Совершенствование закупочной деятельности торгового предприятия в современных условиях

Заключение

Исследование теоретических основ управления закупками торгового предприятия позволило сделать следующие выводы.
1.Деятельность по организации и управлению закупками направлена на то, чтобы компания получила необходимые по качеству и количеству товары в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления продажи, так и после нее) и по выгодной цене.
2. Закупки товаров могут производиться различными методами и способами, которые наиболее подходят оптовому покупателю, зависят от специфики его деятельности, размеров и других факторов.
3. Рациональная организация товароснабжения позволяет в розничных торговых предприятиях обеспечивать полноту и устойчивость ассортимента товаров, необходимый ур ...

Содержание

Введение 3
1. Теоретические основы организации закупочной деятельности торгового предприятия 5
1.1 Сущность и содержание закупочной деятельности 5
1.2 Организация закупочной деятельности на предприятии 12
1.3 Методы выбора оптимального поставщика 21
2. Анализ закупочной деятельности торгового предприятия 29
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия 29
2.2 Порядок и особенности организации закупочной деятельности на предприятии 35
2.3 Проблемы в закупочной деятельности на предприятии 51
3. Совершенствование закупочной деятельности предприятия ООО "ДИЛАН"; 57
3.1 Расчет оптимального размера заказа на поставку товаров 57
3.2 Выбор наиболее рационального поставщика 65
3.3 Повышение эффективности закупочной деятельности на предприятии 76
Заключение 83
Список использованных источников 86
Приложения 9

Введение

Актуальность выбранной темы заключается в том, что закупки (снабжение) - один из важнейших бизнес-процессов, протекающих у хозяйствующих субъектов. Обеспечение эффективного функционирования современного предприятия во многом определяется процессом закупок, оказывающим существенное влияние на устойчивость, эффективность и конкурентоспособность предприятия. Соответствие такому понятию как конкурентоспособность существенным образом определяется возможностью предприятия удовлетворять требования потребителей посредством предоставления им качественных товаров или услуг по приемлемым рыночным ценам в требуемые сроки. Поскольку деятельность предприятия не ограничивается одним днем, то это требует нахождения оптимальных и комплексных решений, рассчитанных на длительную перспективу, кото рые, в конечном итоге, находят свое отражение в маркетинговой, логистической и производственной стратегиях предприятий.
Особенные проблемы характерны в этой связи для таких хозяйствующих субъектов, как предприятия обрабатывающей промышленности. Это объясняется, в частности, тем, что издержки производства и обращения, величина технологических отходов и брака напрямую зависят от применяемых в производственном процессе сырья, материалов и компонентов, качества обработки комплектующих субпоставщиками, квалифицированности персонала контрагентов. Данные предприятия отличает особая сложность производственного цикла, который зачастую должен быть непрерывным, наличие специальных требований к используемым ресурсам и эксплуатируемому оборудованию, широта и видовое разнообразие возникающих потребностей, и соответственно обширный массив поставщиков.
Целью данной работы является анализ эффективности закупочной деятельности ООО «Дилан» для разработки мероприятий ее совершенствования.
В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:
- рассмотреть теоретические аспекты закупочной деятельности;
- сделать анализ закупочной деятельности ООО «Дилан»;
Объектом исследования является ООО «Дилан», предметом исследования является закупочная деятельность предприятия.
Анализ тематической литературы показывает, что большинство работ. Посвященных анализу закупочной деятельности предприятия, акцентирует внимание на отдельных, не связанных между собой показателях либо излишне концентрируются на проблемах управления запасами; ощущается дефицит конкретных рекомендаций по анализу, построению и совершенствованию системы управления закупками; не в полной мере разработан инструментарий для оценки процессов закупки и обоснования выбора поставщика в условиях нестабильной потребности в товарно-материальных ценностях.
