«Документы и их назначение»

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы изучения назначения отдельных систем документации предприятия.
Место защиты:Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение
высшего образования
«Московский государственный машиностроительный университет (МАМИ)»
/Университет машиностроения/
Дата защиты:20.05.2016
Полученная оценка: 5 (отлично)

...

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ, ЕГО ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ И ВИДЫ 5
1.1 Соотношение понятий документированная информация и документ 5
1.2 Основные функции документов и их классификация 10
ГЛАВА 2 НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ МУП «КОММУНАЛЬЩИК» МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ПРИМОРСКО-КУЙСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ" 17
2.1 Основные виды деятельности их отражение в документации МУП «Коммунальщик» 17
2.2 Назначение применяемых систем документации МУП «Коммунальщик» 23
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 30

1.1 Соотношение понятий документированная информация и документ
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п. Так коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде. Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.
Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, в сфере юриспруденции документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.
В Национальном стандарте РФ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение понятию «документ» - документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.[1]
Выполняя множество функций, документ, прежде всего, выступает носителем информации. Он является основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. От объективности, достоверности, оперативности и полноты представленной в документе информации зависят своевременность и правильность принятого решения.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» трактует документированную информацию как зафиксированную на материальном носителе путем документирования информацию с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.[2]
Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации, следовательно и документа, выступают: релевантность, полнота, полезность, своевременность, новизна, доступность, защищённость, ценность и эргономичность.
Релевантностью называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя. С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации – её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. [3, с. 8]
Следующей существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений.
Качество принимаемых решений также зависит от своевременности информации представленной в документе, т.е. её способности соответствовать запросам потребителя в нужный момент времени.
Одно из свойств документированной информации – её доступность, т.е. возможность получения потребителем.
Следующее свойство документированной информации – ее защищенность, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа, изменения и искажения её со стороны других лиц.
Ещё одним важным свойством документированной информации является её эргономичность, т.е. оптимальность формы или объёма информации для конкретного потребителя.
Наконец, не менее важным свойством документированной информации является её

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Администрирование любого предприятия осуществляется посредством документов. Они обеспечивают закрепление и изменение правовых норм и правоотношений в обществе посредством законодательных и нормативные актов. После передачи документов на архивное хранение, они приобретают функцию исторического источника.
Функциональное назначение документов велико, т. к. одновременно они выполняют несколько функций. В силу своей многофункциональности документы могут выполнять одновременно несколько задач и служить различным целям.
Сам по себе документ, как правило, не существует: он является эле ментом системы более высокого уровня и входит в соответствующую сис¬тему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
В деятельности предприятия самостоятельно функционируют локальные системы кадровой, плановой, бухгалтерской документации. Правила их оформления, хранения и использования строго нормированы. Они выделены в номенклатуру дел самостоятельными разделами и не входят в административную систему документации, имея свою информационно-поисковую систему.
Цель данной работы всесторонне изучить понятие документа в делопроизводстве и его основные виды и назначение на примере систем документации объекта исследования. Для реализации поставленной цели необходимо решение следующих задач:

Общая функция всех документов - способность содержать информацию, передавать эту информацию во времени и на расстояние. Среди функций документа выделяются общие и специфические. К общим функциям относятся:информационная - любой документ создается для сохранения информации;коммуникативная - документ выступает в качестве средств связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между организациями;культурная - документ средств закрепления и передачи культурных традиций.К специфическим функциям документа относятся:управленческая - документ является инструментом управления (управленческие документы);правовая - документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений (заключительные и нормативные акты, документы представляемые в суд);функция исторического источника - документы выступают в качестве исторических сведений о развитии общества после того, как документа выполняют свои оперативные функции и поступят на хранение в архив. [7, с. 9]В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПК, полученные по факсу и т. д. Приведем следующую многоаспектную классификацию документов, с которыми приходится взаимодействовать сотрудникам организации:по источникам возникновения различают три основных потока документов:а)документы, поступающие из других организаций, задействованные в документообороте (входящие):документы, не требующие ответа;документы, требующие ответа;личная корреспонденция;обращения граждан;документы, поступающие из подведомственных организаций (филиалов, дочерних структур и др.), требующие регистрации в системе документооборота;б)документы, отправляемые в другие организации (исходящие):ответы на входящую корреспонденцию, присланную из организаций, задействованных в процессе документооборота;ответы на запросы граждан (частных физических лиц);в)документы, сформированные сотрудниками организации и утвержденные руководителем (служебные записки, приказы, поручения и др.), требующие регистрации в системе документооборота (внутренние);1) По форме представления все документы могут быть представлены:а) на бумажном носителе;б)на электронном носителе (в электронном виде), использующиеся, в частности, в качестве поручений, отсылаемых начальником подчиненным по электронной почте;в)с электронной цифровой подписью.По срокам исполнения и рассмотрения все документы можно разделить на две части:а)регламентные, работа с которыми должна производиться в строго отведенный для этой цели временной интервал;б)нерегламентные документы - с произвольным сроком рассмотрения и исполнения;По сфере использования:а)организационно-распорядительные;б)финансовые;в)научно-технические;г)отчетно-статистические;д)справочные;По структуре:а)простые;б)сложно-структурированные;По степени допуска:а)открытые;б)с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну);6) по происхождению:а) официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);б)личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы);По юридической силе:а)оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);б)копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинника и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);в)отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);г)заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);д)выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);е)дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника;по форме изложения (степени унификации):а)индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);б)трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);в)типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления -типовые инструкции);г)примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);д)унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации);по срокам исполнения:а)срочные (с указанием срока исполнения);б)с произвольным сроком исполнения;по срокам хранения:а)временного хранения (до 10 лет);б)долговременного хранения (свыше 10 лет);в)постоянного хранения. [10, c. 9-12]Вне зависимости от принадлежности документа к какому-либо из выделенных классов, любой документ имеет два свойства - информативное и эксплуатационное:Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др.К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.Документы, функционирующие в сфере управления, называются организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие системы документации: Система распорядительной документации; Система справочно-информационной документации;Система организационно-правовой документации.Система кадровой документации.Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации. Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. В условиях коллегиального принятия решений, как правило, издаются постановления, реже - решения.В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.В состав информационно-справочных документов входят протокол, служебная записка, докладная и объяснительные записки, заявление, справка, все разновидности переписки.Особенностью документов справочно-информационной группы является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Организационно-правовые документы содержат ряд правил, норм, положений, определяющих статус организации, ее структуру, компетенцию, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права и обязанности, ответственность и другие некоторые аспекты. Иными словами в них фиксируется организационная деятельность предприятия. Организационно-правовые документы обычно подразделяют на учредительные документы юридического лица (учредительный договор и устав) и организационные документы (положение о структурных подразделениях, коллегиальных совещательных органах, штатное расписание, регламент организации, инструкции по вопросам деятельности).Система кадровых документов призвана регулировать трудовые отношения внутри организации.Многообразие видов документов обусловлено многогранностью самого понятия документ и многофункциональностью документационной информации в целом.ГЛАВА 2 НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ МУП «КОММУНАЛЬЩИК» МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ "ПРИМОРСКО-КУЙСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ"2.1 Основные виды деятельности их отражение в документации МУП «Коммунальщик»Муниципальное унитарное предприятие «Коммунальщик» муниципального образования «Приморско – Куйский сельсовет» создано в соответствии с Постановлением Администрации муниципального образования «Приморско – Куйский сельсовет» Ненецкого автономного округа от 19.03.2008 года №16 «О создании муниципального унитарного предприятия «Коммунальщик» муниципального образования «Приморско – Куйский сельсовет».Предприятие осуществляет свою деятельность в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 14 ноября 2002 года № 161 – ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» и Уставом.Адрес предприятия: Российская Федерация, Ненецкий автономный округ, поселок Красное, улица Северная, дом 21.