Проектирование учеты труда и его оплаты В ООО СХП

ВВЕДЕНИЕ 2
1 Теоретическая часть 6
1.1 Автоматизация деятельности предприятий в плане учета труда и его оплаты 6
1.2 Ведение кадрового и табельного учета на предприятиях 7
1.3 Ведение учета труда и расчет его оплаты 9
1.4 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования 12
2 Аналитическая часть 16
2.1 Технико-экономическая характеристика предметной области 16
2.1.1 Характеристика предприятия и его структура 16
2.1.2 Краткая характеристика расчетного отдела и его деятельности 20
2.2 Экономическая сущность задачи 21
2.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи 24
2.4 Постановка задачи 32
2.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи 32
2.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ 32
2.4.3 Формализация расчетов 33
2.5 Обоснование проектных решений по видам обеспечения 36
2.5.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению 36
2.5.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению 37
2.5.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению 43
2.5.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению 44
3 Проектная часть 46
3.1 Информационное обеспечение задачи 46
3.1.1 Информационная модель и ее описание 46
3.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования 51
3.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации 65
3.1.4 Характеристика результатной информации 66
3.2 Программное обеспечение задач 77
3.2.1 Общие положения (дерево функций и сценарий диалога) 77
3.2.2 Структурная схема пакета (дерево вызова процедур и программ) 84
3.2.3 Описание программных модулей 89
3.2.4 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов 93
3.3 Технологическое обеспечение задачи 94
3.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации 94
3.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации 96
4 ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ РЕШЕНИЙ 101
4.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности 101
4.2 Расчет показателей экономической эффективности предложенного варианта автоматизации процессов учета и занятости персонала 101
4.3 Рекомендации по внедрению предложенных решений в деятельности компании 109
Выводы 112
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 113
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 115

При составлении сложных отчетов, выбирающих данные из нескольких таблиц, объединенных по каким-либо признакам, создающих группировки и объединения данных, накладывающих сложные условия на получаемую выборку данных от программиста требуется виртуозное владение языком запросов. Некоторую помощь здесь может оказать специальный механизм «Конструктор запросов», который позволяет сформировать текст запросов визуально, предоставляя разработчику для этого специальный интерфейс. В любом случае разработка запроса заканчивается текстом запроса на языке запросов.
Описание программных модулей
В данном разделе мы опишем, какие конкретно объекты и механизмы ПО «1С:Предприятие 8.2» мы будем использовать для решения задачи дипломного проекта.
Прежде всего, выделим такие данные разрабатываемой АИС, которые принимают одиночные значения и практически не меняются в процессе работы системы. Целесообразно использовать для хранения таких данных объекты конфигурации «Константы». Они наиболее подходят для этой задачи.
Еще один объект конфигурации «Перечисления» мы будем использовать в нашей разработке. Перечисления используются в ПО «1C:Предприятие 8.2» для описания постоянных наборов значений, не изменяемых в процессе работы конфигурации.
Для хранения исходных данных разрабатываемой системы целесообразно использовать «Справочники». Справочники являются основным механизмом хранения условно-постоянной информации в ПО «1С:Предприятие». Справочники используют в тех случаях, когда необходимо исключить неоднозначный ввод информации. Каждый справочник представляет собой список однородных объектов, которые называют элементами справочника. Для справочника можно задать структуру – т.е. состав реквизитов справочника. В реквизитах целесообразно хранить свойства объектов информации. В структуру справочника могут входить не только реквизиты, но и табличные части, что приводит к тому, что каждый элемент может иметь не только набор свойств-реквизитов, но и список определенных значений. Это очень хорошо подходит, например, для создания списка сотрудников. Справочники могут иметь иерархическую структуру, что полностью позволяет ответить на вопрос как объединить объекты хранимой информации в группы и подгруппы. Одни справочники могут быть подчинены другим, т.е. одной записи в справочнике-владельце может соответствовать несколько записей в подчиненном справочнике. Это позволяет организовать хранение списка значений свойств в подчинении видам свойств. Справочники могут иметь любое количество экранных форм, среди которых особо выделяются форма списка, предназначенная для отображения списка элементов справочника, в том числе в иерархической структуре и форма элемента, в которой выводится подробная информация об элементе, включая все его реквизиты и табличные части. При помощи форм справочников решается вопрос об отражении хранимой информации на экране. Формы имеют программные модули, в которых можно при помощи встроенного языка ПО «1С:Предприятие» запрограммировать необходимый функционал. Наличие у справочников макетов позволяет легко создавать печатные формы, для вывода их на принтер.