В ходе работы использованы такие методы как анализ монографической и периодической литературы, анализ финансовых показателей и т.д

26,83
Лакокрасочная продукция
32
50
52
47
156
182
15,26
106,49
129,71
Шифер
37
92
84
62
140
59
25,41
47,73
-25,03
Прочие строительные материалы
25
51
54
21
60
14
-4,01
9,10
-40,42
Итого
160
263
267
235
480
405
75,50
216,95
137,77
На основании данных таблицы 2.12 видно, что в 2012 году был недостаток прочих строительных материалов. В 2013 году не наблюдалось недостатка в запасах. В 2014 году существовал недостаток товаров по шиферу и прочим строительным материалам.
Таким образом, основным достоинством определения потребности в запасах на предприятии является установления зависимости между необходимой суммой запасов и интервалом поставки товаров, однодневной реализации товаров. Недостатком в определении потребности в товарах является то, что при формировании запаса не учитывается стоимость доставки и хранения товаров, отсутствие гибкости в поставках на предприятие.
2.Подпроцесс «Выбор поставщиков». Цель подпроцесса: выбор поставщиков на основе их способности поставлять продукцию, соответствующую требованиям потребителя по срокам и качеству. Руководитель подпроцесса: товаровед.
Выбор поставщиков осуществляется в следующей последовательности:
1) сформировать совокупность, состоящую из М - наименований товарно-материальных ресурсов;
2) по каждому наименованию ресурсов сформировать совокупность, состоящую из нескольких поставщиков;
3)оценить поставщиков по критериям:
3.Подпроцесс «Содействие поставщикам в улучшении СМК». Цель подпроцесса: содействие поставщикам в улучшении их СМК, содействие поставщикам в проведении мониторинга функционирования их производственных процессов, улучшение рейтинга поставщиков. Руководитель подпроцесса: товаровед. Для улучшения рейтинга поставщиков: проводятся аудиты поставщиков второй стороной; сообщается поставщикам их рейтинг, направляются данные оценки; поставщикам предъявляется обязательное требование сертифицироваться по ИСО 9001-2012.
4.Подпроцесс «Оценка и выбор поставщиков» осуществляется товароведом предприятия и поставщиков выбирают на основе анализа работы поставщиков и их рейтинга.
5.Подпроцесс «Оформление договора». Цель подпроцесса: заключение договора с выбранным поставщиком сырья и материалов. Руководитель подпроцесса: директор.
6.Подпроцесс «Доставка сырья и материалов». Цель подпроцесса: - доставка закупленных сырья и материалов и товаров на территорию организации. Руководитель подпроцесса: товаровед. Доставка сырья, материалов и товаров на территорию предприятия осуществляется согласно условиям договора поставки.
7.Подпроцесс «Входной контроль». Цель подпроцесса: входной контроль (верификация) доставленных товаров, сырья и материалов. Руководитель подпроцесса: товаровед. Доставленные сырье и материалы подлежат входному контролю.
8.Подпроцесс «Хранение и выдача сырья и материалов, товарных ценностей». Цель подпроцесса: хранение товаров, сырья и материалов на складе и выдача их в производство и на реализацию. Руководитель подпроцесса: товаровед. Сырьё и материалы, поступившие на предприятие, подлежат разгрузке, приемке и размещению в складских помещениях Верифицированные товары, сырье и материалы хранятся на складах.
Мониторинг процесса осуществляется путём отслеживания значений контролируемых показателей должностными лицами, указанными в таблице 2.13.
Таблица 2.13 - Мониторинг процесса «Закупки»
Точка контроля
Контролируемый показатель
Периодич-ность контроля
Источник информации
Кто контро-лирует
Подпроцесс «Определение потребности в закупке МТР
Сроки составления потребности в сырье и материалах
Постоянно
Не документируется
Товаровед
Окончание таблицы 2.13
Подпроцесс «Со-действие Поставщику в улучшении СМК»
Количество поставщиков, улучшивших свой рейтинг
1 раз в год
«Сводная таблица оценки
поставщиков»
Товаровед
Точка контроля
Контролируемый показатель
Периодич-ность контроля
Источник информации
Кто контро-лирует
Подпроцесс «Оформление договоров»
Ритмичность поставок сырья и материалов
Постоянно
Не документируется
Директор
Подпроцесс «До-ставка сырья и материалов»
Наличие уведомлений, связанных с вопросами качества или поставок
1 раз в полгода
Не документируется
Товаровед
Подпроцесс «Входной контроль»
Сроки проведения входного контроля поступающего сырья и материалов, товаров
Постоянно
Не документируется
Товаровед
Процесс «Закупки»
Степень выполнения запланированных мероприятий
Постоянно
План мероприятий для достижения целей в области качества
Директор
На основании данных таблицы 2.13 видно, что в основном данный процесс контролируется товароведом, хотя в контроле над его реализацией принимает участие и директор, который контролирует степень выполнения намеченных мероприятий и ритмичность поставок товаров.
