Организация работы с документами в общем отделе Администрации Советского района г. Казани

В качестве заключения по работе можно сделать вывод, что документооборот в организациях ведется с учетом 1) законодательных норм Российской Федерации или другого территориального подразделения, 2) особенностями организации и ее методическими документами, 3) контроля со стороны руководства.
Цель проекта была достигнута, а задачи выполнены. Рассмотрим подробнее.
Были рассмотрены структура и функции Общего отдела Администрации Советского района г.Казань, к которым в большей мере относится работа с внутренними, исходящими и входящими докмуентами, их верное составление, контроль и отправка.
Я выявила ряд законодательных и нормативных документов, которыми руководствуется общий отдел Администрации Советского района Г.Казань, а также и привела список локальных докмуентов, которые описывают процесс ...

ВВЕДЕНИЕ 3
Глава 1. Общий отдел администрации советского района г. Казань
1.1. Структура и функции общего отдела 6
1.2. Нормативно-правовые и нормативно-методические основы организации работы с документами в общем отделе 10
1.3. Использование автоматизированных технологий в работе с документами в общем отделе 24
Глава 2. Составление и оформление документов в общем отделе
2.1. Этапы работы с документами в общем отделе Администрации Советского района города Казани 28
2.2. Виды документов 38
2.3. Составление и оформление организационно-распорядительных документов 47
2.4.Организация работы с обращениями граждан 52
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 60
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 62
ПРИЛОЖЕНИЯ 67

Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне различных организаций, государственных учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.
Документы, зафиксировав информацию, тем самым, обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека.
Работы с документами в администрации районов городов, и конкретно в определенных отделах – это очень актуал ьная тема, так как от того, насколько оперативно, качественно и четко будет составлен, подготовлен, подписан или рассмотрен документ или обращение гражданина, иногда зависит судьба семьи, строящегося объекта или же инициативы граждан.
Данный вопрос настолько актуален, что из года в год анализу подвергаются документопотоки, электронный системы документооборота и т.п. различных частных организаций и органов муниципальной власти. Каждый специалист предлагает свой подход в совершенствовании работы с обращениями граждан, или переходом на электронную систему вместо бумажной и т.п.
Администрации районов российских городов – это исполнительные органы муниципальной власти, которые осуществляют важную функцию по работе с населением, осуществляют контроль за различными городскими объектами и т.п.
Цель выпускной квалификационной работы – проанализировать организацию работы с документами в общем отделе администрации советского района города Казань.
Задачи:
- рассмотреть структуру и функции общего отдела;
- проанализировать нормавтино-правовые и нормавтивно-методические основы организации работы с документами в общем отделе;
- привести примеры использования автоматизированных технологий в работе с документами в общем отделе;
- рассмотреть этапы работы с документами;
- проанализировать виды документов, присутствующие в общем отделе;
- описать процесс составления и оформления организационно-распорядительных документов;
- проанализировать организацию работы с обращениями граждан.
Объект исследования – общий отдел Администрации Советского района Исполнительного комитета муниципального образования Г. Казани, предмет – организация работы с документами в этом отделе.
Научная новизна исследования имеет место быть, так как источники, которые были проанализированы, в том числе и эмпирическая база работы; изданы в 2010-2015 гг, что позволяет сделать новые и индивидуальные выводы по поводу проблем и организации работы с документами в конкретном государственном учреждении. Научная новизна также имеется потому, что автор внимательно проследил и исключил те законодательные акты и методические документы, которые к июню 2015 утратили силу.
Степень изученности темы относительно высока, так как имеются не только монографии по теме, но и статьи специалистов документоведения, которые работают в различных государственных инстанциях, и имели возможность проанализировать конкретные примеры работы с документами, а также выявить недостатки работы документационных систем или других объектов исследований.
Литературу по теме можно разделить на общую, раскрывающую общий порядок ведения организационно-распорядительного делопроизводства, и специальную, в которой рассматривается документационное обеспечение деятельности региональных и местных структур муниципальной власти. Эти группы публикаций представлены, учебными пособиями, справочными изданиями, статьями в периодических изданиях.