Таким образом, для хранения условно-постоянной информации необходимо для каждой категории этой информации создать справочник, определить его иерархию, состав реквизитов, табличные части и их реквизиты, подчиненность, определить экранные формы и их программные модули, макеты для вывода на печать.
Для фиксации в системе документов кадрового, ТУ и начисления ЗП целесообразно использовать объект конфигурации «Документы». В документе можно создать необходимое количество реквизитов шапки, способное полностью описать все параметры формируемой конфигурации. Кроме параметров шапки можно создать необходимое количество табличных частей с собственной структурой. Документ может иметь несколько экранных форм, в которых отображаются все реквизиты, ТЧ и дополнительные элементы управления. Экранные формы могут иметь программные модули, в которых можно запрограммировать необходимый функционал документа. При помощи макетов документов можно легко создать печатные формы документов для вывода их на принтер. При проведении документов происходит фиксация данных о выполненной операции. Таким образом, для фиксации событий кадрового и ТУ целесообразно создать документ, определить состав его реквизитов, табличных частей и их реквизитов, состав экранных форм, запрограммировать модули экранных форм таким образом, чтобы обеспечить необходимую логику работы документа, разработать макеты документов для получения печатных форм и в модуле документа запрограммировать проведение документа в соответствии с логикой работы документа.
ПО «1С:Предприятие 8.2» имеет еще один объект конфигурации, который целесообразно использовать в нашей конфигурации – это журналы документов. Журналы документов - это объекты конфигурации, которые предназначены для смысловой группировки документов. Форма журнала документов предоставляет возможность вывода списка документов с необходимыми реквизитами.
Объект конфигурации «Регистр сведений» предназначен для хранения информации, развернутой по комбинации измерений. Если требуется хранить историю изменений этой информации, то РС можно сделать РС сведений может быть как один из примитивных типов данных (число, строка, дата, булево), так и ссылка на объект базы данных (элемент справочника, документ, значение перечисления и др.). Это принципиально отличает регистр сведений от регистра накоплений, в ресурсах которого может храниться только числовая информация, поддающаяся суммированию.
Еще одним объектом конфигурации, который мы будем использовать в нашей системе, являются регистры накопления (РН). РН предназначены для хранения информации, развернутой по комбинации измерений и поддающейся суммированию. Итоги регистра могут быть получены как на текущий момент времени, так и на любую другую дату или момент времени, а если это регистр оборотов, то за любой период. В ПО «1С:Предприятие 8.2» возможно использование РН двух типов: регистры остатков и регистры оборотов. Разница между ними понятна из их названия и заключается в характере хранимой информации: из регистров остатков можно быстро получить информацию о состоянии средств «на момент времени», а из регистров оборотов — данные «за период». Если из регистра нужно быстро получать остаток чего-либо на текущий момент, тогда нужно завести регистр остатков. Если из регистра нужно быстро получать обороты чего-либо за период, тогда нужно создать оборотный регистр.
Для построения отчетности системы мы будем использовать такие объекты как отчеты, запросы и построитель отчета.
Объект «Отчет» ПО «1С:Предприятие 8» предназначен для построения различных отчетов, использующих в качестве основы различные источники и выдающих самые различные выходные формы. Любой отчет использует в своей основе другой объект конфигурации ПО «1С:Предприятие»: «Запрос». Запросы в ПО «1С:Предприятие 8.2» предназначены для выборки информации из БД. По сути, запрос - это обращение к системе с просьбой выбрать определенную информацию из БД а часто не только выбрать, но и произвести некоторую обработку: «сгруппировать», «отсортировать», «вычислить итоги». И еще один объект конфигурации мы будем использовать в своей АИС – «Построитель отчета», предназначенный для быстрого построения сложных, настраиваемых пользователем отчетов. Построитель отчета использует объект «Запрос» как основу для построения отчета. Запрос – это единственное что нужно запрограммировать разработчику, все остальное сделает построитель.
Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов
Данный программный продукт является АИС автоматизации деятельности ОК и РО. «1С:Предприятие 8.2» для хранения данных использует СУБД «Microsoft SQL Server», установленную на отдельном сервере БД, функционирующем под управлением «Windows Server 2003 Standart Ediotion». У ПО «1С:Предприятие 8.2» отсутствует серверная часть и пользователи обращаются к БД непосредственно со своих ПК или через терминальное подключение.
Так как разрабатываемая АИС является конфигурацией для «1С: Предприятие 8.2», то данная АИС становится центром системы автоматизации работы предприятия.
ПО «1С:Предприятие 8.2» будет использоваться в «клиент-серверном» варианте и работать в локальной сети. В качестве системы управления БД будет использоваться СУБД «Microsoft SQL Server».
Кроме ОС, самой системы «1С:Предериятие 8.1» и СУБД никакого другого ПО не требуется. В качестве ОС, функционирующей на клиентских ПК целесообразно выбрать ОС «Windows 2000/XP/Vista/7».
На ПК, выступающем в качестве сервера необходимо установить ОС серверного типа. В качестве такой ОС целесообразно выбрать «MS Windows Server 2003 Standart Edition».
Связь ПК с сервером и друг с другом осуществляется по протоколу «TCP/IP».
Рисунок 3.32. Программная архитектура ИС
Технологическое обеспечение задачи
Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации
Технологический процесс состоит из двух основных этапов – сбор и учет данных ФЛ и состояния сотрудников, ведение ИБ и формирование отчетов по соответствующим запросам к БД.
Они могут выполняться в любой календарный момент времени и включают операции ввода, вывода реализации запросов и др. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме. Программа по решению задач кадрового, ТУ и начисления ЗП реализована в среде «1С:Предприятие 8.2».
Работа с программой начинается с выбора пользователя и вывода информационного окна и активизации системы меню.
Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному режиму, при этом по диалогом понимается предоставление пользователю нескольких вариантов и обработка его выбора. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими всплывающими подменю, а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы активизируемые пользователем (например – нажатие функциональных клавиш), а также программные события – получение определенным полем фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На основании данных событий активизируются процедуры контроля допустимости данных.
Программа состоит из следующих основных модулей.
«Глобальный модуль» - конфигурация среды окружения, формирование основного экрана программы, создание системы главного меню и соответствующих подменю, активизация меню.
«Модуль справочников и модуль документов» - обеспечение ввода информации с первичных документов в базу данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.
«Процедуры формирования отчетов» – обеспечение выдачи установленных форм отчетов на основании критериев, определяемых пользователем и информационной базы.
Все модули в программе связаны между собой по данным, которые анализируются на входе и вырабатываются на выходе. Данные в модули поступают через диалог с пользователем, параметры и документы информационной базы.
Для ведения ИБ могут быть выполнены операции просмотра и печати документов, их редактирование, ведение нормативно-справочных документов, а также создание архивов и восстановление документов БД. Операции осуществляются путем выбора соответствующих пунктов в главном и подчиненных меню.
Данные через диалог могут быть получены прямым и косвенным способом. Прямой способ реализуется путем их ввода по шаблону или по запросу конкретных значений. Косвенный способ – путем меню.
Параметры (входные документы) – входные данные, полученные в виде конкретных значений, переданных в оперативной памяти смежным модулям (функциям ).
Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации
После запуска программы перед пользователем отображается специальная главная форма, которая позволяет начать работу с БД.
Пункт «Документы» предназначен для работы с новыми документами и журналами документов. При выборе «Справочников» становятся доступны все справочники АИС для их просмотра и редактирования. Пункт «Отчеты» содержит все доступные отчеты.
Для ввода нового или изменения данных существующего ФЛ нужно выбрать пункт меню «Справочники \ Физические лица». В списке справочника могут быть выполнены стандартные, для «1С: Предприятие 8.2», действия: добавить, изменить, скопировать, удалить, отбор, сортировка, настройка списка, вывод списка на печать. Для ввода нового ФЛ выбрать группу в которой будет находится новое ФЛ и нажать кнопку «Добавить», откроется форма для ввода данных нового ФЛ. По бумажным документам вносится вся необходимая информация. В случае вызова данных из другого справочника, например «Образование», в открывшейся для выбора форме можно редактировать данные этого справочника без входа в него через основное меню. Некоторые вносимые данные могут быть периодичные, например паспортные данные, для них нужно указать с какого дня начинают действовать эти данные. Благодаря пункту меню «Файлы» к элементу справочника «Физические лица» могут быть добавлены файлы с произвольной информацией, они могут быть запущены на выполнение или просмотр прямо из карточки ФЛ.
