Виктор Франкл, Филип Зимбардо, Эдвард Уилсон, Дмитрий Жуков, Александр Соколов, Масару Ибука, Марк Вайсблут. Издательство открыло для читателей России книги культового британского журналиста и острослова – Джереми Кларксона и ведущего западного религиоведа Карена Армстронга.Постоянным автором издательства можно назвать А. Васильева – русского и французского историка моды.Ежегодно выпускает около 50 новинок, многие книги входят в списки финалистов крупнейших национальных премий и становиться событиями на книжном рынке.С момента основания выпущено более 80 наименований книг, тираж которых составил – более 600000 экз.К примеру, в 2011 году финалистом литературной премии «Национальный бестселлер» стала книга автора С. Шаргунова «Книга без фотографий».В 2013 году лауреатом премии «Просветитель» стала книга того же автора, под названием «Стой, кто ведет? Биология поведения человека и других зверей».В 2014 году в топ-10 бестселлеров в сегменте non-fiction стали книги этого издательства - Стивена Р. «Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности», с рейтингом 2766, и Рэнд А. «Атлант расправил плечи», с рейтингом 2150.Лучшей научно-популярной книгой 2009 года стала работа физика-теоретика Митио Каку «Физика невозможного» по версии журнала «Афиша», а в 2010 году он признал лучшей книгу Мэри Роуч «Секс для науки. Наука для секса».Книга профессора С.П. Капицы «Парадоксы роста. Законы развития человечества» в 2010 году вошла в лонглист премии «Просветитель».В 2011 году издательство впервые в мире выпустило книгу о сайте wikileaks.org, под названием «Wikileaks. Избранные материалы».Издательство принимает участие в крупнейших книжных выставках: Московская международная книжная выставка-ярмарка, выставка «Книги России», выставка нон-фикшн – Международная ярмарка интеллектуальной литературы.Книги этого издательства вошли в Библиотеку фонда Династия и в научно-популярный проект Элементы.руИздательство «Альпина нон-фикшн» выпускает и книжные серии, среди которых: научно-популярная серия совместно с фондом «Династия», Le Temps des Modes совместно с издательством «Глагол», Чтения Дюаристов, «Страноведение».Издательство поддерживает уникальное направление e-learning – эта такая система обучения при помощи информационных и электронных технологий.Благодаря такой системе обучения издательство предлагает своим клиентам:- самостоятельно работать с электронными материалами, с использованием компьютера, мобильного телефона и т.д.;- получать консультации, советы, оценки у удаленного эксперта, имеется возможность дистанционного взаимодействия;- создавать распределенное сообщество пользователей, возможность вести общую виртуальную деятельность;- своевременную круглосуточную доставку электронных учебных материалов;- формировать и повышать информационную культуру у руководителей компании и подразделений группы и овладевать современными информационными технологиями;- осваивать и популяризовать инновационные педагогические технологии;- возможность развивать учебные веб-курсы;- возможность в любое время и в любом месте получать современные знания, находящиеся в любой доступной точке мира;- доступность высшего образования лицам с особенности с психофизического развития.Издательством предлагаются такие типы обучения:- вводное обучение (welcome-курсы);- обучение руководителей;- продуктовое обучение;- Soft Skills.Создаются книги-тренинги для интеллектуального и профессионального роста сотрудников. Такие тренинги отличаются удобством для корпоративного обучения, экономией времени сотрудников и материальных затрат компании, кейсы предлагаются из реальной практики. Сотрудники компаний, как правило, проявляют интерес и вовлечены в обучение. К тому же имеется возможность проверять навыки сотрудников и проводить оценку результатов.Издательством были разработаны такие проекты и тренинги:- «Нематериальная мотивация, как инструмент руководителя»;- «Новая система материальной мотивации для руководителей сети магазинов Пятерочка»;- «Тайм-менеджмент»;- «Техника безопасности для X5 Retail Group»;- «Электронный курс эффективного чтения "Readright"».Еще одним направлением деятельности издательской группы «Альпина Паблишер» можно назвать работу цифрового издательства «Alpina Digital». «Alpina Digital» можно назвать одним из крупнейших создателей в России платформы продуктивного чтения для корпоративного сектора «Деловая онлайн библиотека» и специального приложения для чтения бизнес литературы «Бизнес. Книги». Сейчас решениями «Alpina Digital» пользуются более 1 млн. человек.Деловая библиотека «Alpina Digital» - содержит коллекцию книг, которые охватывают наиболее актуальные темы и проблем современного бизнеса. Данные книги можно читать с любого устройства и в любое время.