При работе над бакалаврской работы были использованы труды таких известных специалистов в области документоведения как Т.А.Быкова, Л.М. Вялова, Л.В.Санкина «Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления». , Н.С. Ларькова «Документоведение» , Ю.Е. Травкина «Персональные данные» , И.Н. Кузнецова «Делопроизводство» В.Ф.Янковая «Альбом форм документов, применяемых в деятельности организации» А.В. Новохатский «Электронная приемная».
Отдельную группу статей, важную для раскрытия темы, составляют работы по документационному обеспечению деятельности конкретных структур региональной и местной власти, органов самоуправления.
Данные статьи были взяты из журнала: С.И. Афанасьева «О требованиях к системам управлением электронными документами в контроле их качества электронный журнал «Делопроизводство» , С.Л. Кузнецова «Новые правила электронного документооборота», журнал «Делопроизводство»
При подготовке выпускной квалификационной работы были использованы нормативно-правовые источники:
Главный нормативно-правовой акт Конституция Российской Федерации.
Законодательные акты:
Федеральный закон «О муниципальной службе в Российской Федерации»; Федеральный закон "О государственном языке Российской Федерации»; Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации»; Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации; Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов»; ФЗ «О муниципальной службе в РФ»;ФЗ «О персональных данных»;Федеральный закон «Об электронной подписи»;Федеральный закон «Об общих принципах организации законодательных (представительных) исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации»; Федеральный закон «Об общих принципах местного самоуправления в РФ»; Указ Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»; Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»
Нормативно-методические документы:



Источниковую базу исследования составили, законодательные акты:



Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.

 

Ходатайства о награждении, адресованные руководителю, принимаются непосредственно организационным управлением, ходатайства о награждении, адресованные Мэру города Казани, - отделом наград Казанской городской Думы.Судебные запросы, исковые заявления, кассационные и апелляционные жалобы предприятий, учреждений, организаций, физических лиц, письма судебных инстанций, решения, определения, извещения, претензии, судебные повестки, а также требования, постановления судебных приставов о возбуждении исполнительного производства с незначительной суммой иска (до 1000 рублей) сканируются, регистрируются и с регистрационным заданием (регистрационной карточкой) направляются каскадно в системе электронного документооборота на рассмотрение:1) правовому управлению для координации, контроля и последующего согласования;2) первым заместителям, заместителям руководителя администрации. руководителю Администрации согласно распределению полномочий для рассмотрения, участия в судебных заседаниях и представления информации (исходящее письмо-ответ либо информация об исполнении). Кроме того, документы судебных органов при регистрации в системе электронного документооборота автоматически направляются на рассмотрение в нормативно-правовое управление аппарата Казанской городской Думы.Устанавливаются следующие сроки рассмотрения документов, полученных от судебных органов:1) правовому управлению - календарный месяц;2) соисполнителям:- если указана дата рассмотрения или представления сведений (информации), то третий рабочий день от указанной даты;- в иных случаях – не более 20 календарных дней. Письма-ответы на запросы судебных органов и информация о результатах рассмотрения судебных документов готовятся первым соисполнителем. Выдача оригиналов исполнительных листов для исполнения по зарегистрированным документам осуществляется в течение трех дней с даты получения поручения исполнителем.При регистрации вышеуказанной корреспонденции в системе электронного документооборота вводятся следующие реквизиты: адресат (отправитель), адресат(ы) (получатель, получатели), переадресация (если документ на имя Мэра города Казани), тип, исходящие номер и дата документа, подписант(ы), краткое содержание, тема, наименование документа), источник поступления (факс, е-mail), номер по номенклатуре дел, дополнительная информация (при необходимости). Затем в системе электронного документооборота отсканированный документ прикрепляется к регистрационной карточке. На бумажном варианте документа проставляется штамп установленного образца в правом нижнем углу первого листа, на котором указывается очередной порядковый номер в пределах календарного года согласно номенклатуре дел, дата регистрации.Письма предприятий, учреждений, организаций на татарском языке направляются в системе электронного документооборота в общий отдел управления делопроизводства для перевода на русский язык. Файл с переводом текста письма прикрепляется к оригиналу.В регистрационном задании (регистрационной карточке) в системе электронного документооборота указываются срок исполнения, исполнитель и соисполнители. Ответственный исполнитель, который готовит на основе информации соисполнителей обобщенный ответ, определяется по тематике наибольшего числа вопросов, содержащихся в обращении, или по вопросу, изложенному в начале письма. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» ответственному исполнителю устанавливается срок рассмотрения, равный одному месяцу, если в документе не указан иной срок, соисполнителям – не более 20 календарных дней. Помощниками, референтами первых заместителей, заместителей руководителя администрации, руководителя администрации Советского района ИКМО Г. Казани согласно регистрационному заданию (регистрационной карточке) в системе электронного документооборота формируется проект поручения, который передается на рассмотрение. При поступлении ошибочно направленных в системе электронного документооборота регистрационных заданий (регистрационных карточек) или необходимости дополнить список соисполнителей помощники, референты вышеуказанных должностных лиц возвращают документ в отдел документооборота в системе электронного документооборота с указанием причины возврата.Выдача на бумажном носителе необходимых для работы приложений к входящим документам (брошюры, листы согласования и т.д.) осуществляется общим отделом в течение трех дней со дня получения поручения исполнителем.Руководители структурных подразделений администрации, учреждений, организаций, которым направлены на рассмотрение входящие документы, обязаны принять исчерпывающие меры по их качественному выполнению в сроки, указанные в регистрационном задании (регистрационной карточке) в системе электронного документооборота. По итогам рассмотрения входящего документа исполнитель готовит письмо-ответ, информацию для снятия с контроля (на закрытие) или установления нового контрольного срока исполнения документа (на продление).Координацию работы по исполнению поручения, содержащегося в регистрационном задании (регистрационной карточке) в системе электронного документооборота, осуществляет руководитель, указанный в резолюции первым, если не оговорено иное. Если для решения поставленных во входящем документе вопросов необходимо дополнительное время, сроки подготовки ответа могут быть продлены, но не более чем на один месяц. Ответы на письма предприятий, учреждений, организаций подписываются первым заместителем, заместителем Руководителя МКУ администрации советского района ИКМО города Казани, руководителем администрации советского района ИКМО города Казани, курирующим вопросы, изложенные в письме.Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органов местного самоуправления, в течение семи дней направляется в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которого входит их решение, о чем автор обращения уведомляется в письменном виде. Переадресование обращения осуществляет первый заместитель, заместитель Руководителя администрации советского района ИКМО города Казани, руководитель администрации советского района ИКМО города Казани, курирующий вопросы, изложенные в обращении. Информация о проделанной соисполнителями работе представляется ответственному исполнителю в системе электронного документооборота. Ответственный исполнитель обобщает данные сведения, готовит письмо-ответ либо информацию о результатах рассмотрения документа, которые направляются им на согласование в отдел документооборота. Общий отдел:регистрирует исходящий ответ и подтверждает свое согласие с исполнением регистрационного задания (регистрационной карточки) либо возвращает его исполнителю на доработку с внесением в системе электронного документооборота комментария о причине несогласия;подтверждает свое согласие с информацией о результатах рассмотрения документа либо возвращает ее ответственному исполнителю на доработку с внесением в системе электронного документооборота комментария о причине несогласия;подтверждает свое согласие с ответом, подготовленным ответственным исполнителем и подписанным руководителем структурного подразделения Исполнительного комитета, либо возвращает его ответственному исполнителю на доработку с внесением в системе электронного документооборота комментария о причине несогласия.При согласовании проверяется наличие электронно-цифровой подписи.Общим отделом ежемесячно в системе электронного документооборота формируется отчет о неисполненных или просроченных поручениях, содержащихся в регистрационных заданиях (регистрационных карточках), который направляется на электронный адрес помощников первых заместителей, заместителей руководителя администрации, руководителя Администраци. Информация о неисполненных или просроченных поручениях, содержащихся в регистрационных заданиях (регистрационных карточках), ежемесячно доводится начальником управления делопроизводства до руководителя администрации.Входящие документы с информацией о проделанной работе или письма-ответы на них, подписанные руководителем структурного подразделения Исполнительного комитета, подлежат хранению в соответствующей базе данных в системе электронного документооборота в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.