Для ввода нового документа «Прием на работу» необходимо выбрать пункт меню «Документы \ Ввести документ Прием на работу» или «Документы \ Журнал документов \ Прием на работу». В первом случае сразу откроется форма ввода нового документа, а во втором – журнал документов. В новом документе, при необходимости меняются номер и дата документа, указывается комментарий и заносятся в ТЧ ФЛ принимаемые на работу. Для каждого ФЛ указывается должность, подразделение и оклад. Должность и подразделение выбираются из справочника, при необходимости можно редактировать данные в окне выбора. Над ТЧ документа могут быть выполнены стандартные, для 1С 8.2, действия: «добавить», «изменить», «скопировать», «удалить», «отбор», «сортировка», «настройка списка», «вывод списка на печать».
Для ввода нового документа «Кадровое перемещение» необходимо выбрать пункт меню «Документы \ Ввести документ Кадровое перемещение» или «Документы \ Журнал документов \ Кадровое перемещение». В первом случае сразу откроется форма ввода нового документа, а во втором – журнал документов. В новом документе, при необходимости меняются номер и дата документа, указывается комментарий и заносятся в ТЧ ФЛ и их изменения в условиях работы. Должность и подразделение выбираются из справочника, при необходимости можно редактировать данные в окне выбора. Над ТЧ документа могут быть выполнены стандартные, для «1С: Предприятие 8.2», действия: «добавить», «изменить», «скопировать», «удалить», «отбор», «сортировка», «настройка списка», «вывод списка на печать».
Для ввода нового документа «Изменение состояния» необходимо выбрать пункт меню «Документы \ Ввести документ Изменение состояния» или «Документы \ Журнал документов \ Изменение состояния». В первом случае сразу откроется форма ввода нового документа, а во втором – журнал документов. В новом документе, при необходимости меняются номер и дата документа, указывается направление изменения состояния сотрудников, указывается комментарий и заносятся в ТЧ ФЛ и причины изменения состояния.
Для ввода нового документа «Приказ об увольнении» необходимо выбрать пункт меню «Документы \ Ввести документ Приказ об увольнении» или «Документы \ Журнал документов \ Приказ об увольнении». В первом случае сразу откроется форма ввода нового документа, а во втором – журнал документов. В новом документе, при необходимости меняются номер и дата документа, указывается комментарий и заносятся в ТЧ ФЛ и причины увольнения с работы.
Для ввода нового документа «Табель» необходимо выбрать пункт меню «Документы \ Ввести документ Табель» или «Документы \ Журнал документов \ Табель». В первом случае сразу откроется форма ввода нового документа, а во втором – журнал документов. В новом документе необходимо выбрать подразделение и заполнить ТЧ сотрудниками подразделения. Это может быть сделано вручную путем выбора каждого сотрудника из справочника «Физические лица», а может быть сделано автоматически нажатием кнопки «Заполнить». В последнем случае ТЧ заполняется списком сотрудников выбранного в шапке подразделения на основании текущих данных в РС «Сотрудники». Далее для каждого сотрудника в ТЧ необходимо заполнить нормативный фонд времени и количество часов, отработанных им каждый календарный день месяца. Фактический фонд отработанного времени рассчитывается автоматически. Документ имеет печатную форму, которая отображается на экране и может быть сохранена в файл или выведена на принтер по кнопке «Печать».
Для ввода нового документа «Установка премии» необходимо выбрать пункт меню «Документы \ Ввести документ Установка премии» или «Документы \ Журнал документов \ Установка премии». В первом случае сразу откроется форма ввода нового документа, а во втором – журнал документов. В новом документе необходимо выбрать подразделение и заполнить табличную часть сотрудниками подразделения. Это может быть сделано вручную путем выбора каждого сотрудника из справочника «Физические лица», а может быть сделано автоматически нажатием кнопки «Заполнить». В последнем случае ТЧ заполняется списком сотрудников выбранного в шапке подразделения на основании текущих данных в регистре сведений «Сотрудники». Должность сотрудников в любом случае заполняется автоматически на основе текущих данных в РС «Сотрудники». Далее для каждого сотрудника в ТЧ необходимо заполнить новое значение премии на рассчитываемый месяц.