Документируются следующие процессы и подпроцессы:
-Подпроцесс «Содействие Поставщику в улучшении СМК», составляется таблица - количество поставщиков, улучшивших свой рейтинг и составляется «Сводная таблица оценки поставщиков»,
-Процесс «Закупки» документируется Степень выполнения запланированных мероприятий и составляется план мероприятий для достижения целей в области качества.
Постоянно контролируются: сроки составления потребности в сырье и материалах; ритмичность поставок сырья и материалов; сроки проведения входного контроля поступающего сырья и материалов, товаров; степень выполнения запланированных мероприятий.
Измерение процесса осуществляется путем оценки результативности процесса в соответствии с данными, приведенными в таблице 2.14.
Таблица 2.14 - Измерение процесса «Закупки»
Показатель
Формула расчета критерия
Условные обозначения
Критерий
Кто рассчитывает
Критерий
Периодичность расчета
Анализ выполнения плана закупок
Отношение количества закупленного товаров, материалов и сырья, к общему количеству запланированного на месяц
%
100
Товаровед
Ежемесячно
Анализ уровня брака
закупленных
товарно-
материальных ценностей
Отношение количества забракованных товаров сырья и материалов к общему количеству закупленного за квартал
%
Директор
1 раз в год
Анализ затрат на 1кг закупленных товарно-
материальных
ценностей
Отношение количества затрат по транспортировке товаров, сырья и материалов к количеству закупленных товарно-материальных ценностей
%
0,7
Директор
1 раз в полугодие
Сравним фактические и требуемые показатели эффективности процесса закупки товаров и рекомендуемые их значения в таблице 2.15.
На основании данных таблицы 2.15 видно, что план закупок товаров в 2014 году был недовыполнен на 38%, при этом уровень брака составил 23%, что привело к росту затрат на 1 кг закупленных товаров на 0,6.
То есть в целом наблюдается не соответствие установленным критериям по закупленным товарам. Несмотря на то, что в документах по управлению закупками установлены следующие требования:
-документированных требований потребителей на поставку продукции;
-дополнительными документированными требованиями потребителей к показателям продукции и процесса ее производства, являющимся обязательными при конкретном применении продукции (специальные характеристики);
-документации руководящих и контролирующих органов.
Обратная связь с потребителем осуществляется посредством получения от потребителя документированной информации отражающей:
-требования потребителей к продукции;
-требования потребителей к передаче необходимой информации;
-требования потребителей к условиям производства продукции;
-претензий потребителей к показателям качества продукции;
-претензий потребителей к поставке продукции;
-оценку потребителями деятельности предприятия.
Таблица 2.15 - Оценка эффективности процесса «Закупки», %
Показатель
Формула расчета критерия
Усл. Обозн.
Крите-рий
Факт 2014 год
Откло-нение
Анализ выполнения плана закупок
Отношение количества закупленного товаров, материалов и сырья, к общему количеству запланированного на месяц
%
100
62
-38
Анализ уровня брака
закупленных
товарно-
материальных ценностей
Отношение количества забракованных товаров сырья и материалов к общему количеству закупленного за квартал
%
23
-23
Анализ затрат на 1 кг закупленных товарно-
материальных
ценностей
Отношение количества затрат по транспортировке товаров, сырья и материалов к количеству закупленных ТМЦ
%
0,7
1,3
-0,6
Закупаемой продукцией для предприятия является: товары для перепродажи.
Для обеспечения качества закупаемых товаров Предприятие использует выборочный входной контроль, базирующийся на качественных характеристиках. Данный контроль является неэффективным, так как существует высокий уровень брака в закупленной продукции.
