автоматизация хозяйственной деятельности предприятия с использованием 1с(конкретное предприятие)

Заключение

Данный проект ставил перед собой целью автоматизацию управления продажами ООО «Фактор» и его филиала в связи с потребностью повышения эффективности работы при работе с клиентами. В результате проделанной работы, автором дипломного проекта были решены сформулированные задачи и достигнута поставленная цель.
Дипломный проект включает описание сути хозяйственной деятельности предприятия, его организационной структуры, распределения сбытовых и маркетинговых функций по подразделениям предприятия. Также представлены факты, выявленные в ходе обследования предприятия, и касающиеся организации административно-хозяйственной деятельности, состояния кадров, системы информационного обеспечения и отчетности. Предметом отдельного анализа явилось состояние процесса прохождения заказов на проду ...

Содержание

Введение 4
1.Аналитическая часть 6
1.1. Общая характеристика ООО «Фактор» 6
1.3. Характеристика архитектуры автоматизированной системы ООО «Фактор» 14
2.Проектная часть 24
2.1. Информационная модель управления торговлей в ООО «Фактор» 24
2.2. Построение модели данных в информационной системе управления торговлей в ООО «Фактор» 26
2.3. Описание требований к программному продукту учета продаж 33
3.Описание функционала ПО «1С: Предприятие» в условиях ООО «Фактор» 35
3.1. Описание режимов работы ПО «1С: Предприятие» 35
3.2.Методы администрирования ПО 1С в условиях ООО «Фактор» 41
4.Оценка экономической эффективности внедрения системы 51
Заключение 57
Список использованных источников 60

Введение

В условиях развивающихся рыночных отношений в нашей стране предприятие становится юридически и экономически самостоятельным. Эффективное управление производственной деятельностью предприятия все более зависит от уровня информационного обеспечения его отдельных подразделений и служб.
В настоящее время немногие российские организации имеют, таким образом, поставленный бухгалтерский учет, чтобы содержащаяся в нем информация была пригодна для оперативного управления и анализа.
Как показывает практика, предприятия, имеющие сложную производственную структуру, остро нуждаются в оперативной экономической и финансовой информации, помогающей оптимизировать затраты и финансовые результаты, принимать обоснованные управленческие решения. К сожалению, принимаемые руководством решения по развит ию и организации производства не обосновываются соответствующими расчетами и, как правило, носят интуитивный характер.
Информация, необходимая для оперативного управления предприятием, содержится в системе управленческого учета, который считают одним из новых и перспективных направлений бухгалтерской практики.
Управленческий учет можно определить как самостоятельное направление бухгалтерского учета организации, которое обеспечивает ее управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, управления, контроля и оценки организации в целом, а также ее структурных подразделений. Автоматизация как бухгалтерского, так и управленческого учета позволит ускорить процесс предоставления информации необходимой для целей управления.
Таким образом, актуальность данной темы обусловлена потребностями предприятия в качественной информации необходимой для целей управления.
Цель данной работы - оптимизация информационных процессов организации.
Задачи работы:
- изучение теоретических аспектов технологии работы специалистов по управлению продажами;
- анализ бизнес-процессов управленческого учета на предприятии;
- определение целей и задач автоматизации;
- определение стратегии автоматизации управления продажами;
- внедрение программного обеспечения в технологию управления продажами;
- анализ функционала ПО и его соответствия поставленным задачам;
- анализ технологии администрирования программного комплекса
- анализ экономической эффективности проекта.
Объект исследования: информационные процессы ООО «Фактор».
Предмет исследования: улучшение следующих характеристик информационного процесса технологии бухгалтерского учета:
- обработка информации в рамках технологии бухгалтерского учета;
- хранение информации в части организации системы администрирования базы данных 1С;
- передача информации в части организации информационного обмена средствами 1С.
Работа содержит 4 главы, введение, заключение и список литературы.
Результаты работы могут быть применены в технологии автоматизации хозяйственной деятельности предприятий малого и среднего бизнеса.

