Экспертиза, анализ и аудит логистики

В работе представлено Понятие «логистическое администрирование», Стратегия логистического аутсорсинга, Контроллинг логистических бизнес-процессов в цепях поставок, Экспертиза, анализ и аудит логистики ...

Стратегия аутсорсинга в логистике в настоящее время является одной из основных логистических стратегий промышленных и торговых компаний. Это вызвано объективными причинами интенсивного развития рынка логистического сервиса, возможностью существенного снижения затрат при аутсорсинге и сосредоточением организаций бизнеса на ключевых компетенциях.
В общем виде аутсорсинг (от англ. outsourcing - использование внешних источников или средств) - это передача стороннему подрядчику (аутсорсинговой компании) некоторых бизнес-функций или частей бизнес-процессов компании.
Аутсорсинг позволяет повысить эффективность выполнения логистических операций для компании-клиента. Компания-заказчик может, используя аутсорсинг второстепенных функций (в том числе логистических), сосредоточиться на тех функциях, которые свойственны именно ей, т. е. на своих ключевых компетенциях

Развитие логистики в мире привело к возникновению понятия «логистическое администрирование». Определенную роль в этом сыграло то обстоятельство, что управление логистическими операциями, функциями и функциональными областями компании, а также ее партнеров по бизнесу все в большей степени осуществляется на базе информационных технологий и соответствующего комплекса технических средств.
Поэтому администрирование ЛС можно определить как комплекс управленческих функций и процедур, осуществляемых персоналом логистического менеджмента фирмы для реализации стратегических, тактических и оперативных целей ЛС.

Контроллинг эффективен только при условии учета реальных результатов и возможностей компании. Поэтому, очень важна роль полноценной информации (желательно - в масштабе реального времени) о различиях между фактическими и плановыми показателями, характеризующими объемы продаж, затраты, прибыль, состояние финансов и других KPI. Необходимым элементом контроллинга становится создание и ведение базы данных для управления по отклонениям и для разработки альтернативных оптимизационных решений.Контроллинг соединяет учет, планирование, регулирование, информационную поддержку бизнес-процессов в единую самоорганизующуюся систему, при этом он нацелен на устранение узких мест в функционировании компании, на достижение положительных результатов бизнеса в аспектах корпоративной стратегии при использованиив качестве основного инструмента анализа и регулирования деятельности компании системы сбалансированных показателей ее эффективности (системы KPI).Различают стратегический и оперативный контроллинг. Цель стратегического контроллинга - оценка и корректировка решений в зависимости от факторов внешней среды, оценка стратегических факторов успеха, разработка альтернативных стратегий в зависимости от развития конъюнктуры рынка и т. п. Оперативный контроллинг - предполагает создание и поддержание запланированного уровня эффективности бизнес-процессов, контроль достижения текущих целей организации, принятие оперативных регулирующих воздействий.Ведущие менеджеры подразделения контроллинга фирмы (менеджеры-контролеры) являются, как правило, членами топ-персонала компании и ответственными за систему управленческого учета, анализа, контроля и регулирования. Часто в сферу их деятельности входит руководство информационной поддержкой и формированием системы документооборота компании.В функционал контроллинга входит:планирование - стратегическое, тактическое, оперативное планирование;учет и расчет показателей функционирования (системы KPI) - управленческий учет, формирование системы сбалансированных показателей, методы расчета KPI, нормирование показателей;сравнение стандартного и фактического значений показателей, выработка управленческий решений - оценка отклонений между планированием и фактическим состоянием бизнес-процессов, анализ случаев отклонения от целевых показателей и выработка мероприятий по ликвидации узких мест;составление отчетности - генерирование отчетных форм для контроля и анализа эффективности принимаемых управленческих решений.4. Экспертиза, анализ и аудит логистикиДля объективной оценки эффективности логистики компании необходимо периодически проводить как внутренний, так и независимый внешний аудит (экспертизу) и анализ логистической деятельности.Внешний аудит включает проведение масштабного анализа, выполняемого в виде почтовой рассылки анкет или выборочных глубинных собеседований с клиентами - представителями различных обслуживаемых сегментов рынка (таких как производители, оптовики, ритейлеры, другие покупатели с разным объемом закупок).