Также предлагается кросс-платформенное решение для продаж и распространения электронного контента, осуществляется продажа и дистрибуция книг через Web, AppStore, PlayMarket.Своим клиентам библиотека предлагает продавать книги через свои мобильные приложения, техническую поддержку приложения, постоянное обновление книг в библиотеке, создание приложения в стиле корпоративной компании.Приложение изготавливается для каждой компании индивидуально, с фирменной символикой на значке приложения. Сейчас в библиотеке представлены более 500 книг, которые систематизированы на 33 тематических отдела, для более удобного использования. Книги переведены в гибридный формат, что позволяет переключаться между чтением и прослушиванием книг, имеется возможность просматривать статистику чтения по каждому пользователю.Клиентами данного приложения являются такие крупнейшие компании: Сбербанк, Газпром Нефть, ВТБ 24, УралСиб, Евросеть, Промсвязьбанк, Банк Москвы, ТБМ, Росгосстрах.Анализ структурыКак зарубежный опыт, так и опыт в России показывает, что имеется определенный минимальный круг специалистов, без которых невозможно обойтись при подготовке изданий.Размер издательства, численность и состав его сотрудников напрямую зависят от направления и масштаба деятельности, характера выпускаемой литературы, уровня коммерциализации и других причин и условий.Как мы уже говорили, средним издательством можно считать такое, которое выпускает от 50 до 100 наименований различных книг, журналов, брошюр в год. К такому относится издательство «Альпина Паблишер».Ниже приведем издательскую структуру – она типичная для многих издательств такого типа, именно такая система профессиональных отношений нужна для обеспечения эффективного редакционно-издательского процесса.В соответствии со спецификой продукции в издательстве присутствуют отделы, которые организуют бесперебойную работу издательства. Штат издательства состоит из 130 человек, структура издательства представлена на Схеме 1 в Приложение 4.Генеральный директор является главой издательства «Альпина Паблишер», его основная функция заключается в общем руководстве производственно-хозяйственной деятельности издательства. На него возлагается полная ответственность за принятые им решения, за результаты работы предприятия и целостность его имущества.Генеральный директор осуществляет руководство всей редакционно-издательской, производственной и прочей деятельностью издательства. Также он контролирует содержание издаваемой литературы, с момента приема рукописи, качеством художественного и технического оформления издательской продукции, осуществляет контроль создания мобильного приложения, электронной библиотеки, интерактивных книг и курсов дистанционного обучения. Генеральный директор анализирует состояние книжного рынка, для обеспечения конкурентоспособности выпускаемой продукции и повышения рентабельности проектов. Основываясь на такой анализ, он осуществляет руководство над созданием перспективных и годовых планов издания литературы и прочих проектов.Он обладает знаниями по редакционно-издательскому процессу и полиграфическому производство. Обладает такими качествами, как стрессоустойчивость, готовность рисковать, умением работать в ситуации неопределенности, принимает ответственные решения и берет на себя ответственность за их реализацию. Является несомненным лидером в коллективе.В издательстве имеется секретариат, который занимается жизнеобеспечение и поддержанием порядка в офисе, готовит документацию и материалы.Осуществляет прием и распределение звонков, занимается организацией командировок, ведет делопроизводство, документооборот и архив, электронную базу. Занимается организацией встреч, презентаций и прочих мероприятий (собраний, семинаров, совещаний), контролирует исполнение поручений руководства.Экономическая ветвь в издательстве представлена финансовым директором, в подчинении у которого находятся экономист и бухгалтер по МФСО, а также бухгалтерией, которая состоит из главного бухгалтера, его помощника, бухгалтера по затратам и специалиста по документообороту.Финансовый директор, человек, в обязанности которого входит максимизировать прибыль и стоимость от издания литературы и реализации проектов издательства. Он принимает участие в управлении деятельности издательства, стратегическом планировании и прогнозировании деятельности издательства. В его обязанности входит: управление финансовыми потоками (контролирует расходы и обеспечивает эффективное использование ресурсов, осуществляет контроль доходов и налоговое планирование); обеспечивает экономическую безопасность (анализирует и снижает возможные финансовые риски, контролирует деятельность предприятия, в соответствии с действующим российским законодательством), проводит финансово-экономический анализ сделок издательства, занимается подготовкой финансовой отчетности.