Совершенствование деятельности строительной фирмы на основе процессного подхода

Содержание
Введение 3
1. Характеристика деятельности ООО «Ярнефтехимстрой-2» 6
1.1. Общее описание предприятия 6
1.2. Описание СМК 9
1.3. Характеристика основных процессов 13
2. Анализ деятельности ООО «Ярнефтехимстрой-2» 21
2.1. Анализ основных показателей предприятия 21
2.2. Описание основных несоответствий, проблем 27
2.3. Выявление основных причин несоответствия 33
3. Разработка мероприятий по совершенствованию деятельности 44
3.1. Разработка мероприятия 44
Заключение 59
Список использованных источников 61
Приложение 64

Целью является повышение эффективности процесса закупочной деятельности ООО «Ярнефтихимстой-2» за счет улучшения существующего бизнес-процесса и максимально полного использования функциональных возможностей.Подготовка методики ведения проекта. Методика ведения проектов состоит из нескольких разделов и характеризуется следующими действиями (Таблица 8):Таблица 9Разделы методики ведения проектаРазделНазваниеСодержаниеРаздел 1Подготовка проектаОписание методики и регламента работ по подготовке проекта;Раздел 2Этапы выполнения проектаОписание методики и регламента работ по выполнению основных этапов проекта;Раздел 3Планирование работ по каждому сотруднику по всем этапам проектаОписание функций исполнителей в проекте, их ответственности и полномочий, планы работ по каждому исполнителюПодготовка программного и аппаратного обеспечения. На момент создания проекта, программное и аппаратное обеспечение каждого сотрудника, вовлеченного в процесс закупочной деятельности ООО «Ярнефтихимстой-2», позволяет улучшить процесс, но необходимо внедрение нового программного оборудования, так как у сотрудников на данный момент нет ПО. Методическая подготовка включает в себя: Обучение руководителей и специалистов предприятия;Проведение обучения методологии инструментарию ARIS для членов всех участников проекта;Проведение обучения по администрированию ARIS для технических специалистов.2. Этап моделирования и анализа процесса «как есть» (от 2-х недель до 1,5 месяцев);Данный этап проекта нацелен на создание и описание существующей модели процесса выбора поставщиков и закупок ООО «Ярнефтихимстой-2», и состоит из следующих шагов:1. Формирование модели процесса закупок «как есть»;2. Анализ бизнес-процесса;3. Выявление и анализ проблем, оценка потенциала;4. Определение направлений улучшений;Процесс закупочной деятельности на ООО «Ярнефтихимстой-2»в общем виде представлен на рисунке 12. РесурсыПроцесс ЗакупкиПредварительный этапВход Основной этапЗаключительный этап Выход РегламентыРисунок 12- Процесс закупки в ООО «Ярнефтихимстой-2» «как есть»Процесс закупки товара ООО «Ярнефтихимстой-2»«как есть» можно представить следующим образом (Рис. 13).Рисунок 13 – Процесс закупки товара в ООО «Ярнефтихимстой-2» «как есть» На основании моделирования и анализа процесса закупочной деятельности ООО «Ярнефтихимстой-2», необходимо рассмотреть процесс выбора поставщиков на предварительном этапе более детально по проблемным зонам.По результатам анализа процесса, были выявлены следующие проблемы предварительного этапа процесса закупок (Рис. 14):Рисунок 14- Процесс выбора поставщика в ООО «Ярнефтихимстой-2» «как есть»Из анализа процесса видно, что единственным критерием оценки поставщиков, является цена, необходимо добавить внутренние дополнительные процессы связанные с анализом качества поставляемой продукции и общим анализом поставщиков с выявлением средней оценки качества поставки, учитывающий различные параметры. Проблема предварительного этапа процесса закупок (Рис. 15) связанная с задержкой получения коммерческих предложений от поставщиков. Рисунок 14 - Проблема предварительного этапа «как есть»Анализируя проблему предварительного этапа по проблеме задержки коммерческих предложений от поставщиков, видим, что данная проблема приводит к задержке всего процесса, так как процесс отклика на запрос и поиск нового поставщика занимают время. На данном этапе необходима регламентаци сроков ожидания и создания базы потенциальных поставщиков.Рассматривая основной этап процесса закупок была выявлена проблема процесса закупочной деятельности ООО «Ярнефтихимстой-2»: Дублирование процесса согласования заказа с Директором, представленная элементом процесса на рисунке 15.