Рассмотрим принципы построения архитектуры информационной системы ПО «1С: Предприятие» в условиях ООО «Фактор».2.Проектная часть2.1. Информационная модель управления торговлей в ООО «Фактор»Менеджер отдела продаж ООО «Фактор» обрабатывает большое количество информации: вводит данные заявок клиентов на покупку, составляет план продаж, оформляет расходную накладную и счет-фактуру, составляет отчеты для руководства. Большинство работ производится вручную. В связи с этим было принято решение о внедрении ЭИС учета продаж ООО «Фактор». Внедрение ЭИС, за счет автоматизации некоторых функций, приведет к сокращению времени работы по каждой заявке, а соответственно, к увеличению общего числа заявок организации.К обработке информации в ЭИС предъявляются следующие требования:- полнота и достаточностьинформации для реализации функций управления;- своевременность предоставления информации;- обеспечение достоверности информации;- экономичность обработки информации - затраты на обработку данных должны не превышать получаемый эффект;- адаптация к меняющимся информационным потребностям пользователей.Все вышеперечисленные требования были учтены и реализованы в процессе разработки ЭИС учета продаж организации ООО «Фактор». Появление ЭИС приводит к частичному изменению алгоритма работы менеджера отдела продаж. При внедрении автоматизированной системы управления продажами кардинально работа менеджера отдела продаж не изменится, однако появление ЭИС упрощает его работу и обеспечивает более быстрое обслуживание клиентов, что в свою очередь позволит обрабатывать больше заказов.Разработка и внедрение ЭИС позволит сократить количество используемых менеджером офисных приложений и снизит нагрузку, а в свободное время он может заниматься поиском новых потенциальных клиентов.Диаграмма потоков данных технологии управления торговлей в условиях ООО «Фактор» приведена на рис.2.1.Рис.2.1. Диаграмма потоков данныхТаким образом, сформулируем основные проблемы технологии управления торговлей в условиях ООО «Фактор», требующие использования информационных технологий:- временные задержки при оформлении документов приводят к необходимости дополнительных затрат на расширения штата персонала менеджеров по продажам, либо к потере части клиентской базы;- необходимость получения сводной информации о продажах. Формирование данной информации необходимо для анализа необходимости развития бизнеса компании - определение приоритетных направлений деятельности, а также сворачивания убыточных. Отсутствие информационных технологий в данном сегменте не дает возможности формирования сводных аналитических отчетов, в результате чего фирма может нести убытки из-за наличия неэффективных товарных позиций.Таким образом, внедрение информационных технологий в деятельность специалистов по продажам ООО «Фактор» позволит более эффективно использовать ресурсы организации, повысит параметры прибыльности организации.2.2. Построение модели данных в информационной системе управления торговлей в ООО «Фактор»Информационная модель - совокупность информации, характеризующая существенные свойства и состояния объекта, процесса, явления, в которой однозначно определен каждый его элемент и обеспечена их логическая взаимосвязь. На основании приведенных бизнес-процессов можно построить ER-диаграмму базы данных. Диаграмма «сущность-связь» (ER-диаграмма) позволяет описывать концептуальные схемы предметной области. В данном случае она представляет собой нотацию Питера Чена, которая описывает объекты и отношения между ними. Основными компонентами такой модели являются сущности, их атрибуты и связи между ними. Как правило, физическим аналогом сущности в будущей базе данных является таблица, а физическим аналогом атрибута - поле этой таблицы. С логической точки зрения сущность представляет собой совокупность однотипных объектов или фактов, называемых экземплярами этой сущности. Физическим аналогом экземпляра обычно является запись в таблице базы данных. Логическая модель базы данных приведена на рис.2.3, физическая модель приведена на рис.2.4. Рисунок 2.3. Логическая модель базы данныхРис.2.4. Физическая модель базы данныхДля того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, её необходимо представить в цифровом виде, с этой целью её нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора. Основными объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки, описывающие процессы, место, время выполнения процессов, субъекты и объекты действия, отражаемые в показателе. Кодированию в документах подлежат те признаки, по которым выполняется группировка информации в ПК. В нашей информационной системе создан локальный классификатор, с использованием иерархического метода классификации. Кодированию подлежат товарные группы, предлагаемые ООО «Фактор».Кодирование - это процесс присвоения условных обозначений объектам и классификационным группам по соответствующей системе кодирования. В нашей информационной системе используется порядковая система кодирования. Порядковая система - это последовательное присвоение каждому объекту кодируемого множества  номера его порядка, т.