Методы совершенствования документирования управленческой деятельности

В теоретической части курсовой работы представлены теоретико-методологические основы организации управленческого документооборота. В современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе управления персоналом.Документы в качестве носителей информации выступают как непременный элемент внутренней организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных подразделений и отдельных работников.
В аналитической части курсовой работы проведен анализ и дана оценка организации управленческого документооборота на примере организации ООО «Актив-контракт». ООО «Актив-контракт» является конкурентоспособной организацией, имеющей хорошие перспективы и возможности роста на рынке. Анализ организационной структуры показывает, что она позволяет рационально сочетать лин ...

Введение 4
1. Теоретико-методологические требования к организации управленческого документооборота 7
1.1. Понятие и значение документооборота 7
1.2. Нормативно-информационная характеристика и классификация управленческой документации 12
2. Анализ и оценка организации управленческого документооборота на примере организации ООО «Актив-контракт» 27
2.1. Анализ деятельности организации ООО «Актив-контракт» 27
2.2. Анализ управленческого документооборота в организации 32
3. Рекомендации по совершенствованию управленческого документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт» 40
3.1. Недостатки организации управленческого документооборота организации ООО «Актив-контракт» 40
3.2. Рекомендации по внедрению электронного документооборота в организацию 41
Заключение 50
Список литературы 52
Приложение 1 55
Приложение 2 56
Приложение 3 59
Приложение 4 6

Актуальность темы исследования определяется тем, что в совре-менной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом управления персоналом. Кадровое делопроизводство - это отрасль дея-тельности, документирующая трудовые отношения. Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно.Актуальность данного научного исследования определяется также совокупностью ряда факторов, таких как: возрастание объема документооборота в организации; нарушение правил организации и ведения делопроизводства; недостаточная подготовленность руководителей и сотрудников основных служб, в том числе работников делопроизводственных подразделений (канцелярий, секретариатов), в вопросах делопроизводства; отставание форм рационализации и оптимизации работы с документами от достижений науки и техники, а также слабое внедрение средств механизации и автоматизации в процессы делопроизводственного обслуживания деятельности фирмы.
Теоретической и методологической основой исследования по-служили труды отечественных и зарубежных ученых и практиков таких, как А.Р., Алавердов Т.И Леженкина., Д. А.Аширов,А.А. Белов, А.Н.Белов, В.П.Григорьев, Т.В.Зайцева, Л.Н.Иванова-Швец, М.В.Кирсанова, С.Л.Кузнецов; статьи теоретиков и практиков в области управления человеческими ресурсами, таких как Андреев В., Белов А.А., Быкова Т.А., Горелик О.М., Данилов А.Д.
Информационная база: законодательные и нормативно-правовые акты, документы компании, статистическая отчетность, данные первичного учета исследуемого предприятия, результаты наблюдений и бесед.
Цель курсовой работы: разработать рекомендации по совершенствованию методов организации управленческого документооборота на предприятии ООО«Актив-контракт».
Объект исследования: методов организации управленческого документооборота на предприятии.
Предмет исследования: исследование и совершенствование методов организации управленческого документооборота на предприятии в ООО «Актив-контракт».
Исходя из поставленной цели, заявленного предмета и объекта работы определим следующий круг задач исследования.
- изучить теоретические основы совершенствования документирования;
- выделить основные методы документирования
- определить систему понятий и значений документооборота;
- проанализировать законодательную и нормативно-методическую основу, регламентирующую деятельность кадрового делопроизводствами ООО «Актив-контракт»
- проанализировать специфику документирования кадровой дея-тельности в ООО «Актив-контракт»
- рассмотреть методы совершенствования документирования ООО «Актив-контракт».
А также разработать рекомендации по совершенствованию управленческого документооборота ООО«Актив-контракт» и оценитьих эффективность.
В работе использовались общие и частные методы исследования: методы количественной и качественной оценки и обработки информации, наблюдение, тестирование, анкетирование, персонала, метод сравнительного анализа, методы управленческого аудита и др.
Структура курсовой работы включает введение, три главы основного текста, заключение, список литературы и приложения.
Практическая значимость исследования состоит в возможности ис-пользования разработанных в третьей главе рекомендаций по совершенствованию методов управленческого документооборота предприятия ООО «Актив-контракт».
