«Технологии достижения результатов»

хорошая оригинальность ...

...

...

- свыше трети не имели возможности оказать какое-либо влияние на порядок выполнения заданий.
В ходе этого исследования были также получены данные, анализ которых показал, что повышенному риску подвергаются работники не только с чрезвычайно напряженным, но и с активным характером труда. Например, менеджеры и инженеры обладают большой свободой принятия решений и часто склонны утрачивать контроль за своим рабочим временем. Такие люди могут входить в группу риска «кароси».
Одной из важных задач тайм- менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку: в нашей жизни должно быть место и для труда, и для отдыха. Именно грамотное распределение рабочей нагрузки позволяет сохранять высокую производительность, т.е. получать необходимые результаты в единицу времени. Только в этом случае все наши действия становятся эффективными, что позволяет достичь высоких показателей. А это – одна из главных составляющих успеха.
2. РАБОТОСПОСОБНОСТЬ ЧЕЛОВЕКА И БИОРИТМЫ. ВЛИЯНИЕ СУТОЧНЫХ РИТМОВ НА РАСПРЕДЕЛЕНИЕ РАБОЧЕЙ НАГРУЗКИ
В грамотно выстроенной системе личного тайм-менеджмента важную роль играет не только количество времени, но и его качество. Для того чтобы система управления своим временем стала по-настоящему эффективной, приносящей пользу и уберегающей нас от чрезмерных перегрузок, она должна быть выстроена с учетом целого ряда факторов, влияющих на эффективность как нашей активной деятельности, так и отдыха. Одним из таких факторов является подчиненность ритмам.
Человек – сложная биологическая система, подчиняющаяся большому числу различных ритмов, естественных и искусственных. Как показали исследования, наиболее важным для нас являются следующие естественные биологические ритмы:
- дневной;
- недельный;
- годовой.
Внутри этих основных биологических ритмов работоспособность человека не остается постоянной, она изменяется и тоже ритмично. В каждом из них свои периоды спада и подъема активности. Это важно учитывать при организации своей деятельности.
Рассмотрим, как изменяется работоспособность человека в течение дня. Если посмотреть на среднестатистический график суточных биоритмов человека (рис.6.1), то становится очевидным, что в течение дня наша активность имеет два спада (примерно с 13 до 15 часов и после 21 часа) и два подъема (примерно с 4-5 до 11 часов утра и с 16 до 18 часов).
Рис.6.1.Среднестатистический график суточных биоритмов человека.
У людей, привыкших рано вставать и рано ложиться, - «жаворонков» - утренний подъем активности будет выше, чем дневной, - они более продуктивно работают в первой половине дня. У «сов» - тех людей, которые привыкли поздно вставать и поздно ложиться, - второй, вечерний, подъем активности будет выше (рис.6.2). Эти особенности важно учитывать при планировании своей деятельности в течение дня: наиболее важные, приоритетные дела лучше запланировать на время подъема активности, а мелкие, рутинные задачи и вопросы оставить на период спада, когда творческая работа, требующая большого напряжения сил, будет неэффективна. Это самый удобный момент разобраться на рабочем столе, убраться в комнате, сделать резервную копию информации.
Рис.6.2.График суточных биоритмов человека («жаворонков» и «сон»)
Интересен режим работы Боярской думы в России. Вплоть до конца XVII в.все заседания начинались рано утром, около 4-5 часов, и продолжались до полудня. После этого следовал плотный обед и обязательный дневной сон. Вся вторая половина дня, примерно до 20-21 часа, посвящалась домашним делам и хозяйственным заботам.
Любой рабочий цикл состоит из двух фаз – пика и спада, которые сменяют друг друга. О том, как можно учитывать смену фаз при планировании своей деятельности, рассказывает один из активных участников ТМ-сообщества С.Козловский.
Анализ литературы и эксперименты показали, что пики и спады чередуются таким образом:
Подъемы
5-6
11-12
17-18
23-24
Спады
8-9
14-15
20-21
2-3
Ритмику можно сбить, сдвинуть, рассогласовать. Например, при сдвиге реальные спады могут прийтись на указанные здесь часы пик, а реальные подъемы активности – на указанные здесь часы спадов. Это не нарушает чередования спадов и подъемов не снижает работоспособности. Но если попытаться интенсивно трудиться в часы, когда организм входит в периоды спада активности, то могут возникнуть стрессы, неврозы, гипертония и т.п. В этом случае подъемы и спады активности становятся невыраженными, а работоспособность обязательно падает.