е. в присвоении цифр натурального ряда в порядке расположения объектов. Этот порядок может быть случайным или определяться после предварительной группировки объектов, например, по алфавиту. Нормативно-справочная информация в автоматизированных системах представляет собой ядро единого информационного пространства предприятия (организации), включающее в себя набор справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов, используемых в деятельности предприятия. В разрабатываемой ЭИС в качестве нормативно-справочной информации используются внутренние правила ООО «Фактор» и перечень предлагаемых товаров.Входная информация - это информация, поступающая в фирму. В разрабатываемой ЭИС входной информацией является: Заявка клиента на покупку (информация о товаре, данные и контакты клиента для поддержания с ним связи), план продаж. Вся информация ООО «Фактор» хранится в базе данных в различных таблицах системы. В системе организованы таблицы «Клиенты» - включает в себя данные о клиентах, в таблице «Сотрудники» соответственно данные о сотрудниках отдела продаж, в таблице «Товары» информация по товарам.В таблице 2.1 приведено описание ключевых сущностей информационной системы учета продаж предприятия.Таблица 2.1. Описание ключевых сущностей информационной системыКодируемоемножествообъектовДлина кодаМощность кодаСистема кодированияСистема классификацииВид классификатораКод сотрудника51порядковаяотсутствуетотраслевойКод продукции121порядковаяиерархическаяфедеральныйКод группы продукции41порядковаяиерархическаяотраслевойКод контрагента41порядковаяотсутствуетотраслевойКод договора51порядковаяотсутствуетотраслевойКод операции101порядковаяиерархическийотраслевойКод скидки41порядковаяотсутствуетотраслевойВ таблице 2.2 приведен перечень связей информационной базы разрабатываемой системыТаблица 2.2. Связи информационной базыСущность 1Сущность 2Тип связиКонтрагентДоговор1:МДоговорОперация1:МСотрудникОперация1:МГруппаПродукция1:МДоговорПродукция1:МСкидкаДоговор1:МГлавной результатной информацией автоматизированной системы учета продаж ООО «Фактор» является отчет о продажах.Общий отчет отдела продаж аккумулирует основные данные, связанные с продажами компании за отчетный период. Именно этот документ еженедельно дает возможность коммерческому директору делать выводы о текущей работе компании.Персональный отчет о продажах менеджера отдела продаж позволяет самым простым способом определить, насколько эффективной была работа того или иного менеджера по продажам. При этом во внимание принимается не только объем продаж, но и количество привлеченных и потерянных клиентов, средняя стоимость и рентабельность сделок. Чем подробнее будет информация, тем объективнее оценка. Персональный отчет менеджера по продажам также дает возможность увидеть сильные и слабые стороны каждого менеджера и корректировать его работу в нужном направлении.Отчет о продажах по категориям товаров - чтобы узнать, какие товары приносят высокую прибыль, а от каких лучше отказаться, необходим подробный отчет о продажах по категориям товаров. Анализ данного отчета позволит выделить наиболее выгодные и убыточные продукты и на основании этого поменять ассортимент, ценовую политику и количество товара к реализации.В таблице 2.3. приведено описание структуры физической модели данныхТаблица 2.3. - Описание структуры данных физической модели данныхТаблицаПолеТип данныхSotr(справочник сотрудников)codefiotelemailloginrolpasswintchar(50)char(20)char(20)char(20)char(20)char(20)contrag(справочник контрагентов)codenameadrtelemailinnnam_bankrchintchar(50)char(50)char(20)char(30)char(20)char(30)char(30)Zakaz(журнал заказов)codecontragproddayday1kolispintintintdatedateintbooleanGoods(справочник продукция)codenamegroupzena1zena2edizmintchar(50)intmoneymoneychar(20)groups(справочник групп товаров)codenamecategintchar(50)char(20)Oper(журнал операций)codetypdayprodkolorgspecintintdateintintintintdiscount(журнал скидок)codeprodproclimitintintmoneyintОтчет о продажах автоматизированной системы учета продаж ООО «Фактор» включает:- № продажи;- ФИО клиента;- наименование проданного товара;- полученная прибыль;- ФИО бухгалтера, проводившего счет-фактуру;- ФИО менеджера по продажам, осуществлявшего оформление заявки;Итоговый отчет о продажах за период включает:- № отчета;- ФИО ответственного лица;- сумма полученной прибыли;- сумма затрат.Математическое обеспечение - это совокупность математических моделей и алгоритмов для решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники. В состав математического обеспечения входят: техническая документация (описание задач, алгоритмы решения задач, экономико-математические модели); средства МО (средства моделирования типовых задач управления, методы многокритериальной оптимизации, математической статистики, теории массового обслуживания и др.); техническая документация (описание задач, алгоритмы решения задач, экономико-математические модели); методы выбора МО (методы определения типов задач, методы оценки вычислительной сложности алгоритмов, методы оценки достоверности результатов).