Результаты исследований в виде предложений и конкретных разработанных документов проходят процесс согласования и внедрения в работу организации ООО«Актив-контракт»

Подразделения ООО «Актив-контракт» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В положении о кадровой службе ООО «Актив-контракт» закреплены статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Несмотря на длительную историю предприятия ООО «Актив-контракт», положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. Так, разработаны должностные инструкции не на всех сотрудников, в частности, отсутствуют должностные инструкции младшего технического персонала.4. В ООО «Актив-контракт» автоматизация документооборота фрагментарная, кадровый документооборот слабо автоматизирован.5. Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система хранения в компании не продумана и должным образом не организована.ГЛАВА 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ООО «Актив-контракт»3.1. Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО «Актив-контракт»В ООО «Актив-контракт» служба делопроизводства и архив не организованы, обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди сотрудников ООО «Актив-контракт», ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО «Актив-контракт» просто не выполняется. Основной нормативный документ по делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, [1]осуществление контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству - на предприятии не разработан.В организационно-распорядительном документе предприятия - Уставе, закреплены все основные моменты организации предприятия. Подразделения ООО «Актив-контракт» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В положении о кадровой службе ООО «Актив-контракт» закреплены статус службы, ее место в системе управления, внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе ее деятельности. Несмотря на длительную историю предприятия ООО «Актив-контракт», положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. Так, разработаны должностные инструкции не на всех сотрудников, в частности, отсутствуют должностные инструкции младшего технического персонала.В ООО «Актив-контракт» автоматизация документооборота фрагментарная, кадровый документооборот слабо автоматизирован. Действующая в ООО «Актив-контракт» система не обеспечивает возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями УСОРД и УСПУД, а также иными нормативными требованиями действующего законодательства.Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система х��анения в компании не продумана и должным образом не организована. В ООО «Актив-контракт» дела в архив сдаются нерегулярно, описи дел составляются сотрудниками кадровой службы, а акты о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, не составляются, экспертиза ценности документов при подготовке их к сдаче в архив не проводится.Представляется, что в настоящий момент наиболее актуальным направлением совершенствования делопроизводства ООО «Актив-контракт» является разработка и внедрение инструкции по делопроизводству на фоне постепенной автоматизации документационного обеспечения управления.3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организацииВ исследовании была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего кадрового документооборота «Актив-контракт», сформулирована цель - повысить качество управления путем разработки и внедрения инструкции по кадровому делопроизводству на фоне автоматизации кадрового документооборота предприятия.Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования кадрового документооборота, было принято решение внедрить программу 1С «1C:Документооборот 8 ПРОФ», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства, обладает необходимой универсальностью и может быть интегрирована в действующую на предприятии.Программный продукт «1C:Документооборот 8 ПРО» поставляется как готовый коробочный продукт иОтличительной особенностью приказа по личному составу является то, что он выполняет двоякую роль в процедуре документирования конкретного правового действия: с одной стороны, приказ удостоверяет наличие юридического факта возникновения, изменения или прекращения трудового договора, т.е. этот документ является распорядительным. С другой стороны, такой приказ регистрирует этот факт, т.е. выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных кадровых документов. Следовательно, любой приказ по личному составу как вид документа может быть отнесен одновременно не только к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (УСПУД). Двоякая системная принадлежность многих документов по личному составу имеет объективный характер, подчеркивающий не только особую значимость этого вида документа для кадровой работы, но и единый комплекс требований к информационному содержанию этого документа в соответствии с назначением и сущностью указанных систем документации.Основная часть документов, оформляющих отношения работников, вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты, утвержденных в 2004 г. Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов был разграничен еще в конце 1970-х годов, но иногда документы все же дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации. Поэтому приведенный в Приложении перечень документов дополняется более ранними по времени выпуска формами из унифицированной системы организационно-распорядительной документации.6. Учетная документацияКомплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.С точки зрения технологии регистрации и накопления персональных данных работников комплекс первичной учетной документации можно разделить на две подгруппы: первичные и вторичные учетные документы.