Рисунок 15- Проблема основного этапа «как есть»Из анализа видно, что контроль закупки выбранных товаров дублируется и директором предприятия и отделом снабжения, что приводит к затягиванию сроков поставки. Необходимо контроль закупки товаров оставить в компетенции директора. Рассматривая проблемы заключительного этапа процесса закупки товара (Рис. 16) детально, было выявлено :- Несоответствие качества поставляемого товара заявленным требованиям. Проблема выявлена по итогам входного контроля качества продукции.- Отсутствие этапа анализа и оценки деятельности Поставщика по итогам поставки. Данный этап отсутствует полностью, данный факт также можно рассматривать как проблему функционирования заключительного этапа. Рисунок 16- Проблемы заключительного этапа закупки товара в ООО «Ярнефтихимстой-2»«как есть»На этом второй этап проекта завершается и следует переходить к третьему этапу, а именно: к моделированию процесса «улучшения закупки».3. Этап моделирования и анализа процесса «улучшения закупки» (от 2-х недель до месяца);По результатам проведенного исследования основных составляющих процесса закупочной деятельности закупки товара в ООО «Ярнефтихимстой-2», с учетом специфики деятельности предприятии, а также обращая внимание на итоги применения статистических методов и инструментов управления качеством, в данной дипломной работе сформированы основные рекомендации по улучшению закупочной деятельности закупки товара в ООО «Ярнефтихимстой-2». Процесс закупки «как должно быть» в результате не меняет своей структуры (рис.17), но появляются новые данные на «входе» и «выходе», изменяются дополнительные процессы на каждом этапе процесса закупок. Появляются новые ресурсы и увеличиваются регламенты. РесурсыПроцесс ЗакупкиПредварительный этапВход Основной этапЗаключительный этап ВыходРегламенты Рисунок 17 – Улучшенный процесс закупки в ООО «Ярнефтихимстой-2»«как должно быть»Рекомендации разделены на составляющие по исследуемым проблемам.Рекомендации по улучшению процесса закупки товара в ООО «Ярнефтихимстой-2» путем устранения выявленных проблем:Рекомендации для проблемы задержки получения предложений от поставщика: Необходимо произвести комплексный анализ деятельности предприятия, уделить внимание каждой из групп причин.Проанализировать правила оформления запросов и, при необходимости изменить форму составления запроса поставщику таким образом, чтобы упростить понимание и сократить время обработки запроса;Формировать запрос, по возможности, без учета индивидуальных расчетов, сложных деталей и форматов;Перестроить процесс перевода и обработки запроса и осуществлять его ПЕРЕД процессом поиска поставщиков. Так же необходимо вести в процесс ведения списка потенциальных поставщиков. Меняется структура внутреннего процесса выбора поставщиков (Рис.18).Рисунок 18- Процесс выбора поставщика в ООО «Ярнефтихимстой-2» «как должно быть».Рекомендации по предотвращению проблемы низкого рейтинга компании со стороны поставщика:Провести анализ деятельности предприятия в отношении поставщиков, рассмотреть каждую причину в отдельности;По результатам анализа внести изменения в процесс сотрудничества с поставщиком, разработать комплекс мер для оценки эффективности поставщика;Поменять мотивацию персонала, создать условия для повышения квалификации персонала;Провести мониторинг рынка поставщиков, рассмотреть возможность сотрудничества, тем самым расширяя базу потенциальных поставщиков;Осуществить планирование предупреждающих действий для минимизации подобных проблем в будущем;Рекомендации для процесса проблемы несоответствия качества продукции заявленным и необходимым требованиям: Необходимо произвести комплексный анализ деятельности Поставщика на предмет несоответствия качества продукции заявленным требованиям по Контракту на поставку;Пересмотреть и при необходимости ужесточить требования, предъявляемые к качеству продукции при входном контроле, изменить пункты Контракта, внести новые санкции и штрафы для Поставщика;Ограничить, приостановить и полностью прекратить сотрудничество с данным поставщиком в случае несогласия с сформированными санкциями и штрафами;Провести анализ заключенных с поставщиками договоров в сравнении с имеющимися на рынке альтернативными предложениями.