В дипломном проекте математические расчеты выполнены по следующим формулам:Общая сумма продаж ООО «Фактор» рассчитывается по формуле:Общая сумма продаж = ∑ оплат товаров. 2.3. Описание требований к программному продукту учета продажТаким образом, рассмотрев существующую технологию продаж в условиях ООО «Фактор», определим основные требования к программному продукту автоматизации работы менеджера по продажам ООО «Фактор».Элементы логического представления не имеют самостоятельного материального воплощения.Для создания конкретной физической системы необходимо реализовать все элементы логического представления в материальные сущности. На рис.2.5 приведена диаграмма компонент программного обеспечения.Рисунок 2.5. Диаграмма компонентов.Для описания таких сущностей используется физическое представление модели.Программный продукт является конфигурацией платформы «1С: Предприятие 8.2». Конфигурация содержит две основные компоненты (файлы конфигурации) - 1cv8.CD и 1cv8.pfl.Необходимые компоненты:- ОС Windows XP и выше;- Установленное ПО «1С: Предприятие 8.2»ОЗУ - от 512МБайт;Частота процессора - от 1,5ГГц.Разработанная программа представляет собой конфигурацию «1С: Предприятие 8.2» и содержит подсистемы:- Справочники;- Документы;- Отчеты.Разработка структур таблиц базы данных производится в режиме «Конфигуратор».3.Описание функционала ПО «1С: Предприятие» в условиях ООО «Фактор»3.1. Описание режимов работы ПО «1С: Предприятие»Пример работы со структурой базы данных «Сотрудники» приведен на рис.3.1. Работа с формой для ввода данных в справочник «Сотрудники» показана на рис.3.2.Рис.3.1. Структура справочника «Сотрудники»Перечень функций, выполняемый программным обеспечением:Ведение справочников:- Услуг;- Товаров- Сотрудников;- КлиентовРабота с документами:- Ввод операций;- работа с договорами.Работа с отчетами.В процессе работы с программой доступны режимы работы с печатными формами:- Печати чека;- Печати договора;- Печати карточки клиента;- Печати карточки сотрудника.Рассмотрим технологию установки программного обеспечения и технологию работы с основными режимами.Для установки программного обеспечения необходимо запустить оболочку «1С: Предприятие 8.2» и создать новую информационную базу, указав путь к приложенной информационной базе.Для входа в программу необходимо выбрать из имеющихся информационных баз необходимую и провести запуск в режиме «1С: Предприятие».Окно справочников показано на рис.3.2.Рис.3.2. Режим справочниковРис.3.3. Справочник «Сотрудники»Рис.3.4. Режим создания счета для клиентаНа рис.3.5 приведена печатная форма счета на оплату для клиентов. На рис.3.6 показан режим журнала продаж, на рис.3.8 - печатная форма «Расходная накладная», на рис.3.9 - печатная форма счет-фактуры, на рис.3.10 - форма «Торг-12», на рис.3.11 - отчет «Оборотно - сальдовая ведомость», на рис.3.12 - отчет «Книга продаж».Рис.3.5. Счет на оплатуРис.3.6. Журнал продажРис.3.7. Ввод реализации товараРис.3.8. Расходная накладная (печатная форма)Рис.3.9. Счет-фактура (печатная форма)Рис.3.10. Печатная форма Торг-12Рис.3.11. Отчет «Оборотно - сальдовая ведомость»Рис.3.12. Отчет «Книга продаж»Таким образом, рассмотрев основные режимы работы программы, показана, что внедрение ПО «1С: Предприятие» в технологию управления продажами ООО «Фактор» соответствует технологии работы специалистов и позволяет автоматизировать заявленные задачи.3.2.Методы администрирования ПО 1С в условиях ООО «Фактор» В рамках выполнения дипломной работы мной также было проведено изучение технологии администрирования ПО 1С: Предприятие.Эффективное управление пользовательскими учетными записями позволит повысить защищенность системы, снизить вероятность ошибок пользователей вследствие влияния человеческого фактора, позволить реализовать протоколирование действий пользователей.В условиях ООО «Фактор» используются следующие конфигурации ПО «1С:Предприятие»:- Бухгалтерский учет;- Комлексная.Рассмотрим организацию технологии администрирования информационных ресурсов ООО «Фактор». Основными методами администрирования ПО «1С: Предприятие» является администрирование на уровне программного обеспечения (регулирует доступ к режимам работы программного обеспечения), а также администрирование на уровне контроллера домена (регулирует доступ к ПО через доменные учетные записи пользователей).Обязанности администратора ПО «1С:Предприятие» в условиях ООО «Фактор» возложены на ИТ-специалиста. На рисунке 12 приведена схема документооборота администрирования ПО «1С:Предприятие» в условиях ООО «Фактор».