Документационное сопровождение процедуры внедрения корпоративной культуры в вузе

Работа выполнена на основе процесса внедрения документационной корпоративной культуры в ДГТУ в 2013г. Защита прошла на отлично, представители других вузов на защите были приятно удивленны темой работы и её раскрытием. ...

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 1
ВВЕДЕНИЕ 5
1.1 Сущность корпоративной культуры современного вуза. 7
Нормативная и законодательная основа, позволяющая разрешать вопросы структурных преобразований и создающая правовую основу самостоятельности вуза, сегодня зафиксирована такими нормативными актами, как закон «Об образовании», закон «О высшем и послевузовском профессиональном образовании». 24
На основании вышесказанного можно сделать выводы – все компоненты корпоративной культуры укладываются либо в культуру управления, либо в культуру поведения. Первую можно жестко формализовать и стандартизировать. Культуру поведения чаще всего формируются в документе под названием Корпоративный кодекс. Набор элементов, включаемый в Корпоративный кодекс индивидуален, и зависит от размеров компании, ее организации, деятельности, целей и уровня развития. 24
2. Документационное обеспечение внедрения корпоративной культуры 25
2.1 Роль документации при формировании корпоративной культуры 25
2.2 Программа развития корпоративной культуры 36
2.3 Кодекс корпоративной культуры в системе документационного обеспечения вуза 41
2.4 Требования к разработке Кодекса корпоративной культуры 46
3. Оптимизация процесса внедрения корпоративной культуры вуза 50
3.1 Кодекс корпоративной культуры и Кодекса корпоративной этики 50
3.2 Рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения корпоративной культуры вуза. 57
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 64
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ 66
1.ЗАКОН РФ "ОБ ОБРАЗОВАНИИ" от 10.07.1992 N 3266-1 (действующая редакция от 01.12.2012 http://www.consultant.ru/popular/edu/ © КонсультантПлюс, 1992-2013 66
2.Федеральный закон "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" от 22 августа 1996 г. N 125-ФЗ (действующая редакция от 01.02.2012) http://www.consultant.ru/popular/education/ © КонсультантПлюс, 1992-2013 66
3.Федеральный закон "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" от 22 августа 1996 г. N 125-ФЗ (действующая редакция от 01.02.2012) http://www.consultant.ru/popular/education/ © КонсультантПлюс, 1992-2013 66
ПРИЛОЖЕНИЕ А МИССИЯ ДОНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА 69
ПРИКАЗ от 31 июля 2012г. № 34 Об утверждении положения «О наставничестве». 74
ПОЛОЖЕНИЕ О НАСТАВНИЧЕСТВЕ 75
ПРИКАЗ от 29 декабря 2012г. № 79 О введении в действие Положения о Книге почёта 76
Положение о Книге почёта 77
ПРИКАЗ от 14 января 2013г. № 3-А О проведении традиционного студенческого праздника «Татьянин День». 78
ПРИКАЗ от 21 января 2013г. № 3 О введении документа «Положение о клубе студентов и сотрудников» в действие. 79
ПОЛОЖЕНИЕ О КЛУБЕ СТУДЕНТОВ И СОТРУДНИКОВ 80
ПРИКАЗ от 29 января 2013г. № 25-А «О мерах по укреплению гражданско-правовой ответственности работников и обучающихся университета» 81
ПРИКАЗ от 6 февраля 2013г. № 11 о введении в действие Положения «О культурном центре» 82
ПОЛОЖЕНИЕ О КУЛЬТУРНОМ ЦЕНТРЕ 83
ПРИКАЗ от 12 апреля 2013г.№ 62 О введении документа «Положение о ежегодном конкурсе среди научно-педагогических работников университета. 84
ПРИКАЗ от 12 апреля 2013г. № 159-А О проведении традиционной «Недели искусств ДГТУ» 85
ПРОГРАММА ХХ Недели искусств ДГТУ 20-24 мая 2013г. 86
ПРИКАЗ от 26 апреля 2013г. № 174-А О подготовке к празднованию 68-й годовщины Великой Победы Советского народа над фашисткой Германией. 87
Служебное письмо от 14 мая 2013г. № 12.1-14.1-95 О подготовке к проведению мероприятий международного фестиваля «Дни Европы» 88
ПЛАН организационных мероприятий по подготовке и проведению мероприятий международного фестиваля «Дни Европы» в ДГТУ 16-18 мая 2013г. 89
ПРИЛОЖЕНИЕ 90
КОДЕКС КОРПОРАТИВНОЙ КУЛЬТУРЫ факультета «Управление и Предпринимательство» 90
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 90
УТВЕРЖДЕН 90
на заседании Ученого совета 90
факультета «У и П» 90
29 ноября 2011 г. (протокол № 4) 90
КОДЕКС 90
КОРПОРАТИВНОЙ КУЛЬТУРЫ 90
факультета «Управление и предпринимательство» 90
Ростов-на-Дону 90
2011 90
ПРИЛОЖЕНИЕ 91
ПРОГРАММА развития корпоративной культуры факультета «Управление и Предпринимательство» Донского государственного технического университета на 2012-2015 годы. 91
91
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 91
УТВЕРЖДЕНА 91
на заседании Ученого совета 91
факультета «У и П» 91
ПРИЛОЖЕНИЕ 92
ПРОГРАММА ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ ДОНСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ТЕХНИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТА НА ПЕРИОД 2011-2015гг. 92
ПРИЛОЖЕНИЕ Экосистема самоуправления «Молодой ИНЖЕНЕР России» 93
ПРИЛОЖЕНИЕ Кодекс корпоративной этике 94
ПРИЛОЖЕНИЕ ПРИКАЗ от 16 октября 2012г. № 54 Об утверждении базовых этических норм 9

Актуальность темы определяется важностью ее разработки для решения ряда задач, связанных с документационным сопровождением процедуры внедрения и поддержания корпоративной культуры в высшем учебном заведении.
Цель дипломной работы состоит в системном исследовании документационного обеспечения процесса внедрения корпоративной культуры в высшем учебном заведении.
Поставленная цель обусловила основные задачи, состоящие в следующем:
- раскрыть понятие и рассмотреть элементы корпоративной культуры вуза;