Для ввода нового документа «Начисление ЗП » необходимо выбрать пункт меню «Документы \ Ввести документ Начисление ЗП » или «Документы \ Журнал документов \ Начисление ЗП ». В первом случае сразу откроется форма ввода нового документа, а во втором – журнал документов. В новом документе необходимо выбрать подразделение и заполнить ТЧ сотрудниками подразделения. Это может быть сделано вручную путем выбора каждого сотрудника из справочника «Физические лица», а может быть сделано автоматически нажатием кнопки «Заполнить». В последнем случае ТЧ заполняется списком сотрудников выбранного в шапке подразделения на основании текущих данных в РС «Сотрудники». Должности сотрудников в любом случае заполняется автоматически на основе текущих данных в РС «Сотрудники». При заполнении списка сотрудников автоматически ЗП каждого из них также рассчитывается также автоматически на основании хранящихся в регистре сведений «сотрудники» оклада, премии, а также данных документа «Табель» за рассчитываемый месяц. При необходимости значение ЗП может быть рассчитано вручную и внесено в поле «ЗП» ТЧ документа. Таким же образом может быть откорректировано автоматически рассчитанное значение.
Для формирования отчета по списку сотрудников необходимо выбрать пункт меню «Отчеты \ Список сотрудников». В форме настройки отчета можно выбрать выводимые в отчет поля, установить произвольные отборы и сортировки, указать группировки данных по строкам и столбцам, а также настроить оформление отчета. Остальные отчеты формируются аналогично.
Для окончания работы с системой необходимо выбрать пункт меню «Файл \ Выход». При этом система выполнит закрытие открытых объектов и приложение будет закрыто.
ОЦЕНКА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДЛОЖЕННЫХ РЕШЕНИЙ
Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности
Оценка экономической эффективности (ЭЭ) «ИТ-проекта» является обязательной составляющей его технико-экономического обоснования. И, хотя, конкретный будущий экономический эффект оценить непросто, тем не менее, это обязательно надо пытаться сделать.
В целом, можно выделить три группы методов, позволяющих определить эффект от внедрения: финансовые, качественные и вероятностные. У каждого метода, финансового или не финансового, есть свои минусы. Понятно, что автоматизация - тонкий процесс, и далеко не в каждом бизнес-процессе можно оценить финансовую составляющую эффекта от нее. Именно поэтому, чтобы более полно проиллюстрировать конечный эффект от внедрения «ИТ-систем», помимо финансовых методов мы вынуждены использовать методы нефинансового анализа. И применение всех трех групп методов в конце концов приводит нас к верной оценке эффективности «ИТ-систем».
Чаще всего применяются три основных финансовых метода определения инвестиций в ИТ:
1. NPV (Net present value) - чистый приведенный доход или чистая приведенная стоимость, это зависит от формулировки.
2. IRR (Internal rate of return) - внутренняя норма доходности или внутренняя норма рентабельности, это тоже зависит от формулировки.
3. Payback - срок окупаемости инвестиций.
Расчет показателей ЭЭ будет рассчитывать основываясь на сроке окупаемости разработки, так как ИТ сами по себе не улучшают положение организации на рынке и не дают прямой экономический эффект.
Расчет показателей экономической эффективности предложенного варианта автоматизации процессов учета и занятости персонала
Внедрение АИС воздействует на конечные финансово-экономические результаты деятельности ИТ технологии сами по себе не улучшают положение организации на рынке, а вооружают управленческий персонал новыми технологиями, a эффективность их использования зависит от того, насколько хороши возможности ИТ к «бизнес-возможностям» организации.
Эффективность внедрения АИС обуславливается действием рядя факторов информационного, экономического и организационного характера.
Информационный фактор эффективности выражается в повышении уровня информированности персонала, быстром доступе к информационным ресурсам сразу нескольких пользователей.
Экономический фактор проявляется в том, что учетная информация, имеющая целью полное и своевременное отражение и состояние объекта и причин, влияющих на его развитие, в конечном счете, направлена на улучшение использование производственных ресурсов.
Организационный эффект проявляется в освобождение работников от рутинных операций по систематизации и группировке учетных данных, многочисленных расчетов и записей в реестры и другую документацию, сверки показателей, увеличив тем самым время для проведения анализа и оценки эффективности принимаемых управленческих решений.
