Организация документооборота в ЗАО

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕЕРОЛЬ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ 4
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЗАО «УРАЛЬСКИЙ КОТЕЛЬНЫЙ ЗАВОД» 8
2.1. Краткая характеристика предприятия 8
2.2. Документы, используемые в деятельности 9
2.3. Служба ДОУ и ее роль в организации делопроизводства 11
2.3. Разработка направлений совершенствования организации документооборота 21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 28
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 30
ПРИЛОЖЕНИЯ 32
 

Электронный документооборот – это такая система ведения документации управленческой деятельности, при которой массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах. Компьютеры объединены в сетевую структуру, которая предусматривает возможность формирования и ведения распределенной базы данных. Не отрицается при этом и использование бумажных документов, но приоритет имеет электронный документ, который создается, корректируется и хранится в компьютере.Подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Однако, отказаться от бумаги и других аналоговых носителей информации полностью сейчас не представляется возможным, прежде всего, по целому ряду причин:- существующие требования законодательства и нормативных актов к оформлению ряда документов на бумаге и хранению документов на бумажных носителях в архиве (уставные документы, документы на собственность, лицензии балансовые отчеты; главные книги и журналы, акты ревизий; лицевые счета работников и т.п.;- следует учитывать и то, что многим руководителям и специалистам при принятии ответственных решений удобнее работать с бумагой;- отлаженная технология создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения документов на бумажных носителях, существует как полноценная законодательно-нормативная база, так и методические разработки и рекомендации, которые можно использовать в практической работе;- не требуется никаких специальных технических средств, что делает эти виды носителей предпочтительными для хранения дубликатов или копий тех документов, которые могут срочно понадобиться в случае разного рода чрезвычайных происшествий и катастроф, когда электронные документы могут оказаться недоступными.Мировое сообщество пока не готово полностью отказываться от бумажных документов. Однако, все чаще видны недостатки, которые усугубляют вследствие постоянно растущих требований к скорости обработки информации и принятия решений:- низкая скорость создания, обработки и передачи документов и информации на бумажных носителя плохо несовместима с потребностями деятельности. - документировать только на бумаге электронную деятельность практически невозможно;- гораздо сложнее и медленнее идет поиск информации в бумажных документах, что крайне неудобно при оперативной работе;- для хранения бумажных документов требуются значительные площади, что требует постоянно увеличивающихся затрат на аренду или приобретение помещений, их оборудование и на увеличение численности персонала, обслуживающего эти хранилища;- управление бумажными документами обычно идет на уровне дел, что все чаще оказывается недостаточным как при решении задач основной деловой деятельности, так и при обеспечении информационной безопасности.Ополномпереходенаэлектронныйдокументооборот говорить покарано.Прежде всего, нужно решить множество проблем с защитой, выбрать наиболее выгодную технологию, разрешить вопрос с затратами, которые при внедрении окажутся достаточно велики в наши дни.В настоящее время предприятия переходят от традиционного бумажного документооборота не к электронному, а к смешанному документообороту. Проявления смешанного документооборота можно наблюдать практически везде:- электронная регистрация документов в системах электронного документооборота позволяет использовать их как средство управления и электронными, и бумажными документами;- использование штрих-кодов позволяет вести регистрацию и учет бумажных документов и дел в электронном виде;Еще один вид документов, появившийся совсем недавно, ставит перед специалистами в области управления документами еще более сложные задачи. Речь идет о гибридных документах, которые одновременно содержат информацию как в аналоговом, так и в электронном виде. Такие документы уже стали широко распространены. Достаточно назвать хорошо всем знакомые виды документов:-налоговая декларация с одновременно нанесенным на нее двумерным штрих-кодом, -ярлыки, содержащие как текстовую информацию, так и штрих-коды и/или радиочастотные метки.Можно сказать, что основные проблемы работы с гибридными документами уже выявлены, но пока что нет ни основательного практического опыта, ни рекомендаций по их использованию.В настоящее время работа с документами в организациях строится на основе разделения потоков информации:- оперативные решения принимаются на основании информации (бумажных и электронныхдокументов);- юридически значимые решения оформляются, как правило, в виде бумажных документов. В то же время постепенно увеличивается число видов документов, которые законодательство позволяет создавать в электронном виде;- "внутренние" решения все чаще принимаются и оформляются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется во внутренних нормативных документах организации.Все чаще управленческие решения, принятые внутри организации, оформляются в электронном виде, и возможность использования для этого электронных документов определяется локальными нормативными актами.