Рисунок 12 - Схема документооборота в администрировании ПО 1СКак показано на рисунке 12, организация предоставления доступа пользователей к ПО 1С организована следующим образом:1. Начальник профильного отдела подает формализованную заявку на предоставление прав доступа к БД 1С:Предприятие на имя администратора базы данных. Заявка содержит следующие позиции:- тип действия: предоставление, изменение, закрытие прав доступа;- доменное имя специалиста;- ФИО и должность специалиста;- уровень доступа;- срок исполнения заявки.Заявка визируется руководителем организации.2. Администратор базы данных вносит изменения в документы «Таблица разграничения доступа к информационным ресурсам», «Профиль разграничения доступа к информационным ресурсам».3. При необходимости администратор формирует парольную карточку доступа к базе данных для выдачи пользователю и выдает ее под роспись с отметкой в соответствующем журнале.4. Администратор базы данных информирует начальника профильного отдела об исполнении заявки.Как показано на рисунке 14 - аутентификация пользователя возможна как через справочник «1С: Предприятия», так с использованием доменной учетной записи (рисунок 15). На рисунке 16 показан режим добавление интерфейса пользователя.Рисунок SEQ Рис. \* ARABIC 4 - Добавление нового пользователяРисунок SEQ Рис. \* ARABIC 5 - Добавление доменной учетной записи для доступа к БДРисунок SEQ Рис. \* ARABIC 6- Добавление интерфейса пользователяРежим конфигуратора позволяет отслеживать пользователей. работающих в данный момент с информационной базой. Окно мониторинга пользователей приведено на рисунке 17.Рисунок SEQ Рис. \* ARABIC 7- Список активных пользователейРисунок 1 SEQ Рис. \* ARABIC 8- Журнал регистрации действий пользователейВ таблице 8 приведены режимы доступа пользователей к ПО «1С: Бухгалтерский учет»Таблица 8. Режимы доступа к ПО «1С: Бухгалтерский учет» в ООО «Фактор»Должность специалистаИнтерфейсОписание функционалаГлавный бухгалтерПолные праваОтчетность по технологии бухгалтерского учетаСпециалист отдела бухгалтерского учетаБухгалтерРабота с бухгалтерской отчетностью, формирование бухгалтерских проводок, учет основных средств и НМА, работа с проводками, проведение операций по расчетному счетуИТ-специалистАдминистраторАдминистрирование ПОРисунок SEQ Рис. \* ARABIC 9- Назначение ролей пользователей ПО «1С: Бухгалтерский учет» в ООО «Фактор»Как было показано выше, все действия с пользовательскими учетными записями протоколируются в таблицах разграничения доступа, принадлежащих номенклатуре дел ИТ-специалиста ООО «Фактор». В Приложении 1 приведен пример таблицы доступа пользователей к информационной базе «1С: Предприятие» в условиях ООО «Фактор».Одной из основных администраторских функций является осуществление операций с базами данных, к которым относятся: резервное копирование, восстановление, загрузка/выгрузка конфигураций, установка обновлений. Резервное копирование - создание резервных копий - информационных ресурсов «1С: Предприятие» осуществляется в целях обеспечения возможности их восстановления при нарушении целостности.Резервное копирование служебных информационных ресурсов осуществляется администратором соответствующего ресурса, в соответствии с руководством администратора соответствующего ресурса, утвержденным регламентом или утвержденной технологической инструкцией. Резервное копирование информационного ресурса выполняется путем создания необходимого для безусловного и своевременного восстановления нарушения его целостности количества копий. В целях возможности обеспечения целостности ресурса, в случае потери функциональности резервных копий информационных ресурсов ООО «Фактор» (повреждение, поломка носителя) осуществляется их архивирование, в соответствии с частными инструкциями или программно-эксплуатационной документацией на соответствующий ресурс. Допускается обеспечение возможности восстановления целостности информационных ресурсов их дублированием на средствах вычислительной техники. Порядок актуализации дублирующего ресурса определяется руководством ООО «Фактор», принявшим решение о применении такого способа обеспечения целостности ресурса.Резервное копирование официальных и проектных информационных ресурсов в ООО «Фактор» осуществляется в целях обеспечения безусловного их восстановления в приемлемые сроки в случае нарушения целостности.Периодичность и способы выполнения резервного копирования информационных ресурсов определяется:их назначением и функциональными особенностями (важностью, изменчивостью и т.д.);особенностями реализующих эти ресурсы программно-аппаратных комплексов.Резервное копирование официальных и проектных ресурсов выполняется ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно. В зависимости от задач и средств копирования, может выполняться полное, дифференциальное или инкрементальное копирование. Копирование может выполняться как с архивированием данных, так и без архивирования.Для отдельных ресурсов может устанавливаться дополнительная периодичность создания копий, например, до и после выполнения определенного этапа работ