Создать процесс анализа поставщика и закупки после этапа приходования товара для дальнейшего исследования эффективности поставщиков и их работы; После составления рекомендаций для каждой проблемы и формирования приоритетных направлений улучшения процесса, выстраивается модель процесса закупочной деятельности «улучшения закупки». Для данного процесса она выглядит следующим образом (Рис. 18):Для того чтобы переход к новому строению процесса прошел быстро и эффективно, следует сформировать план конкретных действий и мероприятий по переходу, основные ресурсы, а также обозначить ответственные лица. Все эти процедуры проводятся на четвертом этапе проекта улучшения процесса.4. Этап подготовки к внедрению новой модели процесса (от 2 недель до месяца);Разработка плана внедрения новой модели процесса. При разработке плана внедрения новой модели процесса закупки следует принимать во внимание тот факт, что одновременно лучше внедрять не более одной модели процесса. Также важно учесть, что выбор процессов должен основываться на анализе приоритетов улучшения с точки зрения стратегических целей закупки товара в ООО «Ярнефтихимстой-2» Рисунок 18 – Улучшенный процесс закупки в ООО «Ярнефтихимстой-2»«как должно быть»Разработка плана внедрения новой модели процесса. При разработке плана внедрения новой модели процесса закупки следует принимать во внимание тот факт, что одновременно лучше внедрять не более одной модели процесса. Также важно учесть, что выбор процессов должен основываться на анализе приоритетов улучшения с точки зрения стратегических целей закупки товара в ООО «Ярнефтихимстой-2» План внедрения желательно разрабатывать при помощи специальных программных продуктов, а также при формировании плана следует учитывать риски и продумывать компенсационные мероприятия.Детальное планирование работ;В общем, планирование работ предусматривает определение временного промежутка каждого из этапов и пропорциональное их соотношение.5. Улучшение модели процесса закупок (от месяца до двух);Данный этап включает в себя такие шаги, как:Изменение внутренних процессов. Осуществляется поэтапно, в соответствии с планом. В процессе внедрения проводится контроль выполнения рекомендаций по проекту. На некоторое время допускается выполнение параллельно-существующих этапов процесса. Также должен осуществляться контроль показателей эффективности модели процесса «улучшения закупки».Разработка программного обеспечения;Изменение организационной структуры. Осуществляется в соответствии с результатами улучшения и обновления процесса. Организационная структура компании и подразделения, вовлеченного в процесс закупки должна опираться на следующие принципы:- ориентация на процесс (переход на альтернативную форму организации);- создание должности «владельца процесса» - руководителя, отвечающего за процесс целиком и его конечный результат;- максимально возможное делегирование полномочий и ответственности сотрудникам, непосредственно выполняющим процесс;- создание должностей, предназначенных для контроля производительности, качества и стоимости бизнес-процесса.Обучение персонала;Контроль успешности внедрения. Осуществляется путем оперативного контроля исполнения плана работ по улучшению модели процесса, а также контролем исполнения рекомендаций. Более того, одним из важнейших этапов эффективного функционирования процесса является его корректировка в соответствии с практическим опытом, полученным в ходе улучшения. Ресурсы проекта: человеческие, информационные, технические, временные.Расчет и детальное описание этих ресурсов необходимо будет в том случае, если руководство ООО «Ярнефтихимстой-2»примет решение о реорганизации.Прогноз развития ситуации при внедрении проекта:Метод сценариев — это прогнозирование и реалистическое описание того, какие тенденции могут проявляться в той или иной организации в будущем. Сценарный метод, при его реализации, дает возможность разработать новые альтернативы. Сценарии развития положения делООО «Ярнефтихимстой-2» в результате усовершенствования и изменения процесса закупки продукции:Оптимистический: подразумевает положительные оценки ситуации, развитие отношений с поставщиками на выгодных условиях, достижение идеальной по выгодности закупочной цены на материалы, снижение себестоимости, ускорение сроков выполнения строительства, увеличение прибыли;Пессимистический: структура нового процесса «не прижилась», плохо управляема, показатели качества процесса заметно снизились, основные поставщики предлагают сотрудничество на невыгодных организации условиях, качество снижается, прибыль уменьшается;Наиболее вероятный: процесс освоен в большей степени, сформирован круг постоянных выгодных поставщиков, происходит регулярный анализ рынка поставщиков с целью поиска новых направлений сотрудничества, продажи услуг возрастают, прибыль увеличивается.