Одной из уже проявившихся проблем смешанного документооборота является необходимость ответа на вопрос: "Как хранить информацию в смешанном делопроизводстве?" При ведении смешанного документооборота возникает проблема обеспечения полноты дел, ведь достаточно часто одни документы создаются на бумажных носителях, а другие существуют только в электронном виде. И только вместе они образуют полный комплект документов - гибридное дело.Ряд специалистов придерживаются мнения, что для удобства работы хотя бы один из комплектов документов (бумажный или электронный) должен быть полным за счет дополнения его копиями или дубликатами. Возможны два решения, каждое из которых достаточно трудозатратное:- сканировать бумажные документы;- распечатывать электронные документы.Существуют заметные отличия и в методах управления информацией, сохраненной на различных носителях, что также приходится учитывать в смешанном документообороте:- неэлектронные (аналоговые) документы обычно управляются на уровне носителей (дело и т.д.);- электронные документы в системах электронного документооборота управляются на уровне отдельного документа;- электронные документы на съемных носителях (CD, DVD, дискеты, ленты и т.п.), в зависимости от обстоятельств, могут управляться как на уровне носителей, так и на уровне документов.Рассмотрим сроки хранения в смешанном документообороте.Общепризнанным в настоящее время является принцип, согласно которому сроки хранения не зависят от вида носителя, а определяются, исходя из содержания и ценности зафиксированной в документе информации. В то же время все чаще можно столкнуться с ситуациями, когда сроки хранения электронных документов начинают отличаться от сроков хранения соответствующих бумажных аналогов. Это связано с тем, что массив электронных документов, который снабжен средствами поиска и систематизации, может иметь большую ценность, чем отдельные документы.Для успешной работы в условиях смешанного документооборота особенно важной задачей становится подготовка персонала. Именно особенности персонала организации, его квалификация, общий настрой на освоение нового, понимание необходимости перемен являются краеугольным камнем для успешного внедрения современных технологий в управление документами.Обучение и повышение квалификации всего персонала в области управления документами позволяет значительно снизить риски при использовании в работе электронных документов, повысить эффективность труда сотрудников, в более короткие сроки внедрить электронный документооборот и межведомственное электронное взаимодействие. Грамотная организация этой работы по обучению лежит, прежде всего, на службе персонала организации.В ЗАО "Уральский котельный завод" также имеет место применение смешанного документооборота. Для обработки бухгалтерской информации и составления отчетности применяется программа 1С: Предприятие, версия 8.2. В соответствии с законодательством РФ, документы на бумажных носителях хранятся в архиве.Кроме того, организация отказалась от бумажных выписок банка, заполнения форм платежных поручений и требований на бумажных носителях. С целью использования расчетного счета используется система «Клиент-Банк». Также для облегчения кассовых операций ведется выплата заработной платы на пластиковые карты сотрудников, поэтому отпадает необходимость снимать денежные средства и вносить их в кассу. Это существенно облегчает бухгалтерскую работу, возникает возможность перечислять денежные средства, выдаваемые на хозяйственные нужды, на карточный счет сотрудника.2.Совершенствование внутреннего документооборотаВ результате проведенного в работе исследования организации документооборотаЗАО "Уральский котельный завод", выявленных недостатков можно предложить следующие рекомендации по совершенствованию внутреннего и внешнего документооборота:периодически производить обновление и совершенствование графика документооборота. в целях контроля за входящими и исходящими документами выделить и утвердить перечень подлежащей регистрации документации;организовать контроль за надлежащим оформлением входящих документов, их заполнением, наличием обязательных реквизитов и подписей;организовать осуществление сверок с поставщиками и покупателями с целью выявления дебиторской и кредиторской задолженности, оформление соответствующих документов. с целью истребования недостающих документов проводить инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности каждый квартал, составлять акты сверок;6.) своевременно осуществлять контроль за заполнением собственных первичных документов;7.) разработать условия защиты информации, безопасного ее хранения в электронном виде на сервере организации;8.) в целях соответствия отчетности реальным фактам отражать хозяйственные операции в день их совершения, в момент перехода права собственности.Итак, соответствие документооборота, первичной документации существующим стандартам организации имеет огромное значение, так как влияет на отражение фактов хозяйственной деятельности и влияет на принятие управленческих решений. Фактически получается, что, если документ оформлен некорректно, то факт хозяйственной операции, отраженной в нем, не является реально существующим с точки зрения учета.Как можно убедиться из приведенных рекомендаций, вопросы грамотного документирования очень важны в управленческой деятельности. Итак, встает вопрос об автоматизации документирования таким образом, чтобы минимизировать риск ошибки при оформлении документа. Оптимальным решением поставленных задач явилась программа 1С: Предприятие. Однако, следует отметить, что она постоянно совершенствуется разработчиками. Следовательно, следующим шагом автоматизации логически должно стать внедрение программы 8.3. для ведения бухгалтерского учета и учета расчетов с персоналом, обучение секретаря.