Понятие электронного документа и его значение в ИОУ

Оглавление
Введение 3
1. Знакомство с понятием электронного документа, электронного документооборота и системами электронного документооборота 5
1.1. Историческая справка: причины возникновения и эволюция систем ЭД 7
1.2. Назначение, цели и прикладные задачи, решаемые при помощи систем ЭД 8
1.3. Области применения систем ЭД и критерии выбора 10
2. Описание основных производителей систем ЭД и оценка их позиций на рынке 14
3. Сравнительный анализ основных существующих систем ЭД 17
3.1. Характеристика возможностей различных систем ЭД, оценка стоимости и доступности систем 19
3.2. Выводы о целесообразности и возможном экономическом эффекте от использования различных систем 24
Заключение 25
Список использованной литературы 26
 

Кроссплатформенность(Lotus работает на всех значимых операционных системах).Быстрая разработка и развертывание (Среда разработки приложений DominoDesigner предоставляет разработчикам развитые базовые сервисы для разработки документоориентированных приложений).Низкая стоимость владения (Для организаций с числом пользователей менее 1000 человек приобретение серверной лицензии не требуется).«Дело»Данная система позволяет автоматизировать весь «жизненный цикл» документов (от создания проекта до списания в дело и передачи на архивное хранение) и уже содержит необходимый для этого функционал, который включает в себя следующие возможности:[16]Управление документами и данными (регистрация документации; применение электронных подписей; защиту от возможности несанкционированного доступа, сканирование и поточное сканирование документов. Создание бизнес-процессов и управление ими (автоматизация процесса согласования документов, контроль исполнения заданий и поручений, интеграция с IT системами, создание стандартных отчетов).Все необходимое для удаленной работы (Web-интерфейс, Сервер Электронного Взаимодействия, мобильные приложения).Поиск и архивное хранение документов (быстрый поиск документов, поиск по штрих-коду, электронный архив документов).ДаннаяСЭД в полной мере соответствует российским и международным нормам и стандартам документооборота. Продукт «из коробки» готов для использования в проектах любого масштаба – от одного рабочего места до десятков тысяч, в том числе с подключением удаленных подразделений и внешних организаций. Эта система может использоваться и для поддержки традиционного делопроизводства, и для ведения полностью электронного документооборота. Система настраивается под структуру и правила делопроизводства организации без программирования, в том числе силами специалистов заказчика. ЕМС DocumentumВ России система EMC Documentum впервые была представлена в 2000 г., но за рубежом она давно завоевала авторитет. Данная платформа предлагает один из самых богатых функционалов на российском рынке: автоматизацию работы с документами, электронный архив, подсистему безопасности. Описание жизненного цикла документа не требует программирования, а осуществляется при помощи графического редактора. В EMC Documentum есть средства интеграции с корпоративными информационными системами (ERP, CRM, порталами). Решения, реализованные на данной платформе, можно развертывать практически на любой программно-аппаратной платформе. Поддерживаются несколько промышленных СУБД (Oracle, MS SQL Server, DB2, Sybase). Кроме того, платформа поддерживает работу в распределенной архитектуре и позволяет подключать внешние средства аутентификации (электронные ключи, биометрический контроль), то есть органично влиться в корпоративную систему безопасности предприятия.Предоставляемый Web-интерфейс позволяет просматривать документ без загрузки программы, с помощью которой он был создан. Оборотной стороной функциональности платформы является трудоемкость и относительно высокая стоимость внедрения решений, реализованных на ней. Данная платформа ориентирована на предприятия среднего и крупного бизнеса.«1С:Документооборот 8»Программный продукт «1С:Документооборот 8» является преемником программного продукта «1С:Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.«1С: Документооборот 8» позволяет: упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.3.2. Выводы о целесообразности и возможном экономическом эффекте от использования различных системКак показаны выше, систем для автоматизации документооборота существует большое количество, причем каждая из них обладает как рядом преимуществ, так и недостатками – где-то слишком высока цена, где-то необходима помощь квалифицированного программиста для настройки и т.д.В основном же каждая из описанных выше систем ЭД способна справляться с возлагаемыми на нее функциями, стало быть, выбор конкретной платформы – в какой-то мере дело вкуса или предпочтений конкретной фирмы.ЗаключениеВ настоящей работе были изучены понятия «электронный документооборот» и «система электронного документооборота», исследованы причины их появления, задачи, которые позволяет решить внедрение таких систем; основные игроки рынка СЭД и выпускаемая ими продукция. Проведенное исследование показало, что популярность СЭД неуклонно растет. В рамках данной работы был изучен широкий спектр источников, и всюду авторами и издателями подчеркивалось, что спрос на системы ЭД будет сохраняться на высоком уровне еще долгое время. Обусловлено и тем, что многие компании «задыхаются» по грузом бумажных документов, и тем, что современный уровень развития ИТ достаточно высок, чтобы обеспечить бесперебойную работу СЭД и необходимый уровень безопасности, и тем, что при устойчивых потребностях в СЭД на рынке производителей постоянно возникают новые компании, т.е. возрастает конкуренция, которая в данной отрасли позволяет потребителю выбирать нужный ему продукт высокого качества за разумную стоимость. Стало быть, можно с уверенностью утверждать, что в перспективе все компании будут стремиться к электронному документообороту (за исключением разве что микро-фирм), а производители СЭД будут предлагать все новые решения.Список использованной литературыКуняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. – М: Логос, 2011. -452 с.Майкл Дж. Д. Саттон. «Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения». – С-Пб.: Азбука, 2002 г.Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях. – М.: Анкей-Экотрендз, 1999Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. – М: РАГС, 2009. – 84 с.Электронный документ и документооборот: правовые аспекты. Антология. – ИНИОН РАН, 2003 г.Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – С-Пб.: Академия, 2006. – 288 с. Храмцовская Н. А. Закон о государственных услугах и развитие делопроизводства // Секретарь-референт. 2010. N 10. С. 32 - 33.Глинских А. Мировой рынок систем электронного документооборота. - JetInfo №8 (2002) - http://www.jetinfo.ru/2002Рейнгольд Л., Обзор систем электронного документооборота - http://www.ixbt.com/soft/sed.shtmlСистемы электронного документооборота: критерии выбора - http://www.doc-online.ru/a_id/156/Бушуева Е., Электронный документооборот в России: история и современное состояние дел - http://hr-portal.ru/article/elektronnyy-dokumentooborot-v-rossii-istoriya-i-sovremennoe-sostoyanie-del?page=8Назаренко А. Ключевые тенденции отечественного рынка СЭД – http://www.connect.ru/article.asp?id=9924Дымова М. В.,Толкалина Т. П., Обзор систем электронного документооборота – http://www.finance-times.ru/newscompany/16360/СЭДLotus Notes - http://www.lotusnotes.ru/Система электронного документооборота DiState - http://www.distate.ru/index.php, http://www.distate.ru/news/articles/Система электронного документооборота«Дело» - http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/?gclid=CIeS79SdosECFaXhcgodbVAAyQФедеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изменениями и дополнениями). Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/12148555/#ixzz3bQ818UpkФедеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (с изменениями и дополнениями). Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/12184522/#ixzz3bQ8wdkpk