Отчет по НИР "Кадровый аудит как способ совершенствования организации"

: ...

+

+

189, 190 ТК РФПоложение о защите персональных данныхп. 8 ст. 86 ТК РФИнструкция по охране трудаст. 212 ТК РФПоложение об оплате трудаст. 135 ТК РФГрафик отпусковст. 123 ТК РФШтатное расписаниест. 57 ТК РФТабель учета рабочего временист. 91, 99 ТК РФПриказы по основной деятельностиИнструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихп. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в нихп. 40, 41 Постановления Правительства РФ от16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»Журнал учета прохождения инструктажа по охране трудап. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»Журнал учета мероприятий по контролюч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»Трудовой договорст. 56, 57, 67 ТК РФТрудовая книжкаст. 65, 66 ТК РФЛичная карточкап. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»Приказы по личному составуст. 62, 68, 84.1 и т.д.Заявления работниковст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.Таблица 2. Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условийДокументУсловия, при которых документ становятся обязательнымДолжностные инструкцииЕсли есть ссылка на должностную инструкцию в текстетрудового договораПоложение о премированииЕсли не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядкаПеречень должностей работников с ненормированным рабочим днемЕсли в организации есть такой режим работыГрафик сменностиЕсли в организации введена сменная работаПоложение о неразглашении коммерческой тайныЕсли в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайныКоллективный договорЕсли достигнута договоренность об этом между работниками и работодателемДоговор о коллективной материальной ответственностиЕсли в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственностьДоговор о полной индивидуальной материальной ответственностиЕсли в организации работают сотрудники – материально ответственные лицаТакже работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)Таблица 3. Сверка документовДокумент естьДокумент отсутствуетПравила внутреннего трудового распорядкаПоложение о защите персональных данныхПоложение о премированииЕсли не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядкаПоложение об оплате трудаПоложение о премированииШтатное расписаниеГрафик отпусков……Экспертиза документовПосле того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.Оформление итогов кадрового аудитаПо итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.Отчет можно разделить на два блока.В первом блоке следует расписать итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).Во втором блоке необходимо расписать результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).Нет сомнений в том, что кадровый аудит — важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.2. РЕЗУЛЬТАТЫ НИР И НАУЧНАЯ НОВИЗНАПри решении поставленных в научно-исследовательской работе задач применялись методы и приемы экономического анализа, сопоставимого и логического анализа, статистической обработки данных. Особое применение нашли методы выборочного социологического исследования (анкетирование и интервьюирование), анализа внутрифирменной документации, а также метод самооценки и экспертных оценок с применением ЭВМ.В ходе кадрового аудита оценивается текущее состояние и кадровый потенциал Компании, определяются оптимальные пропорции между руководящим и исполнительским персоналом.Анализ эффективности системы управления человеческими ресурсами, готовности руководящего звена к реализации целей Компании, анализ структуры и численности кадрового состава позволяет выявить пропорции между управленческим персоналом, специалистами различных категорий и обеспечивающим персоналом и проверить их на соответствие сложившимся в отрасли нормативам. Анализ пропорций позволяет получить общее представление о кадровом составе Компании, увидеть наличие "перекосов" и сбоев в сложившейся системе управления персоналом.Методика работы:1. Углубленное собеседование с руководителями высшего звена управления2. Интервьюирование ключевых сотрудников Компании3. Проведение развернутого диагностического исследования с использованием специализированных тестовых методик4. Анализ имеющихся кадровых, распорядительных и регламентирующих документов, а также информационных потоковЭтапы работы:Этап 1.