Таким образом, анализ управления товарными запасами в ООО «Дилан» позволяет сделать вывод, что достоинствами системы управления запасами является документирование процесса закупок, а недостатком системы управления запасами является то, что фактически процесс закупок товаров является неэффективным, так как обязательства поставщиков по поставке товаров выполняются не в полной мере, существует значительный брак в поставленных товаров, что обуславливает рост затрат на закупленные товары.
2.3 Проблемы в закупочной деятельности на предприятии
Для определения проблем закупочной деятельности ООО «Дилан» и путей их решения определим сильные и слабые стороны компании, возможности и угрозы ее деятельности со стороны внешней среды.
Сильными сторонами организации закупок ООО «Дилан» являются следующие:
1)снижение стоимости материальных ценностей на 1 кг закупок;
2)разработанная система контроля над состоянием закупок;
3)наличие долгосрочных отношений со многими поставщиками;
4)удобное месторасположение по отношению к поставщикам;
5)квалифицированный персонал по организации закупок товаров;
6) стабильные отношения с поставщиками товаров;
7)наличие большого количества товаров-заменителей.
Слабые стороны организации закупок ООО «Дилан» заключаются в следующем:
1)не выполняются планы закупок;
2)уровень брака растет;
3)отсутствие контроля над всеми составляющими, определяющими эффективность процесса закупок;
4)нарушаются сроки доставки товаров;
5)растут транспортные затраты на поставку товаров;
6)отвлечение денежных средств из оборота за счет требований немедленной оплаты;
7)потери при смене поставщиков незначительны.
Угрозами в организации закупок для ООО «Дилан» являются следующие:
1) снижение качества поставляемой продукции;
2) возможность роста стоимости материалов;
3) рост транспортных расходов;
4) ужесточение условий оплаты;
5) наличие возможности сговора между поставщиками;
6) нестабильная финансовая ситуация в экономике;
7) угроза неисполнения поставщиками своих договорных обязательств.
Возможностями ООО «Дилан» в управлении закупками являются следующие:
1)совершенствование контроля над выполнением плана закупок;
2)совершенствование организации хозяйственных связей;
3)возможность выбора поставщика товарно-материальных ценностей;
4)возможность использования гибких условий оплаты;
5)наличие широких возможностей замены товаров;
6)возможность организации собственной доставки товаров;
7)возможность улучшения организации контроля над состоянием товарных запасов.
Выявленные сильные и слабые стороны, возможности и угрозы сведем в таблицу 2.16.
Проанализируем далее влияние выявленных возможностей и угроз на стратегию ООО «Дилан» в таблице 2.17.
Таблица 2.16 - Матрица SWOT - анализа управления запасами ООО «Дилан» за 2014 год
Сильные стороны:
Слабые стороны:
1)снижение стоимости материальных ценностей на 1 кг закупок;
2)разработанная система контроля над состоянием запасов;
3)наличие долгосрочных отношений со многими поставщиками;
4)удобное месторасположение по отношению к поставщикам;
5)квалифицированный персонал по организации закупок товаров;
6)стабильные отношения с поставщиками;
7)наличие большого количества товаров-заменителей.
1)не выполняются планы закупок;
2)уровень брака растет;
3)отсутствие контроля над всеми составляющими, определяющими эффективность управления запасами ТМЦ;
4)нарушаются сроки доставки товаров;
5)растут транспортные затраты на поставку товаров;
6)отвлечение денежных средств из оборота за счет требований немедленной оплаты;
7)потери при смене поставщиков незначительны.
Возможности:
Угрозы:
1)совершенствование контроля над выполнением плана закупок;
2)совершенствование организации хозяйственных связей;
3)возможность выбора поставщика товарно-материальных ценностей;
4)возможность использования гибких условий оплаты;
5)наличие широких возможностей замены товаров;
6)возможность организации собственной доставки товаров;
7)возможность улучшения организации контроля над состоянием запасов.
1)снижение качества поставляемой продукции;
2)возможность роста стоимости материалов;
3)рост транспортных расходов;
4)ужесточение условий оплаты;
5)наличие возможности сговора между поставщиками;
6)нестабильная финансовая ситуация в экономике;
7)угроза неисполнения поставщиками своих договорных обязательств.