Рекомендуется: согласовать работу с пиками активности, а в периоды спадов во время бодрствования полежать 10-20 минут или даже вздремнуть. Это позволит быстро пройти период спада – чем глубже в это время торможение нервной системы, тем скорее она восстанавливается. Возможно, наилучший режим дня – это распределить суточный сон более равномерно по суточным спадам. Использование на во время спадов позволяет разбить календарные сутки на несколько физиологических и в сумме сократить время на сон.
Кроме естественных биоритмов, на деятельность человека влияет огромное количество искусственных ритмов. Многие из них диктуются условиями окружающей среды, общества, а некоторые мы сознательно или неосознанно создаем сами: читаем книги или проверяем SMS-сообщения в метро, слушаем музыку в машине по дороге на работу, участвуем в ежедневных планерках, ежемесячно пишем отчеты и т.д.
Нашу подчиненность ритмам можно эффективно использовать на «макроуровне» - при планировании дня, недели, что позволяет выработать автоматизм выполнения определенных дел и задач ( ежедневная уборка рабочего стола, еженедельные совещания, ежемесячная сдача отчета и т.д.). Появляется привычка, «внутреннее чувствование» момента выполнения того или иного дела; наработанный ритм сам подсказывает, что пришло время заняться. Преимущества такого использования ритмов: повышается эффективность выполнения задач, снижаются расходы внимания и памяти на выполнение конкретной деятельности.
Мыслями о том, как можно использовать знание своих биоритмов при составлении планов, делится Дмитрий Витер, один из авторов статей на сайте www.improverment.ru.
2.1.Планы и биоритмы
Вам наверняка известно, являетесь ли вы «совой» или «жаворонком», а так же, когда вы более продуктивны – в начале недели или вам нужна «раскачка». Зная особенности своих биоритмов, вы можете подстраивать под них свои планы. Например, если вы – «сова», не стоит назначать на утро дела, требующие высокой концентрации внимания. И если к концу недели вы обычно чувствуете себя уставшим и менее эффективным, стоит назначить важные переговоры на начало или середину недели.
Как ни странно это звучит, но планируйте ваше время под планирование. Для кого-то хорошее время – утро понедельника. Кому-то трудно планировать в офисе, особенно если с утра начинают отвлекать. В этом случае лучше заняться планированием в выходные, например, вечером в воскресенье.
На микроуровне, в рамках исполнения конкретной деятельности, использование ритмов связано с созданием наиболее оптимальных ритма и темпа для выполнения конкретной задачи.
Многие творческие личности приходили к использованию внутрисуточной ритмики. По свидетельству Фукса – секретаря А.В.Суворова, режим для генералиссимуса во время итальянской кампании в 1799 г. был таков:
3 часа 30 минут – подъем, гимнастика; с 4 часов 30 минут до 8 часов –работа; с 8 до 12 часов – обед с гостями; с 12 до 17 часов – сон, причем Суворов засыпал мгновенно; с 18 часов до 19 часов 30 минут – ужин с гостями; с 19 часов 30 минут до 23 часов – работа; с 23 часов до 3 часов 30 минут - сон.
Итого: работа – 5-7 часов; сон - около 9 часов; еда, беседы – 5,5 часа. В 1799 г. Суворову шел 70-й год. Ел он мало – после его обедов гости шли обедать по-настоящему. Пики и спады сдвинуты ровно на полсуток, но не сглажены, а наоборот – ярко выражены. День и ночь поменялись местами. Возможно, здесь сказалась военная специфика – внезапность и скрытность передвижения лучше всего достигаются ночью и под утро. Похожий режим принят и в американской армии.
Чтобы справиться со все убыстряющимися темпами современной жизни, в которых нам приходится существовать, необходимо иногда останавливать этот ускоряющийся бег, прерывать синхронизацию с ритмами общества и не допускать разрушения своего организма и личности. Этого можно достичь с помощью организации эффективного отдыха.
3. ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ЭФФЕКТИВНОГО ОТДЫХА
Отдых нам необходим: не только длительные отпуска или каникулы, но и кратковременные перерывы в течении рабочего дня могут служить хорошей энергетической подзарядкой и восстанавливать наши силы. Для того чтобы достичь такого результата, достаточно соблюдать основные правила эффективного отдыха.
3.1.Правила эффективного отдыха
1.Ритмичность – первое условие эффективного отдыха. Планируйте
небольшие перерывы через определенные промежутки времени. Самый оптимальный режим – пять минут отдыха через каждые полтора часа. Именно этот принцип используется при организации учебного процесса: неслучайно одна пара в институтских занятиях длится 1,5 часа, а перерыв – 10 минут. Вспомните и школу: урок – 45 минут, перемена пять минут. Это обусловлено тем, что непрерывная работа в интервале длительностью 1,5 часа наиболее комфортна для человека. А дальше наступает перегрузка, мы начинаем уставать, становится сложнее запоминать даже небольшой объем информации, и она хуже воспринимается.