Опыт автоматизации диапазона задач показал, что в процессе автоматизации учетных работ достигается снижение трудоемкости отдельных операций, рост производительности и улучшений условий труда отдельных работников, повышение оперативности принятия решений, достоверности выходной информации, включая подготовку отчетности при постоянно растущем объеме первичной документации без увеличения численности персонала.
ЭЭ складывается из двух основных компонентов:
Совершенствование торговой и финансовой деятельности;
Сокращение временных затрат на проведение отдельных операций.
Базой для оценки ЭЭ можно служить время, затрачиваемое на одно действие в отделе.
Внедрение программы может дать значительный эффект за счет сокращения времени на составление отчетов, что напрямую связано со всем процессом анализа полученных данных.
От внедрения можно ожидать сокращение сроков составления запросов и отчетов, повышение качества работ на этапе рассмотрения данных, сокращение документооборота и переход к безбумажной технологии обработки информации; повышение культуры и производительности труда.
Автоматизация данного диапазона задач должна изменить качественные характеристики, к ним относятся:
частота ошибочных решений из-за использования недостоверной информации повышается вероятность принятия неправильного решения, что сказывается на итоговом результате деятельности;
скорость обнаружения ошибок в принимаемых решениях при внедрении системы вероятность совершения ошибок существенно сократится;
среднее время выработки решения, система позволит сократить сроки принятия решений.
Основные факторы, определяющие совокупный эффект от автоматизации:
уменьшение трудоемкости процессов обработки данных за счет перехода к безбумажной технологии;
качественное улучшение процесса от этапа принятия документов до этапа оформления отчета.
Уменьшение зависимости от конкретных физических лиц, являющихся "держателями" информации (использование бумажной технологии обработки данных не позволяет одновременно использовать один ресурс сразу нескольким сотрудникам, но при внедрении системы такая возможность легко осуществима).
Методы оценки эффективности проекта предполагают необходимость оценки "доходной" и "затратной" части проекта.
Оценка "затратной" части предполагает выявление следующих групп затрат:
приобретение базового программного обеспечения: операционные системы, платформы БД;
приобретение технических средств автоматизации;
оплата услуг по проектированию и запуску системы в эксплуатацию;
техническое сопровождение системы.
Так как в отделе уже имеется достойное техническое и программное обеспечение, то разработка АИС не понесет за собой никаких денежных затрат. Что уже обосновывает экономическую эффективность данного проекта.
Внедрение АИС не отразится и на доходной части проекта, так как применение системы не даст прямого экономического эффекта.
Цели, задачи, функции внедрения АИС показаны на рис. 3.1. Здесь описаны стратегия, цели, задачи, функции, процессы и решения всей разработки. Такая модель связывает характеристики и дает набор оценок эффектов совершенствуемой системы управления. Максимальная структуризация дерева позволяет тесно увязать стратегию предприятия, конкретные задачи и качественные улучшения. Получаемые за счет внедрения информационных технологий.
Рисунок 3.4.1 Функции внедрения АИС
К основным обобщающим показателям экономической эффективности относятся:
-годовой экономический эффект от разработки и внедрения АИС;
-срок окупаемости АИС;
-расчетный коэффициент эффективности капитальных затрат.
Основой для расчета годового экономического эффекта является методика, которая предусматривает сопоставление приведенных затрат по базовому и внедряемому вариантам.
Годовой экономический эффект определяется по формуле:
Эг = С1-С2,
Где С1 – затраты до внедрения АИС, которые состоят из затрат по ОТсотрудников; затрат на приобретение канцелярских принадлежностей; затрат на оплату коммунальных платежей.
С2 – затраты после внедрения АИС, которые состоят из затрат по ОТсотрудников после внедрения системы; затрат на оплату коммунальных платежей; затрат на обучение персонала.
Годовая ЭЭ равна отношению годового экономического эффекта к капитальным вложениям.
Е = Эг/КВ,
Где КВ- капитальные вложения во внедряемую систему. Капитальные вложения определяются стоимостью программного обеспечения и стоимости компьютера. Затраты будут состоять из ОТ разработчика и приобретения необходимых для разработки принадлежностей, т.к. в отделе уже имеется техническое и программное обеспечение.