Таблица 2.17 - Влияние выявленных возможностей и угроз на развитие ООО «Дилан»
Сильные и слабые стороны
Возможности
Угрозы
Возможности:
1)совершенствование контроля над выполнением плана закупок;
2)совершенствование организации управления запасами;
3)возможность выбора поставщика товарно-материальных ценностей;
4)возможность использования гибких условий оплаты;
5)наличие широких возможностей замены товаров;
6)возможность организации собственной доставки товаров;
7)возможность улучшения организации контроля за состоянием хозяйственных связей.
Угрозы:
1)снижение качества поставляемой продукции;
2)возможность роста стоимости материалов;
3)рост транспортных расходов;
4)ужесточение условий оплаты;
5)наличие возможности сговора между поставщиками;
6)нестабильная финансовая ситуация в экономике;
7)угроза неисполнения поставщиками своих договорных обязательств.
Сильные стороны:
1)снижение стоимости материальных ценностей на 1 кг закупок;
2)разработанная система контроля над состоянием запасов;
3)наличие долгосрочных отношений со многими поставщиками;
4)удобное месторасположение по отношению к поставщикам;
5)квалифицированный персонал по организации закупок товаров;
6) стабильные отношения с поставщиками;
7)наличие большого количества товаров-заменителей.
«Сила и возможности»
Замена поставщиков,
Возможность снижения стоимости товарно-материальных ценностей;
улучшение организации контроля над состояние хозяйственных связей;
наличие долгосрочных договоров усилит стабильность поставок ТМЦ;
квалифицированный персонал позволит наилучшим образом выбрать поставщика;
высокий уровень концентрации поставщиков позволяет выбрать наиболее выгодных поставщиков;
широкий выбор товаров заменителей позволит легко найти замену поставщикам;
удобное месторасположение по отношению к поставщикам увеличивает возможности выбора наиболее выгодных поставщиков.
«Сила и угрозы»
Долгосрочные отношения с поставщиками снизят возможность роста стоимости материалов,
Возможность приобретения собственного транспортного средства снизит риск увеличения транспортных расходов;
Улучшение организации договорных отношений с поставщиками снизит риск неисполнения ими своих обязательств;
Негибкие условия оплаты могут снизить финансовые возможности, но возможность выбора поставщиков снизит эту угрозу;
Можно отказаться от отношений с поставщиками не исполняющими свои обязательства
Окончание таблицы 2.17
Сильные и слабые стороны
Возможности
Угрозы
Слабые стороны:
1)не выполняются планы закупок;
2)уровень брака растет;
3)отсутствие контроля над всеми составляющими, определяющими эффективность управления запасами;
4)нарушаются сроки доставки товаров;
5)растут транспортные затраты на поставку товаров;
6)отвлечение денежных средств из оборота за счет требований немедленной оплаты;
7)потери при смене поставщиков незначительны.
«Слабость и возможность»
Улучшение организации закупок снизит возможность потерь;
Улучшение организации закупок поможет снизить уровень брака закупаемой продукции;
Ужесточение штрафных санкций за нарушение сроков поставки снизит возможность срывов сроков поставки;
Наличие большого выбора поставщиков позволит выбрать гибкие условия оплаты;
Широкие возможности выбора поставщиков
«Слабость и угрозы»
Невыполнение плана закупок может привести к существенным потерям в деятельности предприятия;
Наличие брака приводит к удорожанию блюд и может привести к потере части покупателей;
Нарушение сроков доставки ТМЦ могут привести к срыву важнейших мероприятий в деятельности
Оценим вероятность наступления выявленных возможностей и угроз в таблице 2.18.