Основная цель выборки - отразить общую комбинацию видов бизнеса и продуктов компании. Это достигается за счет сбора информации о взаимодействии между логистическими системами продавца и клиентов, определения эффективности логистического обслуживания клиентов основными конкурентами. Запросы делаются как в отношении текущей, так и будущей конкурентной среды и требований по обслуживанию клиентов. Все задаваемые им вопросы могут быть детализированы по:заказам,видам продукта, выпускаемым на заказ или отправляемым в запас,сегментам каналов дистрибуции,продуктовым линиям/группам.Углубленные собеседования позволяют получить достаточно данных, на основе которых впоследствии можно разработать стратегию логистики. Кроме того, менеджеры могут воспользоваться ими в качестве основы для проведения последующего анализа анкет, рассылаемых по почте.Внутренний аудит в компании может начинаться с углубленных интервью с руководством компании-заказчика. Для этого заранее готовится специальная форма подобных интервью по каждой из следующих управленческих функций:обслуживание клиентов/управление заказами;транспортировка (входящие и выходящие потоки);операции складирования;управление запасами и прогнозирование;планирование производства и составление рабочих графиков;закупки/снабжение;маркетинг/продажи;финансовый контроль/бухгалтерский учет;обработка данных.В качестве основы для количественного этапа аудита логистики могут использоваться различные источники, позволяющие получить необходимые документы. Нужные и уже имеющиеся данные извлекаются из существующих файлов или они комбинируются, с использованием различных приемов работы выборками.Возможными источниками данных могут служить:Существующие файлы:файлы по истории прошлых заказов и/или открытых заказов;файлы с накладными и с данными по грузовым манифестам;оплаченные счета за транспортировку по полученным и отправленным грузам;отчеты о ездках собственного подвижного состава;карточки учета складских работ или платежные ведомости.Первичные документы:листы содержания грузов в грузовиках (контейнерах) по всем поступающим и отправляемым партиям за анализируемый промежуток времени в разбивке по местам отправки и местам получения грузов (задаются почтовыми кодами), содержанию, весу, заполнению объема грузовиков (в %), величине потерь груза после прибытия;часы работы складских работников, занятых на приемке, размещении, комплектации, упаковке, отгрузке продукции, уборке складских помещений, внутренней передислокации запасов;данные об использовании парка собственного подвижного состава, включая маршруты, расстояния перевозок, порожние пробеги подвижного состава, использование грузовместимости грузовиков, объем перевезенного груза, а также постоянные и переменные составляющие понесенных затрат;грузовые тарифы (счета за перевозки), выплачиваемые перевозчикам общего пользования, контрактным и железнодорожным перевозчикам, обобщенные по товарным кодам, фактическому весу, потерям груза в результате транспортировки, виду транспорта, перевозчикам, а также почтовым кодам мест отправки и назначения грузов;информация о времени выполнения заказов и коэффициентах удовлетворения спроса, полученная на основе анализа отдельных заказов и ассортимента по продуктовым линиям, отгруженным клиентам, и обобщенная по сегментам клиентов, продуктовым группам, заказанным и отгруженным объемам продуктов, датам заказов клиентов, датам получения, датам поступления в запасы, датам отправки продукции в распределительный центр, датам комплектации и датам отгрузки.Полученные данные группируются по следующим категориям:По весу, объему, видам продуктов, грузовикам, железнодорожным вагонам или фургонам; по полученному или отправленному объему груза, по каждому инфраструктурному подразделению компании.По потокам в цепях поставок и по параметрам грузопотоков, поступающих в каждое подразделение инфраструктуры компании или отправляемых из него.По времени (часам) работы складских работников и счетам (в денежном исчислении) в отдельных складских сооружениях компании и видам внутренней деятельности.По географическому распределению отправителей продуктов (по местам происхождения продуктов) и по местам, куда они отправляются (пунктам назначения).По маршрутам, пройденному расстоянию, соотношению затрат и поступлений, соотношению числа трейлеров/контейнеров, доставленных собственными тягачами или контрактными перевозчиками.По объемам доставленных и отправленных грузов в разбивке по перевозчикам общего пользования и контрактным перевозчикам, сгруппированным по видам транспорта, отдельным перевозчикам, географическим районам и по весовым категориям.По прошлым данным, отражающим время выполнения заказов и уровень обслуживания клиентов: коэффициенты удовлетворения спроса и своевременность доставки.