- охарактеризовать современные тенденции процесса формирования корпоративной культуры в вузе;
- рассмотреть значение корпоративной культуры в деятельности вуза, выделение и изучение документационной культуры.
Предметом исследования дипломной работы является система документационного обеспечения вуза при формировании корпоративной культуры. Объектом дипломной работы является исследование процесса совершенствования внедрения корпоративной культуры в Донском государственном техническом университете.
В соответствии с целями и задачами изучения и спецификой аналитического материала предопределяется методы исследования: метод наблюдения (как основной), анкетирование, сравнительно - сопоставительного анализа

Стандарты ISO определяют документ как информацию, созданную, полученную и сохраняемую организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности. В отличие от устоявшейся терминологии российских стандартов, в ISO основная нагрузка в термине «документ» приходится на те функции, которые документы реализуют в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа. Традиционное отечественное делопроизводство обрабатывало реквизиты и форму документов, но сейчас для обеспечения руководства организаций релевантной информацией для принятия правильных управленческих решений требуется осмысливание контекстов документов и определение взаимосвязей их контекстов.
Под управлением документами понимают область управления,отвечающую за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов.
К наиболее общим принципам управления документацией (создание, сбор и управление любыми документами на любых носителях) и информационными ресурсами в организации, отмеченным в ISO, относятся установление и документальное закрепление:
- основных правил и стандартов работы с документацией в организации;
-распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации;
- делопроизводственных процессов и технологий.
Стандарт ISO регламентирует управление документами на любых носителях в любом формате и информационными ресурсами, создаваемыми, созданными или полученными организациями любой формы собственности в процессах их деятельности, а также лицами, профессиональными обязанностями которых является создание и (или) обработка документов; облегчает разработку и внедрение в организациях систем управления документацией или их совершенствование; требует выработки локальных (внутренних) нормативных документов организации; требует от системы управления доступом к документации, чтобы надлежащее управление доступом обеспечивалось через установление статуса доступа, как документам, так и пользователям; указывает, что управление документами в организации должно включать создание, применение и администрирование систем управления документами, интегрированных с системами управления и управленческими процессами; закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления организации: фиксация сведений о том, какие виды деловой деятельности требуют документирования; когда, как и где документы должны быть созданы; определяет, что из политики управления и хранения документации должны приниматься руководством организации и распространяться на всех работников, в чьи функции входит создание документов; закрепляет ответственность за любой документ в организации на каждом уровне управления; содержит рекомендации по управлению документами организации для соответствия требованиям международных стандартов управления качеством ISO; не регулирует управление архивными документами в организациях (архивных учреждениях). содержит рекомендации по разработке и внедрению системы документооборота в организации. [34 ]
Вузовская система управления качеством постоянно развивается. Но это развитие будет более оптимальным и продуктивным, если основой такого управления станут механизмы корпоративной культуры. Необходимо обратить особое внимание на такие аспекты СМК, как качество основных образовательных программ, профессорско-преподавательского состава, информационной среды, учебного процесса в целом, управления и, наконец, на качество подготовки выпускников. В этом смысле значение корпоративной культуры в вузе трудно переоценить. Наличие корпоративной культуры вызывает чувство сопричастности к миссии, принципам и ценностям вуза, формирует чувство ответственности за порученное дело. Корпоративная культура обеспечивает наиболее устойчивую организационную структуру, участвует в формировании мировоззрения будущих специалистов. Корпоративная культура играет немаловажную стратегическую роль при долгосрочном планировании деятельности вуза. Постоянная работа в этом направлении станет залогом качественного выполнения требований стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008. [34]
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в процессе деятельности университета, совершенствования документационного обеспечения управления университета и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Донской государственный технический университет» была разработана Инструкция по делопроизводству. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами во всех структурных подразделениях университета.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с научно-технической и другой специальной документацией распространяются в части общих принципов работы с документами. . Общий отдел Административного управления осуществляет организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств при работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях университета. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях университета возлагается на руководителей структурных подразделений.