Предприятие создано в целях осуществления деятельности по выполнению работ, в сфере жилищно - коммунальных услуг на территории муниципального образования «Приморско – Куйский сельсовет». Для достижения целей Предприятие осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке следующие виды деятельности:планирование работ по обслуживанию и содержанию общего имущества жилищного фонда и обеспечению граждан, арендаторов и собственников нежилых помещений жилищно-коммунальными услугами;обеспечение содержания, технического обслуживания и ремонта общего имущества жилищного фонда;обеспечение надлежащего противопожарного, экологического и санитарного состояния обслуживаемого фонда;обеспечение соблюдения гражданами, проживающими в муниципальном жилищном фонде, правил пользования жилыми и нежилыми помещениями, местами общего пользования и придомовой территорией;исполнение функций заказчика на работы по эксплуатации и ремонту помещений, зданий и сооружений;обеспечение сбора платы с населения, арендаторов и собственников нежилых помещений за предоставленные жилищно-коммунальные услуги, взыскание в установленном порядке задолженности потребителей по оплате жилищно-коммунальных услуг;чистка и уборка помещений, проведение мероприятий по благоустройству и озеленению придомовых территорий;разработка предложений по эффективному использованию нежилых помещений и их практическая реализация;производство отделочных работ;торгово-закупочная деятельность;изготовление проектов, составление сметной документации;подготовка документов и проведение мероприятий совместно с Администрацией муниципального образования «Приморско-Куйский сельсовет» Ненецкого автономного округа, по переселению граждан из ветхо-аварийного муниципального жилищного фонда;заключение договоров найма с нанимателями жилых помещений в домах муниципального жилищного фонда и общежитиях;заключение договоров на техническое обслуживание жилых и нежилых помещений и предоставление коммунальных услуг;проведение пусконаладочных и монтажных работ;подготовка плана текущего ремонта на год и осуществление периодической отчетности по выполненным работам;управление многоквартирными жилыми домами;сбор и вывоз бытовых отходов и мусора;организация освещения улиц и установки указателей с названиями улиц и номерами домов;предоставление ритуальных услуг и содержание мест захоронения;организация системы предоставления дополнительных платных услуг населению по ремонту конструктивных элементов и оборудования отдельных квартир или одноквартирных домов любых форм собственности;организация отдельных видов подготовки и производства материалов, необходимых для осуществления своей основной деятельности;организация системы предоставления коммунальных услуг по теплоснабжению, водоснабжению и водоотведению населению, арендаторам и собственникам нежилых помещений, а также объектам соцкультбыта и другим хозяйствующим субъектам всех форм собственности;осуществление мероприятий по гражданской обороне, защите населения и территории поселения от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;деятельность аварийно-спасательных формирований на территории муниципального образования «Приморско-Куйский сельсовет» Ненецкого автономного округа;разработка, организация и проведение энергосберегающих мероприятий;организация и проведение оборонных мероприятий по вопросам мобилизационной подготовки, гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям в соответствии с действующим законодательством;осуществление иной хозяйственной деятельности, направленной на достижение уставных целей, в пределах, предусмотренных действующим законодательством и Уставом предприятия.Предприятие также вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные федеральным законодательством.Широкий спектр видов деятельности МУП «Коммунальщик» находит сове отражение в документах организации.Организационная деятельность МУП «Коммунальщик» фиксируется в организационно-правовых документах. К организационно-правовым документам МУП «Коммунальщик» следует отнести устав организации, положения о структурных подразделениях МУП «Коммунальщик», штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности: инструкция по делопроизводству в МУП «Коммунальщик», должностные инструкции работникам.В соответствии с Уставом управление муниципальным унитарным предприятием «Коммунальщик» осуществляет директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой сельсовета или по его решению другим органом, в порядке определенном нормативно-правовыми актами собственника имущества. Директор назначается на должность и освобождается постановлением Главы муниципального образования «Приморско – Куйский сельсовет», является единоличным представительным органом Предприятия и самостоятельно решает все вопросы его деятельности.Директор действует от имени предприятия без доверенности, представляет его интересы на территории Российской Федерации и за ее пределами, открывает счета в кредитных учреждениях, совершает в установленном порядке сделки от имени предприятия, утверждает структуры и штаты предприятия, осуществляет прием на работу работников предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке установленном законодательством. Директор предприятия подотчетен собственнику имущества предприятия. Директор предприятия организует выполнение решений учредителя предприятия.Весь персонал предприятия распределяется на шесть структурных подразделений: аппарат управления, ремонтная группа, баня, теплоснабжение, водоснабжение, сбор и вывоз твердых бытовых отходов. Всеми подразделениями непосредственно руководит директор. Схема организационной структуры МУП «Коммунальщик» представлена на рисунке 1 данной работы.Рисунок 1 - Организационная структура МУП«Коммунальщик» муниципального образования «Приморско – Куйский сельсовет».Поскольку управление МУП «Коммунальщик» осуществляется на принципах единоначалия, то распорядительная документация предприятия представлена приказами, распоряжениями, указаниями.В соответствии со штатным расписанием штатная численность предприятия составляет 47 человек. Из них административный персонал – 9 человек, инженерный персонал – 2, а рабочий персонал – 36 человек.Трудовые правоотношения работодателя МУП «Коммунальщик» и работников регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации.Всю документацию по личному составу в МУП «Коммунальщик», в том числе организационно-распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке - по этапам трудового цикла работника:документация, связанная с комплектованием персонала МУП «Коммунальщик»;документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в МУП «Коммунальщик»;документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с МУП «Коммунальщик», т. е. с увольнением.Первичная учетная документация по личному составу, в свою очередь, подразделяется на две группы документов:по учету кадров;по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Информационно-справочные документы в МУП «Коммунальщик» представлены служебными, докладными и объяснительными записками, протоколами отчетного собрания УК перед собственниками жилых помещений, актами о выполнении работ, различного рода перепиской.В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач самой организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется, как правило, с помощью договоров. Поскольку реализуемые виды деятельности МУП «Коммунальщик» носят договорной характер, особое место в документации предприятия занимают различного рода договоры, в частности договоры управления многоквартирными домами.Каждый вид документации, применяемый в МУП «Коммунальщик», имеет свое определенное назначение.2.2 Назначение применяемых систем документации МУП «Коммунальщик»Каждый документ, функционирующий в системе делопроизводства МУП «Коммунальщик», имеет свое строго определенное назначение.Организационная деятельность МУП «Коммунальщик» фиксируется в организационно-правовых документах.