Таблица 2.18- Матрица возможностей
Оценка вероятности
Сильное влияние
Умеренное влияние
Малое влияние
Высокая вероятность
Улучшение организации контроля над закупками
Возможность покупки собственных транспортных средств
Возможность введение штрафных санкций за нарушений условий доставки товаров
Средняя вероятность
Возможность смены поставщикам
Наличие долгосрочных контрактов на поставку ТМЦ
Возможность организации гибких условий доставки товаров
Низкая вероятность
Возможность использования товаров-заменителей
Высокий уровень квалификации персонала
Объединение с поставщиками в одно предприятие
На основе анализа матрицы возможностей видно, что наиболее вероятными возможностями, оказывающими значительное влияние на деятельность предприятия являются улучшение организации контроля над закупками, возможность покупки транспортных средств, возможность смены поставщиков.
Матрица угроз ООО «Дилан» приведена в таблице 2.19.
Таблица 2.19 - Матрица угроз
Оценка вероятности
Разрушение
Критическое состояние
Тяжелое состояние
«Легкие ушибы»
Высокая вероятность
падение покупательского спроса
Снижение качества поставляемой продукции
Рост транспортных расходов
Рост стоимости материалов
Средняя вероятность
нестабильность поставок со стороны поставщиков
нестабильность цен поставщиков
Риск невыполнения договорных обязательств поставщиками
Негибкие условия оплаты
Низкая вероятность
Снижение имиджа предприятия у покупателей
Наличие возможности сговора между поставщиками
Нестабильная финансовая ситуация в экономике
падение спроса на продукцию
Наиболее вероятными значительными угрозами для ООО «Дилан» является возможность падения покупательского спроса, снижение качества поставляемой продукции, нестабильность поставок со стороны поставщиков.
Анализ возможностей и угроз ООО «Дилан» показал, что наиболее важными направлениями улучшения закупочной деятельности являются:
1)укрепление связей с наиболее надежными поставщиками;
2)установление новых хозяйственных связей с учетом гибкости условий оплаты и оптимальных условий поставки;
3)повышения уровня контроля над выполнением поставщиками договорных обязательств;
4)повышение контроля над качеством поставляемых материалов;
5) дифференцированный подход к стратегии управления запасами.
3. Совершенствование закупочной деятельности предприятия ООО "ДИЛАН";
3.1 Расчет оптимального размера заказа на поставку товаров
Оптимальный размер заказа на поставку товара рекомендуется определять не по всем запасам, а только по отдельным запасам. Поэтому необходимо выявить наиболее значимые запасы и по ним определять оптимальный размер заказа.
Для этого предлагается осуществить следующие этапы.
1) спрогнозировать спрос на товары ООО «Дилан»;
2) в соответствии с прогнозируемым размером спроса выявить наиболее значимые виды товаров с помощью АВС - анализа;
3) выявить наиболее значимые запасы с точки зрения затрат на хранение и транспортировку с помощью ХYZ - анализа;
4) выделить категории запасов совместив результаты АВС и ХYZ - анализа;
5) предложить мероприятия по совершенствованию управления запасами каждой из выделенных категорий запасов.
Первый этап - прогноз спроса на товары ООО «Дилан» на 2015 год.
Для прогнозирования спроса на товары ООО «Дилан» определим средние темпы роста однодневной реализации товаров и в соответствии с ними скорректируем данные 2015 года.
В таблице 3.1 приведен расчет средних темпов роста спроса на товары ООО «Дилан» на 2015 год. Средние темпы роста рассчитываем по следующей формуле [11, c. 32]:
(3.1)
Трср - средние темпы роста за 2012-2014 годы;
Тр - темпы роста.
Например, средние темпы роста объема реализации кирпичей составят:
Таблица 3.1 - Определение средних темпов роста спроса на товары ООО «Дилан» на 2015 год
Товарные группы
Однодневная реализация, тыс. руб.
Темпы роста, %
Средний темп роста, %
2012 год
2013 год
2014 год
2013/2012
2014/2013
Кирпичи
11,02
11,54
12,44
104,72
107,80
106,25
Строительные смеси
8,28
8,93
9,79
107,85
109,63
108,74
Лакокрасочная продукция
7,93
8,25
8,72
104,04
105,70
104,86
Шифер
12,2
13,18
14,01
108,03
106,30
107,16
Прочие строительные материалы
3,57
5,09
6,05
142,58
118,86
130,18
Итого
43
47
51
109,30
108,51
108,9