Сценарий является предварительной информацией, на основе которой проводится дальнейшая работа по прогнозированию и оценке возможных рисков возникающих в строительном бизнесе.ЗаключениеВ результате проведенной работы, цель данного дипломного проекта, проанализировать закупочную деятельность ООО «Ярнефтихимстой-2» и разработать направления ее совершенствования в организации - была достигнута. Последовательное решение поставленных исследовательских задач позволило получить следующие основные результаты:Проанализированадеятельность предприятия ООО «Ярнефтихимстой-2» в сфере управления закупками. По результатам анализа можно смело утверждать, что грамотно выстроенный процесс управления закупками на предприятии обеспечивает стабильное конкурентное преимущество компании на рынке, независимо от сферы ее деятельности, обеспечивает своевременную поставку необходимых материально-технических ресурсов, комплектующих и расходных материалов, формирует эффективную политику закупок и гарантирует высокое качество услуг на каждом из этапов строительства. Поэтому, чтобы эффективно управлять цепочками поставок, нужно организовать процесс эффективного взаимодействия всех участников. Объективно распределить полномочия и ответственность участников процесса, разработать критерии оценки качества и эффективности закупочной деятельности в целом;ООО «Ярнефтихимстой-2» является одним из лидеров на российском рынке гражданского и промышленного строительства.Базовый и развернутый SWOT – анализ организации показал, что руководству компании следует обратить особое внимание на создание маркетинговой политики компании, сократить текучесть кадров, а также сформировать новую политику в области стимулирования персонала и оценки его эффективности.Результаты анализа системы закупочной деятельности предприятия показали, что на каждом этапе процесса существуют проблемы разного характера, а именно: задержка получения коммерческих предложений от поставщиков, дублирование функции согласования заказа с директором, регулярные задержки сроков доставки продукции от поставщика, срывы в поставках материала. На заключительном этапе поставке выявлено несоответствие качества поставляемого материала заявленным требованиям, отсутствие этапа анализа поставщика по итогам поставки. Для анализа причин дефектов были выбраны инструменты качества, а также статистические методы управления качеством. Это позволило провести наглядный и эффективный анализ каждой из проблем процесса, и сформировать необходимые рекомендации для последующего его совершенствования;По результатам глубокого всестороннего анализа проблем функционирования процесса закупки был предложен проект совершенствования процесса закупочной деятельности ООО «Ярнефтихимстой-2» с учетом специфики строительного бизнеса. Проект нацелен на совершенствование закупочной деятельности путем реорганизации процесса и внедрения новыхподпроцессов. Проект осуществляется в пять этапов. Совершенствование процесса проведено на каждом из этапов закупки. Для предварительного этапа сформирована новая очередность подпроцессов, запрос цен на тот или иной заказ и его обработка осуществляется перед поиском необходимого поставщика их режимом работы. Основной этап процесса закупки подвергся следующим изменениям: была удалена дублирующая функция согласования заказа с директором, чтобы не затягивать процесс доставки. Заключительный этап процесса закупочной деятельности усовершенствован посредством добавления этапа анализа поставки и поставщика, формированием рекомендаций по совершенствованию процесса;Также, немаловажным этапом стала оценка рисков при использовании новой модели закупочной деятельности. В результате качественной оценки рисков, все риски осмыслены, сформированы основные направления их сокращения и предупреждения.