Экономист планирует и согласовывает стоимость полиграфических услуг, формирует плановую отчетность в программе 1С. Проводит анализ план-факта и планового расчета себестоимости. Формирует необходимую аналитику издательства, принимает участие в организации проектной деятельности издательства.Бухгалтер по МФСО составляет финансовую отчетность в соответствии с международными стандартами (МСФО), проводит анализ данных, которые поступают на счета МФСО из российского учета. Разрабатывает методические рекомендации и указания по ведению бухгалтерского и налогового учета, а также методики и внутрифирменные стандарты. Осуществляет взаимодействие с внутренними и внешними аудиторами.Главный бухгалтер ведет бухгалтерский учет с поставщиками, покупателями и заказчиками, составляет декларации по налогу на добавленную стоимость. Также осуществляет расчеты с прочими дебиторами и кредиторами, по движению средств по финансовым вложениям. Главный бухгалтер издательства учитывает движения средств по полученным кредитам и займам, начислению процентов за них. Ежемесячно он закрывает затратные счета предприятия, а именно 90 и 91, формирует финансовые результаты. Ежемесячно начисляет заработанную плату сотрудникам издательства. По распоряжению генерального директора и согласно установленным законодательством, формирует годовую и квартальную бухгалтерскую отчетность по установленным формам, а также специальную форму 1-И для Российской Книжной Палаты. Также проводит расчеты, такие как: расчет и контроль себестоимости продукции.Помощник главного бухгалтера выполняет поручения главного бухгалтера или генерального директора.Кроме того, в его обязанности входит прием, учет, выдача и хранение денежных средств; ведение кассовой книги; сверка наличных денег с остатком на конец дня; составление кассовой отчетности; занесение оплаты в кассу; выдача заработанной платы сотрудникам издательства.Бухгалтер по затратам в издательстве производит учет расчетов с подотчетными лицами и взаиморасчеты с контрагентами. Осуществляет контроль дебиторской и кредиторской задолженности, проводит сверку с контрагентами. Осуществляет учет расходов будущих периодов. Контролирует корректность и своевременность отражения расходов. Занимается сверкой поступления инкассации, эквайринга на расчетный счет.Специалист по документообороту осуществляет подготовку необходимых документов, проводит учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. Обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства, регистрирует, рассылает и хранит приказы. Ежегодно проводит отбор документов для архивного хранения или уничтожения. Контролирует выполнение требований к оформлению, регистрации и учету организационно-распорядительной документации. Ведет архив издательства и принимает участие в проведении аудитов бумажного и электронного архива. Взаимодействует со всеми специалистами издательства, осуществляя своевременное выполнение запросов на поиск запрашиваемой документации. Выдвигает предложения по усовершенствованию процесса документооборота с целью оптимизации процесса и повышения эффективности работы.Отдел кадров в издательстве представлен специалистом отдела кадров.Специалист отдела кадров проводит подбор и расстановку персонала, если в этом есть необходимость, для этого он проводит собеседование, анкетирование и доводит до руководства результаты. Готовит локальные нормативные акты, положения и инструкции, которые касаются кадровых вопросов в издательстве, разрабатывает штатное расписание, пишет должностные инструкции.Кадровый отдел также выполняет такие обязанности:- ведет кадровое делопроизводство;- разрабатывает документацию по охране труда на рабочих местах;- представляет в органы статистики отчетность по установленной форме о численности персонала- формирует личные дела сотрудников, готовит приказы, ведет журнал графика отпусков;- ведет учет больничных листов, командировочных документов.IT-отдел состоит из руководителя отдела и специалиста.Руководитель IT-отдела разрабатывает и реализовывает политику издательства в осуществлении информационно-технологической поддержки деятельности издательства. Разрабатывает предложения по совершенствованию деятельности издательства в вопросах внедрения информационных технологий. Также разрабатывает IT-инфраструктуру издательства, которые обеспечивают его деятельность. Проводит заключение крупных контрактов на программное обеспечение, готовит бюджет IT-отдела.