Срок окупаемости определяется по формуле:
Ток = 1/Е
При расчете экономического эффекта в качестве базового варианта принят ручной метод обработки документации. Работу выполняют два человека.
Заработанная плата одного сотрудника в месяц составляет 15000 руб. Итого затраты по ОТсоставляют 30000 руб. Затраты на социальные отчисления составляют 37% от годовой ОТ, т.е. з/п в год = 30000 * 12 = 360000 руб.
Затраты на социальные нужды = 360000 * 37% = 133200 руб.
В итоге годовые затраты на двух специалистов составят 493200 руб.
Затраты на канцелярские принадлежности составят 1000 руб.
Затраты на оплату коммунальных платежей в месяц составят 1280 руб.(15360 руб. в год).1 кВт/час стоит 2,28 руб. Затраты на оплату телефонной связи состоят из абонентской платы за пользование телефоном – 160 руб. За год расходы на оплату телефонной связи в год составят:
Зт = (160*12) = 1920 руб.
Годовые затраты в базовом варианте составят:
Статья затрат Годовые затраты Затраты на оплату труда 493200 руб. Затраты на канцелярские принадлежности 1000 руб. Затраты на оплату коммунальных платежей 15520 руб. Итого С1: 509720 руб.
Рассчитаем затраты во внедряемом варианте. Во внедряемом варианте работу выполняет один человек.
В новом варианте ЗП сотрудника в месяц составит 25000 руб.
Годовая з/п = 25000 * 12 = 300000 руб.
Затраты на соц. нужды = 300000 * 37% = 111000 руб.
Затраты на одного специалиста в год составят: 300000 + 111000 = 411000 руб.
Затраты на одного сотрудников на компьютерных курсах -18000 руб.
Годовые затраты во внедряемом варианте:
Статья затрат Годовые затраты Затраты на оплату труда 411000 руб. Затраты на обучение персонала 18000 руб. Затраты на оплату коммунальных платежей 15520 руб. Итого С2: 444520 руб.
Рассчитаем сумму капитальных вложений в разработку программы.
Капитальные вложения состоят из затрат на оплату труда разработчика, накладных затрат и затрат на инструментальные средства.
Основную заработную плату разработчика рассчитаем по формуле:
Зосн = Тоб * Зср.дн,
где Тоб- общая трудоемкость проекта, дни.
Зср.дн - зарплата разработчиков, денежные единицы.руб.;
З/п = 40000 руб.
З/п в день = 40000/22 = 1818 руб.
Время разработки проекта составляет 30 дней.
Зосн. = 30 * 1818 = 54540 руб.
Накладные расходы определяются в размере 20% от основной з/п разработчиков.
Нр = 54540 * 0,2 =10908 руб.
Затраты на инструментальные средства = 600 руб.
Кроме того в затраты на инструментальные средства включим стоимость одной дополнительной лицензии на доступ к системе 1С:Предприятие 8. Ее стоимость 3300 рублей. Итого затраты на инструментальные средства = 3900 руб.
Итого: КВ = 54540 + 10908 + 3900 = 69648 33324 руб.
На основании рассчитанных показателей, рассчитаем годовой экономический эффект:
Эг = 509720 – 444520 = 65200 руб.
Экономическая эффективность будут равна:
Е = 65200 / 69648 = 0,93
Срок окупаемости Ток = 1 / 0,93 = 1.075 года.
Рассчитаем общую трудоемкость разработки:
Т= nраб * t, где
n- число разработчиков
t- время в часах
Разработчик работает каждый день на протяжении 16 дней по 5 часов.
Т = 1 * 16 * 5 =80 норм/час.
Рассчитаем трудозатраты на обработку документации до внедрения проекта и после.
На составление отчетов вручную специалист отдела затрачивал 40 мин. (0,6 чел/ч), а при использовании АИС 10 мин.(0,16 чел./ч)
Т = Т0-Т1 = 0,6 – 0,16 =0,44 чел/ч.
Относительный индекс производительности труда Jп.т. = Т1/Т2 + 0,25
Это значит, что для составления отчета при использовании АИС требуется по сравнению с ручной обработкой только 25% времени. Следовательно, экономия времени составит 75%.