Исходя из объемов документооборота и объема деятельности, каждая компания сама определяет необходимость использования электронных документов. Неизменным остается факт использования программ для составления документов. Однако, всегда существует риск потери информации, существующей только электронно. Это может быть вызвано сбоями в работе техники, поэтому всегда необходимо иметь копию на бумажном носителе.ЗАКЛЮЧЕНИЕДанная работа посвящена вопросам организации документооборота предприятий.Итак, подводя итоги курсовой работы, следует отметить, что компании создаются ради удовлетворения потребностей различных заинтересованных сторон, в противном случае, если организация не удовлетворяет ничьих интересов или делает это неэффективно, она попросту никому не нужна. В процессе написания работы выяснено, что документы играют большую роль в деятельности предприятия и от организации документооборота зависит оперативность и эффективность принимаемых управленческих решений в деятельности предприятия.Организации производственной сферы традиционно относятся к числу хозяйствующих субъектов, имеющих большой объем документооборота. Ведь им ежедневно приходится совершать операции, связанные с приемкой, хранением и продажей товаров, которые, как известно, представляют собой основной вид активов указанной категории субъектов предпринимательской деятельности. Документооборот как элемент учетной политики торговой организации выступает не только основой для ведения бухгалтерского и налогового учета, но и является базой для принятия различного рода управленческих решений.Документы, срок хранения которых истек, и которые не подлежат приему в государственные и муниципальные архивы, можно уничтожить. Документы, подлежащие уничтожению, можно сдать как макулатуру специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья, или уничтожить иным образом, например, с помощью технических средств, сжигания, разрыва, разрушения, списания записи на носителе информации.Регистрация факта физического уничтожения документов, срок хранения которых истек, оформляется актом, утвержденным руководителем организации.В курсовой работе рассмотрены вопросы организации документооборотапроизводственного предприятия ЗАО "Уральский котельный завод". Можно сделать выводы по результатам анализа, что документооборот предприятия организован грамотно, однако в любой работе есть место для совершенствования.В целях совершенствования организации документооборот предприятия предложены следующие рекомендации:периодически производить обновление и совершенствование графика документооборота. в целях контроля за входящими и исходящими документами выделить и утвердить перечень подлежащей регистрации документации;организовать контроль за надлежащим оформлением входящих документов, их заполнением, наличием обязательных реквизитов и подписей;организовать осуществление сверок с поставщиками и покупателями с целью выявления дебиторской и кредиторской задолженности, оформление соответствующих документов. С целью истребования недостающих документов проводить инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности каждый квартал, составлять акты сверок. Утвердить сроки проведения инвентаризации в учетной политике организации. В целях соответствия бухгалтерской и налоговой отчетности фактическому обстоятельству дел, выявить просроченную кредиторскую задолженность, списывать ее с баланса предприятия;6.) своевременно осуществлять контроль за заполнением собственных первичных документов;7.) разработать условия защиты информации, безопасного ее хранения в электронном виде на сервере организации;8.) в целях соответствия отчетности реальным фактам отражать хозяйственные операции в день их совершения, в момент перехода права собственности. Таким образом, задачи курсовой работы можно считать выполненными.СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ИЛИТЕРАТУРЫТрудовой кодекс РФГражданский кодекс РФ. Часть вторая от 26.01.1996 N 14-ФЗ с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.01.1996 N 15-ФЗ, ПостановлениемКонституционного Суда РФ от 23.12.1997 N 21-П.Федеральный Закон РФ Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».Положение по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008). // 23 ПБУ: практический комментарий/ Г.Ю. Касьянова (9-е изд., перераб. и доп.). – М.: АБАК, 2011. 544 с.Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций, Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.ПисьмоРоструда от 24 ноября 2008 г. N 6234-ТЗ "О должностных и рабочих инструкциях" [Электронный ресурс]. СПС "КонсультантПлюс" http://www.consultant.ru/online/. Дата обращения 24.04.2011.ПисьмоРоструда от 31 октября 2007 г. N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников" [Электронный ресурс]. СПС "КонсультантПлюс" http://www.consultant.ru/online/. Дата обращения 24.04.2011.Кодекс об административных правонарушениях РФ (КОАП РФ)ПостановлениеГосстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации"ГОСТ Р 6.30-2003"Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002.Доронина Л.А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2009. С. 133Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: регламентация и управление: Учебник. М.: ИНФРА-М, 2011. , с.51.МакароваА.М.. В поисках новых возможностей развития предприятия /Под общей ред. В.И. Усенко,- Лисаковск - Челябинск, 2011. , с.37Мейер К., Дэвис Ст. Живая организация. М.: Добрая книга, 2010. С. 103Никулин Л.Ф., Бусалов Д.Ю. Менеджмент: Рабочая тетрадь. Самара: Учебная литература, 2009. С. 63Ременников В.Б. Управленческие решения. М.: ЮНИТИ, 2009. 140 с.Смирнов Э.А. Управленческие решения: Учеб.для вузов. М.: РИОР, 2009. - 362 с.Федосеев А. Открывая новые горизонты управления // Управление компанией. 2011. N 9. С. 13http://www.consultant.ru/online/base/ - справочно-правовая системаПРИЛОЖЕНИЯ