Список использованных источниковГОСТ Р ИСО 9000-2005 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»; ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования»; ГОСТ Р ИСО 9004-2001 «Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности»;ГОСТ Р ИСО 10006-2005 «Системы менеджмента качества. Руководство по менеджменту качества при проектировании»; ГОСТ Р ИСО 10015:2007 «Менеджмент организации. Руководящие указания по обучению»;ISO 9004:2009 «Менеджмент для обеспечения устойчивого успеха организации. Подход к менеджменту качества»;ISO 10006: 2005 «Руководство по менеджменту качества при проектировании»;Специальная и учебная литератураАбчук В.А., Тимченко В.В., Трапицын С.Ю.. Менеджмент. Учебник. – 2-е изд. – СПб.: ООО «Книжный дом», 2008 – 483с.Волгин, В. В. Логистика приемки и отгрузки товаров: практическое пособие / В. В. Волгин. – Москва: Дашков и Кº, 2009. – 457 с.Интегрированные логистические системы доставки ресурсов: (теория, методология, организация) / И. А. Еловой, И. А. Лебедева. – Минск: Право и экономика, 2011. – 460 с.Курганов, В. М. Логистика. Транспорт и склад в цепи поставок товаров: учебно-практическое пособие: для студентов высших учебных заведений / В. М. Курганов. – Москва: Книжный мир, 2009. – 512 с.Организация производства в условиях переходной экономики / [С. А. Пелих и др.]. – Минск: Право и экономика, 2009. – 576 с.Стерлигова, А. Н. Управление запасами в цепях поставок: учебник по специальности 080506 "Логистика и управление цепями поставок" / А. Н. Стерлигова. – Москва: ИНФРА-М, 2009. – 428 с.Управление закупками и поставками: учебник для высших учебных заведений / Майкл Линдерс [и др.]. – Москва: ЮНИТИ: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 723 с.Щербанин, Ю. А. Основы логистики: учебное пособие для высших учебных заведений / Ю. А. Щербанин. – Москва: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 320 с.Менеджмент в практике ДОУ: Л. А. Пенькова, В. М. Калинкина, В. Н. Казакова, Д. В. Сереброва — Москва, Сфера, 2007 г.- 80 с.Менеджмент: — Санкт-Петербург, Юнити-Дана, 2006 г.- 320 с.Социально - экономические организации. Концепции, особенности, механизмы развития: М. С. Мотышина — Санкт-Петербург, СПбГУП, 2009 г.- 352 с.Человек развивающийся. Путь к единой культуре. Системно-диалектический подход: Н. Л. Румянцева — Москва, Либроком, 2009 г.- 224 с.Как организовать цепочку поставок: Пер. с Англ. – М.: Альпина Букс, 2008. – 208стр.Лучший в мире поставщик./ А.К. Ступин. – М.: Альпина Букс, 2007г. – 232 стр.Теория и практика применения процессного подхода к управлению качеством деятельности организации :монография / С.В. Кирисов. – Тамбов : Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2009. – 80 с. – 100 экз.Процессы и процессно-ориентированный подход : учебное пособие / В. В.Ефимов. – Ульяновск : УлГТУ, 2005. – 84 с.Янг С. Системное управление организацией. Пер. с англ. под ред. С. П. Никанорова, С. А. Батасова. М., «Советское радио», 1972, стр. 456, т. 18.200 экз.Статистические методы повышения качества. Х. Куме, М, Финансы и статистика, 1990 г.В.В. Репин «Бизнес-процессы компании. Построение, анализ, регламентация»Кузьмин А.М. Семь инструментов управления качеством//Методы менеджмента качества. – 2006. - № 5. – С. 25Михненков О.В. Куприянов Н.С. Производственный менеджмент в строительстве. Учебное пособие. 2-е изд. дополн. (Серия «Высшая школа») – М.:Книжный мир, 2009. – 464 с.Окрепилов В.В. Управление качеством: Учебник для студентов вузов. – 3-е изд., доп. и перераб. – СПб.: Наука, 2000. – 911 с.Организация и управление в строительстве: учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений/ В.М. Серов, Н.А. нестерова, А.В. Серов.-3-е изд., стер.-М.: Издательский центр «Академия», 2008.-432с. Сундарон Э.М. СТАТИСТИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ КОНТРОЛЯ И УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ Часть 1 Учебное пособиеВсеобщее управление качеством: Ученик для вузов/О.П. Глудкин, Н.М. Горбунов, А.И. Гуров, Ю.В. Зорин; Под ред. О.П. Глудкина. – М.: Радио и связь, 1999. – 599 с.Информационный портал по логистике, транспорту и таможне http://www.logistic.ru/.Приложение