Информационное обеспечение связей с общественностью

Введение
Глава 1.
1.1.Структура информационного обеспечения
1.2. Типы информационных данных и методы исследования
1.3. Основные источники информации
1.4. Технологии информационного обеспечения связей с общественностью
Глава 2. Создание информационной базы связей с общественностью на примере ООО «Медицина СПБ»
2.1. Сбор информации для работы PR-отдела фирмы
2.1.1. Нормы и правила в организации
2.1.2. Легенды, мифы, герои и антигерои, табу и внешние особенности организации
2.2. Направления работы PR-отдела с имеющимися данными
Заключение
Список используемой литературы

Из руководителей 25,5% считают уровень информированности работников достаточно высоким; 26,5 – средним; остальные же убеждены, что уровень информированности недостаточный. "Имидж библиотеки" - очень важный в наше время для библиотеки фактор. Большинство библиотек ведет работу по формированию имиджа библиотеки (79%), используя при этом рекламу в СМИ, проводят большое количество массовых мероприятий и принимают участие в широкомасштабных акциях, участвуют в различных конкурсах, проектах, сотрудничают с местной властью и отчитываются перед населением. Необходимым же фактором для раскрытия корпоративной культуры, несомненно, является реакция на деятельность библиотеки. Мы попытались выяснить уровень удовлетворенности читатели всех систем, с подачи самого библиотекаря. Выяснилось, что только 43% библиотекарей считают, что их читатели удовлетворены уровнем обслуживания, 16% считают, что их читатели не довольны и 41% библиотекарей думают, что не всегда им это удается. Исходя из этого, мы также попытались выяснить позицию библиотекарей, и то, в чем же они сами видят выход из сложившейся ситуации. Так, 52% респондентов считают недостаточное комплектование (что не ново); 32% объясняют недовольство отсутствием достойной материально-технической базы; 2% считают, что не справляются с массовой работой; 2% считают, что им необходимо создание центра правовой информации; 10% мечтают о финансовой независимости и 2% думают, что смогут повысить уровень обслуживания благодаря повышению заработной платы. Необходимо отметить, что в большинстве все централизованные библиотечные системы взяли на вооружение работу по укреплению имиджа библиотек и активно используют связи со СМИ. Массовая работа приобретает несколько другой оттенок, библиотеки пытаются наладить связи с общественностью и расширять круг своих партнеров и единомышленников. Библиотекари пытаются повышать привлекательность своей профессии. Что касается удовлетворенности читателей уровнем обслуживания, можно выделить то, что лишь немногие библиотекари могут с уверенностью сказать о том, что их читатели довольны. С чем это связано? Все те же всем известные проблемы: плохое комплектование, минимальная техническая база, аварийное состояние помещений и многое другое. Но примыкая к общим исследованиям, анализу собственной деятельности, библиотеки практически не уделяют внимания или обращаются к этому по острой необходимости или под давлением. Подводя итоги, мы видим насколько сильно у библиотекм желание развиваться и совершенствоваться. Хочется надеяться, что нашими общими усилиями мы добьемся того, чтобы библиотечная деятельность не стояла на месте, менялась в лучшую сторону, и, в первую очередь, в нашей организационно-культурной среде. 2.3. Направления работы PR-отдела с имеющимися даннымиВ работе PR отдела библиотеки мы выявили ряд функций, которые могут помочь ей в организации связей с общественностью. В первую очередь по имеющимся данным мы можем модернизировать фирменный стиль библиотеки и вывести ее на новый уровень общения со своими потенциальными клиентами. Функции фирменного стиля можно представить следующим образом: информирование и поддержание. Они распространяются как на сотрудников компании, так и на тех, кто воспринимает ее извне. Вовне (т.е. на рынке) фирменный стиль информирует об организации, товарах, услугах, качестве. Изменяет имидж. Идентифицирует организацию с определенными образами, или с принадлежностью к социальному слою, или с чем-то иным, положительным и способным вызвать доверие. Наконец, привлекает к ней внимание и удерживает его. Идеальный результат использования фирменного стиля на рынке – удержание клиентов без дополнительных рекламных акций. Именно престиж, безопасноть и комфорт являются предметом купли-продажи. Фирменный стиль играет в организации роль «связующего раствора». Он вызывает у сотрудников ощущение общности, сопричастности общему делу, поддерживает сложившуюся организационную культуру, изменяет ее, если это необходимо. Доносит до сотрудников ценности организации. Фирменный стиль компании делает осязаемыми общие принципы, которые в большинстве фирм “носятся в воздухе” и не всегда