В целях упорядочивания процедуры подготовки и установления единого порядка оформления, согласования, утверждения, введении и исполнения организационных документов университета введен в действие документ «Правила введения и утверждения организационных документов университета» (Приказ № 66 от 09 ноября 2012). Правила разработаны в соответствии с законодательством РФ по документационному обеспечению и архивному хранению документов, Инструкцией по делопроизводству и Уставу ДГТУ.
Роль документов при формировании корпоративной культуры можно разделить на две взаимосвязанные части. К первой отнести документы, которые были созданы, чтобы закрепить этические нормы и базовые правила поведения. Это может быть приказ о базовых нормах поведения, приведенный в приложении А, Кодекс корпоративной этики, приведенный в приложении Б или Кодекс корпоративной культуры, приведенный в приложении В, Программа развития корпоративной культуры приведенная в приложении Г. Ко второй части относятся приказы и положения, которые свидетельствуют о наличии в вузе корпоративной культуры. По ним можно отследить масштабность ее развития в вузе в целом. Для подтверждения этого факта в таблице 2.2 приведены уровни корпоративной культуры и документы, регламентирующие работу Донского государственного технического университета.
Успешная работа вуза не возможна без слаженной работы коллектива , для этого необходимо делать упор на качественное развитие корпоративной культуры - проведении совместных мероприятий сплачивающих коллектив и вдохновляющих на достижение поставленных целей.
Таблица 2.2 - Отражение корпоративной культуры в документах, регламентирующих деятельность ДГТУ
Уровни корпоративной культуры по Дилу и Кеннеди [14]
Содержание
Сопутствующий документ
1
2
3
1 Ценности
Разделяемые всеми членами организации представления об организации и ее блага
Программа инновационного развития Донского государственного технического университета на период 2011-2015гг. приложение Д; Положение о музее боевой и трудовой славы ДГТУ ; Положение об отделе по реализации молодежной политики; Положение о Студенческом совете ДГТУ; ПРИКАЗ от 29 января 2013г. № 25-А «О мерах по укреплению гражданско-правовой ответственности работников и обучающихся университета» приложение Е; ПРИКАЗ от 16 октября 2012г. № 54 Об утверждении базовых этических норм приложение А; Концепция воспитательной работы ДГТУ.
2 Герои
Члены организации, которые являются примером, олицетворяющим важнейшие организационные ценности
Комплексная целевая программа «Талантливая молодежь»; Положение о Клубе КВН «Сборная ДГТУ»; Положение о культурном центре ДГТУ; Положение о клубе студентов и сотрудников ДГТУ; Положение о музее боевой и трудовой славы ДГТУ Целевая программа «Студенческие трудовые отряды»; ПРИКАЗ от 31 июля 2012г. № 34 Об утверждении положения «О наставничестве» приложение И; Положение о наставничестве приложение К; ПРИКАЗ от 29 декабря 2012г. № 79 О введении в действие Положения о Книге почёта приложение Л; Положение о Книге почёта приложение М; ПРИКАЗ от 14 января 2013г. № 3-А О проведении традиционного студенческого праздника «Татьянин День» приложение Н.