Важно не только соблюдать принцип ритмичности, но и сделать отдых качественным. Эффективность наших перерывов во многом будет зависеть от того, чем будут заполнены эти пять минут. Поэтому важно соблюдать второе правило.
2.Максимальное переключение. Постарайтесь на пять минут свободного времени переключить свое внимание с этого дела, которым вы занимаетесь, или задачи, которую вы решаете, на что-то другое. Обязательно выберите для себя наиболее подходящие для вас сценарии короткого пяти – или десятиминутного отдыха. Как правило, такие типовые сценарии у вас есть, но пользуемся мы ими неосознанно, не всегда соблюдая принцип максимального переключения, что снижает эффективность нашего отдыха. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутного перерыва, тем лучше вы отдохнете и восстановите свои силы. Например, если вам пришлось целый день анализировать цифры и делать математические расчеты, позвоните хорошему другу и обсудите что-нибудь эмоционально приятное. Если вы работали с людьми – побудьте в одиночестве. Если писали реферат – послушайте музыку, дайте отдохнуть глазам.
Как говорили древние мудрецы, движение – это жизнь. Человеку свойственно двигаться. В течение рабочего дня или в процессе учебных занятий мы не всегда имеем такую возможность. Вспомните, когда все занятия проходят в одной и той же аудитории и вы долго остаетесь на одном и том же месте, возникает ли у вас желание на переменах сходить в буфет или дойти до кофейного аппарата, подняться на этаж выше и поболтать с приятелем из параллельного? Если вы работаете в офисе, хочется ли вам выйти из кабинета, пройтись по коридоры? Все это имеет отношение к третьему правилу эффективного отдыха.
Известный поэт Владимир Маяковский выразил суть этого принципа в следующем простом лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: Работаешь сидя – Отдыхай стоя!»
3.Смена контекста. Во время короткого пятиминутного отдыха стоит изменить условия (контекст), в которых вы находитесь. Так, если вы целый день сидите за компьютером или за рабочим столом – встаньте, походите, сделайте несколько физических упражнений. Если вы весь день проводите на ногах, отдыхать лучше сидя. Сменить контекст можно, сменив привычные условия офисного пространства. Чем резче будет эта смена, тем сильнее положительный эффект.
Для повышения отдачи отдачи от использования правил организации эффективного отдыха рекомендуется иметь в запасе несколько наиболее приемлемых для вас сценариев свободных пятиминуток, которые помогут сделать небольшие перерывы не только максимально приятными, но и полезными.
Все сценарии по степени переключения и смене контекста можно оценить по пятибалльной шкале, например:
1 балл: смены контекста не происходит. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе, глядя на тот же монитор компьютера, так же напрягая зрение и интеллект, переключиться с рабочего файла на просмотр интернет – ресурсов, не связанных с работой, зайти в чат, воспользоваться ICQ.
2 балла: смены контекста не происходит. Оставаясь на том же рабочем месте, но отвернувшись от монитора компьютера, поболтать с коллегами на нерабочие темы, позвонить другу, почитать книжку или журнал, не связанные с работой.
3 балла: частичная смена контекста, возможное переключение с рабочих тем. Дойти до комнаты отдыха, выйти в коридор, зайти в соседний отдел. Поговорить с коллегами, позвонить по телефону, выпить чашку чая и т.д. Мы находимся в той же офисной среде и часто продолжаем обсуждать рабочие вопросы.
4 балла: полная смена контекста, переключение с рабочих задач. Выйти из офиса на улицу, полностью отключиться от рабочих тем и проблем, просто полюбоваться на окружающий пейзаж и полностью освободиться от влияния офисной среды.
5 баллов: полная смена контекста, абсолютное переключение с рабочих тем плюс легкая физическая нагрузка. Способ, достойный самой высокой оценки. Нужно выйти на улицу, сделать несколько простых физических упражнений или просто пройтись быстрым шагом, полностью забыв на эти пять - десять минут о рабочих ситуациях и проблемах, освободив от них своё сознание. Очень полезно иметь в своем арсенале несколько простых упражнений для снятия стресса и усталости глаз, особенно если приходится много работать на компьютере.
Чем сильнее степень переключения и смены контекста, тем быстрее и лучше вы отдохнете за сравнительно короткий промежуток времени, тем легче вам будет выполнять свои функциональные обязанности, рабочий день не будет тянуться бесконечно, и к его окончанию вы будете чувствовать себя полным сил и энергии.