доносятся до вновь прибывших. Иногда возникает мнение, что если фирменный стиль воздействует на потребителя, то нет принципиальной разницы его воздействия и воздействия рекламы. Воздействие на самом деле и схожее, и принципиально различное. Механизмы, используемые для воздействия на клиента и рекламой, и разработчиками фирменного стиля, в принципе общие: оба направления достаточно часто обращаются к использованию стереотипов или (более серьезно) архетипов. Но на этом общее заканчивается. Реклама – прямое воздействие, прямая манипуляция. Реклама не способна породить отзывы о фирме, рекомендации, которые будут передаваться из уст в уста. Фирменный стиль не только создает самозарождающуюся рекламу, но и дает возможность управлять ею. Это первое. Второе: на основании рекламы фирма не может стать эталоном, объектом сравнения и подражания (разве только что ее рекламный отдел). Правильно разработанный фирменный стиль способен породить настолько глубокие ассоциации, что фирму будут называть образцом даже те, кто никогда в ней не был. С помощью фирменного стиля есть возможность управлять имиджем компании, грамотно отстраиваться от конкурентов, это достаточно дешевое средство продвижения.Обновление фирменного стиля будет касаться трех направлений:обновление вывесок для библиотек;обновление фирменной сувенирной продукции;обновление сайта, который на сегодняшний день неинформативен и содержит только адреса филиалов библиотеки и номер информационной службы.PR отдел должен работать не только с внешними данными фирмы, но и с внутренними коммуникациями.Для совершенствования системы корпоративного поведения библиотеки, для правильной ее работы, для понимания и реализации ее норм и принципов каждому из сотрудников библиотеки необходимо разработать специальный документ – правила корпоративного поведения сотрудника, при этом задействовать необходимо и специалистов-психологов, способных помочь как в разработке данного документа, так и во внедрении его в рабочий коллектив.В первую очередь необходимо четко сформулировать и документально оформить принципы организации:Каждый новый сотрудник, пришедший в организацию может и должен учиться.Каждый научившийся или умеющий должен распространять свое знание.Знающий не имеет права отказать в информации интересующемуся.Для поддержания дисциплинарных норм, необходимо сформировать институт санкций. За нарушения правил предусматривается система наказаний. Однократное нарушение влечет за собой вынесение предупреждения. Сотрудник, получивший три предупреждения может быть наказан материально или административно. Многократное нарушение правил и норм поведения ведет к увольнению сотрудника.Совместно с закреплением дисциплинарных норм необходимо создать кодекс организации, включающий в себя организационные ценности. При этом необходимо учесть интересы всех участников бизнес-процесса, как реализаторов услуг, так и их потребителей.Корпоративные ценности библиотеки должны быть следующими:стремиться к наивысшим стандартам обслуживания клиентов и совершенствованию предоставляемых услуг;соблюдать законы, этические нормы и правила честной работы, безусловно выполнять свои обязательства и дорожить своей репутацией;придерживаться принципа нейтральности в отношении финансово-промышленных групп, политических партий и объединений, осуществлять свою деятельность в интересах клиентов;развивать новые виды операций и направления деятельности, следуя принципам разумного консерватизма;дорожить своими сотрудниками, создавать условия, при которых каждый работающий в нем имел бы возможность полностью реализовать свои способности;чтить лучшие традиции российского библиотековедения, способствовать их возрождению, сохранению и развитию.Библиотеке необходимо воспитывать в своем коллективе корпоративный дух и прививать им понимание, что организация, в которой они работают – это коллектив, сплоченный идеей высококачественного обслуживания клиентов, повышения имиджа организации, укрепления ее деловой репутации и статуса.Цели организации могут быть достигнуты лишь объединением усилий всех ее работников, созданием сплоченной и высокопрофессиональной команды единомышленников, способной адекватно реагировать на меняющиеся требования и вызовы рынка.Библиотека должна быть ориентирована на поддержание стабильности коллективов и приемственнности профессионального опыта персонала. Должно быть организовано взаимодействие между всеми сотрудниками на основе общих ценностей, обеспечена функциональная интеграция всех подразделений организации.Каждому сотруднику должно быть привито понимание, что каждый из них вносит вклад в работу команды и несет ответственность за ее результат. Сотрудник должен осознавать, что работа, выполняемая сотрудниками других подразделений подчинена общей идее.