Первичные учетные документы содержат исходную информацию и заполняются в точном соответствии с персональными документами граждан и включают в себя: личный листок по учету кадров, дополнение к личному листку по учету кадров, экранные входные формы автоматизированных информационных систем, шаблон которых заполняется на дисплее. К таким учетным документам относится также личная карточка унифицированной формы N Т-2, если на работника не заводится личное дело. В эту подгруппу входят традиционные и электронные документы-корректировки для внесения текущих изменений в массив учетных данных. Сюда же входят различные формы специализированных анкет и карточек.Производные учетные формы носят ярко выраженный характер и в информационном отношении базируются на исходной информации первичных учетных документов. Основное назначение этой подгруппы документов заключается в обеспечении полной и динамичной информацией всех направлений справочной, справочно-контрольной, справочно-аналитической и отчетной работы по кадрам. Информационные показатели во вторичных учетных формах перегруппировываются в соответствии с целевым назначением учетного документа или запроса. В автоматизированном режиме на их основе могут производиться необходимые расчеты, составляться графики и т.п. В подгруппу производных учетных документов входят: личная карточка унифицированных форм N Т-2 и N Т-2ГС, если на работника заведено личное дело, учетная карточка научного работника, специализированные карточки персонального учета специалистов, военнообязанных и т.п., имеющие форму традиционных и электронных документов. Иногда в отделах кадров ведутся журнальные формы регистрации учетных сведений: алфавиты, указательные списки, книги учета и т.п. Эта подгруппа документов является наиболее массовой по объему и в то же время менее всего регламентированной по составу видов, информационному содержанию и форме.7. Документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате трудаКомплекс документации по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например штатном расписании и приказах по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд. Данный комплекс документации включает в себя следующие унифицированные формы: табель использования рабочего времени и расчета заработной платы, табель использования рабочего времени, расчетно-платежная ведомость, расчетная ведомость, платежная ведомость, журнал регистрации платежных ведомостей, лицевой счет, лицевой счет, записка-расчет о предоставлении отпуска работнику, записка-расчет при прекращении действия трудового договора с работником, акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.8. Отчетная и отчетно-справочная документацияКомплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени. Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью представления ее адресатам и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это, прежде всего, отчетная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобретают сводный характер. Отчетная документация информационно тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой - с учетными документами.В работе кадровых подразделений значительное место занимает так называемая внутренняя справочная документация: справки, сводки, перечни и т.п., необходимая руководству организации или функциональным подразделениям. Количество разновидностей этой документации может насчитывать десятки переменных наименований. Как правило, требования на информацию не имеют заранее разработанной формы и отличаются непериодичностью запроса, обилием запрашиваемых показателей, различной трактовкой показателей. При этом запросы могут быть как сводного, обобщающего характера, так и индивидуального, по конкретным работникам.Следовательно, комплексы документов, обеспечивающих выполнение функций управления персоналом в организациях, характеризуются: с одной стороны, достаточно четкой структурой и содержанием в соответствии с целевым назначением и соподчиненностью включаемых в них информационных показателей; с другой стороны, значительная часть ведущихся в конкретных организациях кадровых документов не имеет официального статуса и не должна, строго говоря, вестись в обязательном порядке. Сама необходимость строгой регламентации полного состава и правил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.2. Анализ и оценка организации управленческого документооборота на примере организации ООО «Актив-контракт»2.1. Анализ деятельности организации ООО «Актив-контракт»Общество с ограниченной ответственностью «Актив-контракт» создано в 2004г. без ограничения срока деятельности в г. Москва в соответствии с законодательством Российской Федерации, а именно Гражданским кодексом и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью». Общество является юридическим лицом, имеет все права и несет обязанности юридического лица.Форма собственности на предприятии - частная. Предприятие является коммерческой организацией и действует на принципах самоуправления, самофинансирования и самоокупаемости.Целью деятельности предприятия, сформулированной в Уставе, является получение прибыли.Основные направления деятельности:- реализация промышленных и непродовольственных товаров, товаров народного потребления, в том числе на основе переработки вторичных ресурсов, других изделий массового спроса;- посредническая и торгово-закупочная деятельность;- организация оптовой и розничной торговли промышленными товарами, товарами производственно-технического назначения и народного потребления, в том числе и на условиях комиссии, в Российской Федерации и за рубежом, в российской и иностранной валютах.