Продолжение таблицы 2.2
1
2
3
3 Обряды и ритуалы
Полные символизма церемонии в организации, которые проводятся для того, чтобы отметить важные события и приобщить к ним новых членов
ПРИКАЗ от 14 января 2013г. № 3-А О проведении традиционного студенческого праздника «Татьянин День» приложение Н; ПРИКАЗ от 21 января 2013г. № 3 О введении документа «Положение о клубе студентов и сотрудников» в действие приложение П; Положение о клубе студентов и сотрудников приложение Р; ПРИКАЗ от 6 февраля 2013г. № 11 о введении в действие Положения «О культурном центре» приложение С; Положения «О культурном центре» приложение Т ; ПРИКАЗ от 12 апреля 2013г.№ 62 О введении документа «Положение о ежегодном конкурсе среди научно-педагогических работников университета приложение У; ПРИКАЗ от 12 апреля 2013г. № 159-А О проведении традиционной «Недели искусств ДГТУ» приложение Ф; ПРИКАЗ от 29 января 2013г. № 25-А «О мерах по укреплению гражданско-правовой ответственности работников и обучающихся университета»; ПРОГРАММА ХХ Недели искусств ДГТУ 20-24 мая 2013г приложение Х; ПРИКАЗ от 26 апреля 2013г. № 174-А О подготовке к празднованию 68-й годовщины Великой Победы Советского народа над фашисткой Германией приложение Ц; ПЛАН организационных мероприятий по подготовке и проведению мероприятий международного фестиваля «Дни Европы» в ДГТУ 16-18 мая 2013г. Приложение Ш; Служебное письмо от 14 мая 2013г. № 12.1-14.1-95 О подготовке к проведению мероприятий международного фестиваля «Дни Европы» приложение Щ.
4 Структура общения
Каналы неформа льного общения, по которым члены организа ции получают информацию о корпоративных ценностях, героях, обрядах и ритуалах.
Устные коммуникации. Не документируются.
Корпоративная университетская культура, по мнению Н.Л. Яблонскене, - «это весьма своеобразная форма жизнедеятельности наших организаций, позволяющая говорить об университете как о самоорганизованной системе, построенной на принципах самоценности знания, свободы учения и обучения, что и является конкретным способом реализации идеи университета».[36] В отечественной литературе еще не описаны в полной мере особенности университетской корпоративной культуры, тем не менее некоторые наиболее ярко проявляющиеся признаки университетской культуры определены. Безусловно, количественный и качественный состав признаков далеко не полный. Кроме того, необходимо учитывать специфику и характерные черты отдельно взятого университетского сообщества. Предполагается, что чем больше тех или иных признаков наблюдается в культуре университета, тем более высокое место он занимает в системе высшего образования города, региона, страны. К числу наиболее транслируемых признаков корпоративной культуры университета относятся: способность порождать и передавать современные знания; - ориентация на фундаментальные научные исследования и разработки; ориентация на современные инновационные научные технологии; широкий выбор направлений подготовки; - высокий профессиональный уровень преподавателей; возможность приглашать зарубежных специалистов; высокая степень информационной открытости и интеграции в международную образовательную систему; восприимчивость к мировому опыту; конкурсный подход при наборе студентов; формирование вокруг университета особой интеллектуальной среды; наличие корпоративной этики; - стремление к лидерству внутри региона.
Одной из особенностей корпоративной культуры университета является то, что она должна быть тесно связана с репутацией и имиджем вуза – способствовать их укреплению и развитию. На формирование имиджа высшего учебного заведения влияют такие факторы, как: профессионализм руководства, перспективы стратегического развития университета, востребованность выпускников на рынке труда, взаимоотношения между преподавателями и студентами, уровень профессионализма преподавателей, территориальное местоположение, интерьер университета, открытость и интегрированность учебного заведения во внешнюю среду.
Таким образом, по мнению И.Г. Сагирян, корпоративная культура – это мощный стратегический инструмент, позволяющий ориентировать всех сотрудников и студентов на решение общих задач, мобилизовать инициативу отдельных лиц и обеспечить их эффективное взаимодействие. Однако нельзя утверждать, что современное состояние корпоративной культуры университета характеризуется наличием полного набора отличительных признаков. Скорее это неоднородная структура, в которой присутствуют отдельные не всегда образующие целостную систему элементы.[33, 34]
При этом необходимо отметить наличие ярких, «узнаваемых» отличительных особенностей корпоративной культуры университета, которыми являются образовательные традиции, наличие четко сформулированной миссии университета, долгосрочных и среднесрочных перспектив развития, осознание сильных конкурентных преимуществ в образовательном пространстве региона и страны. К специфике корпоративной культуры следует отнести и наличие определенных градаций: корпоративной культуры факультета как самостоятельной организации, корпоративной культуры студенчества и корпоративной культуры профессорско-преподавательского состава.