Рекомендации по внедрению предложенных решений в деятельности компании
В результате внедрения разработанной АИС в ОК и РО фирмы «Ватан» привычный ход работы этого отдела конечно же изменится. Ведение кадрового учета при помощи АИС и средств ВТ наложит свой отпечаток на всю процедуру кадрового и ТУ.
В самом начале внедрения автоматизированного варианта кадрового и ТУ необходимо заполнить все вспомогательные справочники системы. Это необходимо сделать для того, чтобы в дальнейшем при заполнении данных сотрудников использовать уже готовые записи вспомогательных справочников, что исключит повторный ввод данных. Большая часть этих данных вводится из общероссийских классификаторов и хотя и представляет из себя большой объем данных, но вводится один раз и навсегда. К вспомогательным данным относятся следующие справочники:
«Типы контактов сотрудников»;
«Виды образования сотрудников»;
«Документы об образовании»;
«Документы удостоверяющие личность»;
«Профессии»;
«Специальности»;
«Семейное положение сотрудников»;
«Степени знания языков»;
«Степени родства»;
«Учебные заведения»;
«Формы обучения»;
«Иностранные языки»;
«Страны мира».
После этого необходимо сформировать структуру предприятия, заполнив справочник Подразделения и Должности. Записи этих справочников будут в дальнейшем использоваться в документов кадрового движения.
После заполнения вспомогательных данных и формирования структуры предприятия можно приступать к заполнению справочника ФЛ. Как и ранее исходными данными для заполнения данных будущего сотрудника в справочнике «ФизЛица» будут бумажные документы, представленные претендентом: паспорт, документы об образовании, анкета и т.д. Принципиальным отличием является то, что при внесении данных человека в БД его реквизиты будут заполняться не строками произвольной информации, а выбираться из ранее заполненных вспомогательных справочников, что в несколько раз убыстряет и упрощает ввод данных. Справочник ФЛ должен быть заполнен на всех сотрудников предприятия, для того чтобы на них можно было оформить приказ о приеме на работу; он также может заполняться и в дальнейшем при появлении новых претендентов на вакантные должности и приеме их на работу. Вспомогательные справочники тоже могут «дозаполняться» по мере необходимости.
Применение АИС накладывает свой отпечаток и на хранение бумажных документов сотрудников. Так, например, копии паспорта и других документов могут храниться не в бумажном виде, а в виде скан-копий, подготовленных при помощи копировальной техники, а анкета может храниться в виде «word»-файла, заполненного сотрудником.
При работе с АИС ведения кадрового учета все операции по кадровому движению сотрудников необходимо выполнять при помощи документов кадрового учета. Прием сотрудника на работу выполняется при помощи документа «Приказ о приеме на работу». Ввод этого документа предельно прост благодаря тому, что на момент приема на работу сотрудника все его данные уже будут заполнены в справочнике «ФизЛица». Необходимо только выбрать сотрудника, должность и подразделение, на которую он принимается (также из ранее заполненных справочников» и установить оклад. Все это делается в табличной части документа «Приказ о приеме на работу». При проведении документа данные о новом сотруднике заносятся в регистр сведений «Сотрудники» и ФЛ становится сотрудником.
Любое изменение кадровых данных сотрудника должно проводиться документом «Кадровое перемещение», в котором указывается новая должность, новое подразделение или новый оклад сотрудника. При проведении документа эти изменения фиксируются в регистре сведений «Сотрудники».
Увольнение сотрудника должно проводиться документом «Приказ об увольнении», в который выбираются только сотрудники в состоянии «Сотрудник по основному месту работы», а после проведения этого документа в РС «Сотрудники» состояние этого сотрудника переводится в значение «Уволен».
Перевод сотрудника в состояние «Временно не работает» (отпуск по уходу за ребенком) или возвращение из этого состояния в состояние «Сотрудник по основному месту работы» производится исключительно документом «Изменение состояния».
Отметим, что в автоматизированном варианте работы ОК именно ОК является первоисточником всех документов кадрового учета, так как форма, например, документа «Приказ о приеме на работу» готовится именно в АИС учета кадров, как печатная форма этого документа, а не наоборот в АИС вводится документ на основе бумажного документа, напечатанного, например, в канцелярии предприятия.
Наиболее сильно внедрение АИС кадрового учета повлияет на получение кадровой отчетности предприятия. Прежде всего, это касается отчета «СписокСотрудников», который позволяет получить данные о сотрудниках предприятия с возможностью наложения любых услови