ООО «Актив-контракт» специализируется на продаже автомобильного оборудования и комплектующих оборудования. ООО «Актив-контракт» была основана в 2008 году. За эти годы из маленького неизвестного магазина она превратилась в крупную оптовую компанию, известную во всех регионах России. Основное направление деятельности компании - обеспечение Российского рынка качественными запчастями к автомобилям Российского и Европейского производства. Большой ассортимент представленных запчастей: бензонасосы, головки блока цилиндров, поршни, поршневые кольца, прокладка гбц, электробензонасосы. Структура организации - это логические взаимоотношения между уровнями и функциональными областями, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. В ООО «Актив-контракт» планирование работ и контроль их выполнения осуществляется функциональными подразделениями, сгруппированными вокруг ресурсов. Существующая линейно-функциональная организационная структура управления ООО «Актив-контракт» представлена в Приложении.Анализ показывает, что данная организационная структура обеспечивает разделение управленческого труда, при котором линейные звенья призваны командовать, а функциональные - консультировать. Это позволяет рационально сочетать линейные подразделения, выполняющие весь объем основной производственной деятельности, с отделами, реализующими конкретные функции управления в масштабах всей организации. Недостатком выступают узкая специализация работников, которая принижает общеорганизационные цели и задачи до функциональных; проблемы межфункциональной координации; ограничение возможности профессионального развития руководителей. Структура управления позволяет рациональное сочетать линейные и функциональные взаимосвязи, однако в полной мере не отвечает требованиям, предъявляемым к организационной структуре современной торговой организации ввиду своей низкой адаптивности и негибкости. В настоящий момент несмотря на выявленные недостатки организационной структуры, рекомендации по ее изменению и модификации неактуальны в связи с низкой степенью готовности персонала к изменениям. Управление изменениями предполагает не только внедрение организационных перемен, но и их тщательную поддержку, основанную на детальном изучении концепций управления изменениями и индивидуальном подходе к их применению в процессе управления хозяйственными организациями разного уровня, а это требует соответствующих навыков от руководящего персонала. Первоначально необходимо повысить уровень управления, обучить менеджеров внедрять и сопровождать изменения, что постепенно приведет к формированию у них представления о необходимости тех или иных изменений в структуре компании. Высшим органом управления ООО «Актив-контракт» является Общее собрание участников. Исполнительный орган ООО «Актив-контракт» - Генеральный директор - назначается и увольняется решением участников Общества. Генеральный директор без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки; выдает доверенности на право представительства от имени Общества, в том числе доверенности с правом передоверия; издает приказы о назначении на должность работников Общества, об их переводе и увольнении; применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания; осуществляет иные полномочия, не отнесенные уставом к компенсации общего собрания участников Общества; открывает расчетные, валютные и другие счета в банковских учреждениях. Порядок деятельности Генерального директора и принятия им решений устанавливается уставом Общества, внутренними документами и договором, заключенным между Генеральным директором и Обществом. В прямом подчинении у Генерального директора ООО «Актив-контракт» находятся начальники отдела закупок, отдела сбыта, отдела кадров, и бухгалтерии. Распределение полномочий и ответственности происходит в соответствии с организационной структурой и регламентируется рядом документов: уставом, штатным расписанием, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о подразделениях, должностными инструкциямиОтдел сбыта ООО «Актив-контракт» осуществляет следующие функции: разработка и реализация сбытовой политики предприятия; поиск покупателей; заключение договоров с покупателями и контроль за их исполнением; организация продажи товаров различными методами; разработка мероприятий по доставке товаров в соответствии с заключенными договорами; оформление товарно-сопроводительной и товарно-транспортной документации; управление товарными запасами; организация работы складского хозяйства предприятия. Кроме того, сотрудники отдела сбыта ООО «Актив-контракт» осуществляют деятельность по формированию товарной, ценовой и рекламной политики торгового предприятия, разрабатывают стратегии продаж товаров, организуют рекламную деятельность и мероприятия по продвижению товара. Руководит отделом менеджер по сбыту, в подчинении у которого находятся менеджеры по продажам и менеджер по рекламе, заведующий складом, кладовщики и грузчики. Отдел кадров занимается ведением управленческого учета, кадровым планированием, формированием системы управления персоналом в ООО «Актив-контракт» проведением маркетинга персонала, определением управленческого потенциала и потребностей организации в персонале; учете и нормировании численности работников. Руководители и работники подразделений отдела кадров также оценивают результативность труда руководителей и специалистов аппарата управления, деятельность подразделений системы управления, экономическую и социальную эффективность совершенствования системы и технологии управления персоналом. Возглавляет отдел начальник отдела кадров, в подчинении у которого находятся два менеджера по персоналу.Ответственность за регистрацию документов в ООО «Актив-контракт» несет делопроизводитель. Он относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом главного директора. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, в своей деятельности руководствуется: инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии и должностной инструкцией. Обязанности делопроизводителя на предприятии ООО «Актив-контракт» совмещает менеджер по персоналу