Входящие документы после регистрации раскладываются в определенном порядке, прошиваются степлером, комплектуются в нарастающем порядке в соответствии с номенклатурой дел, подшиваются в архивные дела и оформляются согласно установленным требованиям. По истечении календарного года документы, зарегистрированные до 31 декабря включительно, передаются на бумажном носителе в управление муниципального архива не позднее 30 января следующего года.Информация о ходе работы с письмами предприятий, учреждений, организаций сообщается их представителям отделом документооборота, отделом контроля за исполнением поручений руководителя администрации советского района ИКМО города Казани контрольного управления. При работе с исходящими документами их изготовление осущестлвяется в электронном виде, и вводится в систему. Письмо-ответ подготовавливается на языке пишущего. При наличие ошибок исходящий документ возвращается исполнителю. На исходящем документе должен иметься регистрационный номер или вносится ответ и дата, в которую да письмо осущестлвяется ответ. Телеграммы должны быть написаны буквами русского или латинского алфавита, адрес - исключительно буквами русского алфавита (согласно ГОСТ Р6-30-2003). Рисунок 2.2. Этапы работы с исходящими документамиВ основные этапы работы с исходящими докмуентами входит составление черновика докмуента, огласование докмуента ответственым за посылку лицом, внесение докмуента в электронную систему (регистрация докмуента), отправка докмуента.Обратим внимание, что документы зачастую составляются исполнителями, отметка о которых содержится в левом нижнем углу документа, а отправляется от имени другого должностного лица, к которму может идти на подпись. Поэтому данный этап просто необходим. Внутренние документы.К внутренним относятся организационные документы, которые определяют задачи, функции организации в целом, а также её структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, длительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.Внутренним документам одного и того же содержания, направляемым нескольким адресатам, присваивается один регистрационный номер.Если регистрируемый внутренний документ является ответом на ранее присланный входящий или внутренний документ, обязательным является заполнение поля «Ссылки» с указанием ссылки на регистрационный номер и дату ранее присланного входящего или внутреннего документа.Допускается передача подлинников внутренних документов и их копий из одного структурного подразделения в другое структурное подразделение. При этом все это отражается в автоматизированной системе.Таким образом, в основные этапы работы с внутренней докмуентацией можно включить: составление черновика документа, согласование или его утверждение ответственным должностным лицом, контроль документа, внесение его в электронную систему, снятие с контроля, внесение в дело.№Технологическая операцияИсполнительРуководительструктурногоподразделенияОбщий отделОтветственный за делопроизводство в структурном подразделении1Разработка документа2Согласование3Доработка проекта документа4Повторное согласование, подписание документа5Регистрация документа6Передача документа адресату7Рассмотрение документа и наложение резолюции8Запись резолюции и постановка документа на контроль9Передача документа на исполнение10Исполнение документа11Внесение в систему сведений об исполнении документа12Снятие документа с контроля13Отнесение документа в дело14Сдача дел в протокольную частьРисунок 2.3. Маршрут внутренних докмуентов по основным этапам движенияУделим также внимание формированию дел и составлению Номенклатуры дел.С момента заведения и до передачи в архив Администрации дела хранятся по месту их формирования. Они располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой и имеют соответствующую индексацию, которая указывается на корешках обложек дел.Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя общего отдела. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, где указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив Администрации. Для обеспечения сохранности документов под архив выделяется помещение, которое должно отвечать действующим правилам и нормам противопожарной безопасности. Режим архивного хранения документов должен соответствовать нормативно установленным физико-техническим, санитарно-гигиеническим и другим требованиям. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.Номенклатура дел имеет следующие графы: «Индексы дел», «Заголовок дела», «Количество томов (дел)», «Срок хранения и № статей по перечню», «Примечание». Сроки хранения дел, не указанных в перечне сроков хранения Администрации Советсткого района г.Казань, устанавливаются Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК).2.2. Виды документовВ Общем отделе оформление документов ведется в смешанной форме. Смешанная форма поразумевает под собой использование документов как на бумажном носителе, так и на электронном.Смешанная форма позволяет иметь многочисленные преимущества, а именно:- защита при экстренных ситуациях (к примеру, пожар или же, наоборот, порча электронных носителей),- экономия бумаги (экологический подход к работе с документами),- удобная работа как для опытных пожилых специалистов, так и для молодых, привыкших работать в автоматизированных системах.В Общем отделе используется одна автомтаизированная система –«Электронный Татарстан».