3.2.Переживание момента
Обсуждая вопрос о переключении как одном из важных правил эффективного и полноценного отдыха, мы затронули один из существеннейших аспектов взаимоотношений человека и времени, отражающий его «качество», «наполненность» и «насыщенность». Другими словами, «переживание момента».
Способность к этому позволяет избежать ненужных стрессов, дает возможность замедлить бешеный темп гонки и насладиться коротким мигом счастья, который дает нас сама жизнь.
Издревле двумя основополагающими принципами очищения души и достижения духовных высот были «память смертная» и «внимание к себе». В тайм- менеджменте мы можем найти аналогию этим двум принципам. «Память смертная» - осознание ограниченности времени, человеческой жизни, невосполнимости и невозвратности каждой минуты, требующее не растрачивать себя по мелочам. «Внимание к себе» - осознанность, осмысленность жизни, своих целей, желаний и поступков. Сочетание этих двух принципов позволяет выработать обостренное чувство наполненности момента, умение находить необычное и яркое в каждой миге жизни, помогает увидеть, что она прекрасна и удивительна, а не просто представляет собой череду однообразных серых будней. Планы и переживание момента должны не противоречить друг другу в нашей системе организации времени, а взаимодополнять друг друга.
1. ЭФФЕКТИВНЫЙ СОН
Вся наша жизнь подчинена ритмам, и только ритмичная работа способствует высокой и равномерной производительностью труда. При этом важно соблюдать принцип бездефицитности, который гласит, что к началу нового рабочего цикла организм должен полностью восстанавливаться. Одним из самых действенных способов отдыха и восполнения сил является сон.
4.1.«Спать достаточно!»
Проведенные социологические исследования показывают, что японцы все чаще страдают от постоянного недосыпания. Более 40% из них спят менее шести часов в сутки. Граждане трудоспособного возраста все чаще зевают в дневное время. Японцы зевают на улицах, в метро, на конференциях, лекциях. Хронический недосып негативно сказывается не только на здоровье японцев, но на темпах экономического развития страны: ежегодно в стране снижается производительность труда, в настоящее время Япония занимает 18 место среди 30 стран – участниц Организации экономического сотрудничества и развития (ОЭСР).
Рабочий день в стране удлиняется, а ночные развлечения становятся все более доступными и разнообразными. Так, 20% токийских служащих по крайней мере один раз в неделю заканчивают работу после 22 часов. После этого многие из них делают покупки в круглосуточных супермаркетах и развлекаются в многочисленных кафе, где можно полистать журналы комиксов, в караоке-барах и ночных клубах. В последнее время все больше спортивных клубов Японии в погоне за клиентами переходят на круглосуточный режим работы. Кроме того, Япония остается страной, в которой больше всего смотрят телевизор (средний японец проводит перед экраном пять часов). Разговоры по телефону, электронная почта и SMS-сообщения тоже являются причиной общенациональной бессонницы.
Правительство Японии надеется решить эту проблему, воспитывая у японцев уважительное отношение ко сну. С этой целью в стране уже проводится общенациональная медицинская кампания Healthy Japan 21. Главная рекомендация: «Спать достаточно».
Еще некоторое время назад сон на рабочем месте мог стать причиной увольнения. К счастью, времена меняются, и отношение работодателей к дневному сну своих сотрудников на рабочем месте становится иным. Сегодня, много лет спустя после того, как психолог Джеймс Маас из Корнельского университета ввел в обиход термин power nap – сон для подзарядки, многие компании вводят дневной сон в распорядок дня, делая его частью корпоративной культуры. Так, например, сладкая дрема на рабочем месте приветствуется в офисах таких компаний, как Nike и Deloitte Consulting. А трудящиеся Китая получили право на ежедневный послеобеденный сон еще в 1959 г.
Германия. В городе Фехта, недалеко от Гамбурга, сотрудники муниципалитета могут при желании попасть 20 минут в день. У мэрии нет денег, чтобы нанимать дополнительных служащих, поэтому, таким образом, они стараются повысить эффективность своих работников.
О реальной пользе ночного сна, который способен увеличить производительность труда, говорит и представитель Института биологических исследований Салка в Сан-Диего Сара Медник.
По результатам исследований, даже небольшой недосып ночью может вызвать в организме неблагоприятные изменения, увеличить риск сердечных заболеваний. В конце концов, не выспавшись, вы не усвоите новую информацию. Дневной сон помогает возместить «недоспанное» ночью. Причем производительность после него растет, даже если ночью сотрудник спал достаточно.