Развитие корпоративной культуры университета преследует зачастую сугубо практические цели: за счет представления высококачественных образовательных услуг создавать высокую репутацию университета на образовательном рынке; получать максимальную отдачу от человеческого капитала вуза за счет создания благоприятного социально-психологического климата, достойной оплаты, предоставления сотрудникам возможности развиваться, получать дополнительные льготы и привилегии.
Значимость дальнейшего развития корпоративной культуры состоит в том, что она позволяет без административного нажима, естественным образом отбирать наиболее эффективные для достижения Миссии университета модели поведения персонала и студентов.
2.2 Программа развития корпоративной культуры
Программа развития корпоративной культуры – это документ, который разработан в одном из структурных подразделений ДГТУ, а именно на факультете «Управления и Предпринимательства» «УиП».
Для университета создание подобного документа остается в перспективе. Согласно СМК один из постулатов процессного подхода предполагает процесс постоянных улучшений. А это значит, что если в одном из структурных подразделений возникает программа, направленная на улучшение, то этот процесс должен затронуть весь университет в целом.
Программа развития корпоративной культуры факультета «Управление и предпринимательство» Донского государственного технического университета на 2012-2015 год была разработана и утверждена на заседании Ученого совета факультета «У и П» 14.02.2012 (протокол № 7), приведена в приложении Г.
Основная цель Программы:
Повышение качества предоставления образовательных услуг факультета «Управление и предпринимательство» через корпоративное взаимодействие всех сотрудников и обучающихся на решение общих стратегических задач развития, определенных Миссией Университета, приведенной в приложении Э, и факультета. Удовлетворение имеющихся и ожидаемых потребностей внутренних и внешних потребителей, создание образовательной среды, отвечающей современным требованиям в области науки и техники, поддержание положительного имиджа и репутации факультета.
Задачи Программы: 1. Развитие нормативной правовой базы корпоративной культуры факультета, в том числе актуализация Кодекса корпоративной культуры факультета. 2.Обеспечение эффективного использования ресурсов Университета в интересах повышения качества образования, создание организационных механизмов, обеспечивающих самооценку деятельности структурных подразделений на основе единой системы качества ( ГОСТ Р ИСО- 9001 : 2008) и принципов Всеобщего менеджмента качества (TQM). 3. Развитие систем стратегического партнерства, обеспечивающих обратные связи факультета с внешней средой. Повышение качества взаимодействия и координации деятельности профильных кафедр в системах «Университет – школа», «Университет – учреждение начального, среднего профессионального образования», «Университет – работодатель». 4.Создание необходимых условий для повышения качества интеллектуальных ресурсов факультета, обеспечение их соответствия потребностям развития личности, требованиям формирования конкурентоспособных специалистов на рынке труда. 5 Обеспечение скоординированных действий воспитательных и учебных структур в формировании устойчивых корпоративных традиций, создании системы партнерства и сотрудничества студентов и преподавателей, кураторов групп. Улучшение нравственно–психологического климата в учебных группах, студенческих общежитиях, развитие культуры межнационального общения; воспитание толерантного сознания и профилактика экстремизма в молодежной среде. 6. Развитие системы корпоративных коммуникаций, расширение прямых и обратных связей во внутренней и внешней среде.
Сроки и этапы реализации Программы
Реализация Программы будет осуществлена поэтапно в течение трех лет:
1 этап – 2012 - 2013 год; 2 этап- 2013 - 2014 год; 3 этап – 2014 - 2015 год
Программа состоит из 5 частей: Паспорт Программы; Основные задачи и цели; Механизмы обеспечения реализации Программы; Оценка эффективности Программы; Основные направления реализации Программы.
Дата принятия решения о разработке Программы 29.11.2011 г. (протокол заседания Ученого совета факультета от 29.11.2011 г. № 4). Заказчик - Ученый Совет факультета «Управление и предпринимательство». Координаторы: Уполномоченные по качеству кафедр и деканата факультета «Управление и предпринимательство». Основные разработчики Программы: Декан факультета «Управление и предпринимательство», заведующие кафедрами «Экономика и менеджмент в машиностроении», «Экономическая теория», «Социальная работа», «Физвоспитание и спорт», «Управление и технологическое предпринимательство».