Кроме всего, выше перечисленного, Библиотека г.Кириши должна затронуть тему репутации при создании правил корпоративного поведения. Она должна дорожить своей репутацией и укреплять ее, обеспечивая выполнение всех обязательств в отношениях с клиентами и сотрудниками.Библиотека обязана нести ответственность за достоверность и корректность своих маркетинговых и рекламных акций В документе могут быть объединены как общечеловеческие ценности, как то принципы взаимопомощи, участия, взаимоуважения, так и корпоративные ценности, а именно инициативность, энергичность, ответственность за слова и поступки.Некоторые элементы организационной культуры, сложившейся в Библиотеке необходимо документальное закрепить. Организационная культура библиотеки г.Кириши основана на следующих принципах управления: Эффективная совместная работа руководителя и сотрудников. Совместная разработка целей и их достижение. Контроль и проверка прогресса в достижении поставленных целей. Консультирование и поддержка сотрудников при выполнении задач (знание сильных и слабых сторон подчинённых, их потенциальных способностей и пределов их возможностей для организации эффективной работы). Привитие сотрудникам ценностей организации. Создание благоприятных рабочих условий, чтобы труд и усилия сотрудников давали наибольший эффект. ЗаключениеПодводя итог всему вышерассмотренному следует отметить, что в настоящее время информационной базой связей с общественностью служат не собственные исследования, а уже готовые данные из разных источников. Важную роль при этом и грает правильная оценка имеющихся результатов. Например, важно оценить в каких условиях и с помощью каких методов осуществлялось исследование, а также что лежало в основе выборки. Отметим, что любое исследование дает лишь относительные сведения о мнении и поведении потребителя на тот момент, когда оно проводилось. В действительности мнение и поведение потребителя может быть не только более или менее стабильным, но и быстро меняться по разным причинам. Поэтому следует отдавать себе отчет в том, что при изменении условий на рынке результаты ранее проведенных исследований могут быть уже неактуальными. Кроме этого, исследование не дает ответов на вопросы, возникающие в связях с общественностью, а лишь дает основания для разработки и принятия решения.Следовательно, необходимо прежде всего провести тщательный анализ имеющейся информации, при этом вторичная информация используется для разработки технологического решения, например, для формулирования стратегии и тактики PR-кампании, а первичная информация для проверки результатов аналитической работы − управленческих гипотез. Для изучения целевой аудитории и конкурентной среды используются различные методы качественных и количественных исследований по определению объективных и субъективных параметров. Но прежде всего следует помнить, что для получения адекватных данных необходима грамотная формулировка программы и методов их получения.Список используемой литературыАлешина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров [Текст]. - М.: ИКФ ЭКСМОС, 2002. - 480 с.;Антипов К. В. Паблик рилейшнз: Учебное пособие [Текст]. 2-е изд. перераб., дополн., - М.: Издательский Дом «Дашков и К», 2001.-144с.Бортник Е.М., Коротков Э.М., Никитаева А. Ю. Управление связями с общественностью [Текст]. М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2002. - 128с.;Катлип С., Сентер А., Брум Г. Паблик рилейшнз: теория и практика [Текст]. - М.: Вильямс, 2000. - 624 с.;Кондратьев Э. В. Связи с общественностью: Учебное пособие для вузов [Текст]. – 2 –е изд. Испр., доп. –М.: Академпроект, 2004.-430с.Кузнецов В. Ф. Связи с общественностью: Теория и технологии: Учебник для студентов вузов [Текст]. – М.: Аспект Пресс, 2006.- 300с.Ньюсом Д., Терк Д.В.С., Крукеберг Д. Все о PR. Теория и практика паблик рилейшнз [Текст]. М. Имидж-контакт, 2001. VIII, 628 с.Паблик Рилейшнз. Связи с общественностью в сфере бизнеса [Текст]. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Издательство ЭКМОС, 2005.- 251с.Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз для профессионалов [Текст]. - М.-Киев. - Рефл-бук-Ваклер, 1999;Тиккер Э. Паблик рилейшнз: Учебное пособие для вузов [Текст]. /Пер. с англ.-М.: Проспект, 2005.-332с.Тимофеев М. И. Связи с общественностью: учебное пособие [Текст]. –М.: РИОР, 2004.-245с.Чумиков А.Н. Связи с общественностью [Текст]. - М.: Дело, 2001;Шарков Ф. И. Паблик рилейшнз: Учебное пособие [Текст]. -2-е изд., испр. и доп.- М.: Издательско-правовая корпорация «Дашков и К», 2007, -332с.Основные источники информации [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://pr-axiz.okis.ru/page_21.htmlИнформационное обеспечение ПР [Электронный ресурс]. Режимдоступа: http://bbest.ru/PRFirm/effectiveness /Informationprovision/