Проведенный внешний аудит позволяет руководству компании сопоставлять показатели ее работы с данными конкурентов по атрибутам, которые наиболее важны для клиентов. Внутренний аудит помогает выявить основные недостатки в работе логистической системы компании. Все полученные данные (включая проведенный ранее анализ) позволяют дать рекомендации в отношении стратегии и указать, какие конкретные изменения должны быть сделаны в действующей операционной системе логистики; выявить, какие ключевые переменные требуют корректировки.Аудит логистики - всестороннее изучение организации логистического процесса, состояния и функционирования системы управления и затрат на выполнение логистической деятельности, выявление недостатков в организации, планировании, выполнении и контроле в логистике, а также качества логистического сервиса и путей ликвидации проблемных мест. Цель проведения аудита - создание базы данных, которую можно использовать для оценки компонентов логистической системы, выявления возможностей повышения эффективности и производительности. Для этого выявляются, собираются и анализируются данные, описывающие текущие затраты и уровень обслуживания внутренних и внешних клиентов.Экспертиза и последующий анализ состояния логистики - позволяют выработать направление построения и совершенствования логистики для дальнейшего повышения эффективности логистической деятельности компании. Аудит должен проводиться регулярно, хотя интервалы между аудиторскими проверками могут быть различными.Анализ - декомпозиция изучаемого объекта или процесса на части с целью экономического, финансового, технического и других исследований этих частей.Персонал логистического менеджмента фирмы постоянно анализирует результаты принимаемых управленческих решений. При этом анализ проводится, как правило, по отдельным логистическим функциям и в целом по логистике компании для определения уровня приближения к стратегическим, тактическим и оперативным целям ЛС.Аудиту могут быть подвергнуты весь бизнес, часть бизнеса (конкретный отдел, сектор, вид деятельности, процесс, продуктовая линия, информационная система).Чрезвычайно важен профессиональный уровень внешних экспертов. Они не обязательно должны знать специфику конкретного бизнеса, но они должны быть компетентными в области теории и практики логистики и управления цепей поставок. Это позволит выявить те глубинные резервы, тот скрытый потенциал, имеющийся на предприятии, и дать объективную оценку уровня логистического менеджмента на предприятии.Для этого, создается команда аудита, включающая специалистов, которые будут тесно работать с внешними экспертами.Команда аудита включает:представителей служб логистики и других функциональных подразделений: специалистов, участвующих в управлении различными видами логистической деятельности (перевозки грузов, складирование, эксплуатация собственного парка подвижного состава, обслуживание клиентов, запасы);специалистов, представляющих другие функциональные подразделения, взаимодействующие со службой логистики (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продаж, производство и закупки, информационные технологии).Предварительное исследование длится 2-3 дня. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты аудита и готовят предварительный перечень рекомендаций, точнее, круг вопросов, подлежащих аудиту.Далее эксперты совместно со специалистами формулируют вопросы, которые ложатся в основу интервью, анкет, вопросников. Штатные сотрудники компаний и предприятий не всегда четко представляют систему логистики, поэтому важно привлекать внешних экспертов.Должен быть установлен контакт и обеспечено непосредственное общение экспертов с собственниками бизнеса и топ-менеджментом компании. Для предприятия вопросы, связанные с логистикой, являются затратной составляющей, и не всегда топ-менеджмент ясно себе представляет, какие выгоды получит предприятие от постановки системы логистики. Для промышленного предприятия приоритетными являются инвестиции на производственную инфраструктуру, поэтому важно, чтобы инвесторы четко видели выгоду от внедрения отлаженной системы логистики, возможности увеличения прибыльности. В ходе аудита составляется перечень показателей, по которым оцениваются логистические функции. В мировой практике имеется SCOR-модель, включающая в себя порядка 700-800 показателей. На конкретном предприятии число используемых показателей зависит от того, насколько информационная система или системы (как правило, разрозненные), позволяют получить данные для расчета тех или иных показателей. Эксперты устанавливают, какие показатели можно применить на данном предприятии.С позиций топ-менеджмента компаний наиболее важен экономический и финансовый анализ-аудит логистики, позволяющий оценить принимаемые логистическими менеджерами фирм решения, отражающиеся в конечном счете на уровне общих затрат, прибыли, рентабельности и других результирующих показателях