Автоатизированные системы позволяют поддерживает основные операции законотворческой деятельности и делопроизводства в организации. Они состоят из следующих подсистем:делопроизводства;законотворчества;работы с письмами и обращениями граждан.Подсистема делопроизводства позволяет создавать единую базу данных, которая содержит информацию:о входящих, внутренних и исходящих документах; о движении (прохождении) документов; о ходе исполнения (контроле) документов.Подсистема делопроизводства предоставляет возможность работать с электронными образами документов, осуществлять в базе данных автоматизированный поиск документов по различным критериям, организовывать контроль исполнения документов и поручений, оперативно получать справку об объеме документооборота за отчетный период, а также получать статистические отчеты по документообороту.Основной единицей хранения информации в подсистеме делопроизводства является регистрационная карточка документа (РК). Она содержит заранее определенный и неизменный набор реквизитов документа. Электронные копии документов прикрепляются к РК.К электронной копии документа относятся: - электронный образ документа, полученный в результате сканирования оригинала документа на бумажном носителе и сохраненный в форматах *.jpg либо *.tif;- файл документа с электронного носителя или созданный в среде Microsoft Office (MS Word, MS Excel и др.) в форматах *.doc, *.xlc.Работа в подсистеме делопроизводства основывается на принципе однократной регистрации документа. Однажды зарегистрированный в подсистеме делопроизводства документ при поступлении в структурные подразделения повторно не регистрируется.Общий отдел Советского района проводит: прием, обработку, учет, регистрацию документов, контроль за сроками исполнения, тиражирования, текущее хранение, регистрация документов, подготовка и оформление внутренних и исходящих документов, их систематизация, оформление и хранение дел, подготовка к сдаче в архив. Совокупность этих операций по работе с документами ГОСТ Р 7.0.8-2013 обозначает как «Документооборот».Объём документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.Виды документов в Общем отделе Советского района можно разделить на следующие: входящая корреспонденция (обращения граждан и письма предприятий и организаций), исходящая корреспонденция (ответ гражданам или предприятиям и организациям), организационно-распорядительные докмуенты, внутренняя документация.входящая корреспонденция. письмаорганизационно-распорядительные документы,информационно-справочные документы Рисунок 2.4. Виды документов в Общем отделеРисунок 2.5. Виды документов в Общем отделе в системе «Электронный Татарстан»В Администрации установлен определенный порядок приема, регистрации и передачи на исполнение писем предприятий, организаций и вышестоящих органов. Доставка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.Если документ был получен с помощью факса, то проверяется целостность его информации. Прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильных аппаратов. На подлиннике принятой факсограммы проставляются дата и время приема факсограммы, наименование корреспондента и номер его факса, эти записи закрепляются подписью ответственного лица.Подлинник принятой факсограммы представляется руководителю (его заместителю) и передается с указаниями руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.Принятые и переданные факсограммы учитываются в журналах установленной формы без проставления регистрационных штампов.Если документ поступил в Адимнистрацию или Непосредственно в Общий отдел по электронной почте, то он регистрируются как входящий документ с видом документа «электронная почта».Бумажная копия полученного важного электронного сообщения передается руководителю подразделения для принятия решения. Затем бумажная копия электронного сообщения с поручением руководителя подразделения передается исполнителю, о чем делается отметка в РК.Документы, которые поступают в организацию на бумажных носителях, проходят следующие этапы: первичная обработка; предварительное рассмотрение; регистрация; рассмотрение руководством; доставка исполнителям.Рисунок 2.6. Маршрут поступивших в Администрацию (или конкретно в Общий отдел Администрации советского района) документовПрием, первоначальная обработка и распределение поступающей корреспонденции, регистрация производятся Общим отделом.В процессе первоначальной обработки проверяются правильность доставки и целостность поступившей корреспонденции. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю сотрудниками Общего отдела. На корреспонденции, поступившей в последний рабочий день недели после 16 часов, указывается время получения (поступления). Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурным сотрудником с последующей передачей ее на регистрацию.Все конверты, бандероли, посылки вскрываются с соблюдением необходимых мер предосторожности. Конверты, бандероли, имеющие пометку «Лично», а также корреспонденция, адресованная некторым должнотсям, не вскрываются. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый экземпляр остается в Общем отделе, второй - приобщается к поступившему материалу, а третий - направляется отправителю документа.